Was sind organisatorische Prozessressourcen? • BUOM
Die Prozessressourcen einer Organisation sind sowohl physische als auch wissensbasierte Aspekte, die für den Betrieb oder die Produktion des Unternehmens nützlich sein können. Projektmanager verlassen sich auf die Prozessressourcen der Organisation, um die Projekteffizienz, Konsistenz und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu verbessern. Wenn Sie Projektmanager sind, können Sie mehr darüber erfahren, wie organisatorische Prozessressourcen Ihre Prozesse verbessern können. In diesem Artikel befassen wir uns mit den Umweltfaktoren des Unternehmens, den Prozessressourcen der Organisation und einigen Elementen der Prozessressourcen der Organisation.
Was sind die Umweltfaktoren eines Unternehmens?
Unternehmensumweltfaktoren oder EEFs sind Praktiken, Verfahren, Gesetze und Richtlinien, die sich auf die Organisation auswirken und sich darauf auswirken können, wie Sie Aufgaben ausführen und Projekte verwalten. Beispiele hierfür gibt es viele, von Arbeitsschutzvorschriften bis hin zu Antidiskriminierungsgesetzen des Bundes. Wenn Sie Ihre Unternehmenskultur, Ihr Arbeitsklima und Ihre Richtlinien verstehen, können Sie diese Faktoren bei der Verwaltung von Projekten und der Erstellung von Plänen berücksichtigen. Hier sind einige Beispiele für Unternehmensumweltfaktoren:
Verfügbare Kapitalressourcen
Verhaltenskodex
Vorhandene Personalressourcen
Finanz- und Marktbedingungen
Staatliche Standards
Internes und externes politisches Klima
Marktstandards und -bedingungen
Verbindungskanäle
Unternehmenskultur
Unternehmensprozesse
Geschäftsstruktur
Politische Instabilität
Produktstandards
Qualitätsstandard
Gesetzlicher Rahmen
Feedback und Schulungsnotizen
Risikodatenbanken
Personalmanagement
Arbeitsberechtigungssysteme
Beispiele für Unternehmensumweltfaktoren
Es ist wichtig, die betrieblichen Umweltfaktoren zu verstehen, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken, da Sie möglicherweise Aspekte Ihres Prozesses ändern müssen, um diese Faktoren zu vermeiden oder zu verbessern. Hier sind einige Beispiele für Unternehmensumweltfaktoren:
Beispiel eins
Der Manager unterstützt die Autoren bei der Erstellung der nächsten Staffel der Fernsehsendung. Da einige Mitarbeiter Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit haben, wendet sich der Vorgesetzte an die Personalabteilung. Die Personalabteilung spricht mit den Mitarbeitern und hilft ihnen, den Streit zu lösen, damit das Team zusammenarbeiten kann. Unternehmensumfeldfaktoren helfen und behindern Projekte zugleich, aber in diesem Fall ist die Personalabteilung ein positiver Faktor, weil sie zum Erfolg des Projekts beiträgt.
Beispiel zwei
Eine Spielzeugfabrik produziert eine neue Puppe, für die spezielle Materialien aus dem Ausland benötigt werden. Die Regierung erhebt von dem Land, das ihre Rohstoffe importiert, eine Abgabe, wodurch deren Produktion zu teuer wird. Manager müssen zusammenarbeiten, um neues Material zu finden, das sie im Spielzeug verwenden können. Dies ist ein Beispiel dafür, wie sich Unternehmensumgebungsfaktoren negativ auf Projekte auswirken können.
Beispiel drei
Ein Softwareunternehmen arbeitet bis spät in die Nacht daran, einen Termin für ein neues Programm einzuhalten. Während sie in dieser Nacht arbeiten, kommt es zu einem Gewitter und in ihrem Büro fällt für mehrere Stunden der Strom aus. Das Wetter ist ein weiteres Beispiel für einen geschäftlichen Umweltfaktor, der die Produktivität verringert.
Was sind organisatorische Prozessressourcen?
Ein Organisationsprozess-Asset (OPA) ist jede Ressource in einem Unternehmen oder einer Organisation, die zum Erfolg eines Projekts beiträgt. Hierbei handelt es sich um wertvolle Vermögenswerte, die einem Unternehmen gehören oder von diesem entwickelt werden. Dabei kann es sich entweder um physisches Eigentum oder um wissensbasierte Vermögenswerte handeln. Hier sind einige Beispiele für organisatorische Prozessressourcen:
Projektmanagementteams können diese Ressourcen nutzen, um Zeit zu sparen und die Projekteffizienz zu verbessern. Wenn ein Projektmanager beispielsweise ein Fertigungsprojekt leitet und die mit der Fertigung verbundenen Risiken bewerten muss, kann er auf frühere Projektmanagementinformationen zurückgreifen, um Einzelheiten zu früheren Risikobewertungen zu erhalten.
Elemente organisatorischer Prozessressourcen
Hier sind einige Beispiele für organisatorische Prozess-Asset-Elemente, die ein Projektmanager nutzen kann, um die Effizienz oder den Gesamterfolg seines Projekts zu verbessern:
Kontrollverfahren ändern. Änderungskontrollverfahren sind Richtlinien, die das Team befolgt, wenn es die Basislinie, den Zeitplan oder andere Aspekte des Projekts ändert. Sich ändernde Aspekte eines Projekts können zu Problemen führen, aber die Einhaltung von Änderungskontrollverfahren ermöglicht es dem Team, Anpassungen vorzunehmen und Produktivitätsverluste zu minimieren.
Projektinformationsdatenbank: Bei der Bestimmung des Umfangs eines Projekts kann ein Manager auf eine Datenbank früherer Projekte zurückgreifen, um einen ähnlichen Zeitplan oder ein ähnliches Budget festzulegen. Umfangreiche Informationsbestände über vergangene Projekte können für Manager und Teammitglieder sehr hilfreich sein, damit sie sehen können, was richtig gemacht werden muss und welche Fehler bei neuen Projekten vermieden werden können.
Fehlermanagementprozesse. Beim Fehlermanagement geht es darum, Probleme mit einem Produkt oder einer Dienstleistung zu identifizieren und Maßnahmen zu deren Behebung zu ergreifen. Wenn Manager auf etablierte Prozesse zurückgreifen können, um die Qualität sicherzustellen und Probleme mit Produkten und Dienstleistungen zu beheben, wird der Prozess effizienter.
Dokumentvorlagen: Es gibt eine Vielzahl von Dokumenten, die ein Projektteam bei der Arbeit benötigen kann, von Grafiken bis hin zu Diagrammen. Die Verwendung von Dokumentvorlagen statt der Erstellung jeder einzelnen Vorlage kann dem Personal Zeit sparen und Konsistenz gewährleisten.
Finanzkontrollverfahren. Finanzkontrollverfahren sind die Prozesse, mit denen Organisationen die Verwendung ihrer finanziellen Ressourcen bewerten und überwachen. Durch den Zugriff auf Finanzkontrollverfahren können Manager sicherstellen, dass sie Richtlinien für die optimale Mittelzuweisung befolgen.
Verfahrensstrukturvorlagen: Eine Standardarbeitsverfahrensvorlage bietet eine Struktur, die ein Manager verwenden kann, wenn er neue oder geänderte Verfahren für verschiedene Projekte oder Teams erstellt.
Empfehlungen zum Abschluss des Projekts. Projektabschlussrichtlinien sind Regeln, die Mitarbeiter und Manager beim Abschluss eines Projekts befolgen können. Zu diesen Richtlinien gehören in der Regel Checklisten, die es den Teammitgliedern ermöglichen, sicherzustellen, dass sie alle Arbeiten abgeschlossen und die Verfahren zur Kommunikation mit Kunden und gegebenenfalls zur Lagerung der Ausrüstung befolgt haben.
Kriterien für die Bewertung von Vorschlägen. Angebotsbewertungskriterien sind eine Reihe von Standardverfahren, die als Leitfaden für die Bewertung von Lieferantenvorschlägen dienen können. Diese Richtlinien ermöglichen es Managern, den Prozess der Angebotsbewertung zu standardisieren und zu vereinfachen.
Projektrisikoregister: Abhängig von Ihrer Arbeit müssen Sie möglicherweise für jedes Projekt eine Risikobewertung durchführen. Dies gilt insbesondere für Bau- und Lagerarbeiten. Ein Projektrisikoregister kann den Prozess rationalisieren und sicherstellen, dass der Manager alle Risiken ordnungsgemäß berücksichtigt.
Software und andere Tools: Bei einigen Projekten können bestimmte Software oder andere spezielle Geräte für den Prozess nützlich oder notwendig sein. Beispielsweise kann ein Content-Ersteller seine eigene Software entwickeln, um Inhalte zu verwalten und zu erstellen, auf die alle Mitarbeiter und Manager Zugriff haben.
Stakeholder-Register: Ein Stakeholder-Register ist ein Dokument, das Informationen über Einzelpersonen, Organisationen und Unternehmen sammelt und organisiert, die an den Ergebnissen des Projekts interessiert sein könnten. Dies ist für den Projektmanager nützlich, da er so wichtige Kontakte schnell kontaktieren kann, ohne Zeit mit der Suche nach Informationen zu verschwenden, und außerdem sichergestellt wird, dass der Manager keine wichtigen Kontakte verpasst.