wie man einen Arbeitsplan entwickelt • BUOM

5. März 2021

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Einen organisierten Zeitplan zu erstellen, der für alle funktioniert, kann selbst für die erfahrensten Manager eine Herausforderung sein. Wenn Sie darüber nachdenken, Vorgesetzter zu werden, hilft Ihnen dieser Leitfaden zu verstehen, wie wichtig die Entwicklung von Arbeitsplänen ist und wie Sie den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter und des Unternehmens gerecht werden können.

Die Bedeutung eines Arbeitsplans

Obwohl Management eine herausfordernde Rolle ist und nicht für jeden der richtige Weg ist, kann es sich dennoch lohnen und Ihnen dabei helfen, Ihre langfristigen Karriereziele erfolgreich zu erreichen. Beispielsweise kann Ihre Führung im Laufe der Zeit ein talentiertes, gut funktionierendes Team unterstützen und weiterentwickeln, das einen tiefgreifenden Einfluss auf Ihr Unternehmen haben kann. Ein effektiver Manager zu sein bedeutet auch, Mitarbeiter dabei zu unterstützen, ihre Karriereziele erfolgreich zu erreichen.

Die Entwicklung eines guten Arbeitsplans ist eine Fähigkeit, die Sie mit der Zeit und Übung erlernen. Selbst dann müssen Sie möglicherweise mit verärgerten Mitarbeitern oder fehlenden Stunden zu kämpfen haben, bis Sie Ihre Zeitpläne richtig anpassen können. Dies bedeutet oft, flexible Arbeitsvereinbarungen zu treffen, die es Ihnen ermöglichen, die Schichten der Mitarbeiter zu verschieben und eine bessere Work-Life-Balance zu gewährleisten.

Wählen Sie einen flexiblen Zeitplan

Eine flexible Planung kann eine gute Option sein, wenn sie für Sie und Ihr Team verfügbar ist. Dies ist für viele Unternehmen und Positionen, bei denen Sie während der normalen Geschäftszeiten im Büro sein müssen, z. B. im Kundenservice, keine Option.

Von flexibler Arbeitszeit, auch Gleitzeit genannt, spricht man, wenn Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Stunden innerhalb eines vereinbarten Start- und Endzeitfensters arbeiten. Sie können beispielsweise festlegen, dass Vollzeitmitarbeiter acht Stunden am Tag von 8:00 bis 18:00 Uhr arbeiten. Unabhängig davon, ob sie um 8 Uhr kommen und um 4 Uhr gehen oder um 10 Uhr kommen und um 6 Uhr gehen, ist dies nicht der Fall. ihnen.

Sie können einem Mitarbeiter sogar erlauben, seine Arbeitszeit zu reduzieren, wenn er eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Woche arbeitet (in der Regel 40). Mit anderen Worten: Wenn ein Mitarbeiter am Freitag frei nehmen möchte, aber keinen Urlaub nehmen möchte, kann er von Montag bis Donnerstag 10 Stunden am Tag arbeiten und trotzdem 40 Stunden arbeiten.

Eine flexible Planung ist aus vielen Gründen von Vorteil, unter anderem aus folgenden Gründen:

• Ermöglichen Sie den Mitarbeitern, neben der Kinderbetreuung und Arztbesuchen zu arbeiten

• Übermäßige Abwesenheit verhindern

• Reduzierung der Inanspruchnahme von bezahltem Urlaub

• Reduzierung von Parkstaus und Verkehrsproblemen

• Gewinnung hochqualifizierter Bewerber, die diesen Zeitplan wünschen

Manager, die flexible Arbeitszeiten anbieten, haben tendenziell weniger Personal- und Anwesenheitsprobleme, wodurch viele der mit der Position verbundenen Belastungen reduziert werden.

Hier sind einige Tipps für die Implementierung einer flexiblen Planung, wenn sie für Ihr Team funktioniert:

1. Bestimmen Sie die Kernstunden und -kapazitäten des Unternehmens

Kernzeiten sind die besten Zeiten, in denen alle Mitarbeiter während des Arbeitstages benötigt werden. Unter Kapazität versteht man den Stundenbereich, in dem Sie eine flexible Planung ermöglichen können. Mit anderen Worten: Die Kapazität ist der früheste und späteste Zeitpunkt, zu dem ein Mitarbeiter an einem bestimmten Tag zur Arbeit kommen und gehen kann. Die Bandbreite kann je nach Feiertagen, Wochentagen oder Wochenenden variieren oder jeden Tag gleich sein.

Die Kernarbeitszeiten Ihres Unternehmens könnten beispielsweise 9 bis 17 Uhr sein, da dies die Stunden sind, in denen Sie mit Kunden interagieren. Ihr täglicher Durchsatz kann zwischen 7:00 und 18:00 Uhr schwanken, da nach Feierabend noch dringende Arbeiten anstehen. Solange Sie genügend Mitarbeiter haben, um während der Kernzeiten zu arbeiten, können einige früher kommen und andere länger bleiben, je nach ihren persönlichen Vorlieben. Dieses Beispiel wird als regulärer flexibler Zeitplan bezeichnet, da der Planer einfach die Start- und Endzeiten der Mitarbeiter anpasst.

2. Erwägen Sie einen flexiblen Tagesplan.

Die tägliche Gleitzeit ähnelt der regulären Gleitzeit, da die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten frei wählen können, sofern sie die Kernarbeitszeit abdecken. Der Unterschied besteht darin, dass ein Mitarbeiter seine Start- und Endzeiten jeden Tag ändern und trotzdem die gleiche Stundenzahl pro Woche leisten kann.

Als Manager, der tägliche flexible Arbeitszeiten nutzen möchte, müssen Sie jedem Mitarbeiter einen regulären flexiblen Zeitplan zuweisen und dann Anpassungen vornehmen, nachdem der Mitarbeiter jeden Arbeitstag beendet hat. Im Rahmen dieser Vereinbarung kann ein Mitarbeiter die Mittagspause durcharbeiten, um am nächsten Tag früher zu gehen oder später zu kommen.

3. Versuchen Sie es mit einer komprimierten Arbeitswoche

Eine komprimierte Arbeitswoche ist eine Art flexibler Zeitplan, der es einem Mitarbeiter ermöglicht, 40 Stunden an weniger Tagen zu arbeiten. Bei der Standard-Komprimierungsarbeit arbeiten die Mitarbeiter vier 10-Stunden-Tage mit regelmäßigen Mittagspausen.

Eine ähnliche Option ist ein flexibler 4×5-Plan, bei dem ein Mitarbeiter abwechselnd vier Tage in der einen und fünf Tage in der nächsten Woche arbeitet. Für einige Mitarbeiter ist ein 4×5-Plan eine gute Option, da sie dadurch mehrmals im Monat ein dreitägiges Wochenende haben. Es ermöglicht ihnen auch, Arzt- und Zahnarzttermine zu vereinbaren, während sie noch arbeiten.

Tipps, die Managern bei der Mitarbeiterplanung helfen

Welche Art von Zeitplan Sie auch für Ihre Mitarbeiter wählen, das Ziel besteht darin, die Effizienz zu maximieren. Denken Sie daran, dass die Mitarbeiterplanung nicht so einfach ist, wie es scheint. Planen Sie daher unbedingt genügend Zeit für die Erstellung von Zeitplänen ein.

Erkennung von Fahrplanverstößen

Terminmissbrauch kann sowohl von einem Manager als auch von einem Mitarbeiter ausgehen. Beispiele für Planungsmissbrauch durch Mitarbeiter können sein:

• Mehrmals in der Woche wird darum gebeten, früher zu gehen

• Oft wird man gebeten, am Freitag früher zu gehen und am Montag spät zu kommen

• Vermeiden Sie Schichten, die belastende Aufgaben erfordern

• Tauschen Sie die Schichten mit anderen, um mehr Trinkgeld zu bekommen

• Kommt bei Anruf nicht zur Arbeit

• Es treten häufig dieselben Notfälle auf, die sie zum Anruf veranlassen.

• Eine Last-Minute-Änderung des Fahrplans ohne triftigen Grund beantragen

Der Einsatz von Planungssoftware kann Ihnen dabei helfen, Verstöße gegen den Zeitplan zu erkennen, wenn diese von Ihren Mitarbeitern ausgehen. Wenn Sie Unregelmäßigkeiten im Zeitplan feststellen, vereinbaren Sie ein persönliches Gespräch und besprechen Sie das Problem taktvoll. Arbeiten Sie mit ihnen zusammen, um Lösungen zu finden, die ihren Zeitplan bei Problemen besser einhalten können.

Ganz anders sieht es bei Managern aus, die Missbrauch planen. Wenn Sie auf eine dieser Praktiken zurückgreifen, die eine Überbeanspruchung Ihres Zeitplans rechtfertigen, treten Sie einen Schritt zurück und finden Sie eine bessere Lösung. Terminmissbrauch durch Manager kann folgende Formen annehmen:

• Arbeitszeiten per Telefon. Dabei weisen Sie einem Mitarbeiter eine Stelle zu, aber wenn er nicht benötigt wird, rufen Sie ihn nicht an. Diese Form der Planung ermöglicht es dem Arbeitnehmer nicht, während der potenziellen Arbeitszeit andere Pläne zu schmieden.

• Last-Minute-Fahrplanaktualisierungen. Aktualisieren Sie Zeitpläne nicht Tage oder Stunden vor Beginn des Zeitplans. Das Erstellen und Aktualisieren von Zeitplänen in letzter Minute verhindert, dass Mitarbeiter andere Pläne schmieden, was ihre Privatsphäre beeinträchtigt.

• Geplante Schichten in letzter Minute absagen. Mitarbeiter, deren Schichten in letzter Minute abgesagt werden, haben keine Zeit, andere Pläne zu schmieden. Ein Mitarbeiter hat vielleicht ab und zu einen Tag frei, aber kurzfristige Absagen von Terminen sollten Sie nicht zur Gewohnheit machen.

• Schichtverlängerung außerhalb des Zeitplans. Der Versuch, Mitarbeiter dazu zu zwingen, länger als geplant zu bleiben, ist eine Form des Terminmissbrauchs. Ja, Leute rufen an und Sie müssen möglicherweise schnell jemanden finden, der ihre Schicht übernimmt, aber Sie sollten niemals einen Mitarbeiter bestrafen, der nicht länger als geplant bleiben kann.

Kennen Sie Ihren Arbeitsplatz

Als Manager haben Sie Zugriff auf alle Arten von Informationen über Ihr Geschäft oder Büro, einschließlich Spitzenzeiten. Die Durchsicht dieser Informationen kann Ihnen dabei helfen, zu verstehen, wann Sie mehrere Teammitglieder für die Arbeit während Ihrer geschäftigsten Zeiten einplanen sollten und wann es Ausfallzeiten gibt, in denen Sie möglicherweise nicht so viele Mitglieder benötigen.

Sie müssen auch verstehen, welche Mitarbeiter in ruhigen Stunden am besten arbeiten und welche Spitzenzeiten problemlos bewältigen können. Es ist für alle besser, die Mitarbeiter so einzuplanen, dass sie arbeiten, wenn sie bei ihrer Arbeit am produktivsten und effektivsten sind.

Seien Sie vorsichtig

Ihre Aufgabe als Führungskraft ist es, alles Mögliche zu tun, um gute Mitarbeiter zu vermitteln. Wenn jemand anruft und Sie einen Mitarbeiter benötigen, der länger arbeitet, fragen Sie ihn im Voraus und nicht eine Stunde vor Schichtende. Seien Sie darauf vorbereitet, bei Bedarf Schichtwechsel zu ermöglichen.

Der respektvolle und rücksichtsvolle Umgang mit Ihren Mitarbeitern trägt wesentlich zur Aufrechterhaltung einer hohen Arbeitsmoral und zum Aufbau von Loyalität bei. Darüber hinaus ist ein loyaler Mitarbeiter wahrscheinlich eher bereit, von Zeit zu Zeit Überstunden zu leisten oder sogar eine gestrichene Schicht zu akzeptieren.

Stellen Sie diensthabendes Personal ein

Die Bereitschaftsplanung ist eine akzeptable Praxis, wenn Sie speziell für diesen Zweck jemanden einstellen. An Tagen mit Personalmangel kann ein engagierter Bereitschaftsmitarbeiter eine praktische Lösung sein.

Erstellen Sie einen Personalverfügbarkeitsprozess

Gute Führungskräfte geben ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Wunschstunden mitzuteilen. Setzen Sie sich mit jedem Mitarbeiter zusammen und besprechen Sie seine Vorlieben, um einen Zeitplan zu erstellen, der für alle auf der Gehaltsliste funktioniert. Sie können Ihre Verfügbarkeitseinstellungen in einem Formular, einem Kalender oder einer Planungssoftwareplattform speichern.

Zu lernen, einen funktionierenden Arbeitsplan zu entwickeln, der sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter funktioniert, ist ein wesentlicher Bestandteil einer guten Führungskraft. Durch flexible Arbeitszeiten müssen sich die Mitarbeiter keine Gedanken mehr über ihre persönlichen Pflichten machen und können sich besser auf die Arbeit konzentrieren.