Wie lautet die Tagesordnung der Vorstandssitzung? (mit Vorlage und Beispiel) • BUOM
9. Dezember 2021
Vorstandssitzungen bieten Führungskräften und Direktoren die Möglichkeit, die Leistung, Pläne und Fortschritte des Unternehmens zu besprechen. Durch eine spezifische Agenda kann sichergestellt werden, dass der Vorstand notwendige Themen besprechen und Maßnahmen identifizieren kann, die verschiedene Teammitglieder ergreifen können. Die Vertrautheit mit diesen gängigen Dokumenten kann Ihnen bei der Organisation und Durchführung einer effektiven Vorstandssitzung helfen. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Tagesordnung für eine Vorstandssitzung ist, zeigen Ihnen, wie Sie eine solche erstellen und stellen eine Vorlage und ein Beispiel zur Verfügung, die Sie als Referenz verwenden können.
Was ist die Tagesordnung einer Vorstandssitzung?
Eine Tagesordnung für eine Vorstandssitzung ist ein Plan, der enthält, was je nach Organisation auf einer Sitzung von Direktoren, leitenden Angestellten, Treuhändern und manchmal auch Aktionären besprochen werden soll. Hierbei handelt es sich um ein allgemeines Dokument, das beschreibt, was die Vorstandsmitglieder auf der Sitzung besprechen möchten und in welcher Reihenfolge. Der Assistent oder Sekretär der Geschäftsleitung bereitet diese Dokumente häufig auf der Grundlage der Tagesordnung und Notizen der vorherigen Sitzung vor, um festzustellen, was möglicherweise einer weiteren Diskussion bedarf und welche neuen Themen auf der Tagesordnung stehen könnten.
So schreiben Sie eine Tagesordnung für eine Vorstandssitzung
Bei der Erstellung einer Tagesordnung für eine Vorstandssitzung können Sie mehrere Schritte unternehmen, zum Beispiel:
1. Bestimmen Sie die administrativen Details
Legen Sie die administrativen Details fest, bevor Sie über den Inhalt der Besprechung nachdenken. Möglicherweise möchten Sie zunächst die Besprechungsteilnehmer identifizieren, da dies zwischen Vorstandssitzungen unterschiedlich sein kann. Sie können auch das Format besprechen, einschließlich der Frage, ob das Treffen persönlich oder virtuell stattfinden soll. Weitere zu berücksichtigende Details sind Datum, Uhrzeit und Dauer. Erwägen Sie, die Kalenderdetails mit jedem Teilnehmer durchzugehen, um ein Meeting zu planen, an dem alle teilnehmen können. Sie können sie auch jedes Mal am selben Tag planen, um den Teilnehmern die Planung und Vorbereitung zu erleichtern. Sie könnten beispielsweise jeden ersten Donnerstag eines jeden Quartals um 13:00 Uhr einen Termin veranstalten.
2. Überprüfen Sie die vorherige Tagesordnung und Notizen
Viele Organisationen können die Tagesordnung der vorherigen Besprechung als Vorlage für die nächste verwenden. Oftmals werden in früheren Sitzungen besprochene Themen zu Maßnahmen für die Teilnehmer, wenn der Vorstand die Ergebnisse bei der nächsten Sitzung bespricht. Erwägen Sie, allen Teilnehmern eine offizielle Kopie des vorherigen Sitzungsprotokolls zu senden, da Sie die Genehmigung des Sitzungsprotokolls möglicherweise in Ihre Tagesordnung aufnehmen möchten. Durch den frühzeitigen Versand wird sichergestellt, dass jedes Vorstandsmitglied sie prüfen und Feedback geben kann.
3. Eingabe anfordern
Verschiedene Vorstandsmitglieder können unterschiedliche Tagesordnungspunkte zur Diskussion haben. Bevor Sie die Tagesordnung festlegen, können Sie den Teilnehmern eine E-Mail senden, um zu erfahren, ob es Themen gibt, die sie besprechen möchten. Dazu können potenzielle Investitionen, Berichte oder Abteilungsanforderungen gehören. Wenn Sie diese Eingaben im Voraus anfordern, können Sie sicherstellen, dass andere Teilnehmer alle relevanten Informationen vor dem Meeting prüfen und vorbereiten können. Möglicherweise möchten Sie diese Anfragen auch überprüfen, bevor Sie sie zur Tagesordnung hinzufügen, da einige davon möglicherweise besser für kleinere Besprechungen mit anderen Mitarbeitern geeignet sind.
4. Klären Sie Ihre Hauptziele
Um Ihre Hauptziele zu klären, müssen Sie die Ergebnisse auflisten, die Sie erreichen möchten. Sie können allgemeiner Natur sein, wie z. B. die Erörterung der finanziellen Leistung, oder auch spezifischer sein. Spezifische Ziele können die Prüfung spezifischer Akquisitionsideen, die Hinzuziehung von Treuhändern oder die Überprüfung von Plänen zur Umstrukturierung der Organisation sein. Wenn Sie Ziele definieren, können Sie sicherstellen, dass jeder Tagesordnungspunkt die Diskussion darüber anregt und Maßnahmen zu deren Erreichung vorschreibt.
5. Erstellen Sie eine Agenda
Die Tagesordnung einer Vorstandssitzung kann mehrere Punkte umfassen:
Titel. Die Kopfzeile enthält grundlegende Informationen wie Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung. Es kann auch grundlegende Unternehmensinformationen wie den Namen und die Adresse der Organisation enthalten.
Ordnungsruf: Der Ordnungsruf erfolgt, wenn der Vorstandsvorsitzende den Beginn der Sitzung ankündigt und gleichzeitig der Sekretär oder der Verwaltungsassistent beginnen kann, sich Notizen zu machen. Hier begrüßt der Vorsitzende häufig Besucher und Besucher können sich vorstellen.
Genehmigung des Protokolls: Bei der Genehmigung des Protokolls stimmt jede Person im Raum zu, dass das Protokoll der vorherigen Besprechung korrekt ist. Wenn es Änderungen gibt, können Mitglieder diese vor der Genehmigung zur Aktualisierung angeben.
Änderungen: Der Vorstandsvorsitzende bespricht auch alle Änderungen der Tagesordnung seit der letzten Verteilung. Dazu können auch verspätet eingesandte Artikel von Besuchern gehören, über die sie gerne sprechen möchten.
Berichte. In der Regel erstellen hochrangige Vorstandsmitglieder wie der Vorstandsvorsitzende und der Finanzvorstand Berichte über die Gesamtleistung des Unternehmens, den Gesamtbetrieb und laufende Projekte. Andere Vorstandsmitglieder können Berichte vorlegen, wenn die Vorstandsvorsitzenden für die auf der Tagesordnung stehenden Projekte verantwortlich sind.
Bestehende Maßnahmen: Bei bestehenden Maßnahmen handelt es sich häufig um Themen, die in früheren Besprechungen behandelt werden mussten. Vorstandsmitglieder können über Entscheidungen abstimmen, Statusaktualisierungen bereitstellen oder Entscheidungen diskutieren.
Möglichkeiten. Chancen sind neue Punkte auf der Tagesordnung, die bisher noch nicht besprochen wurden. Dazu können neue Geschäftsmöglichkeiten wie Investitionen oder Fusionen oder geplante Änderungen der Geschäftstätigkeit der Organisation gehören.
Andere Themen: Sobald der Vorstand wichtige Themen besprochen hat, kann er alle Diskussionspunkte, einschließlich Ankündigungen, zur Diskussion stellen. Vorstandsmitglieder können mögliche Tagesordnungspunkte für die nächste Vorstandssitzung besprechen.
Abschluss: Der Vorstandsvorsitzende kann einen formellen Abschluss vornehmen, der auch das Ende der Sitzung einschließt. Im Rahmen des Abschlusses kann der Vorsitzende auch erforderliche Maßnahmen vor der nächsten Sitzung wiederholen oder die Uhrzeit und das Datum der nächsten Sitzung festlegen.
Jedem dieser Tagesordnungspunkte können Vorstandsmitglieder zugewiesen werden, sodass jede Person relevante Dokumente, Gesprächsthemen oder Präsentationen zu den Punkten vorbereiten kann.
6. Verteilung
Sobald Sie die Tagesordnung skizziert und Verantwortlichkeiten zugewiesen haben, können Sie sie vor der Besprechung versenden. Dies kann ein oder zwei Wochen vor der Sitzung sein, damit die Vorstandsmitglieder es überprüfen und etwaige Änderungen vornehmen können. Dies kann den Teilnehmern auch dabei helfen, sich auf die ihnen zugewiesenen Fächer vorzubereiten. Sie können auch eine Dauer für jedes Element hinzufügen, um sicherzustellen, dass Sie alles in der Besprechung abdecken können.
Beispiel-Tagesordnung für eine Vorstandssitzung
Hier ist eine Vorlage, mit der Sie Ihre eigene Agenda erstellen können:
(Name der Firma)
(Firmenanschrift)
(Datum (und Uhrzeit)
(Standort)
(Aufruf zur Bestellung, Besitzer, Zeit)
(Genehmigung von Protokoll, Eigentümer, Uhrzeit)
(Änderungen der Tagesordnung, Eigentümer, Zeit)
(Bericht des Geschäftsführers, Eigentümer, Zeit)
(Präsentation)
(Änderungen)
(Planung)
(Bericht des Finanzmanagers, Eigentümer, Zeit)
(Präsentation)
(Änderungen)
(Planung)
(Vorhandene Aktion eins, Besitzer, Zeit)
(Status-Update)
(Abwicklungsplan)
(Vorhandene Aktion zwei, Besitzer, Zeit)
(Status-Update)
(Abwicklungsplan)
(Neue Gelegenheit eins, Eigentümer, Zeit)
(Überblick)
(Diskussion)
(Aktionen)
(Neue Gelegenheit zwei, Eigentümer, Zeit)
(Überblick)
(Diskussion)
(Aktionen)
(Andere Gegenstände, Besitzer, Zeit)
(Abschluss, Eigentümer, Zeitpunkt)
(Zeitpunkt des Sitzungsendes)
(Datum des nächsten Treffens)
Beispiel einer Tagesordnung für eine Vorstandssitzung
Hier ist eine Beispielagenda, die Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen prüfen können:
Digireklama, LLC
1111 7th Avenue New York, New York
Mittwoch, 22. Dezember 2021, 10:00 Uhr
Hauptbüro, Konferenzraum EXEC-2A
Ruf zur Ordnung (Ian Mori, Vorstandsvorsitzender) 10:05-10:10
Genehmigung des Protokolls (Ian Mori, Vorstandsvorsitzender) 10:10-10:15
Änderungen in der Tagesordnung (Ian Mori, Vorstandsvorsitzender) 10:15–10:20
Executive Review Review (Lucy Pless, Geschäftsführerin) 10:20–10:35
Leistungsbericht
Diagramm zum Kundenwachstum
Auswirkungen der Investition in ein Produkt
Überprüfung des Jahresabschlusses (Olivia Rupert, CFO) 10:35–10:50
Überprüfung der Quartalsabschlüsse
Überprüfung der Fortschritte bei der Erreichung der Jahresziele
Prognosen für die letzten Quartale
Aktualisierung des Marktexpansionsplans (Tony Baker, Marketingdirektor) 10:50–11:05
Fortschritte in Richtung Bereitstellungsdatum 1/30
Schulungs-Update
Aktualisierung der Marktforschungsdaten
Outsourcing-Update (Haley Trent, COO) 11:05–11:20
Einführungsupdate
Kosteneinsparungsanalyse
Ressourcenmanagementplan
Übernahme von FastFliers (Lucy Pless, CEO) 11:20-11:35
Erste Gespräche sind für Mitte Januar geplant
Mögliche Auswirkungen auf das Einkommen
Mehrwert
Sonstiges (Lucy Pless, Geschäftsführerin) 11:35–11:50
Abschluss (Lucy Pless, Geschäftsführerin) 11:50-11:55