Was sind Kommunikationsmittel? Definition und Typen • BUOM

25. November 2021

Kommunikation ist am Arbeitsplatz wichtig, und die Kenntnis des richtigen Kanals zur Übermittlung Ihrer Botschaft an Einzelpersonen oder Gruppen kann Ihnen dabei helfen, effektiv zu kommunizieren. Durch die Verwendung des richtigen Mediums zur Übermittlung Ihrer Botschaft erreichen Sie die richtigen Personen auf eine Art und Weise, die Ihren Kommunikationszielen am besten entspricht. Wenn Sie sich über Kommunikationsmedien informieren, können Sie das richtige Medium für Ihre Botschaft auswählen. In diesem Artikel definieren wir, was ein Kommunikationsmedium ist, diskutieren, warum sie wichtig sind, beschreiben einige der verschiedenen Arten von Kommunikationsmedien und geben Tipps, wie Sie das richtige Medium für Ihre Botschaft auswählen.

Was ist ein Kommunikationsmedium?

Ein Kommunikationsmedium ist ein System oder Kanal, über den ein Redner oder Autor sein Publikum anspricht. Dabei handelt es sich um die Ausgabe, die der Absender verwendet, um seinem Publikum die Bedeutung mitzuteilen, und die schriftliche, verbale oder nonverbale Elemente enthalten kann. Das Kommunikationsmedium kann virtuell oder physisch sein. Es kann mehr als ein Element oder eine Art der Kommunikation enthalten und an eine Einzelperson oder eine Gruppe von Personen gerichtet sein. Einige Kommunikationsmittel betonen möglicherweise die Direktheit, während andere flexibler sind und es dem Publikum ermöglichen, die Botschaft des Sprechers auf seine eigene Weise zu interpretieren.

Warum ist es wichtig, die Kommunikationsumgebung zu berücksichtigen?

Die Wahl des richtigen Mediums ist wichtig, um sicherzustellen, dass Ihre Botschaft Ihre Zielgruppe erreicht und dass Ihre Zielgruppe den Zweck und die Bedeutung Ihrer Botschaft genau versteht. Wenn Sie das richtige Medium wählen, ist es wahrscheinlicher, dass der Empfänger Ihre Aussage liest, hört oder sieht und versteht, was Sie ausdrücken. Wenn Sie sich beispielsweise mit einer Person zu einem privaten Gespräch treffen, können Sie sicherstellen, dass sie Ihre Nachricht erhält und zur Verdeutlichung Fragen stellen kann. Im Vergleich dazu ist das Versenden von E-Mails möglicherweise besser für weniger dringende Kommunikationskontexte oder wenn Sie mit jemandem aus der Ferne kommunizieren.

Arten von Kommunikationsmedien

Hier sind einige gängige Arten von Kommunikationstools, basierend auf ihrer Verwendung am Arbeitsplatz:

Kommunikation von Angesicht zu Angesicht

Eine der häufigsten Formen der Kommunikation am Arbeitsplatz ist die persönliche Kommunikation. Dabei handelt es sich um die direkte Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Personen, meist im Gespräch miteinander. Dazu kann auch nonverbale persönliche Kommunikation gehören, etwa wenn ein Konferenzredner vor einem Fachpublikum spricht. Persönliche Kommunikationsumgebungen von Angesicht zu Angesicht verwenden normalerweise verbale und nonverbale Ausdrücke, um eine Nachricht zu übermitteln. Die Redner präsentieren ihre Botschaft und nutzen die Körpersprache, um ihre Bedeutung und Absicht hervorzuheben. Die Zuhörer empfangen und verarbeiten die Nachricht, während der Sprecher sie spricht, und können sofort mit ihren eigenen Gedanken und Fragen antworten.

Der Vorteil dieses Kommunikationsstils ist seine Unmittelbarkeit. An dem Gespräch können sich alle Beteiligten beteiligen. Dadurch können Ideen auf Augenhöhe geteilt werden, ohne auf eine Antwort warten zu müssen. Bei der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht kann die Körpersprache stärker genutzt werden als bei anderen Kommunikationsarten. Es kann einfacher sein, nonverbale Hinweise von jemandem zu sehen und zu interpretieren, wenn er persönlich in einer physischen Umgebung spricht, als über einen virtuellen Kanal wie eine Videokonferenz.

Virtuelle Fernkommunikation

Bei der Fernkommunikation wird in der Regel mithilfe von Technologie eine Nachricht an jemanden gesendet, der an einem anderen Standort arbeitet. Es gibt verschiedene Arten von Fernkommunikationsmethoden, darunter solche, die schriftliche, mündliche und visuelle Kommunikationsstile umfassen. Eine häufige Form der Fernkommunikation am Arbeitsplatz ist beispielsweise E-Mail. Das Versenden einer E-Mail an einen Kunden oder ein anderes Mitglied Ihrer Organisation ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, jemanden aus der Ferne zu erreichen. Weitere Optionen für die Fernkommunikation sind das Abhalten einer Videokonferenz oder eines Telefongesprächs, das Versenden einer Text- oder Sofortnachricht oder die Verwendung eines Pagers oder einer Gegensprechanlage.

Fernkommunikation ist eine großartige Möglichkeit, mit denjenigen in Kontakt zu treten, die außerhalb Ihres Standorts arbeiten. Diese Form der Kommunikation ist häufig weniger formell als ein persönliches Treffen, obwohl einige für formellere Gespräche, die eine Fernkommunikation erfordern, möglicherweise Videokonferenzen anstelle persönlicher Treffen verwenden. Beispielsweise kann ein Arbeitgeber eine Videokonferenz mit einem Bewerber vereinbaren, um anstelle eines persönlichen Vorstellungsgesprächs ein Ferngespräch zu führen.

Schriftliche Nachricht

Auch wenn schriftliche Kommunikation aufgrund des technologischen Fortschritts seltener geworden ist, kann sie dennoch eine wichtige Rolle am Arbeitsplatz spielen. Diese Form der Kommunikation umfasst physisch geschriebene Notizen, Briefe und Memos. Schriftliche Kommunikation kann je nach Kontext formell oder informell sein. Beispielsweise kann es ein informeller Kommunikationsstil sein, einem Kollegen eine handschriftliche Notiz als Erinnerung zu hinterlassen. Ein Beispiel für formelle schriftliche Korrespondenz wäre eine handgeschriebene Karte, auf der man einem Kollegen für seine Unterstützung dankt. Ebenso wie die virtuelle Fernkommunikation erfordert die schriftliche Kommunikation weniger Unmittelbarkeit als die persönliche Kommunikation.

Kommunikation in sozialen Netzwerken

Social-Media-Kommunikation am Arbeitsplatz wird häufiger genutzt, um Botschaften an externe Verbraucher als an interne Mitarbeiter zu richten. Viele Unternehmen nutzen soziale Medien, um über Werbung und Verkaufsförderung mit ihren Zielkunden in Kontakt zu treten. Soziale Medien können für Unternehmen eine tolle Möglichkeit sein, Kunden zu erreichen und verschiedene Kommunikationsmittel zu kombinieren. Einige Plattformen unterstützen beispielsweise visuelle Inhalte wie Bilder, während andere den Schwerpunkt auf Videokommunikation legen. Die meisten Plattformen ermöglichen Benutzern die Interaktion in privaten oder öffentlichen Chat-Nachrichten und ermöglichen so die Kommunikation zwischen zwei oder mehr Teilnehmern.

Einige Unternehmen oder Arbeitsgruppen nutzen soziale Medien möglicherweise für interne Zwecke. Beispielsweise könnte Ihre Arbeitsgruppe eine Instant-Messaging-Plattform verwenden, um schnell Nachrichten an Kollegen zu senden. Andere nutzen möglicherweise professionelle Social-Media-Plattformen, um Kontakt zu potenziellen Geschäftspartnern aufzunehmen. Obwohl Social-Media-Nachrichten normalerweise weniger formell sind als andere Arten von Nachrichten, können sie eine bequeme Möglichkeit sein, mit Ihrem Publikum zu kommunizieren.

Nonverbale Kommunikation

Zusätzlich zur verbalen und schriftlichen Kommunikation können Ihnen auch nonverbale Hinweise dabei helfen, Ihre Botschaft an Ihr Publikum zu übermitteln. Wenn Sie wissen, wie sich nonverbale Signale wie Körperhaltung, Tonfall und Gesten auf Ihre Kommunikation auswirken, können Sie diese Elemente nutzen, um sich Ihren Zuhörern gegenüber besser auszudrücken. Oftmals geben Menschen unbewusst nonverbale Hinweise, wenn sie mit einer anderen Person sprechen. Wenn Sie jedoch mehr über diese Hinweise erfahren und wissen, wie sie Ihre Ideen und Gefühle ausdrücken, können Sie sie nutzen, um Ihre Kommunikation zu verbessern. Wenn Sie beispielsweise in einer guten Haltung sitzen oder stehen, können Sie bei einer Präsentation oder einem Vorstellungsgespräch Selbstvertrauen vermitteln.

Da nonverbale Signale von der Körpersprache abhängen, kann es schwierig sein, sie mit bestimmten Mitteln auszudrücken. Wenn Sie am Telefon sprechen oder schriftliche Korrespondenz verschicken, müssen Sie möglicherweise darauf achten, dass keine nonverbalen Hinweise vorhanden sind, damit Sie sicherstellen können, dass Ihr Publikum Ihre Botschaft klar versteht. Wenn Sie mit jemandem persönlich oder von Angesicht zu Angesicht sprechen, achten Sie auf Ihre nonverbalen Hinweise und nutzen Sie sie, um die Klarheit Ihrer Kommunikation zu verbessern oder den richtigen Eindruck bei Ihrem Publikum zu hinterlassen.

Tipps zur Auswahl eines Kommunikationstools

Hier sind einige Punkte, die Sie bei der Auswahl des richtigen Kommunikationstools beachten sollten:

Dringlichkeit

Berücksichtigen Sie die Dringlichkeit Ihrer Nachricht und wie wahrscheinlich es ist, dass das Publikum Ihre Nachricht erhält und je nach Medium darauf reagiert. Wenn Sie beispielsweise versuchen, ein Teammitglied außerhalb der Geschäftszeiten zu kontaktieren, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass es einen Anruf beantwortet als eine E-Mail. Schriftliche Kommunikationsformen sind weniger unmittelbar als persönliche Gespräche. Das Publikum reagiert möglicherweise nicht sofort auf schriftliche Kommunikationsformen, während es natürlicher ist, im Gespräch sofort zu reagieren.

Formalität

Einige Arten der Kommunikation können formeller sein als andere. Während E-Mails eher informell oder halbformell sind, ist ein handgeschriebener Brief meist sehr formell. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, einen Brief zu schreiben, zeugt das von zusätzlicher Anstrengung und Aufmerksamkeit, die andere Kommunikationsmittel möglicherweise nicht erfordern. Im Vergleich dazu ist das Versenden einer Textnachricht oder Sofortnachricht über die Social-Media-Plattform Ihres Unternehmens recht informell. Einige persönliche Treffen sind formeller als andere. Während ein Gespräch mit einem Kollegen im Pausenraum informell ist, ist die Planung eines persönlichen Treffens in der Regel formeller, da es Planung erfordert.

Ziel

Wenn Sie den Zweck Ihrer Nachricht kennen, können Sie auch das richtige Kommunikationsmedium auswählen. Bei der Kommunikation mit einem Publikum möchten Sie möglicherweise informieren, etwas äußern, beeinflussen, leiten oder eine Bitte stellen. In anderen Situationen können Sie Fragen stellen oder auf eine Antwort des Publikums warten. Abhängig von Ihren Absichten können Sie ein anderes Kommunikationsmittel wählen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise eine persönliche Präsentation halten, um eine Gruppe neuer Mitarbeiter zu schulen, damit Sie ein größeres Publikum erreichen und den Teilnehmern gleichzeitig die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen.

Attitüde

Ihre Beziehung zu Ihrem Publikum kann Einfluss darauf haben, welches Kommunikationsmedium am effektivsten ist. Die Kommunikationsmethode, die Sie zur Kontaktaufnahme mit einem Arbeitgeber verwenden, unterscheidet sich möglicherweise von der Methode, die Sie zur Kontaktaufnahme mit einem Kollegen verwenden. Da diese Zielgruppen unterschiedliche Beziehungen zu Ihnen haben, können Sie effektiv kommunizieren, indem Sie Ihr Kommunikationsmedium an ihre Bedürfnisse und Erwartungen anpassen. Wenn Sie Ihrem Arbeitgeber eine Frage stellen, können Sie eine halbformelle E-Mail senden, während Sie eine informelle Chat-Nachricht verwenden, um mit einem Kollegen Kontakt aufzunehmen.

Verfügbarkeit

Überlegen Sie, wie einfach Ihre Zielgruppe je nach gewähltem Medium auf Ihre Botschaft zugreifen kann. Einige Zielgruppen finden es möglicherweise einfacher, auf Ihren Beitrag zuzugreifen, wenn er gelöscht wurde, während andere möglicherweise eine persönliche Interaktion bevorzugen. Wenn Sie für ein Unternehmen mit vielen Remote-Mitarbeitern und Kunden arbeiten, ist die Durchführung persönlicher Treffen möglicherweise nicht möglich. Wenn Sie im Vergleich dazu mit einem kleinen Team zusammenarbeiten, das persönlich arbeitet, kann es schneller sein, ein spontanes persönliches Treffen abzuhalten, anstatt E-Mails zu senden oder eine Videokonferenz zu planen. Wenn Sie die Barrierefreiheitsbedürfnisse Ihres Publikums berücksichtigen, können Sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihr Publikum Ihre Botschaft erhält.

Informationstyp

Manche Arten von Informationen lassen sich mit bestimmten Mitteln leichter ausdrücken. Wenn Sie beispielsweise mit Ihrem Publikum kommunizieren, können visuelle Referenzen Ihre Kommunikation unterstützen. Diagramme und Grafiken machen es Ihrem Publikum leichter, Daten zu verstehen. Daher sollten Sie ein Kommunikationstool wählen, das Ihnen die Einbeziehung von Bildern ermöglicht, wenn Sie Datenmuster diskutieren. Für Informationen, auf die Sie möglicherweise später zurückgreifen müssen, kann eine schriftliche Aufzeichnung Ihnen dabei helfen, diese Informationen aufzubewahren. Möglicherweise bevorzugen Sie E-Mails oder schriftliche Notizen für Gespräche, die Sie dokumentieren möchten.