Was Sie von einem virtuellen Assistenten erwarten können • BUOM

8. März 2021

Virtuelle Assistenten können Unternehmen wertvolle Dienste leisten, indem sie sowohl allgemeine als auch spezielle Aufgaben erledigen, ohne dass die typischen Kosten eines Vollzeitmitarbeiters anfallen. Durch die Festlegung klarer Prozesse und Standards können Manager virtuelle Assistenten einsetzen, um ihre Teams bei der Erledigung spezifischerer Aufgaben zu unterstützen. In diesem Artikel besprechen wir die Vorteile, die Sie von einem virtuellen Assistenten erwarten können, und wie Sie einen solchen erhalten.

Was ist ein virtueller Assistent?

Ein virtueller Assistent ist ein Büro- oder Verwaltungsassistent, der seine Aufgaben aus der Ferne erledigt. Sie können einen virtuellen Assistenten engagieren, der allgemeine Online-Büroaufgaben erledigt, wie z. B. die Verwaltung von Kalendern und die Beantwortung von E-Mails.

Viele virtuelle Assistenten sind auf einen bestimmten Bereich spezialisiert oder verfügen über umfangreiche Kenntnisse über ein bestimmtes Programm oder eine bestimmte Software. Sie sind nützlich für Unternehmen, die von Zeit zu Zeit jemanden benötigen, der eine bestimmte Aufgabe erledigt, aber keinen Vollzeit- oder Teilzeitmitarbeiter einstellen müssen.

Beispielsweise könnte ein örtlicher Künstlerbedarfsladen einen virtuellen Assistenten engagieren, der Fragen im allgemeinen E-Mail-Bereich des Ladens beantwortet und Materialien bestellt. Da das Geschäft klein ist, ist kein Vollzeitmitarbeiter in der Personalabteilung erforderlich. Der virtuelle Assistent ist auf Personalwesen spezialisiert und hilft dem Geschäft daher bei Neueinstellungen und der Verwaltung von bezahltem Urlaub.

Da virtuelle Assistenten in der Regel Remote-Auftragnehmer oder Freiberufler sind, entscheiden sich viele dafür, Teilzeit für mehrere Unternehmen zu arbeiten. Sie können flexible Arbeitszeiten haben, das heißt, sie dürfen nur morgens oder abends arbeiten, oder sie können ihre Aufgaben während der normalen Arbeitszeit wahrnehmen.

Virtuelle Assistentendienste

Virtuelle Assistenten können je nach Bedarf eine Vielzahl von Diensten anbieten. Hier sind einige Bereiche, in denen ein virtueller Assistent eine wertvolle Bereicherung für Ihr Team sein kann:

E-Mail-Management

Wenn Ihr Unternehmen über einen gemeinsamen Posteingang verfügt, kann ein virtueller Assistent dabei helfen, eingehende E-Mails zu organisieren und einfache E-Mail-Anfragen zu beantworten.

Kundendienst

Kundenservice ist eine wichtige Funktion in jedem Unternehmen. Ein virtueller Assistent kann Kunden per Telefon, E-Mail oder Online-Nachrichtensystem helfen. Sie können bei Bedarf Fragen zu Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung beantworten oder Probleme beheben.

Social-Media-Management

Eine starke Social-Media-Präsenz kann die Bekanntheit Ihres Unternehmens steigern und den Umsatz steigern. Ziehen Sie einen virtuellen Assistenten in Betracht, der auf die Erstellung von Social-Media-Inhalten spezialisiert ist und durchdachte und konsistente Nachrichten auf Ihren Online-Konten erstellen kann.

Eventplanung

Die Planung einer Veranstaltung erfordert die Koordination vieler Dienstleistungen und Schritte, einschließlich Catering, Veranstaltungsortmiete und Gästebestätigung. Ein virtueller Assistent kann Ihnen dabei helfen, die von Ihnen benötigten Dienste zu finden und sicherzustellen, dass alle Ihre Veranstaltungen reibungslos ablaufen.

Grafikdesign

Attraktives Grafikdesign ist nützlich für die Erstellung effektiver Marketingmaterialien. Sie können einen Assistenten mit Kenntnissen in Grafikdesignprogrammen engagieren, der Sie bei der Erstellung Ihres Firmenlogos, Ihrer Werbung und Ihrer Produkte unterstützt.

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Vorteile eines virtuellen Assistenten

Ein virtueller Assistent kommt einem Unternehmen zugute, indem er bei Bedarf zusätzliches Personal bereitstellt, genau wie ein Zeitarbeitnehmer. Hier sind einige Gründe, warum ein virtueller Assistent für Ihr Unternehmen möglicherweise besser ist:

Zeit

Ihre Mitarbeiter verbringen möglicherweise die meiste Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben. Sie können einen virtuellen Assistenten engagieren, der einfache Funktionen ausführt, damit sich Ihr Team auf bestimmte Aufgaben konzentrieren kann.

Kosmos:

Virtuelle Assistenten benötigen keinen zusätzlichen physischen Platz, da sie remote arbeiten. Sie müssen nicht darüber nachdenken, wo der zusätzliche Mitarbeiter arbeiten wird.

Ausrüstung

Da ein virtueller Assistent aus der Ferne arbeitet, benötigen Sie keine zusätzlichen Arbeitsgeräte. Virtuelle Assistenten nutzen zur Erfüllung ihrer Aufgaben ihren Personalcomputer und spezielle Software.

Kosten

Die Möglichkeit, einen virtuellen Assistenten auf Projekt- oder Saisonbasis einzusetzen, senkt die Kosten für Ihr Unternehmen. Sie können die Vertragsdauer Ihres Assistenten wählen und bestimmen, ob Sie seine Dienste in Teilzeit oder Vollzeit benötigen.

So finden Sie den richtigen virtuellen Assistenten

Der Einstellungsprozess für einen virtuellen Assistenten ähnelt dem eines regulären Mitarbeiters. Möglicherweise ist es Ihnen nicht möglich, ein persönliches Vorstellungsgespräch zu führen. Daher wird empfohlen, dass Sie einen Online-Bewerbungsprozess erstellen, der Folgendes umfasst:

1. Erstellen Sie eine Stellenbeschreibung

Da virtuelle Assistenten eine Vielzahl von Aufgaben ausführen können, müssen Sie eine Liste der erwarteten Aufgabenbereiche erstellen. Es kann hilfreich sein, eine Liste der täglichen Aufgaben zu erstellen, die Ihr Assistent erledigen soll. Schließen Sie alle Software oder Tools ein, die der virtuelle Assistent kennen muss, z. B. Social-Media-Plattformen oder Microsoft Office.

2. Testen

Wenn Sie einen virtuellen Assistenten für ein Fachgebiet einstellen, prüfen Sie unbedingt dessen Fähigkeiten. Wenn Sie beispielsweise einen Korrektor benötigen, führen Sie einen Grammatik- und Rechtschreibtest durch. Wenn Sie möchten, dass sie Marketing-E-Mails schreiben, geben Sie ihnen einige Anregungen und bestimmen Sie die Qualität.

3. Vorstellungsgespräch

Sie können ein Video- oder Telefoninterview mit Ihrem virtuellen Assistenten führen. Auch wenn es sich um Remote-Teilnehmer handelt, müssen Sie sicherstellen, dass sie die Möglichkeit haben, mit Mitarbeitern in Ihrem Arbeitsbereich zusammenzuarbeiten. Sie können sie fragen, ob sie bereit sind, flexibel zu arbeiten oder ob sie während Ihrer normalen Geschäftszeiten erreichbar sind. Stellen Sie sicher, dass alle Qualifikationen Ihren Anforderungen entsprechen.

4. Trainieren

Damit Ihr Assistent erfolgreich ist, müssen Sie ihn entsprechend Ihren Erwartungen schulen. Sie müssen Ihr gesamtes Training online absolvieren. Erwägen Sie daher die Verwendung von Tools zur Bildschirmfreigabe am Computer und für Videoanrufe, die Sie bei diesem Prozess unterstützen.

So verwalten Sie Ihren virtuellen Assistenten

Es ist wichtig, eine gute Arbeitsbeziehung mit Ihrem virtuellen Assistenten aufrechtzuerhalten. Beachten Sie diese Tipps bei der Verwaltung eines virtuellen Mitarbeiters:

Treffen Sie sich regelmäßig

Erstellen Sie wöchentliche oder zweiwöchentliche Besprechungen, um alle Fragen Ihres virtuellen Assistenten zu beantworten und den Fortschritt aktueller Projekte zu überprüfen. Durch regelmäßige Treffen kann Ihr virtueller Assistent mehr lernen und sich in seiner Rolle wohl fühlen.

Erstellen Sie konkrete Schritte

Manchmal kann es schwieriger sein Beschreiben Sie Aufgaben online für ein Teammitglied. Um sicherzustellen, dass Ihr virtueller Assistent genau weiß, was er tun muss, gestalten Sie jede Aufgabe so detailliert wie möglich. Erstellen Sie einen klaren Plan und verwenden Sie Aufzählungspunkte oder nummerierte Listen, um die Arbeit zu vereinfachen.

Wir stellen eine umfassende Dokumentation zur Verfügung

Erstellen Sie Dokumentationen für Standardverfahren, um Prozesse verständlicher zu machen. Verwenden Sie in den Schritten Screenshots, damit Ihr Assistent ein klares Beispiel hat, dem er folgen kann.

Verwalten Sie Erwartungen

Da es sich bei virtuellen Assistenten in der Regel um Auftragnehmer oder Freiberufler handelt, sollten Sie eine klare Beschreibung der Rolle, Vertragsdauer und des Gehalts haben. Teilen Sie alle Änderungen mit und stellen Sie sicher, dass Ihr virtueller Assistent diese akzeptiert, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.