Was sind sie und wie werden sie durchgeführt? • BUOM
Meetings sind eine großartige Möglichkeit für Unternehmen, wertvolle Informationen persönlich auszutauschen. An Besprechungen nehmen häufig kleine Gruppen teil, beispielsweise Manager oder einzelne Abteilungen. Alle Praxisbesprechungen oder „Townhall-Meetings“ beziehen das gesamte Unternehmen ein und bieten die Möglichkeit für Klarheit und Einheit im gesamten Unternehmen. In diesem Artikel erklären wir, was eine Hauptversammlung ist, erläutern die Vorteile und beschreiben, wie und wann eine Hauptversammlung abgehalten wird.
Was ist eine Hauptversammlung?
Eine Hauptversammlung, manchmal auch „Rathaus“ oder „Forum“ genannt, bringt die gesamte Organisation persönlich oder virtuell zusammen, um Unternehmensaktualisierungen zu erhalten. Diese Treffen sind wertvoll, weil sie sicherstellen, dass jeder im Unternehmen zur gleichen Zeit und auf die gleiche Weise die gleichen Informationen erhält. Anstatt dass sich Neuigkeiten von Person zu Person oder von Abteilung zu Abteilung verbreiten, sorgen Town-Hall-Meetings für Transparenz und Klarheit für alle Mitglieder des Unternehmens.
Hier sind einige Schlüsselelemente von Hauptversammlungen:
Logistik
Unternehmen jeder Größe können All-Hands-Meetings nutzen, unabhängig davon, ob sie nur mit wenigen Personen an einem Standort oder mit Tausenden auf der ganzen Welt zusammenarbeiten. Mit der Verfügbarkeit von Telekonferenzsoftware können Unternehmen Mitarbeiter, die remote oder irgendwo im Büro arbeiten, in eine Hauptversammlung einbeziehen.
Ziel
Unternehmen nutzen Townhall-Meetings häufig, um wichtige Informationen auszutauschen, die alle Mitarbeiter betreffen. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, diese Treffen regelmäßig abzuhalten, normalerweise einmal im Quartal oder mehrmals im Jahr. Andere bewahren sie nur dann auf, wenn es notwendig ist, um alle über organisatorische Änderungen zu informieren oder neue Informationen über ein Produkt oder einen Prozess bereitzustellen.
Information
Diese Treffen beinhalten häufig ähnliche Informationen, auch wenn der Zweck unterschiedlich ist. Hier die allgemeinen Tagesordnungspunkte:
Unternehmensübersicht: Der CEO oder Eigentümer des Unternehmens gibt normalerweise einen Überblick über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Dazu können Finanzen, Unternehmensaussichten und Produktentwicklung gehören.
Abteilungsaktualisierungen: Jede Abteilung teilt Aktualisierungen und Informationen zu ihren spezifischen Projekten und Erfolgen.
Meilensteine: Unternehmen erkennen manchmal Meilensteine wie die Anzahl verkaufter Produkte, Neueröffnungen von Geschäften oder langjährige Mitarbeiter an.
Wichtige Updates. Führungskräfte tauschen bei Besprechungen mit allen Beteiligten häufig wichtige unternehmensweite Neuigkeiten aus. Beispiele können die Einführung eines völlig neuen Produkts oder ein Wechsel in der Geschäftsführung sein.
Fragen und Antworten. Hauptversammlungen enden in der Regel mit einer Frage-und-Antwort-Runde. Bei kleineren Gruppen können Organisatoren das Mikrofon an diejenigen weitergeben, die Fragen haben. In größeren Unternehmen müssen Mitarbeiter möglicherweise vor der Besprechung Fragen stellen.
Vorteile von Hauptversammlungen
All-Hands-Meetings bieten der Unternehmensleitung und den Mitarbeitern zahlreiche Vorteile:
Engagement: Live-Kommunikation, ob persönlich oder virtuell, ist fast immer ansprechender als E-Mail oder Notiz. Die meisten Mitarbeiter möchten lieber Neuigkeiten vom CEO erhalten, als sie in Firmen-E-Mails zu lesen.
Kommunikation: Hauptversammlungen dienen der Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Management. Teammitglieder haben die Möglichkeit, Reden von Unternehmensleitern zu hören und Informationen auszutauschen.
Kaufen: Mitarbeiter fühlen sich nach einem positiven Treffen mit allen Beteiligten oft stärker in das Unternehmen eingebunden, weil die Unternehmensführung sich um den Aufbau einer Gemeinschaft bemüht hat.
Inspiration: Von den Erfolgen des Unternehmens zu hören, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter ihre eigenen Ziele setzen und erreichen.
Vertrauen: Wichtige Informationen direkt von der Unternehmensleitung zu erhalten, erhöht das Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Führungskräften.
Gemeinschaft: Wenn jeder in einem Unternehmen die gleichen Erfahrungen macht, trägt das zum Aufbau von Gemeinschaft und Verbindungen bei.
Konversation: Besprechungen mit allen Beteiligten bieten die Möglichkeit, Fragen zu stellen oder Feedback mit jemandem im Unternehmen auszutauschen. Transparenz und offene Kommunikation sind wertvolle Instrumente für die Mitarbeitermoral und den Geschäftserfolg.
So halten Sie eine Hauptversammlung ab
So organisieren Sie eine Hauptversammlung:
Definieren Sie Ihr Ziel.
Datum einstellen.
Briefings vorbereiten.
Fragen stellen.
Bewerten Sie den Bedarf an Telefonkonferenzen.
Interesse hinzufügen.
Machen Sie einen Probelauf.
Senden Sie eine Erinnerung.
Befolgen Sie die Tagesordnung.
1. Definieren Sie Ihr Ziel
Ihr Meeting sollte einen bestimmten Zweck haben. Setzen Sie sich zunächst ein klares Ziel und stellen Sie sicher, dass alle Elemente mit diesem Ziel verknüpft sind. Wenn es sich beispielsweise um ein regelmäßig stattfindendes Treffen handelt, besteht der Zweck wahrscheinlich in der Transparenz und dem Aufbau einer Gemeinschaft. Ein klarer Zweck und eine klare Agenda helfen dabei, dass Ihr Meeting konzentriert bleibt.
2. Stellen Sie das Datum ein
Legen Sie einen Termin und eine Uhrzeit für das Meeting fest und teilen Sie dies allen Mitarbeitern mit. Senden Sie eine unternehmensweite E-Mail und lassen Sie Ihre Manager die Teammitglieder kontaktieren, um sicherzustellen, dass sie das Datum kennen. Wenn die Besprechung außerhalb Ihres Schreibtisches stattfindet, reservieren Sie einen Sitzplatz. Wenn dies virtuell geschieht, stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer über die entsprechende Telefonkonferenzausrüstung verfügen. Versuchen Sie, so früh wie möglich Bescheid zu geben, damit jeder teilnehmen kann.
3. Bereiten Sie Briefings vor
Wenn verschiedene Abteilungen oder Mitarbeiter sprechen müssen, finden Sie heraus, wie viel Zeit Sie ihnen geben sollten und ob sie planen, Folien oder Bilder zu präsentieren. Durch das Sammeln dieser Informationen können Sie einen klaren Zeitplan erstellen und die Ausrüstung einrichten.
4. Stellen Sie Fragen
Wenn viele Mitarbeiter an einer Telefonkonferenz teilnehmen, stellen Sie im Voraus Fragen oder Feedback. Dies spart Zeit während des Meetings und liefert der Unternehmensleitung die notwendigen Informationen, um Fragen schnell und ausführlich zu beantworten.
5. Bewerten Sie Ihren Bedarf an Telefonkonferenzen
Stellen Sie sicher, dass der Raum über ausreichende Telefonkonferenz- und audiovisuelle Ausstattung verfügt. Stellen Sie fest, ob Sie über Mikrofone, Kameras und Aufnahmegeräte verfügen.
6. Fügen Sie Interesse hinzu
Einige Hauptversammlungen beinhalten Unterhaltung wie Musik oder Mitarbeiterreden. Entscheiden Sie, ob Sie besondere Themen in Ihr Meeting einbeziehen möchten, und bereiten Sie sich gegebenenfalls darauf vor.
7. Führen Sie einen Testlauf durch
Wenn es bei Ihrem Meeting um Logistik geht, beispielsweise darum, verschiedene Personengruppen auf und von der Bühne zu bringen, oder um Telefonkonferenzausrüstung, Musik oder Video, üben Sie die Nutzung aller Dinge im Voraus, um sicherzustellen, dass während des eigentlichen Meetings alles reibungslos abläuft.
8. Senden Sie eine Erinnerung
Erinnern Sie die Mitarbeiter entweder am Vortag oder am selben Tag an die Besprechung. Stellen Sie sicher, dass die Moderatoren vorbereitet sind und dass jeder eine Telefonnummer oder einen Link hat, wenn er an einer Telefonkonferenz teilnimmt. Stellen Sie allen Mitarbeitern eine Agenda zur Verfügung, damit sie wissen, was sie erwartet.
9. Befolgen Sie eine Agenda
Halten Sie sich während des Meetings unbedingt an die Tagesordnung und den vorgegebenen Zeitrahmen. Stellen Sie sicher, dass das Meeting effizient verläuft, indem Sie reibungslos von einer Präsentation zur nächsten übergehen und bei der Botschaft bleiben.
Wann sind Hauptversammlungen abzuhalten?
So können Sie eine Hauptversammlung abhalten:
Wichtige Ankündigungen: Townhall-Meetings sind eine großartige Möglichkeit für Mitarbeiter, schnell wichtige Unternehmensnachrichten zu erhalten. Ein Beispiel wäre die Übernahme eines anderen Unternehmens oder eine wesentliche Änderung der Unternehmenspolitik.
Regelmäßige Updates. Mitarbeiter freuen sich über regelmäßige Updates zu Finanzdaten, Unternehmensprognosen und Produktentwicklungen.
Veränderungen im Unternehmen: Mitarbeiter können direkt von der Unternehmensleitung über Veränderungen in der Hierarchie oder Personalpraktiken erfahren.
Positive Nachrichten: Große Erfolge, wie etwa ein großartiges Finanzquartal, erfordern möglicherweise ein Treffen aller Beteiligten.
Organisationswachstum. Führungskräfte nutzen diese Treffen manchmal, um Informationen über das Unternehmenswachstum auszutauschen, beispielsweise über neue Büros oder mehr Einzelhandelsgeschäfte.