Wie man in 10 Schritten mit einem schlechten Kommunikator am Arbeitsplatz umgeht • BUOM

12. August 2021

In Ihrer beruflichen Laufbahn treffen Sie Menschen mit unterschiedlichen Arbeitsstilen, Persönlichkeiten und Qualifikationsniveaus, die manchmal Ihre Leistung oder Fähigkeiten beeinflussen können. Möglicherweise treffen Sie auf jemanden, der seine Kommunikationsfähigkeiten noch entwickelt, was es schwierig machen kann, zu interagieren oder produktiv zu bleiben. Indem Sie mehr über schlechte Kommunikatoren erfahren und erfahren, wie Sie am besten mit ihnen zusammenarbeiten, können Sie berufliche Fähigkeiten wie emotionale Intelligenz entwickeln, die in jedem Job und in jeder Branche eingesetzt werden können.

In diesem Artikel erklären wir, wie Sie einen schlechten Kommunikator erkennen und listen 10 Schritte auf, die Sie unternehmen können, um eine potenziell schwierige Situation am Arbeitsplatz besser zu meistern.

Was sind die Merkmale eines schlechten Kommunikators?

Die Merkmale und Eigenschaften eines schlechten Kommunikators können sich in vielen Verhaltensweisen widerspiegeln. Hier sind einige, auf die Sie achten sollten:

Unentschlossenheit

Zögern kann ein Zeichen für schlechte Kommunikation sein. Obwohl Entscheidungsfähigkeiten möglicherweise von Kommunikationsfähigkeiten getrennt sind, hängen die beiden Kompetenzen häufig zusammen. Beispielsweise kann es sein, dass sich ein Kollege bei einer Entscheidung, die er getroffen hat oder treffen sollte, weniger sicher fühlt und daher Gespräche oder Korrespondenz über das Thema vermeidet, was als schlechte Kommunikation interpretiert werden könnte.

Immunität

Schlechte Kommunikatoren lassen Sie möglicherweise im Unklaren darüber, was sie über eine Situation denken oder fühlen, anstatt ihre Gedanken mitzuteilen. Sie dürfen nicht aktiv an Besprechungen, E-Mail-Gesprächen oder Telefonanrufen teilnehmen. Sie können auch abgelenkt, überfordert oder unverbunden sein. Beispielsweise antworten sie möglicherweise nicht auf eine E-Mail, in der ihnen direkt eine Frage gestellt wird, oder sie machen Annahmen über das Thema und antworten nicht.

Ausführlichkeit

Manchmal kann ein schlechter Kommunikator viel reden. Die Fähigkeit oder Unfähigkeit, gut zu kommunizieren, ist wichtiger als wie viel jemand redet. Beispielsweise kann es sein, dass ein Mitarbeiter langatmig ist, wenn er ein Kundendienstproblem erklärt, bei dem er Hilfe benötigt, und mehr von der Situation beschreibt, als Sie unterstützen müssen. Eine prägnante und direkte Sprache ist oft ein Zeichen für effektive und starke Kommunikatoren.

Unfähigkeit zuzuhören

Ein schlechter Kommunikator hört möglicherweise nicht aktiv zu oder liest nicht aufmerksam. Beispielsweise können sie E-Mails schnell lesen oder bei Besprechungen und Telefonkonferenzen das Interesse verlieren. Da Zuhören ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikation ist, können übersehene, vergessene oder falsch interpretierte Informationen später zu einer schlechten Kommunikation beitragen. Umgekehrt geht es beim aktiven Zuhören oft darum, Augenkontakt herzustellen, Ablenkungen zu vermeiden, sich Notizen zu machen, Fragen zu stellen oder auf empfohlene Aktionen oder Aufgaben zu achten.

Abstraktion

Auch Kommunikationsschwache lassen sich am Arbeitsplatz leicht ablenken. Sie können beispielsweise Besprechungen unterbrechen, indem sie sich auf einen irrelevanten Teil des Gesprächs konzentrieren, oder sich durch Gedanken, Arbeitsaufgaben oder andere Personen ablenken lassen. Wenn jemand konzentriert und nicht abgelenkt ist, neigt er dazu, Augenkontakt herzustellen und aktiv zuzuhören.

Unorganisiertes Multitasking

Viele Menschen am Arbeitsplatz erledigen den ganzen Tag über Multitasking, und Sie können diese Fähigkeit entwickeln. Allerdings kann ein schlechter Kommunikator oft eher ein unorganisierter Multitasker als ein geschickter Multitasker sein. Beispielsweise könnten sie während einer Videokonferenz E-Mails oder Textnachrichten auf dem Telefon lesen oder mitten im Projekt aufhören, um etwas anderes zu tun. Starke organisatorische Fähigkeiten und Multitasking sind in der Regel ein Zeichen für einen guten Kommunikator, nicht für einen schlechten.

Wie man mit einem schlechten Kommunikator umgeht

Es gibt mehrere Schritte, die Sie unternehmen können, um die Nachteile des Umgangs mit einem schlechten Kommunikator zu überwinden. Hier sind 10 Tipps, mit denen Sie Ihre zwischenmenschlichen Fähigkeiten, Kommunikations- und Führungsfähigkeiten verbessern können:

1. Erkennen Sie einen schlechten Kommunikator.

Das Erkennen eines schlechten Kommunikators ist der erste Schritt zur proaktiven Zusammenarbeit mit ihm, um Fehler, Missverständnisse und Frustrationen zu vermeiden. Seien Sie sich der Charakterzüge und Merkmale Ihrer Kollegen, Führungskräfte oder Kunden bewusst und lernen Sie, Ihrem Verhalten entgegenzuwirken, um positive Ergebnisse zu erzielen. Manche Menschen zeigen deutlichere Anzeichen dafür, dass sie schlecht kommunizieren können als andere, und nicht jeder hat die gleichen Verhaltensweisen, Muster oder Eigenschaften.

2. Ändern Sie Ihren Standpunkt

Die Zusammenarbeit mit einem schlechten Kommunikator kann problematisch sein, obwohl ein Wechsel der Perspektive manchmal dazu beitragen kann, dass Teams produktiv, positiv und effektiv arbeiten. Sehen Sie die Situation als Chance, zu helfen. Sie können anbieten, Best Practices, Organisationstipps oder Empfehlungen auszutauschen. Kommunizieren Sie direkt mit der Person, die Sie unterstützen möchten, und lassen Sie sie höflich wissen, dass ihre Kommunikation eine Möglichkeit zur Stärkung darstellt und dass Sie helfen können. Indem Sie eine positive Einstellung bewahren und darauf achten, professionell, mitfühlend und höflich zu bleiben, können Sie sicherstellen, dass die Situation nicht eskaliert oder die andere Person in die Defensive gerät.

3. Seien Sie ein klarer Kommunikator

Ein effektiver Kommunikator zu sein ist ein wirkungsvoller Ausgleich zu einem schlechten Kommunikator, insbesondere wenn man sich der Probleme bewusst ist. Erwägen Sie die Entwicklung und Verbesserung Ihrer Sprech-, Hör-, Schreib- und nonverbalen Fähigkeiten. Hier sind einige Möglichkeiten, klar zu kommunizieren:

• Ergreifen Sie Maßnahmen bei falsch interpretierten oder ignorierten Anweisungen oder Hinweisen.

• Informationen mündlich oder schriftlich wiederholen.

• Stellen Sie klärende Fragen, um sicherzustellen, dass andere Ihre Anweisungen richtig verstehen.

• Verwenden Sie eine prägnante Sprache, damit niemand falsch interpretieren kann.

• Seien Sie ein aktiver Zuhörer, um Bedenken, Probleme oder Verwirrung zu erkennen.

Während diese Verhaltensweisen Merkmale einer guten Kommunikation sind, die bei jedem am Arbeitsplatz angewendet werden können, denken Sie daran, dass Sie bei einem schlechten Kommunikator möglicherweise sorgfältiger sein müssen als bei anderen Kollegen, Kunden oder Vorgesetzten.

4. Formulieren Sie Ihre Fragen schriftlich

Mündliche Kommunikation kann in Ihrem Privat- und Berufsleben effektiv sein, auch wenn wichtige Themen oft überzeugend sind, wenn sie schriftlich festgehalten werden, insbesondere wenn Sie mit einem schlechten Kommunikator zusammenarbeiten. Erwägen Sie den Einsatz verschiedener Techniken, um mündliche Gespräche schriftlich nachzubilden. Hier sind ein paar Ideen:

• Führen Sie ein Protokoll der Besprechung.

• Teilen Sie wichtige Informationen formell durch Dokumentation wie Verträge, Verhandlungen oder Rechnungen.

• Senden Sie nach einem Telefonat oder einer persönlichen Diskussion eine Zusammenfassung der Aufgaben oder Diskussionspunkte per E-Mail.

5. Sie sprechen persönlich

Die Verwendung dualer Kommunikationsmethoden bietet häufig weniger Möglichkeiten für Verwirrung oder Fehlinterpretationen, was manchmal passieren kann, wenn Sie nur schriftliche Korrespondenz verwenden. Je nach Situation ist es oft sinnvoll, den Kunden, Klienten oder Kollegen anzurufen, um das Problem zu besprechen oder konkrete Anweisungen zu geben. Sie können auch Einblick in das Denken einer Person gewinnen, um zu verstehen, wie sie etwas interpretiert.

Wenn Sie mit einer Gruppe von Personen kommunizieren, sollten Sie eine Telefonkonferenz oder ein physisches Treffen in Betracht ziehen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass jeder die Erwartungen, Ziele und Ziele versteht, was später normalerweise Zeit spart. Als kluge Angewohnheit können Sie nach einem Meeting oder Anruf auch eine schriftliche Zusammenfassung vornehmen.

6. Stellen Sie klärende Fragen

Selbst gute Kommunikatoren können Fehler machen oder Informationen übersehen, daher ist das Stellen von Folgefragen eine gute berufliche Angewohnheit, die jederzeit angewendet werden kann. Wenn Sie beispielsweise durch Anweisungen in einer E-Mail oder während einer Besprechung verwirrt sind, fragen Sie danach. Normalerweise sind Sie nicht der Einzige, der nach einer Klärung sucht. Versuchen Sie als Kommunikator, andere zu fragen, ob sie Fragen haben, die Sie stellen oder klären können, sei es am Ende eines Meetings oder einer Telefonkonferenz oder als Angebot am Ende Ihrer E-Mail, in dem Sie andere einladen, sich bei Fragen an Sie zu wenden. und Bedenken.

7. Fungieren Sie als Moderator

Versuchen Sie, als Vermittler und Verwalter einer guten Kommunikation in Ihrem Unternehmen, Ihrer Abteilung oder Ihrem Team zu fungieren, um diejenigen auszugleichen, die sich noch in der Entwicklung ihrer Kommunikationsfähigkeiten befinden. Beispielsweise können Sie möglicherweise die Aufmerksamkeit einer Person bei der Arbeit zurückgewinnen oder eine Besprechung umleiten, die von der beabsichtigten Diskussion abweicht. Sie können anbieten, weiterhin mit Teammitgliedern zu kommunizieren, oder als Kommunikationsleiter fungieren, um die Aufgabe abzuschließen. Indem Sie als Moderator für Ihre Organisation fungieren, können Sie nicht nur Ihre Kommunikationsfähigkeiten weiter verbessern, sondern durch Ihr Handeln auch andere effektiv beeinflussen.

8. Verwenden Sie Körpersprache

Die Körpersprache ist ein wichtiges Element der Kommunikation. Sie können über die Körpersprache nonverbale Nachrichten senden und empfangen. Erwägen Sie daher, mehr über die Interpretation von Zeichen zu erfahren und Ihre eigene Kommunikation durch effektive Körpersprache zu stärken. Hier sind einige gängige Methoden zur Stärkung der verbalen Kommunikation durch Körpersprache, die im Umgang mit kommunikativen Gesprächspartnern hilfreich sein können:

• Stellen Sie Augenkontakt her, um Aufmerksamkeit zu erregen.

• Nicken Sie mit dem Kopf in einer „Ja“- oder „Nein“-Bewegung, die zu dem passt, was Sie sagen.

• Nutzen Sie einladende Handbewegungen und Gesten, um eine positive Einstellung zu fördern.

9. Standort ändern

Ein Standortwechsel kann manchmal eine nützliche Taktik sein, wenn man es mit einem schlechten Kommunikator zu tun hat. Beispielsweise könnten Sie wichtige Informationen einem Kollegen beim Kaffee, beim Mittagessen oder im Pausenraum mitteilen, statt an seinem Schreibtisch. Ein persönliches Gespräch, frei von Druck, Stress oder Ablenkungen durch andere Arbeiten in der Nähe, kann für manche Menschen den Unterschied zu einer effektiven Kommunikation ausmachen. Wenn Sie ein Team von Mitarbeitern leiten, sollten Sie darüber nachdenken, diese zu beobachten, um herauszufinden, wer unter welchen Bedingungen oder Umständen am besten reagiert, damit Sie besser mit ihnen kommunizieren können.

10. Seien Sie beharrlich in Ihren Bemühungen

Denken Sie daran, dass die Verbesserung Ihrer Kommunikationsfähigkeiten oft Zeit braucht. Gönnen Sie sich und anderen bei der Arbeit Anmut, Geduld und die Möglichkeit, neue Techniken zu erlernen oder zu experimentieren, um herauszufinden, was für sie am besten funktioniert. Erwägen Sie, bei Ihren Bemühungen beharrlich zu bleiben und weiterhin alternative Ansätze auszuprobieren, um dem schlechten Kommunikator dabei zu helfen, bessere Gewohnheiten zu entwickeln. Sie können andere Methoden recherchieren und anwenden, die Sie von Kollegen, Seminaren oder persönlicher Erfahrung gelernt haben.