Wie läuft der Lieferanten-Onboarding-Prozess ab? (basierend auf Best Practices) • BUOM

9. Dezember 2021

Der Lieferanten-Onboarding-Prozess ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Lieferanten zu identifizieren, die qualitativ hochwertige Produkte herstellen können. Ein Onboarding-System kann einem Unternehmen dabei helfen, Lieferanten zu identifizieren und starke Geschäftsbeziehungen mit ihnen aufzubauen. Wenn Ihr Arbeitsplatz daran interessiert ist, neue Lieferanten für die Lagerbestandsproduktion zu finden, kann es hilfreich sein, sich über den Lieferanten-Onboarding-Prozess zu informieren. In diesem Artikel erklären wir, was ein Lieferanten-Onboarding-Prozess ist, besprechen, warum er wichtig ist, und stellen Ihnen eine Liste von Schritten zur Verfügung, die Sie unternehmen können, um einen effektiven Lieferanten-Onboarding-Prozess zu erstellen.

Was ist Lieferanten-Onboarding?

Das Lieferanten-Onboarding ist der erste Schritt im Lieferantenmanagementprozess. Dabei handelt es sich um den Prozess der Recherche und des Sammelns von Informationen, um ein Unternehmen zu finden, das Ihr Inventar und Ihre Vorräte liefert. Ein Lieferant ist eine Organisation, die Lieferketten und Produktionsanlagen nutzt, um den Lagerbestand eines Unternehmens zu produzieren. Verkäufer verkaufen eine Vielzahl von Waren und Dienstleistungen und können je nach Ausrüstung und Arbeitskräften häufig eine breite Produktpalette herstellen. Ein wichtiger Teil des Lieferanten-Onboarding-Prozesses besteht häufig darin, die Produktions- und Vertriebspraktiken des Unternehmens zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie die entsprechenden Gesetze und Vorschriften einhalten.

Warum ist die Lieferantenregistrierung wichtig?

Hier sind einige Gründe, warum es für Unternehmen wichtig ist, den Onboarding-Prozess abzuschließen, bevor sie einen Lieferanten finden:

• Kosten senken: Indem Sie einen Lieferanten finden, der Waren oder Dienstleistungen an Ihren Arbeitsplatz liefert, können Sie dessen Kosten senken. Dies liegt daran, dass Lieferanten über eine große Menge an Ausrüstung und Arbeitskräften verfügen, die dazu beitragen, Lagerbestände zu geringen Kosten zu erstellen, und Ihr Arbeitsplatz möglicherweise keine teure Ausrüstung kaufen oder zusätzliches Produktionspersonal einstellen muss.

• Reduziertes Risiko: Das Lieferanten-Onboarding verringert das Risiko, Geld zu verlieren oder qualitativ minderwertige Produkte zu produzieren, da Sie Muster von Produkten sehen können, die der Lieferant zuvor hergestellt hat, und Sie Fehlerraten und Kundenfeedback besprechen können.

• Beziehungen stärken: Durch das Lieferanten-Onboarding können Sie starke Beziehungen zu potenziellen Lieferanten aufbauen, indem Sie sich mit Vertretern treffen, über deren Prozesse sprechen und einen Vertrag aushandeln, der beiden Parteien zugute kommt.

• Verbesserte Effizienz: Durch das Lieferanten-Onboarding können Sie Lieferanten identifizieren, die Ihnen mehr Produkte in kürzerer Zeit liefern können, was dazu beitragen kann, dass Ihr Arbeitsplatz bei der Lagerung von Lagerbeständen effizienter wird.

• Stellen Sie sicher, dass die Produkte den Anforderungen entsprechen. Während des Lieferanten-Onboarding-Prozesses können Sie sicherstellen, dass die Produkte an Ihrem Arbeitsplatz den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.

• Fehler reduzieren: Sie können einen Lieferanten schützen, der automatisierte Systeme verwendet, wodurch die Anzahl der durch menschliches Versagen verursachten Produktfehler verringert werden kann.

So erstellen Sie einen Lieferanten-Onboarding-Prozess

Typischerweise verfügt jedes Unternehmen über seinen eigenen, einzigartigen Onboarding-Prozess, der seine Lieferbedürfnisse und Lieferantenerwartungen hervorhebt. Hier sind allgemeine Schritte, die Sie während des Onboarding-Prozesses unternehmen können, um einen zuverlässigen Lieferanten zu finden:

1. Erstellen Sie eine Genehmigungsrichtlinie

Erstellen Sie zunächst eine Genehmigungsrichtlinie, die Informationen über die Lieferanten enthält, die Ihr Arbeitsplatz als Lieferant haben möchte. Eine Genehmigungsrichtlinie definiert häufig das Budget, das Ihr Arbeitsplatz dem Lieferanten zahlen muss, die Art des Materials, das der Lieferant verwenden soll, die Ausrüstung oder Systeme, die der Lieferant zur Produktion von Lagerbeständen verwendet, und die Qualität seiner Produkte. Viele Unternehmen erstellen ihre Genehmigungsrichtlinien als Checkliste und entscheiden sich möglicherweise dafür, mit Lieferanten zusammenzuarbeiten, die jeden Standard auf der Liste erfüllen. Hier sind einige weitere Informationen, die Sie in Ihre Genehmigungsrichtlinie aufnehmen können:

• Fehlerquote: Die Anzahl der Fehler bei einer bestimmten Anzahl von Artikeln kann Aufschluss über die Gesamtqualität Ihres Lagerbestands geben.

• Muster: Durch die Betrachtung von Mustern von Produkten, die von einem Unternehmen hergestellt werden, können Sie feststellen, ob deren Qualität Ihren Standards entspricht.

• Verhaltenskodex: Der Verhaltenskodex eines Lieferanten kann Ihnen Einblick in die Werte und Grundsätze eines Unternehmens geben und Ihnen dabei helfen, festzustellen, ob dessen Überzeugungen mit den Werten Ihres Arbeitsplatzes übereinstimmen.

2. Legen Sie Beziehungserwartungen fest.

Nach der Erstellung einer Genehmigungsrichtlinie ist es wichtig, Erwartungen an die Beziehung Ihres Arbeitsplatzes zum Lieferanten festzulegen. Sie können davon ausgehen, dass der Lieferant Ihr Unternehmen täglich kontaktiert, um Sie über Lieferungen, Lagerbestände oder Produktqualität auf dem Laufenden zu halten. Erwägen Sie die Erstellung eines Dokuments mit Informationen über die Erwartungen und Anforderungen Ihres Arbeitsplatzes, das Sie potenziellen Lieferanten zur Verfügung stellen können. Durch die Erstellung von Richtlinien zu Lieferantenanforderungen an Ihrem Arbeitsplatz können Lieferanten die Erwartungen des Unternehmens klar verstehen. Auf diese Weise können Sie eine stärkere Arbeitsbeziehung mit dem Lieferanten aufbauen.

3. Erstellen Sie eine Website zur Lieferantenregistrierung

Erwägen Sie, auf Ihrer Unternehmenswebsite einen Link zu einem Portal einzurichten, auf dem sich Lieferanten als Lieferanten für Ihren Arbeitsplatz registrieren können. Oftmals führen Lieferanten eigene Recherchen durch, um potenzielle Arbeitsplätze zu finden, die möglicherweise nach zuverlässigen Lieferanten für die Bevorratung ihres Lagerbestands suchen. Potenzielle Lieferanten können sich über die Website registrieren, indem sie einen Antrag ausfüllen oder eine Nachricht hinterlassen, die zeigt, dass sie an einer Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen interessiert sind.

Achten Sie beim Erstellen einer Lieferantenanwendung darauf, einen Bereich einzuschließen, in dem Lieferanten ihre Kontaktinformationen angeben und Informationen zu ihren Fertigungsmerkmalen oder -technologien bereitstellen können. Auf diese Weise können Sie ganz einfach Daten sammeln und weitere Recherchen zu Unternehmen durchführen, die möglicherweise gut zu Ihren Lieferanforderungen passen. Sie können auch eine Zusammenfassung ihrer Produktionskosten und Erwartungen hinterlassen.

4. Kommunizieren Sie mit Lieferanten

Der letzte Schritt im Onboarding-Prozess umfasst die Kommunikation mit potenziellen Lieferanten, um Geschäfte abzuschließen und den Lieferanten zu identifizieren, der Ihre Produktionsanforderungen erfüllt. Nachdem Sie potenzielle Lieferanten recherchiert haben, können Sie die in der Bewerbung angegebenen Kontaktinformationen verwenden, um Lieferanten zu kontaktieren und die Erwartungen und Lieferbedürfnisse Ihres Arbeitsplatzes zu besprechen. Nehmen Sie zunächst per E-Mail Kontakt mit dem Unternehmen auf, damit Sie Zeit für ein längeres Telefongespräch einplanen können, in dem Sie wichtige Details wie Vertragsverhandlungen, Kommunikationserwartungen und Produktqualität besprechen können.

Sie können einen Rundgang vereinbaren, um das Lager des Lieferanten zu besichtigen, wo er Inventar für Ihren Arbeitsbereich produzieren kann. Möglicherweise möchte Ihr Unternehmen auch einen potenziellen Lieferanten befragen, um weitere Informationen über dessen Fehlerquote, seinen Verhaltenskodex und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu erhalten. Indem Sie wertvolle Informationen über jeden Anbieter erhalten und die Standards in Ihrer Genehmigungsrichtlinie prüfen, können Sie den Anbieter ermitteln, der für Ihren Arbeitsplatz die richtige Wahl ist.

Best Practices für das Lieferanten-Onboarding

Hier sind einige Richtlinien, die Sie an Ihrem Arbeitsplatz befolgen können, wenn Sie den Onboarding-Prozess für Anbieter durchführen:

Beauftragen Sie einen Onboarding-Spezialisten

Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Details und Qualifikationen jedes Anbieters genau kennt, sollten Sie erwägen, einen Mitarbeiter an Ihrem Arbeitsplatz als Onboarding-Spezialisten zu beauftragen. Sie können jeden Teil des Onboarding-Prozesses abwickeln, einschließlich der Überprüfung aller Teile der Genehmigungsrichtlinie, der Kommunikation mit Lieferanten und der Durchführung von Recherchen zu potenziellen Lieferanten. Sie können auch sicherstellen, dass Ihr Arbeitsplatz jeden in der Genehmigungsrichtlinie genannten Standard genau beachtet und klare Erwartungen an die Lieferanten stellt.

Automatisieren Sie den Registrierungsprozess

Sie können bestimmte Teile des Onboarding-Prozesses automatisieren, um ihn genauer und effizienter zu gestalten. Sie können beispielsweise den Lieferantenbewerbungsprozess automatisieren, sodass die Software Ihres Unternehmens Bewerbungen scannen und Lieferanten identifizieren kann, die Ihren Anforderungen entsprechen. Dies kann Mitarbeiter daran hindern, Anwendungen manuell zu scannen. Erwägen Sie den Einsatz einer Software, mit der Sie Lieferanten identifizieren können, die bestimmte Standards erfüllen, beispielsweise eine bestimmte Budgetanforderung oder Produktionstechnologie.

Legen Sie Onboarding-Erwartungen fest

Um sicherzustellen, dass Anbieter über Ihren Onboarding-Prozess informiert sind, können Sie Informationen über den Onboarding-Prozess Ihres Unternehmens auf Ihrer Website oder in der Anbieter-App einfügen. Geben Sie die durchschnittliche Zeit an, die Ihr Arbeitsplatz damit verbringt, Angebote zu prüfen, mit Lieferanten zu kommunizieren und Verträge auszuhandeln. Sie können ihnen auch Einzelheiten zu Ihren Anforderungen mitteilen, bevor Sie einen Vertrag abschließen, z. B. wenn Ihr Arbeitsplatz erfordert, dass Sie vor Vertragsabschluss den Standort besichtigen oder sich 50 Muster hergestellter Produkte ansehen.

Erstellen Sie wirksame Verträge

Es ist wichtig, einen Vertrag zu erstellen, der die Finanzen Ihres Arbeitsplatzes und die Produktqualität schützt und gleichzeitig Ihrem Unternehmen und Lieferanten finanzielle Vorteile bietet. Möglicherweise möchten Sie den Lieferanten kontaktieren, um dessen Vertragsanforderungen zu ermitteln. Ziehen Sie auch in Betracht, den Vertrag vor Vertragsabschluss von einem Rechtsexperten, beispielsweise einem Anwalt oder Rechtsanwaltsgehilfen, prüfen zu lassen, um sicherzustellen, dass beide Parteien davon profitieren.