wie man den Interviewprozess effizienter gestaltet • BUOM

10. Mai 2021

Zu Ihren Aufgaben als Personalmanager gehören möglicherweise die Erstellung der Stellenausschreibung und die Verwaltung der Antworten. Ihre Beurteilung eines Kandidaten während der Interviewphase kann zu seiner Einstellung führen. Der Einsatz von Tools zur Verbesserung Ihres Vorstellungsgesprächs kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben und Standards für zukünftige Einstellungsprozesse zu schaffen. In diesem Artikel besprechen wir den Zweck von Interview-Tools und -Techniken, die Sie in jeder Phase des Interviewprozesses verwenden können.

Was sind Interview-Tools?

Interview-Tools sind Programme und Techniken, die es Fachleuten ermöglichen, den Rekrutierungs- und Einstellungsprozess produktiv zu steuern. Sie können nützlich sein, wenn es eine große Resonanz auf eine Stellenausschreibung gibt oder mehrere Stellen besetzt werden müssen. Mit speziellen Tools können Sie Zeit und Ressourcen bei der Koordination und Durchführung von Interviews sparen. Hier sind weitere Möglichkeiten, wie Tools Sie bei Ihren Bemühungen unterstützen können:

• Vorbereitung: Mithilfe von Tools können Sie nach Informationen suchen, die Sie möglicherweise für ein Vorstellungsgespräch benötigen, und wissen, welche Fragen Sie den Gesprächspartnern stellen möchten.

• Zeitmanagement: Der Einstellungsprozess kann zeitaufwändig sein und Ihre Vorgesetzten verlangen möglicherweise, dass Sie die Stelle bis zu einem bestimmten Datum ausfüllen. Mithilfe der Technologie können Sie den Überblick darüber behalten, mit wem Sie sich treffen, und kurze Besprechungen organisiert koordinieren.

• Verfügbarkeit. Fortschrittliche Technologie ermöglicht es Ihnen, Kandidaten aus der Ferne zu treffen und so die Zeit zu sparen, die Kandidaten für den persönlichen Besuch der Unternehmenswebsite benötigen.

Interview-Tools für verschiedene Interviewphasen

Erwägen Sie die Investition in Tools und Techniken, um die Produktivität Ihres Einstellungsprozesses zu verbessern:

Auswahl der Kandidaten

Grenzen Sie den Pool der Kandidaten ein, die sich für die Stelle bewerben, und erstellen Sie eine Liste qualifizierter Personen für ein Vorstellungsgespräch. Erwägen Sie den Einsatz eines Bewerberverfolgungssystems (ATS), um Schlüsselwörter und Qualitäten in eingereichten Bewerbungen zu verfolgen. Die Software kann für den Vorauswahlprozess hilfreich sein, bei dem Sie Personen mit den von Ihnen benötigten Qualifikationen finden können.

Eine weitere Möglichkeit, Kandidaten auszuwählen, besteht darin, die Bewertungsergebnisse zu vergleichen, z. B.:

• Persönlichkeitstests: Die Ergebnisse von Persönlichkeitstests können Aufschluss darüber geben, ob die Eigenschaften eines Kandidaten gut zur Unternehmenskultur passen.

• Technische Kompetenztests: Von den Kandidaten wird verlangt, dass sie die Bandbreite der technischen Fähigkeiten nachweisen, die für die Stelle erforderlich sein können. Beispiele hierfür sind das Verfassen von Tests und kurzen Quizfragen, in denen Benutzer zu Branchengrundlagen befragt werden.

• Bewertung der Soft Skills: Testen Sie die Soft Skills der Kandidaten wie mündliche Kommunikation und Zeitmanagement. Programme wie Pymetrics ermöglichen es den Teilnehmern, Spiele zu spielen und Fragen zu beantworten, die ihre Persönlichkeitsmerkmale offenbaren.

• Scheinprojekte: Vor Vorstellungsgesprächen können Sie Kandidaten bitten, ein kurzes Projekt im Zusammenhang mit der Stelle durchzuführen. Wenn Sie beispielsweise einen Grafikdesigner einstellen, könnte der Kandidat Grafiken für einen hypothetischen Kunden entwerfen. Sie können die Qualität ihrer Arbeit und die dafür aufgewendete Zeit bewerten.

Interviewkoordination

Um Vorstellungsgespräche zu koordinieren, ist es wichtig, einen Zeitpunkt zu wählen, der sowohl für Sie als auch für den potenziellen Mitarbeiter günstig ist. Hier sind die Tools, mit denen Sie Treffen mit qualifizierten Kandidaten planen und vereinbaren können:

• Telefonanrufe: Durch einen Telefonanruf können Sie sofort mit einem Kandidaten in Kontakt treten. Sehen Sie sich den Lebenslauf oder die Bewerbung des Bewerbers an, um dessen Kontaktinformationen herauszufinden. Erklären Sie dem Kandidaten während des Anrufs Ihre Verfügbarkeit und bestätigen Sie die Uhrzeit und das Datum des Treffens.

• E-Mails: Einige Personalmanager ziehen es möglicherweise vor, Bewerbern E-Mails zu senden, sodass Sie möglicherweise eine schriftliche Bestätigung für das Vorstellungsgespräch erhalten. E-Mails können zuverlässiger sein als Telefonanrufe, da Kandidaten Ihnen jederzeit antworten können, wenn sie nicht für eine Rede verfügbar sind. Erwägen Sie, am Tag vor dem Vorstellungsgespräch eine Folge-E-Mail zu senden, um die Anwesenheit des Kandidaten zu bestätigen.

• Elektronischer Veranstaltungskalender: Wenn Sie eine Liste der Interviewpartner per E-Mail versenden, kann es hilfreich sein, einen elektronischen Veranstaltungskalender zu erstellen, der Ihre Verfügbarkeit visuell anzeigt. Der Kalender kann auch eine E-Mail-Erinnerung an Sie und den Kandidaten senden und es ihnen ermöglichen, die Besprechungszeit bei Bedarf anzupassen. Beispiele sind Tools wie Calendly und Google Calendar.

Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch

Sobald Sie eine Liste mit Kandidaten haben, die Sie treffen möchten, können Sie sich auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten. Ihr Job als Personalmanager erfordert möglicherweise, dass Sie Vorstellungsgespräche mit Kandidaten für Positionen aus unterschiedlichen Abteilungen, Fachgebieten und Erfahrungsstufen führen. Durch die individuelle Vorbereitung jedes Gesprächs können Sie sich ein umfassendes Bild von den Qualifikationen der Kandidaten machen. Hier sind die Techniken für die Vorbereitungsphase:

• Sammeln Sie weitere Informationen über die Stelle: Die Stellenbeschreibung ist nicht die einzige Informationsquelle über die Stellenausschreibung. Um mehr über die Erwartungen an die Stelle zu erfahren, sollten Sie mit dem Leiter der Abteilung sprechen, in der die Stelle ausgeübt werden soll. Je detaillierter Sie sind, desto besser können Sie die Stellenausschreibung besprechen und die Fragen des Kandidaten beantworten.

• Sammeln Sie Informationen über das Unternehmen: Während des Vorstellungsgesprächs können Sie entscheiden, die Mission und Kultur der Organisation zu erläutern. Schreiben Sie eine kurze Geschichte des Unternehmens und seiner Erfolge. Sie können auch Details zu seinen Regeln schreiben, z. B. zur Kleiderordnung und zu lustigen Traditionen.

• Sehen Sie sich häufig gestellte Fragen an: Häufig gestellte Fragen im Vorstellungsgespräch können dabei helfen, das Vorstellungsgespräch zu beginnen und das Gespräch zu leiten. Beispielsweise bitten Arbeitgeber die Kandidaten üblicherweise, ihre Stärken und Schwächen aufzulisten oder sich selbst in drei Worten zu beschreiben.

• Lesen Sie die Lebensläufe der Kandidaten noch einmal durch. Wenn Sie über eine Kandidatenliste verfügen, kann es hilfreich sein, deren Lebensläufe vor dem Vorstellungsgespräch noch einmal zu lesen. Achten Sie auf ihre Erfahrungen und Hintergründe, die möglicherweise Fragen aufwerfen, die Sie ihnen stellen möchten. Wenn Sie ihnen zeigen, dass Sie mit ihren Eigenschaften vertraut sind, fühlen sich die Kandidaten willkommen und Sie stärken Ihre Einstellungsziele.

• Erstellen Sie detaillierte Fragen: Detaillierte Fragen sind spezifisch für eine bestimmte Rolle und einen bestimmten Kandidaten. Handelt es sich beispielsweise um eine Führungsposition, könnten Sie den Gesprächspartner fragen, wie wohl er sich mit Präsentationen wohlfühlt. Diese Fragen können auch situativ sein oder ihre technischen Fähigkeiten testen.

• Organisieren Sie den Interviewaufbau: Legen Sie anhand Ihrer Notizen und Ihres Fragenkatalogs fest, wie das Interview ablaufen soll. Beispielsweise können Sie in den ersten fünf Minuten die Geschichte des Unternehmens erläutern und gegen Ende des Meetings detaillierte Fragen speichern. Organisation kann Ihnen helfen, Ihre Ziele in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit zu erreichen.

Interview

Jetzt ist es an der Zeit, die Kandidaten offiziell kennenzulernen. Wenn das Vorstellungsgespräch persönlich stattfindet, denken Sie über den Ort nach. Treffen Sie sich in einer ungezwungenen Atmosphäre, beispielsweise in einem Restaurant oder auf einer Außenterrasse, kann dies dazu führen, dass sich der Kandidat wohler fühlt und Sie seine Persönlichkeitsmerkmale genauer beurteilen können. Sie können beispielsweise beobachten, wie sie sich in der Öffentlichkeit verhalten und wie sie reden, wenn sie entspannter sind.

Auch ein Ablaufplan für das Vorstellungsgespräch kann hilfreich sein, insbesondere wenn das Meeting lang ist. Arbeitgeber können sich dafür entscheiden, dreistündige Vorstellungsgespräche durchzuführen, die mehrere Gespräche mit verschiedenen Personen am Arbeitsplatz und einen Rundgang durch das Büro umfassen können. Indem Sie dem Kandidaten zu Beginn des Vorstellungsgesprächs eine organisierte Agenda aushändigen, können Sie ihn darüber informieren, wie das Treffen beginnen wird und welche Aktivitäten zu erwarten sind.

Tools für Videointerviews

Ein Videointerview ist eine virtuelle Alternative zu einem persönlichen Treffen. Arbeitgeber können Videointerviews führen, bevor sie einen Kandidaten zu einer Bürobesprechung oder zu einem Treffen mit Fachleuten einladen, die in verschiedenen Regionen oder Ländern leben. Koordinieren Sie Videointerviews, indem Sie einen Link erstellen und versenden, über den der Kandidat auf den elektronischen Besprechungsraum zugreifen kann. Zu den Tools, um virtuelle Meetings effektiver zu gestalten, gehören:

Anwendungen für Videokonferenzen

Videokonferenzanwendungen sind Programme, die es Ihnen ermöglichen, den Kandidaten auf dem Bildschirm zu sehen und zu hören. Sie können Audio- und Videoeinstellungen bearbeiten und Dokumente und Präsentationen anzeigen, die für Sie und Ihr Publikum sichtbar sind.

Mikrofone

Mikrofone können den Ton bei Videointerviews verstärken. Wenn Sie an einer virtuellen Konferenz teilnehmen, sollten Sie Kopfhörer mit Mikrofon verwenden, um Ihre Stimme klarer zu machen. Mikrofone können nützlich sein, wenn Sie sich in einer lauten physischen Umgebung befinden, um zu verhindern, dass Außengeräusche das Meeting stören.

Webcams

Mit Webcams können Sie bei einem virtuellen Meeting vor der Kamera erscheinen. Die meisten Computer verfügen über eine Webcam-Funktion oben auf dem Bildschirm. Bevor Sie ein Videointerview starten, testen Sie Ihre Webcam, um sicherzustellen, dass die Bildqualität klar und für den Kandidaten sichtbar ist.

Tools für Gruppeninterviews

Gruppeninterviews eignen sich, wenn Sie mehrere Kandidaten gleichzeitig für die gleiche Position treffen möchten. Es kann schwierig sein, die Qualifikationen jedes Teilnehmers genau einzuschätzen. Sie können daher die folgenden Methoden zur Organisation des Meetings verwenden:

• Großer Konferenzraum. Nehmen wir an, Sie treffen sich mit fünf Kandidaten. Durch die Durchführung von Vorstellungsgesprächen in einem großen Raum, beispielsweise einem Konferenzraum, können Sie mehr Platz zwischen Ihnen und den Kandidaten sowie zwischen den Kandidaten schaffen, sodass sich alle wohler fühlen. Achten Sie bei der Auswahl eines Tagungsortes auf Raumakustik und Bestuhlung.

• Mediator: Der Mediator kann das Gespräch steuern und die Zeit im Auge behalten. Erwägen Sie, einen Kollegen zu bitten, Sie zum Vorstellungsgespräch zu begleiten und Ihnen dabei zu helfen, jedem Kandidaten Fragen zu stellen.

• Mehrere Interviewer. Wenn Sie mehrere Interviewer haben, können Sie die Leistung der Kandidaten bewerten und aussagekräftige Fragen stellen. Sie können beispielsweise einen Vertreter der Personalabteilung sowie den Leiter der Abteilung, in der die Stelle ausgeschrieben ist, zu sich holen.