Was ist Prozessautomatisierung? • BUOM

15. April 2021

Viele Unternehmen stellen auf verstärkte digitale Abläufe um, um Remote-Mitarbeiter und Kunden zu unterstützen. Mithilfe der Prozessautomatisierung können Unternehmen eine zugänglichere, komfortablere und optimierte Arbeitsumgebung für alle Beteiligten bereitstellen. In diesem Artikel besprechen wir, was Prozessautomatisierung ist, warum sie wichtig ist, bewährte Vorgehensweisen für die Implementierung in Ihrem Unternehmen und geben Beispiele für Bereiche, die von einer Modernisierung profitieren könnten.

Was bedeutet Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung ist eine Methode, bei der mithilfe von Technologie sich wiederholende oder sich wiederholende Aufgaben am Arbeitsplatz ausgeführt werden, um manuelle Arbeit zu ersetzen. Andere Namen für diese Technik sind Business Process Automation (BPA), Robotic Process Automation (RPA) und Digital Process Automation (DPA). Prozessautomatisierung kann unter anderem in Finanz-, Personal- und Informationstechnologieabteilungen beliebt sein. Zu den Gruppen, die von der Prozessautomatisierung profitieren können, gehören:

• Compliance-Problem oder Audit-Herausforderung

• Konsistente Prozesse

• Fehlerfreie Prozesse

• Große Aufgaben

• Mehrbenutzeraufgaben

• Einfache Aufgaben

• Wiederkehrende Prozesse

• Dringende Aufgaben

Die Bedeutung von Automatisierungsprozessen

Automatisierungsprozesse können für Unternehmen in vielerlei Hinsicht wichtig sein, darunter:

Übergang zur digitalen Transformation

Die Umstellung bestimmter Systeme auf Prozessautomatisierung kann der erste Schritt eines Unternehmens zur digitalen Transformation sein. Die Definition der digitalen Transformation kann je nach Organisation variieren und so einfach sein wie das Hinzufügen von Technologie zu einem Unternehmen oder so komplex wie die Integration von Technologiefunktionen in jeden Aspekt der Geschäftsabläufe eines Unternehmens.

Datenprotokoll erstellen

Automatisierte Prozesse erstellen typischerweise ein Protokoll aller ihrer Aufgaben und Benutzerinteraktionen. Diese Informationen können hilfreich sein, um zu verstehen, wer mit den einzelnen Systemen interagiert und wie und was das System in jeder Phase des Zyklus tut.

Kosten minimieren

Durch die Umstellung auf Prozessautomatisierung können Kosten für Arbeit und Material eingespart werden. Da in jedem Prozess weniger Schritte erforderlich sind, benötigen Sie möglicherweise nicht so viele Mitarbeiter, um bestimmte Funktionen auszuführen. Außerdem können Sie Portokosten für Porto und Versanddokumente sparen.

Verbessern Sie die Verantwortlichkeit

Der Einsatz von Prozessautomatisierung kann Ihnen dabei helfen, die Verantwortlichkeit und Transparenz beim Durchlaufen des Systems zu verbessern. Wenn Sie beispielsweise ein automatisiertes System zur Genehmigung eines Projekts verwenden, sendet das System es mit den erforderlichen Informationen in der richtigen Reihenfolge an die richtige Person. Es kann Journaleinträge erstellen, wenn jemand ein Dokument empfängt, öffnet, signiert oder bearbeitet. Wenn ein Fehler auftritt, können Sie feststellen, wo er aufgetreten ist, und die nächsten Schritte mit der oder den beteiligten Personen besprechen.

Verbesserte Klarheit

Prozessautomatisierung kann dazu beitragen, Prozessschritte für Benutzer verständlicher zu machen. Programme können Hinweise, Beispielphrasen und andere Tools enthalten, die Ihnen helfen, den Prozess auf möglichst verständliche Weise zu vermitteln.

Erhöhte Kundenzufriedenheit

Bei kundenorientierten Systemen kann die Prozessautomatisierung dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Benutzerfreundliche Prozesse, die schnelle Ergebnisse liefern, können Kunden Zeit und Verwirrung bei der Interaktion mit Ihrer Marke ersparen.

Effizienz erhöhen

Prozessautomatisierung kann die Effizienz Ihres Unternehmens steigern, indem sie es den Mitarbeitern ermöglicht, sich mehr Zeit und Aufmerksamkeit komplexen Aufgaben zu widmen. Beispielsweise können durch die Installation eines Systems, das automatische Antworten auf bestimmte E-Mails generiert oder die Gehaltsabrechnung auf Knopfdruck erledigt, zeitraubende Routineaufgaben entfallen.

Steigern Sie die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter

Auch Mitarbeiter können durch den Einsatz automatisierter Prozesse zufriedener am Arbeitsplatz sein. Wenn sie dank eines automatisierten Systems tagsüber mehr Aufgaben erledigen oder ihre Produktivität steigern können, sind sie möglicherweise zufriedener mit ihrer Arbeit und freuen sich jeden Tag darauf, zur Arbeit zu kommen.

Reduzierung physischer Dokumente

Der Einsatz automatisierter Systeme kann es Ihnen ermöglichen, einige der physischen Dokumente, die Sie im Büro verwenden, loszuwerden. Dies ist nicht nur gut für den Planeten, sondern kann auch den Papierkram reduzieren, den Büromitarbeiter erledigen müssen, und die Wahrscheinlichkeit verringern, dass ein wichtiges Dokument verloren geht, beschädigt oder versehentlich weggeworfen wird.

Abläufe standardisieren

Die Automatisierung von Prozessen über verschiedene Arbeitsstandorte oder Büros hinweg kann dazu beitragen, die Standardisierung im gesamten Unternehmen voranzutreiben. Dies kann es den Mitarbeitern erleichtern, zu reisen oder zu wechseln, sodass sie an verschiedenen Standorten im Unternehmen produktiv bleiben können.

Prozessoptimierung

Die Implementierung von Prozessautomatisierung kann Ihre täglichen Aufgaben vereinfachen. Anstatt auf den Versand und die Zustellung zu warten, während jemand ans Telefon geht oder auf eine Nachricht antwortet oder einfach alle notwendigen Dokumente oder Unterlagen herausholt, um eine Aufgabe zu erledigen, kann der Einsatz eines automatisierten Systems einige dieser Probleme beseitigen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass andere auftreten . schnell.

Best Practices für die Prozessautomatisierung

Nutzen Sie diese Best Practices bei der Implementierung der Prozessautomatisierung in Ihrem eigenen Unternehmen:

Verstehen Sie die Aufgaben

Bevor Sie Technologiesysteme automatisieren, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Aufgaben einbezogen werden sollen. Überlegen Sie, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und wann und wie oft sie ausgeführt wird. Dies kann Ihnen dabei helfen, das System genau nach Ihren Spezifikationen zu programmieren und die Anzahl der Änderungen zu reduzieren, die Sie nach der Implementierung vornehmen müssen.

Ziele setzen

Definieren Sie vor der Implementierung klar die Ziele, die Sie durch die Umstellung auf automatisierte Prozesse erreichen möchten. Einige davon können Geldeinsparungen oder eine Verringerung der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter umfassen. Wenn Sie Ihre anfänglichen Ziele kennen, können Sie später den Fortschritt Ihres Systems verfolgen.

Integration mit aktuellen Systemen

Wenn Ihr Unternehmen bereits über eine gewisse Prozessautomatisierung verfügt, stellen Sie sicher, dass sich alle alternativen Systeme, die Sie hinzufügen, in Ihre aktuelle Struktur integrieren lassen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Sie mit all Ihren Programmen die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Ergebnisse messen

Verfolgen Sie die gesammelten Daten im Laufe der Zeit, um zu sehen, wie sie Ihren Zielen entsprechen. Bei einigen Aspekten, wie z. B. Produktivitätssteigerungen, kann es Monate oder länger dauern, bis Ergebnisse sichtbar werden. Versuchen Sie daher, geduldig zu sein. Die meisten Systeme sammeln Daten zu verschiedenen Leistungsindikatoren und erleichtern so die Nachverfolgung durch Analysten.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Während die Prozessautomatisierung die manuelle Arbeit reduzieren kann, interagieren einige Mitarbeiter möglicherweise dennoch regelmäßig mit Systemen. Schulen Sie diejenigen, die die Systeme häufig nutzen möchten, darin, Fehler zu erkennen oder den Prozess bei Bedarf zu ändern.

Systemüberwachung

Automatisierte Prozesse erfordern immer noch von Zeit zu Zeit eine menschliche Bewertung, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktionieren. Führen Sie regelmäßige Überprüfungen Ihrer Systeme durch und beheben Sie Fehler oder passen Sie das Programm bei Bedarf an.

Verwenden Sie Fertigprodukte

Es gibt viele Softwareanwendungen auf dem Markt, die darauf ausgelegt sind, Automatisierungsprobleme für verschiedene spezifische Anforderungen zu lösen. Erwägen Sie die Verwendung eines vorgefertigten Pakets, anstatt Zeit damit zu verschwenden, ein eigenes Paket zu erfinden. Überprüfen Sie die Funktionen und Preise der verfügbaren Optionen, um zu entscheiden, welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Wählen Sie eine flexible Lösung

Im Laufe der Zeit können sich die Anforderungen Ihrer Prozesse ändern. Stellen Sie sicher, dass Sie ein System wählen, das Neuprogrammierungen oder Anpassungen ermöglicht, die Sie korrigieren können, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich anpasst.

Beispiele für Automatisierungsprozesse

Einige Beispiele für Arbeitsplatzbereiche, die vom Einsatz von Automatisierungsprozessen profitieren können, sind:

E-Mail- und Push-Benachrichtigungen

Unternehmen, die direkt mit Kunden oder Klienten interagieren, verbringen möglicherweise viel Zeit damit, E-Mails zu beantworten oder Erinnerungen an sich wiederholende Informationen zu versenden. Der Einsatz eines automatisierten Systems zum Codieren und Versenden von Antworten auf bestimmte Informationen kann den Mitarbeitern einige Routineaufgaben ersparen und ihnen mehr Zeit für die Beantwortung dringenderer oder komplexerer Fragen geben.

Urlaubsanträge von Mitarbeitern

Je größer das Unternehmen, desto mehr Mitarbeiter hat es, die Urlaub, Krankheit oder persönliche Zeit einplanen müssen. Je nach Berichtsabteilung kann es eine Herausforderung sein, den Überblick darüber zu behalten, wer wann nicht im Büro ist, und mehrere Zeitpläne zu koordinieren. Mithilfe eines Automatisierungssystems können Mitarbeiter ihre eigenen Zeitpläne synchronisieren, Urlaub beantragen und schneller eine Genehmigung erhalten.

Unterstützung

Informationstechnologieabteilungen können mithilfe der Prozessautomatisierung ein Ticketsystem für ihre Anfragen erstellen. Diese Systeme können automatische Antworten an den Bewerber senden, einer bestimmten Person eine Aufgabe zuweisen und alle an der Bewerbung vorgenommenen Arbeiten und Änderungen protokollieren.

Genehmigung des Managements

In Unternehmen mit mehreren Führungsebenen muss ein Projektvorschlag oder ein anderes Dokument möglicherweise von mehreren Personen genehmigt werden, bevor es in die Tat umgesetzt werden kann. Dies manuell durchzuführen kann zeitaufwändig oder kompliziert sein. Durch den Einsatz eines automatisierten Systems können Dokumente nach Abschluss jedes Schritts von einer Person zur anderen übertragen werden, wodurch der Genehmigungsprozess beschleunigt wird.

Onboarding

Während des Onboarding-Prozesses für einen neuen Mitarbeiter bereitet die Personalabteilung den Kandidaten gemeinsam auf die Integration in die Systeme des Unternehmens vor. Dazu kann die Planung von Orientierungstreffen und Schulungen, die Eröffnung neuer Bankkonten, das Sammeln relevanter Dokumente oder die Zuweisung von Mentoren gehören. Wenn Sie Ihrem Unternehmen ein automatisiertes Onboarding-System hinzufügen, können Sie sicherstellen, dass alle diese Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und zum richtigen Zeitpunkt erledigt werden.

Lohn-und Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein notwendiger Prozess für jedes Unternehmen, das Mitarbeiter anstellt. Der Einsatz eines automatisierten Systems zur Verarbeitung der Gehaltsabrechnung und zum Drucken oder Senden von Zahlungen kann dazu beitragen, der Finanzabteilung Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass alle Gehaltsabrechnungen korrekt verteilt werden.

Aufträge

Die Bearbeitung von Bestellungen ist eine typische, sich wiederholende Funktion, die von vielen Unternehmen genutzt wird. Zu den Schritten können die Kontaktaufnahme mit Personen zur Genehmigung, die Durchführung eines Überprüfungsprozesses zur Identifizierung fehlender Informationen und die Durchführung von Änderungen gehören. Durch den Einsatz eines automatisierten Systems können Dokumente nahtloser von Person zu Person weitergegeben und die erforderlichen Informationen vollständig erfasst werden.

Zeit- und Anwesenheitsverfolgung

Die Verwendung einer physischen Uhr oder der Versuch, Zeit- oder Anwesenheitsinformationen von mehreren Mitarbeitern zu sammeln, kann eine verwirrende Aufgabe sein. Die Implementierung eines automatisierten Zeiterfassungssystems kann dabei helfen, die Arbeitszeittabellen an einem Ort aufzubewahren, damit sie während der Lohn- und Steuerperioden leicht eingesehen werden können.