Was ist RAID im Projektmanagement? (mit Vor- und Nachteilen) • BUOM

14. April 2022

Wenn Sie ein Projektmanager sind, kann es für Sie wichtig sein, Risiken zu erkennen und zu mindern, bevor Sie ein neues Unternehmen gründen. Durch die Durchführung einer RAID-Analyse können Sie Aufgaben zuweisen und die Entscheidungen begründen, die Sie während des gesamten Projektlebenszyklus treffen. Das Erlernen der Bedeutung eines RAID-Protokolls kann Ihnen dabei helfen, Ihren Arbeitsplatz organisiert zu halten und den Erfolg Ihrer Bemühungen zu messen. In diesem Artikel definieren wir RAID-Projektmanagement, diskutieren seine Vor- und Nachteile und erfahren, wie Sie eine RAID-Analyse für Ihr nächstes Projekt durchführen.

Was ist RAID im Projektmanagement?

Im Projektmanagement ist RAID eine Technik, die die Wirksamkeit eines Arbeitsauftrags bewertet. Der Projektmanager erstellt und aktualisiert häufig das RAID-Protokoll, um einen Plan zur Erledigung von Aufgaben und zur Erfüllung der Anforderungen der Stakeholder aufzunehmen. Der Begriff RAID ist ein Akronym für die folgenden Begriffe im Zusammenhang mit Projektmanagement:

• Risiken. Risiken sind potenzielle Probleme, die den erfolgreichen Abschluss einer Aufgabe beeinträchtigen könnten. Das RAID-Protokoll erläutert Risiken und ihre Ursachen, diskutiert ihre Auswirkungen auf die Projektziele und entwickelt Strategien zu deren Vermeidung und Bewältigung.

• Aktionen. Aktivitäten sind die Aufgaben, an denen Teammitglieder arbeiten möchten, um ein qualitativ hochwertiges Endprodukt zu produzieren. In diesem Abschnitt identifizieren Projektmanager die für Aufgaben verantwortlichen Mitarbeiter und die Fristen für deren Erledigung.

• Probleme. Herausforderungen sind Herausforderungen, mit denen Projektmanagementteams in der Vergangenheit konfrontiert waren. Das Protokoll erklärt, wie das Problem aufgetreten ist, wer dazu beigetragen hat und was die Teammitglieder getan haben, um es zu lösen.

• Entscheidungen: Entscheidungen sind Entscheidungen, die das Team im Verlauf eines Projekts trifft und die es den Mitarbeitern ermöglichen, Änderungen ihrer Ziele zu überwachen. Im Tagebuch können Projektmanager schreiben, wofür sie sich entschieden haben, wer die Entscheidung getroffen hat und wann sie der Wahl zugestimmt haben.

Projektmanager können auch ein etwas anderes RAID-Modell verwenden, um ihre Arbeitsinitiativen zu koordinieren. Während Risiken und Herausforderungen weiterhin bestehen, sind andere Komponenten anders. Hier sind die Optionen, die das „A“ und „D“ im Akronym darstellen:

• Annahmen. Annahmen sind Konzepte, von denen die Mitarbeiter wissen, dass sie wahrscheinlich wahr sind, auch wenn es keine tatsächlichen Beweise gibt, die sie stützen. Sie können beispielsweise davon ausgehen, dass sie über ausreichende finanzielle Mittel verfügen, um Materialien für ihr Projekt zu kaufen.

• Abhängigkeiten: Abhängigkeiten beziehen sich auf die Beziehungen zwischen einzelnen Aufgaben in einem Projekt. Im RAID-Protokoll wird möglicherweise darauf hingewiesen, dass Profis nicht mit Schritt zwei fortfahren können, bis sie Schritt eins abgeschlossen haben.

Warum ist es wichtig, RAID im Projektmanagement einzusetzen?

Der Einsatz von RAID im Projektmanagement ist wichtig, da es dabei hilft, einen umfassenden Plan zur Erledigung der Aufgabe zu entwickeln. Sie können eine Strategie entwickeln, um die Ziele Ihrer Organisation zu erreichen und Ihre Teammitglieder zum Erfolg zu führen. Die Analyse erfordert möglicherweise eine gründliche Recherche, die Festlegung eines Zeitplans für Ihre Prozesse und die Begründung jeder von Ihnen getroffenen Entscheidung. Sie können außerdem genaue Aufzeichnungen über Ihre Aktivitäten führen, um sie den Stakeholdern und der Geschäftsleitung zu melden. Jede dieser Maßnahmen kann erforderlich sein, um ein effektiver Projektmanager zu sein, der die Interessen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter schützen kann.

Vorteile der Durchführung einer RAID-Analyse

Das Erstellen eines RAID-Protokolls kann für Ihre Bemühungen am Arbeitsplatz von Vorteil sein. Zu den Vorteilen gehören:

Management von Risiken

Die Durchführung einer RAID-Analyse kann Ihnen helfen, beim Start eines neuen Projekts besser vorbereitet zu sein. Sie können sicher sein, dass Sie potenzielle Probleme berücksichtigt und Strategien entwickelt haben, um diese zu überwinden, falls sie auftreten. Wenn Sie beispielsweise erwarten, dass ein Kunde eine Frist ändert, wissen Sie, wie Sie Ihre Teamkollegen dazu bringen können, dringlicher zu arbeiten.

Das Üben des Risikomanagements kann auch das Selbstvertrauen Ihrer Teamkollegen stärken. Je wohler sie sich bei der Ausführung einer Aufgabe fühlen, desto höher ist die Qualität der Arbeit, die sie leisten können. Sie können sie davon überzeugen, dass die Stärke Ihres Arbeitsablaufs auch mildernden Umständen standhalten kann.

Klare Kommunikation

Die Analyse von Projektkomponenten kann die Kommunikation mit dem Projektmanagementteam und den Stakeholdern erleichtern. Da das RAID-Protokoll gemeinsam genutzt werden kann, können Sie es an Ihre Teamkollegen weitergeben, um sicherzustellen, dass diese dieselben Informationen zur Erledigung ihrer Aufgaben verwenden. Anstatt beispielsweise eine wichtige Entscheidung zu erläutern, die Sie getroffen haben, können Sie auf ein Dokument zugreifen, um genaue Angaben zum Vorfall zu machen. Der Inhalt des Protokolls kann auch auf Probleme eingehen, die Stakeholder möglicherweise haben, was ihnen Vertrauen in Ihre Führung als Projektmanager geben kann. Eine klare Kommunikation kann die Teamarbeit anregen und Ihre Erwartungen klarstellen.

Management

Das RAID-Protokoll kann als Wegweiser für ein erfolgreiches Projekt dienen. Mithilfe des Abschnitts „Risiken“ können Sie potenzielle Probleme vorhersagen und bestimmte Verhaltensweisen vermeiden, damit Sie sich auf Ihre Ziele konzentrieren können. Sowohl Maßnahmen als auch Annahmen können den Arbeitsablauf des Projektmanagementteams organisieren und Sie über die nächsten Schritte informieren, die Ihnen helfen, Ihre Zeit effektiv zu verwalten. Durch die Dokumentation von Problemen können Sie aus Ihren Fehlern lernen und Strategien entwickeln, um zu verhindern, dass sie erneut auftreten. Das Erkennen von Abhängigkeiten hilft Ihnen, den Zweck Ihrer Bemühungen zu verstehen, und die Rechtfertigung Ihrer Entscheidungen stärkt Ihre Führungsqualitäten.

Nachteile der Durchführung einer RAID-Analyse

Es gibt auch Nachteile, wenn man sich für ein Projekt auf ein RAID-Protokoll verlässt. Zu den Nachteilen gehören:

Zu viel Information

Da Sie den Inhalt eines RAID häufig aktualisieren können, kann es viele Informationen an einem Ort enthalten. Möglicherweise haben Sie oder Ihre Teamkollegen Schwierigkeiten, frühere Anweisungen von neuen zu unterscheiden. Es kann auch die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Sie ein wichtiges Detail übersehen. Verwirrung über die Analyseergebnisse kann sich auf den Arbeitsablauf des Teams auswirken.

Um diesen Mangel zu beheben, kann es sinnvoll sein, mehrere RAID-Protokolle zu erstellen, in denen Faktoren in einem Teil des Designs erörtert werden. Sie können einzelnen Teams spezifischere Informationen zur Verfügung stellen und sie sehen, welche Details für sie am wichtigsten sind.

Begrenzte Informationen

Ein weiterer Nachteil sind die begrenzten Informationen im RAID-Protokoll, die das Verständnis des Designs erschweren können. Wenn Sie beispielsweise ein Problem erkennen, aber nicht erklären, wie Sie es beheben können, stehen Ihre Teamkollegen möglicherweise vor einem Hindernis und haben kaum Anleitung, wie sie den Schaden minimieren können. Es kann hilfreich sein, ein Gleichgewicht zwischen zu vielen und zu wenigen Details zu finden. Sie können Aktualisierungen hinzufügen, die es dem Leser ermöglichen, Ihren Fortschritt zu interpretieren, ohne ihn mit Hintergrundinformationen zu überfordern. Ein einheitlicher Schreibstil für Ihr Tagebuch kann auch dabei helfen, Ihre Ideen zu verdeutlichen.

Zeitaufwand

Eine effektive RAID-Analyse verfügt über aktuelle Informationen, die Aktualisierung des Inhalts kann jedoch zeitaufwändig sein. Wenn Sie an einem Projekt mit strengen Fristen arbeiten, kann es schwierig sein, sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass Sie Ihre Aktivitäten dokumentieren. Eine Diskrepanz zwischen der Berichterstattung über Ihre Arbeit und dem Abschluss Ihrer Arbeit kann sich auf die Qualität des Projekts oder den Detaillierungsgrad im Protokoll auswirken. Indem Sie lernen, Ihre Analyse zu priorisieren, können Sie zeitkritische Informationen bei der Aktualisierung von Datensätzen Zeit sparen. Sie können Ihren Teamkollegen auch dabei helfen, beim Überprüfen eines Dokuments Zeit zu sparen.

So führen Sie eine RAID-Analyse durch

Befolgen Sie diese Schritte, um eine RAID-Analyse für das Projektmanagementteam durchzuführen:

1. Bewerten Sie die Schwere der Risiken

Denken Sie über die Probleme nach, auf die Sie möglicherweise stoßen, wenn das Projekt beginnt. Sie können die Auswirkungen visualisieren, die sie auf Ihr Team und Ihre Projektziele haben könnten, und so den Schweregrad bestimmen. Wenn beispielsweise schlechtes Wetter den Bauplan eines neuen Gebäudes verzögern könnte, könnten Sie dies als großes Risiko einstufen. Wenn Sie bereits über die erforderlichen Materialien verfügen, kann die Begrenzung Ihres Budgets ein geringes Risiko darstellen. Die Beurteilung Ihrer Hindernisse kann Ihnen dabei helfen, sich darauf vorzubereiten, sie zu überwinden, falls sie eintreten. Sie können ihnen auch beim Erledigen der Aufgabe folgen.

2. Delegieren Sie Aktionen an Teammitglieder

Erstellen Sie einen Plan, der Ihren Teammitgliedern bestimmte Aufgaben zuweist. Schreiben Sie ihre Namen und eine Beschreibung des Beitrags, den Sie von ihnen erwarten. Geben Sie das Datum und die Uhrzeit an, zu der sie ihre Aufgaben einreichen sollen. Diese können mit dem gesamten Projektplan übereinstimmen. Wenn eine Initiative beispielsweise verschiedene Phasen hat, könnten Sie darauf abzielen, bestimmte Meilensteine ​​zu erreichen, um einen angemessenen Fortschritt sicherzustellen. Verfeinern Sie den Aktionsabschnitt, wenn Sie zusätzliche Aufgaben hinzufügen. Stellen Sie sicher, dass die Aufzeichnungen vollständig genug sind, um Sie und Ihre Teamkollegen für Ihre Produktivität verantwortlich zu machen.

3. Überwachen Sie auf Probleme

Widmen Sie einen Abschnitt Ihres RAID-Tagebuchs den Projekten, auf die Sie und Ihre Teamkollegen gestoßen sind. Schreiben Sie über Anzeichen, die Ihnen möglicherweise aufgefallen sind, bevor sich das Problem auf die Aufgabe ausgewirkt hat. Wenn die Situation eskaliert, fügen Sie dem Protokoll zusätzliche Informationen hinzu, um zu beschreiben, wie sich die Ereignisse entwickelt haben. Sie können diese Beiträge als Problemlösungsleitfäden für zukünftige Projekte verwenden. Geben Sie unbedingt an, ob das Problem fortbesteht oder stagniert, und besprechen Sie Ihre Methode zur Minimierung seiner Auswirkungen. Wenn Konflikte ein Risiko waren, das Sie zu Beginn des Projekts identifiziert haben, können Sie es auch in diesen Teil der Analyse einbeziehen.

4. Begründen Sie Teamentscheidungen

Während Sie sich den Projektzielen nähern, treffen Sie möglicherweise Entscheidungen, die sich auf den Arbeitsablauf Ihres Teams oder die Richtung Ihres Plans auswirken. Nutzen Sie das RAID-Protokoll, um Ihre Entscheidungen zu dokumentieren und den Auftragsfortschritt zu verfolgen. Geben Sie genügend Informationen an, damit Ihre Teamkollegen und Stakeholder verstehen, was Sie zu Ihrer Wahl geführt hat und warum diese getroffen werden musste. Wenn Sie sich beispielsweise dazu entschließen, neue Hardware zu kaufen, die das Budget des Programms übersteigt, könnte Ihr Tagebucheintrag erklären, dass die Tools den Entwicklungsprozess beschleunigen und die Qualität des Produkts verbessern können.