Wie es funktioniert und welche Vorteile es hat • BUOM

19. August 2021

Wenn Unternehmen Entscheidungen über Gehaltsabrechnungszyklen treffen, stehen ihnen viele Optionen zur Verfügung. Vierteljährliche Abrechnungszyklen können die finanzielle Flexibilität eines Unternehmens erhöhen, da vier Abrechnungszyklen pro Jahr durchgeführt werden. Wenn Sie die Vorteile vierteljährlicher Zahlungszyklen verstehen, können Sie feststellen, ob dieser Zahlungszyklus für Ihr Unternehmen geeignet ist. In diesem Artikel besprechen wir die vierteljährliche Gehaltsabrechnung mit ihren Vorteilen, einigen Hindernissen und einigen Methoden zur Überwindung von Problemen mit der vierteljährlichen Gehaltsabrechnung.

Was ist eine vierteljährliche Zahlung?

Unternehmen, die in ihrer Organisation eine vierteljährliche Zahlung einführen, führen alle drei Monate einen Zahlungszyklus durch. Die vierteljährliche Gehaltsabrechnung ist neben wöchentlichen, zweiwöchentlichen, halbmonatlichen und monatlichen Gehaltsabrechnungen eine von vielen Lohnoptionen, die Unternehmen zur Verfügung stehen. Viele Unternehmen, die ein vierteljährliches Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem implementieren, stützen ihre Lohnperioden auf vierteljährliche Steuererklärungen.

Bevor Sie über eine vierteljährliche Vergütung nachdenken, ist es wichtig zu ermitteln, ob Ihr Bundesstaat Unternehmen die Verwendung dieser Abrechnungsmethode erlaubt. Einige Bundesstaaten verlangen von Unternehmen, häufigere Lohnperioden zu verwenden, beispielsweise zweiwöchentliche oder monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Wer nutzt die vierteljährliche Zahlung?

Organisationen, die vierteljährliche Gehaltszyklen verwenden, beschäftigen in der Regel Mitarbeiter, die sich die Gehaltsabrechnung alle drei Monate finanziell leisten können. Zu den Fachleuten, die möglicherweise einen vierteljährlichen Gehaltszyklus nutzen, gehören:

• Selbstständige: Dabei handelt es sich um Fachkräfte, die allein oder im Rahmen einer etablierten Partnerschaft ein Unternehmen besitzen und betreiben.

• Anteilseigner einer S-Corporation: Diese Personen besitzen eine Beteiligung an einer S-Corporation, einer besonderen Art von Kapitalgesellschaft, die keine Einkommenssteuern separat von denen ihrer Eigentümer zahlt.

• Unternehmensführer. Die Geschäftsleitung des Unternehmens überwacht alle Aktivitäten des Unternehmens.

• Aktionäre der C-Corporation: Diese Personen besitzen Anteile der C-Corporation. Im Gegensatz zu einer S-Corporation zahlt eine C-Corporation Einkommenssteuern.

• Geschäftspartnerschaft: Eine Partnerschaft liegt vor, wenn zwei oder mehr Personen den Geschäftsbetrieb überwachen und sich an den Gewinnen und Verbindlichkeiten des Unternehmens beteiligen.

Welche Vorteile bietet die vierteljährliche Zahlung?

Die Verwendung einer vierteljährlichen Vergütung bietet mehrere Vorteile, die diese Lohn- und Gehaltsabrechnungsoption für bestimmte Unternehmen ideal machen. Zu diesen Vorteilen gehören:

• Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt viermal im Jahr. Durch eine seltenere Lohn- und Gehaltsabrechnung können Unternehmen ihre Zeit anderen Aufgaben oder Projekten widmen.

• Sparen Sie Zeit bei vierteljährlichen Steuererklärungen. Wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnung vierteljährlich ausfüllen, kann dies die vierteljährliche Steuererklärung einfacher und schneller machen. Dies liegt daran, dass Sie die vierteljährlichen Lohn- und Steuerinformationen nicht separat berechnen müssen, was bei Verwendung eines anderen Lohnplans der Fall wäre.

• Bereitstellung finanzieller Ressourcenflexibilität: Durch die Verlängerung der Zeitspanne zwischen den Zahlungsperioden können Unternehmen diese finanziellen Ressourcen zur Unterstützung des Geschäftsbetriebs nutzen, wenn sie nicht aktiv die Lohn- und Gehaltsabrechnung bearbeiten. Bei häufigeren Zahlungsperioden, wie zum Beispiel monatlichen oder zweiwöchentlichen Methoden, haben Unternehmen keinen Zugriff auf diese Mittel, da sie sie den Mitarbeitern zuweisen.

Welche Hindernisse gibt es bei der Verwendung einer vierteljährlichen Zahlung?

Für Unternehmen ist es wichtig, die Hindernisse zu berücksichtigen, auf die sie bei der Verwendung eines vierteljährlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems stoßen können. Zu diesen Hindernissen zählen unter anderem:

• Verringerter Cashflow während des Lohnzyklus: Da ein Unternehmen seinen Mitarbeitern einmal im Quartal Einkommen auszahlt und in diesem Quartal auch Lohnsteuern erhoben werden, kann es sein, dass Unternehmen während der Lohnperioden einen geringeren Cashflow verzeichnen.

• Schwierigkeiten bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter: Viele Mitarbeiter planen in ihrem persönlichen Budget häufigere Abrechnungsperioden ein, was für einige Arbeitgeber, die vierteljährliche Gehälter verwenden, die Rekrutierung erschweren kann.

• Komplexe Berechnungen: Ein längerer Lohnzyklus kann die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung erhöhen, da die Mitarbeiter ihre während des Quartals geleisteten Arbeitsstunden möglicherweise nicht genau nachverfolgen. Es kann auch die Berechnung von Abzügen und Steuern erschweren.

Tipps zur Überwindung von Hürden bei der vierteljährlichen Gehaltsabrechnung

Wenn Sie die mit der vierteljährlichen Bezahlung verbundenen Hürden kennen, bevor Sie diese Art der Gehaltsabrechnung implementieren, können Sie Probleme vermeiden. Hier sind einige Tipps, die Ihnen oder Ihrem Unternehmen helfen, die Herausforderungen bei der vierteljährlichen Abrechnung zu meistern:

Getrennte Gehälter für Mitarbeiter und Führungskräfte

Durch die Zuordnung von Mitarbeitern und Unternehmensleitern zu unterschiedlichen Gehaltsabrechnungszyklen kann die Belastung der finanziellen Ressourcen nicht leitender Mitarbeiter verringert werden. Dadurch können Unternehmen von einem vierteljährlichen Gehaltsabrechnungszyklus für Führungskräfte profitieren und gleichzeitig die meisten Mitarbeiter häufiger bezahlen. Darüber hinaus kann diese Methode die finanzielle Belastung verringern, die Unternehmen während der Zahlungsperioden möglicherweise erleiden, wenn sie ausschließlich vierteljährliche Zahlungszyklen verwenden.

Fordern Sie eine Änderung der Zahlungshäufigkeit an

In einigen Fällen können Unternehmen die Regierung bitten, die Zahlungshäufigkeit in ihrer Organisation zu ändern. Unternehmen, die ein vierteljährliches Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem einführen möchten, können beim Staat einen Antrag stellen, wenn sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Sie haben einen legitimen geschäftlichen Grund

• Für ausgewählte Stellen ist die Änderung dauerhaft

• Sie vermeiden weder die Zahlung von Überstunden noch die bundesstaatlichen Mindestlohnanforderungen.

• Sie halten die Gehälter der Mitarbeiter nicht zu Unrecht zurück.

Erstellen Sie einen umfassenden Aufzeichnungsplan

Die Erstellung eines gründlichen Aufzeichnungsplans kann dazu beitragen, die Genauigkeit des vierteljährlichen Gehaltsabrechnungszyklus Ihres Unternehmens zu verbessern. Ein gut gestalteter Plan kann dabei helfen, die Arbeitszeit, die Steuerpflichten und die Ausgaben des einzelnen Unternehmens im Auge zu behalten. Es kann auch sicherstellen, dass Ihr Unternehmen seine finanziellen Ressourcen für Gehaltsabrechnungen und Steuererklärungen korrekt zuweist.

Bleiben Sie über Steuergesetze auf dem Laufenden

Unternehmen sind für die Erfassung und Zahlung der Lohnsteuern verantwortlich. Eine regelmäßige Überprüfung der Steuergesetze kann Ihnen dabei helfen, etwaige Gesetzesänderungen zu erkennen und Ihren Steuerpflichten nachzukommen. Zu den nützlichen Steuergesetzen, die es zu studieren gilt, gehören lokale, staatliche und bundesstaatliche Steuersätze sowie bundesstaatliche oder staatliche Lohnanforderungen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, alle Fristen für die Steuererklärung einzuhalten.

Erwägen Sie ein automatisiertes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem.

Die Implementierung eines automatisierten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems bietet eine Reihe von Vorteilen. Dies kann die Genauigkeit Ihrer Lohn- und Steuerberichte für vierteljährliche Steuererklärungen verbessern und Ihnen auch dabei helfen, Leistungstrends zu erkennen und zu analysieren, wenn Sie mehrere Mitarbeiter in einem vierteljährlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem haben. Schließlich kann ein automatisiertes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem dazu beitragen, den Stress für die Lohn- und Gehaltsabrechnungssachbearbeiter zu verringern, da sie Lohn- und Gehaltsabrechnungsformulare nicht manuell ausfüllen müssen.