Эффективные шаги по решению проблем на рабочем месте

22 марта 2021 г.

Решение проблем — часть работы каждого, будь вы менеджером или новичком. Менеджер проекта может решать проблемы своих клиентов и членов команды, в то время как отдельные участники могут решать проблемы для себя или своих коллег. Следовательно, для каждого сотрудника важно понимать процесс решения проблем и развивать навыки решения проблем. Если вы хотите продвинуться по карьерной лестнице до руководящей должности, вы должны овладеть этим процессом.

Что такое решение проблем?

Решение проблем — это процесс понимания проблемы и работы над поиском ее эффективного решения. В зависимости от типа и сложности задачи, она может включать использование математических операций и проверку ваших навыков критического мышления.

Когда потенциальные работодатели говорят о решении проблем, они обычно пытаются оценить ваши способности и навыки справляться с трудными ситуациями и сложными деловыми проблемами. Почти все работодатели ценят навыки решения проблем и стремятся иметь сотрудников с этими качествами, чтобы помочь процессу принятия решений в повседневной работе компании.

Подробнее: Навыки решения проблем: определения и примеры

Этапы решения проблемы

Вот основные этапы решения проблемы:

1. Определите проблему

Тщательно проанализируйте ситуацию, чтобы узнать больше о проблеме. В одной ситуации может быть несколько проблем. Определите каждую проблему и определите причину. Постарайтесь предвидеть поведение и реакцию людей, затронутых проблемой.

Затем, основываясь на предварительном наблюдении, предпримите следующие шаги для более точного определения проблемы:

• Отделяйте факты от мнений.

• Определите процесс, в котором существует проблема.

• Анализ политик и процедур компании.

• Обсудите с членами команды, чтобы собрать больше информации.

• Определите проблему в конкретных терминах.

• Соберите всю необходимую информацию, необходимую для решения проблемы.

Определяя проблему, убедитесь, что вы сосредоточены на проблеме, а не пытаетесь определить ее в терминах решения на данном этапе. Например, «Нам нужно переписать учебные документы» фокусируется на решении, а не на проблеме. Вместо этого лучше сказать: «Учебные документы противоречивы».

В зависимости от сложности проблемы вы можете использовать такие инструменты, как блок-схемы и диаграммы причин и следствий, для определения проблемы и ее основных причин.

2. Определите альтернативные решения.

Проведите мозговой штурм всеми возможными способами решения существующей проблемы. Пригласите предложения от всех, кого касается проблема, и проконсультируйтесь с теми, у кого может быть больше опыта в решении проблемы, с которой вы столкнулись. Вы также можете использовать опросы и дискуссионные группы для генерации идей.

При изучении альтернатив помните о следующих моментах:

• Учитывайте каждый аспект, который может замедлить процесс решения существующей проблемы.

• Убедитесь, что выработанные идеи соответствуют актуальным целям и задачам.

• Убедитесь, что все участвуют в процессе генерации идей.

• Различают краткосрочные и долгосрочные альтернативы.

Запишите все предложенные решения. Для каждой задачи их должно быть не менее пяти-восьми.

3. Оценивайте решения.

Когда у вас есть список альтернатив, пришло время их оценить. Оцените положительные и отрицательные последствия каждой альтернативы, определенной на предыдущем шаге. Проанализируйте и сравните все альтернативы с точки зрения ресурсов, необходимых для их реализации, включая время, данные, персонал и бюджет.

4. Выберите решение.

После завершения процесса оценки выберите решение, которое, скорее всего, решит проблему. Подумайте, в какой степени решение соответствует следующим целям:

• Это решает проблему плавно, не создавая другой проблемы.

• Это приемлемо для всех участников.

• Это практично и легко реализовать.

• Это соответствует политике и процедурам компании.

При выборе решения важно учитывать часть реализации. Решите следующее:

• Сотрудники, ответственные за выполнение решения

• Как сотрудники будут внедрять решение

• Необходимое количество времени и ресурсов

5. Реализовать выбранное решение.

Следующий шаг включает в себя реализацию выбранного решения, которое обычно требует от вас выполнения следующих действий:

• Разработайте план действий по реализации выбранного решения.

• Определите цели и разделите их на измеримые цели для мониторинга реализации.

• Определить сроки реализации.

• Сообщите план всем участникам.

• Разработайте каналы обратной связи для использования в процессе.

6. Отслеживайте прогресс и вносите коррективы.

Обязательно постоянно измеряйте прогресс, чтобы убедиться, что ваше решение работает. Соберите данные и отзывы других, чтобы определить, соответствует ли решение их потребностям. Возможно, вам придется внести коррективы в процесс, если возникнет что-то неожиданное. Если вы чувствуете, что решение работает не так, как планировалось, возможно, вам придется вернуться к своим альтернативным решениям и реализовать новый план.

Какие важные навыки решения проблем ищут работодатели?

Многие работодатели ищут кандидатов с отличными навыками решения проблем. Вот некоторые из наиболее важных навыков решения проблем:

• Слушание: Активное слушание помогает вам собирать ценную информацию для решения проблем. Хороший специалист по решению проблем может идентифицировать всех участников, поощрять их к участию и активно выслушивать различные мнения, чтобы понять проблему, ее первопричину и действенные решения.

• Аналитическое мышление. Аналитическое мышление помогает вам исследовать и понять проблему и ее причины. Способность установить причинно-следственную связь также важна для прогнозирования долгосрочных последствий курса действий. Те, у кого сильные аналитические способности может оценить эффективность различных решений и выбрать наилучшее.

• Креативность: решение проблем требует от вас баланса между логикой и творчеством. Вы должны использовать свое творчество, чтобы найти причину проблемы. Кроме того, требуется творческий подход для разработки инновационных решений. Творческие люди привносят уникальные перспективы и задают новое направление деятельности компании.

• Коммуникация: если вы ищете решения существующей проблемы или хотите, чтобы другие следовали определенному курсу, вы должны быть в состоянии эффективно общаться. Возможно, вам придется поговорить с другими людьми лично, по телефону, с помощью текстовых сообщений или электронной почты. Вам также может понадобиться переписываться со многими разными людьми, включая членов команды, клиентов и менеджеров. Эффективное общение по различным каналам позволяет вам хорошо решать проблемы.

• Принятие решений: вы должны быть в состоянии решить, какие методы вы должны использовать для исследования проблемы, какие решения вы должны использовать и как вы должны реализовать решение. Почти каждый этап решения проблемы требует от вас принятия решения.

• Командная работа: решение проблем предполагает командную работу. Вы спрашиваете людей об их взгляде на проблему, вовлекаете их в разработку эффективных решений, ищете их отзывы о выбранном решении и полагаетесь на членов команды для реализации процесса. Важно вовлекать и мотивировать всех членов команды для эффективного решения проблем.

Связанный: Hard Skills против Soft Skills

Выделение навыков решения проблем в вашем резюме

Демонстрация ваших навыков решения проблем в вашем резюме может помочь вам выделиться среди других кандидатов.

Вы можете упомянуть свои навыки решения проблем в разделе «Навыки» или «Достижения» вашего резюме. Вместо того, чтобы просто писать, что вы обладаете навыками решения проблем, попробуйте проиллюстрировать, как вы использовали эти навыки для решения конкретных проблем на предыдущих должностях. Рассмотрим следующие примеры:

• «Снижение нарушений техники безопасности на 40 % благодаря стратегической установке ограждений на производственном этаже»

• «Снижение затрат на обработку запасов на 15 % за счет использования специализированных программных решений»

• «Повышение рейтинга удовлетворенности клиентов на 25% за счет документирования стандартного процесса и сценариев для решения общих вопросов»

Постарайтесь адаптировать свое резюме, чтобы ваши навыки решения проблем соответствовали должности, на которую вы претендуете. Создание индивидуального резюме может помочь вам привлечь и удержать внимание рекрутера или менеджера по найму, когда они просматривают ваше резюме.