Делегирование полномочий: определение и руководство

27 ноября 2020 г.

Знание того, как и когда назначать задачи нужным людям, является ценным навыком. Эффективный менеджер может делегировать полномочия членам команды и соответствующим образом следить за тем, чтобы они выполняли каждую задачу должным образом. В этой статье мы дадим определение делегированию полномочий и рассмотрим, как использовать его на рабочем месте.

Что такое делегирование полномочий?

Делегирование полномочий — это процесс передачи ответственности за задачу другому сотруднику. Как менеджер вы обычно можете передать ответственность любому из ваших непосредственных членов команды. Затем этот сотрудник может решить делегировать некоторые из этих обязанностей членам своей команды, если это необходимо.

Цель делегирования полномочий — обеспечить продуктивное и хорошо функционирующее рабочее место. При разумном выполнении этот процесс может принести пользу вам, вашим сотрудникам и бизнесу в целом за счет:

• Повышенная производительность. Это позволяет сотрудникам выполнять работу быстрее, поскольку задачи распределяются между группой лиц, а не одним человеком, выполняющим все необходимые шаги.

• Непрерывность. Если вы заняты другими задачами или отсутствуете на работе, другие сотрудники могут выполнять некоторые или все ваши обязанности, чтобы обеспечить постоянную производительность и эффективность.

• Развития персонала. Когда вы делегируете задачи членам вашей команды, сотрудники получают возможность улучшить свои навыки и продемонстрировать свои способности в определенной области, такой как лидерство и навыки межличностного общения.

• Мотивация сотрудников. Сотрудники могут быть более заинтересованы в максимальной производительности, когда им доверяют новые обязанности.

• Возможности карьерного роста. Делегирование задач сотрудникам более низкого уровня дает им опыт и развитие навыков, необходимых для потенциального продвижения по службе в организации.

Связанный: Как стать успешным руководителем команды

Способы делегирования полномочий

Существует несколько способов передачи обязанностей сотрудникам в зависимости от потребностей вашего рабочего места. Вы можете использовать следующие типы делегирования полномочий для назначения задач различным членам команды на рабочем месте:

Департаменты

Вы можете делегировать надзор за конкретным отделом другому сотруднику. Например, если вы генеральный директор, вы можете делегировать полномочия по управлению всем отделом маркетинга директору по маркетингу.

Проекты

Вы можете поручить сотруднику или группе сотрудников выполнить конкретный проект от начала до конца. В отделе маркетинга директор по маркетингу может поручить рекламную кампанию руководителю проекта, который собирает команду копирайтеров и дизайнеров для совместной работы над проектом.

Принимать решение

Вы можете дать одному из своих сотрудников право принимать определенные решения, чтобы вы могли сосредоточиться на другой работе. Например, как директор по маркетингу, вы можете делегировать полномочия помощнику директора по маркетингу нанимать сотрудников для отдела, когда это необходимо.

Анализ

Когда вам нужна дополнительная информация, вы можете попросить сотрудников провести подробное исследование по теме. Если вы руководитель маркетингового проекта, вы можете попросить аналитиков отдела изучить демографическую статистику целевой аудитории их рекламной кампании.

Административные процессы

Вы также можете делегировать административные задачи, такие как ввод данных, другим сотрудникам. Например, как менеджер по маркетингу, вы можете поручить общение с клиентами (планирование встреч, последующие электронные письма и т. д.) помощнику по маркетингу.

В любой из этих категорий делегирование полномочий может быть временным или постоянным. Сотрудники выполняют временные задачи на одноразовой или краткосрочной основе, в то время как текущие задачи связаны с долгосрочными обязанностями, которые становятся неотъемлемой частью роли сотрудника.

Подробнее: Стили управления: обзор и примеры

Как делегировать полномочия

Успешное делегирование полномочий требует четко определенных ожиданий, мониторинга прогресса и оценки результатов. Используйте следующие шаги для эффективного делегирования полномочий:

1. Ставьте задачи

Выберите сотрудника или сотрудников, которым будет назначена задача, чтобы согласовать объем работы с сотрудником или командой сотрудников с опытом, необходимым для ее выполнения.

2. Установите четкие ожидания

Сообщите об обязанностях, которые вы возлагаете на сотрудника или сотрудников, подробно опишите свои ожидания и установите сроки для любых срочных задач. Уточнение ожиданий в начале дает им руководство, необходимое для того, чтобы сразу приступить к работе и завершить ее правильно и эффективно.

3. Регулярно отслеживайте прогресс

Периодически запрашивайте обновления у своих сотрудников, чтобы следить за ходом выполнения каждой делегированной задачи. Вы можете запланировать регулярные встречи со своими сотрудниками, чтобы получить более подробную информацию о задачах, за которые они несут ответственность. Отслеживая прогресс на этом пути, вы можете вносить исправления или рекомендации по мере необходимости и обеспечивать своевременное выполнение каждой задачи. Этот шаг также позволяет вам оставаться на связи в случае возникновения вопросов или опасений.

4. Практикуйте ответственность

Оцените качество работы, чтобы убедиться, что члены вашей команды выполнили ее правильно. Для временного делегирования полномочий этот шаг может включать однократный анализ после завершения задачи. В случае продолжающегося делегирования полномочий вы можете время от времени проводить обзоры производительности, чтобы оценить работу сотрудника. Положительный или отрицательный, ваш отзыв должен быть конструктивным, чтобы помочь им улучшить свою работу и развить свои навыки.

Связанный: Навыки лидерства: определения и примеры

Эти шаги помогают создать четкие ожидания при передаче полномочий на рабочем месте. Каждый из ваших сотрудников должен точно понимать, насколько они контролируют проект и чего вы от них ожидаете. В свою очередь, вы должны предоставлять честные отзывы об их работе, чтобы сотрудник мог признать свои сильные стороны и улучшить свои будущие проекты.

Использование этого метода передачи полномочий создает взаимовыгодные отношения между вами и членами вашей команды. Хотя вы можете высвободить время, делегировав задачу другому человеку, ваш сотрудник также может взять на себя новые обязанности, которые могут повысить его ценность на рабочем месте.