Definition, Vorteile und Beispiel • BUOM

8. Juli 2021

Im Projektmanagement ist die Identifizierung von Stakeholdern ein Schlüsselfaktor für den Erfolg. Mithilfe einer Stakeholder-Matrix, einem Raster, in dem Sie die Bedeutung relevanter und interessierter Parteien darstellen, können Sie Ihre Stakeholder visuell analysieren. Mit dieser visuellen Hilfe können Sie effektiver mit Ihren Stakeholdern zusammenarbeiten. In diesem Artikel definieren wir, was eine Stakeholder-Analyse ist, warum sie verwendet wird, was einbezogen werden muss und wie man sie erstellt.

Was ist eine Stakeholder-Analyse?

Bei der Stakeholder-Analyse handelt es sich um einen Prozess, bei dem Sie bestimmen, wer Teil des Projekts sein soll, die sogenannten Stakeholder, und wie hoch der Grad der Beteiligung ist. Normalerweise führen Sie während der Vorbereitungsphase eine Stakeholder-Analyse durch, um die Einbeziehung der Stakeholder und deren möglichen Einfluss auf den Fortschritt zu bewerten. Sie können die Stakeholder-Analyse auch während des Projekts selbst nutzen, um Änderungen zu bewerten, einschließlich der Hinzufügung neuer Stakeholder.

Was ist eine Stakeholder-Matrix?

Eine Stakeholder-Matrix ist eine grafische Version einer Stakeholder-Analyse. Bei der Erstellung einer Stakeholder-Matrix, auch Stakeholder-Mapping genannt, werden Ihre Stakeholder anhand zweier sich überschneidender Variablen entlang der X- und Y-Achse aufgetragen. Das Raster definiert jede Variable als hoch oder niedrig, wodurch vier Kategorienquadranten erstellt werden:

• Hoch niedrig

• Niedrig niedrig

• Hoch hoch

• Niedrig hoch

Der häufig verwendete Satz von xy-Variablen ist für die Kraft von Interesse. In der Macht- und Interessenmatrix markieren Sie jeden der vier Quadranten mit einer empfohlenen Art und Weise, mit relevanten Stakeholdern zu interagieren. So können Sie jede Gruppe identifizieren:

Hohe Leistung, niedriger Prozentsatz

Dies sind die Stakeholder, die Sie normalerweise zufriedenstellen möchten. Dies kann der CEO Ihres Unternehmens oder der Buchhaltungsmitarbeiter sein, der für die Erstellung Ihres Budgets verantwortlich ist. Diese Person ist möglicherweise nicht direkt an Ihrem Projekt beteiligt, kann aber aufgrund ihrer Position großen Einfluss darauf haben.

Geringe Leistung, niedriger Prozentsatz

Diese Kategorie umfasst die Stakeholder, die Sie möglicherweise im Auge behalten müssen. Die Person, die Sie überwachen müssen, kann ein von Ihnen verwalteter Mitarbeiter oder ein externer Berater sein. Dabei kann es sich um jemanden handeln, der zum Projekt beiträgt, jedoch hauptsächlich in aufgabenorientierter oder administrativer Funktion.

Hohe Leistung, großes Interesse

Fügen Sie die Stakeholder, die Sie verwalten möchten, in diese Kategorie ein. Dies kann Ihr direkter Vorgesetzter oder der Leiter Ihrer Abteilung sein. Jeder, der die Richtung eines Projekts überwacht und gleichzeitig ein begründetes Interesse an seinem Erfolg hat, ist wahrscheinlich jemand, der engmaschig gemanagt werden muss.

Geringe Leistung, hoher Prozentsatz

Diese Kategorie umfasst Personen, die Sie wahrscheinlich auf dem Laufenden halten müssen. Die Person, die auf dem Laufenden gehalten werden muss, kann aus dem Kreativteam oder einer leitenden Person in einer anderen Abteilung stammen. Vielleicht bezieht das Projekt die Person stark mit ein oder beeinflusst sie stark, aber er oder sie hat kaum Kontrolle über die Richtung, in die es geht.

Welche Vorteile bietet der Einsatz einer Stakeholder-Matrix?

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie von der Erstellung einer Stakeholder-Matrix profitieren können:

• Schafft einen zugänglichen Bezugspunkt: Eine visuelle Hilfe kann bei der Erklärung eines Konzepts hilfreich sein und ist daher besonders nützlich, wenn andere mehr über Ihre Stakeholder-Analyse erfahren möchten. Eine Matrix ist ein einfaches Raster, das Ihre Analyse verständlicher machen kann.

• Bietet Spezifität mit nur wenigen Variablen: Auch wenn Sie für diese Darstellung nur zwei Variablen verwenden, können Sie die Anzahl der Datenpunkte in Ihren Quadranten und den Abstand zwischen den von Ihnen dargestellten Koordinaten anpassen. Außerdem können Sie so spezifischere Informationen abrufen, ohne zusätzliche Notizen hinzufügen zu müssen.

• Mit minimalem Zeit- und Arbeitsaufwand können Sie Ihre Matrix mit einer Reihe von Computerprogrammen oder Online-Anwendungen schnell erstellen. Sie können das Raster auch ganz einfach von Hand zeichnen oder skizzieren.

• Änderungen werden schnell und effizient durchgeführt: Das Ändern, Löschen oder Hinzufügen von Stakeholdern ist mit einem Grafikprogramm einfach. Sie haben die zugewiesenen Werte bereits festgelegt. Die einzigen Daten, die Sie aktualisieren müssen, sind also die Namen und ihre Standorte.

• Jeder ist beteiligt: ​​Jeder kann ein klares Verständnis seiner Rollen haben, was ihm helfen kann, seine Aufgaben zu erledigen und produktiv zu bleiben. Die Einbindung von Stakeholdern kann dazu beitragen, dass Ihr Projekt stetig voranschreitet.

Was in eine Stakeholder-Matrix aufgenommen werden sollte

Abhängig von Ihrer Analyse müssen Sie möglicherweise unterschiedliche Informationen in die Matrix aufnehmen. Hier sind einige allgemeine Schritte, die Sie unternehmen können, um zu bestimmen, was in Ihre Matrix aufgenommen werden soll:

1. Identifizieren Sie die wichtigsten Stakeholder.

2. Bestimmen Sie ihr Interesse.

3. Informieren Sie sich über ihre Beteiligung am Projekt.

4. Berücksichtigen Sie ihre Ziele und Motivationen, beispielsweise finanzielle Ergebnisse.

5. Bestimmen Sie ihre Fähigkeit, das Projekt zu beeinflussen.

Platzieren Sie jeden Ihrer Stakeholder in Ihrer Matrix anhand eines XY-Koordinatenpaars, das Sie in Bezug auf Ihre Variablen berechnen können. Die x- und y-Werte können entweder negativ oder positiv sein. So würden Ihre verschiedenen Stakeholder-Typen in Koordinaten aussehen:

• Hohe Leistung, niedriger Prozentsatz: (x, -y)

• Geringe Leistung, niedriger Prozentsatz: (-x, -y)

• Hohe Leistung, hohes Interesse: (x, y)

• Geringe Leistung, hoher Prozentsatz: (-x, y)

Beispiel einer Stakeholder-Matrix

So können Sie Ihre Stakeholder-Matrix mit Erläuterungen aufbauen:

Bleiben Sie zufrieden (hohe Leistung, niedriges Interesse)

Kate Chen, CEO (5, -2): Da ich vorher nicht sehr interessiert war, begann ich, mehr auf wöchentliche Briefings zu antworten.

Jack Barnes, leitender Buchhalter (2, -4): Ich mache mir Sorgen, dass das Budget überschritten wird.

Monitor (geringer Stromverbrauch, geringe Zinsen)

Alexis Garcia, SEO-Berater (-2, -1): Entwickelt eine SEO-Strategie, mehr Interesse an der Verwendung eines Fallstudienprojekts.

Zach Timber, Marketingassistent (-4, -2): Überwacht Produktveröffentlichungspläne und versendet wöchentliche Briefings.

Sorgfältiges Management (hohe Leistung, hohes Interesse)

Dan Sackler, Leiter Produktentwicklung (4, 3): Genehmigt alle wichtigen Entscheidungen, kreative Richtung.

Jonas Sandra, Senior Product Manager (5, 5): Die Produktlinie war seine ursprüngliche Idee.

Bleiben Sie informiert (geringer Stromverbrauch, hohes Interesse)

Susan Smith, Art Director (-2, 5): Möchte mehr kreative Kontrolle.

Jackson Perdue, Senior Operations Manager (-3, 2): Benötigt Aktualisierungen darüber, wie sich dies auf die Lieferkette auswirkt.