Wie ist der Rhythmus eines Meetings? (mit Typen und Tipps zur Auswahl) • BUOM

2. April 2022

Besprechungen sind ein wichtiges Instrument für die richtige Kommunikation am Arbeitsplatz. Um sicherzustellen, dass Besprechungen die Mitarbeiter produktiv halten, ist es für Unternehmen wichtig, sie effektiv zu planen. Die Festlegung eines bestimmten Besprechungsmusters oder einer bestimmten Häufigkeit kann dabei helfen, eine robuste und effektive Besprechungsstruktur zu schaffen. In diesem Artikel definieren wir, was ein Besprechungsrhythmus ist, besprechen einige gängige Rhythmustypen und geben Tipps zur Auswahl des richtigen Rhythmus für Ihr Team.

Wie ist der Rhythmus eines Meetings?

Unter Meetinghäufigkeit versteht man die Häufigkeit, mit der sich eine bestimmte Gruppe zu einem Meeting trifft. Dazu gehört die Festlegung eines konsistenten Musters für Gruppentreffen, um eine gute Kommunikation und die Entwicklung guter Gewohnheiten zu fördern. Die Häufigkeit der Besprechungen kann von Faktoren abhängen, z. B. davon, wer an der Besprechung teilnimmt und von der Art der zu besprechenden Themen. Beispielsweise kann es hilfreich sein, häufiger kurze Besprechungen abzuhalten, um dringende Themen zu besprechen, es kann jedoch sinnvoll sein, seltener längere Besprechungen abzuhalten, um allgemeinere Themen oder Ziele zu besprechen.

Einige wichtige Dinge, die Sie bei der Festlegung des Rhythmus eines Meetings berücksichtigen sollten, sind:

• Wie viel Zeit benötigen die Teilnehmer, um Maßnahmen zu besprechen?

• Wie viele Personen und wer nehmen an den Treffen teil?

• Wie lange dauern Besprechungen normalerweise?

• Ist es sinnvoll, Besprechungen zu unterschiedlichen Zeiten zu planen?

• Was sollten Teilnehmer tun, wenn ihnen die Diskussionsthemen ausgehen?

• Was ist der Zweck des Treffens?

• Was sind die Prioritätsstufen der Aufgaben?

Arten von Treffen

Hier einige Beispiele für häufige Treffen:

Tägliche Treffen

Der tägliche Besprechungsrhythmus erfordert, dass sich die Teilnehmer jeden Tag treffen. Es ist oft hilfreich, darauf zu achten, dass diese Treffen kurz sind und jeden Tag zur gleichen Zeit stattfinden. Dies hilft den Teilnehmern, das Meeting als Teil ihres regulären Arbeitstages zu betrachten, ohne zu viel Zeit zu verschwenden.

Einige Beispiele für tägliche Treffen sind:

• Tägliche Stand-up-Meetings. Bei täglichen Stehbesprechungen stehen alle Teammitglieder gemeinsam in einem Raum zusammen, um sich zu treffen. Sie können besprechen, woran sie im Laufe des Tages arbeiten, Fortschrittsaktualisierungen austauschen und nach potenziellen Problemen im Laufe des Tages fragen.

• Tägliche Team-Check-in-Meetings. Tägliche Team-Check-Ins, auch Bürozeiten genannt, finden statt, wenn ein Manager eine bestimmte Tageszeit festlegt, zu der er mit Mitarbeitern kommuniziert. Sie können einzelne Mitarbeiter einladen, mit ihnen zu sprechen, oder eine Richtlinie festlegen, die sie während dieser Zeit einhalten können.

Wöchentliche Treffen

Der wöchentliche Sitzungsrhythmus ermöglicht ein Treffen pro Woche. Es kann hilfreich sein, Besprechungen jede Woche zur gleichen Zeit zu planen, beispielsweise jeden Dienstag um 10:00 Uhr. Dies kann jedem dabei helfen, einen konsistenten Zeitplan zu entwickeln und Besprechungen entsprechend seinem Zeitplan zu planen.

Einige Beispiele für wöchentliche Treffen könnten sein:

• Wöchentliche Managementteam-Meetings. Wöchentliche Treffen des Managementteams ermöglichen es Managern und anderen Führungskräften, sich wöchentlich zu treffen. Diese Treffen sind oft kurz und konzentrieren sich auf dringende Themen.

• Wöchentliche Einzelgespräche. In der Regel finden wöchentliche Einzelgespräche zwischen Managern und ihren direkt unterstellten Mitarbeitern statt. Hierbei handelt es sich häufig um zwanglose Treffen, bei denen der Mitarbeiter alle seine Sorgen für die Woche besprechen kann.

• Wöchentliche Teambesprechungen. Auf Abteilungsebene finden häufig wöchentliche Teambesprechungen statt. Sie bieten Mitgliedern derselben Teams die Möglichkeit, Probleme zu besprechen, Fragen zu den Erwartungen für die Woche zu stellen und Neuigkeiten zum Projekt auszutauschen.

Monatliche Treffen

Die monatliche Sitzungshäufigkeit umfasst eine Sitzung pro Monat, also insgesamt 12 Sitzungen pro Jahr. Diese Treffen können jederzeit im Monat stattfinden. Allerdings ist es oft hilfreich, sie jeden Monat am gleichen Tag und zur gleichen Uhrzeit zu planen, beispielsweise am zweiten Mittwoch jedes Monats um 13:00 Uhr.

Einige Beispiele für monatliche Treffen könnten sein:

• Firmenhauptversammlungen: Firmenhauptversammlungen ermöglichen allen mit dem Unternehmen verbundenen Personen, sich zu treffen und wichtige Informationen auszutauschen. Diese Treffen stellen sicher, dass alle gleichzeitig über wichtige Neuigkeiten informiert sind, und tragen so dazu bei, Gerüchten oder Missverständnissen vorzubeugen.

• Monatliche Einzelgespräche zum Thema Karriere. Monatliche Einzelgespräche ermöglichen es Managern und ihren direkt unterstellten Mitarbeitern, die persönlichen Karriereziele der Mitarbeiter kennenzulernen und zu besprechen. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, Bedenken hinsichtlich Bezahlung, Leistung und beruflichem Aufstieg zu besprechen.

• Monatliche Management-Meetings. An monatlichen Managementbesprechungen nehmen Mitglieder des Führungsteams teil, um wichtige Neuerungen innerhalb der Organisation zu besprechen. Dies ermöglicht es allen Managern, zu verstehen, was andere Abteilungen tun, und bietet die Möglichkeit, Entscheidungen zu treffen und Probleme zu diskutieren.

Vierteljährliche Treffen

Bei den vierteljährlichen Treffen handelt es sich um vier Treffen pro Jahr, etwa alle 90 Tage. Abhängig von der Organisation können diese Treffen zu Beginn oder am Ende jedes Quartals stattfinden. Während die genauen Quartale je nach Organisation oder Branche variieren können, verwenden die meisten Unternehmen den folgenden Kalender für ihre Quartale:

• 1. Quartal: Januar, Februar und März

• 2. Quartal: April, Mai und Juni

• 3. Quartal: Juli, August und September

• Viertes Quartal: Oktober, November und Dezember.

Einige Beispiele für vierteljährliche Treffen könnten sein:

• Vierteljährliche Vorstandssitzungen. Bei vierteljährlichen Vorstandssitzungen trifft sich der Vorstand einer Organisation, um die finanzielle Leistung der Organisation für das Quartal zu überprüfen und sie mit dem Budget zu vergleichen. Es kann auch hilfreich sein, Ziele festzulegen, um die Leistung der Organisation im nächsten Quartal zu verbessern.

• Vierteljährliche Geschäftsberichte. Vierteljährliche Geschäftsberichte ermöglichen es Teams, ihre Ziele für das Quartal zu überprüfen und Ergebnisse zu besprechen. Externe vierteljährliche Geschäftsberichte können sich darauf konzentrieren, die Fortschritte während des Quartals zu besprechen und zu besprechen, wie Sie dem Kunden helfen können, im nächsten Quartal bessere Ergebnisse zu erzielen, während sich interne Besprechungen auf Abteilungsziele konzentrieren können.

• Vierteljährliche Treffen mit Kunden. Vierteljährliche Kundenbesprechungen ermöglichen es Teammitgliedern, sich mit ihren Kunden zu treffen, um Ziele für das nächste Quartal festzulegen. Darüber hinaus bietet es Kunden die Möglichkeit, etwaige Probleme zu lösen oder Fragen zu Produkten oder Dienstleistungen zu beantworten.

Tipps zur Wahl des richtigen Rhythmus für ein Meeting

Berücksichtigen Sie die folgenden Tipps, um die richtige Besprechungshäufigkeit für Ihre Organisation oder Ihr Team auszuwählen:

• Achten Sie darauf, wen Sie einladen. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Personen in das Meeting einbeziehen. Beschränken Sie die Teilnahme auf die wichtigsten Teilnehmer und teilen Sie Besprechungsnotizen mit Personen, die die Besprechungszeit für die Erledigung anderer Aufgaben nutzen können.

• Erstellen Sie ein Format. Entwickeln Sie ein einheitliches Format, das Sie für jedes Meeting verwenden, beispielsweise die Reihenfolge, in der die einzelnen Themen besprochen werden. Befolgen Sie diese konsequent, um die Effektivität Ihrer Besprechungen zu verbessern und zu bewerten, wie gut das Tempo den Anforderungen Ihres Teams entspricht.

• Bereiten Sie sich auf das Treffen vor. Erstellen Sie für jede Besprechung eine Tagesordnung, die die Ziele und Ziele der Besprechung darlegt. Nutzen Sie dies als Leitfaden für das Meeting und teilen Sie es vor dem Meeting, damit die Teilnehmer wissen, was sie erwartet.

• Denken Sie an die Größe der Gruppe. Berücksichtigen Sie bei der Wahl des Rhythmus, wie viele Personen an der Besprechung teilnehmen können. Überlegen Sie, wie Sie die Zeit aller am besten nutzen können, und berücksichtigen Sie dabei die Gruppengröße und die Anforderungen des Besprechungsstils.

• Probieren Sie verschiedene Frequenzen aus. Experimentieren Sie mit verschiedenen Besprechungsrhythmen. Bitten Sie die Teilnehmer um ihr Feedback und ermitteln Sie daraus eine angemessene Häufigkeit.