So erstellen Sie in 4 Schritten ein Organigramm in PowerPoint • BUOM

8. April 2022

Ein Organigramm in PowerPoint ist eine effektive Methode zur Darstellung von Berichtsbeziehungen innerhalb einer Organisation oder eines Projekts. Zu wissen, wie man ein Organigramm erstellt, das verschiedene Hierarchieebenen zeigt, kann für jede Position in einem Unternehmen eine wertvolle Fähigkeit sein. Die Entwicklung dieser Fähigkeit kann Ihnen helfen, die Qualität Ihrer Präsentationen zu verbessern und Ihr Verständnis für hierarchische Beziehungen zu verbessern. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Organigramm ist, warum PowerPoint das richtige Werkzeug zum Erstellen eines Organigramms ist und wie man es in vier Schritten erstellt. Außerdem geben wir einige zusätzliche Tipps zum Erstellen eines Organigramms in PowerPoint.

Was ist ein Organigramm?

Ein Organigramm oder Organigramm ist eine visuelle Darstellung der internen hierarchischen Struktur eines Unternehmens, einer Institution oder eines Projekts. Sein genaues Design und Layout hängt weitgehend von der Organisation der jeweiligen Gruppe ab, da darin Elemente wie Unternehmensabteilungen, Mitarbeiterrollen und externe Partner sowie Beziehungen zwischen diesen angezeigt werden können. Die Hauptaufgabe eines Organigramms besteht darin, Personen außerhalb der analysierten Gruppe zu zeigen, wie die hierarchische Struktur aussieht und wie der Entscheidungsprozess funktioniert.

Warum PowerPoint zum Erstellen eines Organigramms verwenden?

Zu den Hauptvorteilen der Verwendung von PowerPoint zum Erstellen eines Organigramms gehören:

• Da es sich um einen relativ einfachen Vorgang handelt, macht die Benutzeroberfläche von PowerPoint das Erstellen von Organigrammen für Mitarbeiter ohne Erfahrung mit Microsoft Office-Software zu einer leicht zugänglichen Aufgabe.

• Einfach zu bearbeiten: Sie können das Organigramm bearbeiten, um verschiedene Änderungen in der Organisationsstruktur widerzuspiegeln.

• Teilen und aktualisieren: Sobald Sie ein Organigramm erstellt haben, können Sie es über das Intranet der Organisation mit den Mitarbeitern teilen und es regelmäßig aktualisieren.

So erstellen Sie ein Organigramm in PowerPoint

Probieren Sie diese vier Schritte aus, wenn Sie ein Organigramm in PowerPoint erstellen:

1. Fügen Sie SmartArt-Grafiken hinzu

SmartArt-Grafiken sind eine Möglichkeit, verschiedene Konzepte und Ideen visuell darzustellen. Um es speziell zum Erstellen eines Organigramms zu verwenden, starten Sie die PowerPoint-Anwendung, gehen Sie zur Registerkarte „Einfügen“ und wählen Sie unter „Illustration“ die Option „SmartArt“. Durch Auswahl haben Sie Zugriff auf verschiedene visuelle Darstellungen für unterschiedliche Zwecke. Suchen Sie die Kategorie „Hierarchie“ und wählen Sie eine der Organigramm-Vorlagen aus. Entscheiden Sie, welches für Ihren speziellen Zweck am besten geeignet ist.

2. Fügen Sie Ihre Informationen hinzu

Nachdem Sie die entsprechende Vorlage ausgewählt haben, können Sie mit der Eingabe von Informationen wie Namen in einer hierarchischen Struktur beginnen. Die Vorlage verfügt möglicherweise nicht über die genaue Anzahl an Feldern, die zum Anzeigen jeder Person oder Abteilung erforderlich sind. Sie können jedoch neue hinzufügen, indem Sie die gerade erstellte Vorlage auswählen und die Option „Form hinzufügen“ verwenden. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, die neue Box an der gewünschten Stelle im Organigramm zu platzieren.

Sie haben auch die Möglichkeit, für jeden Namen ein Bild hinzuzufügen, das denjenigen, die das Organigramm überprüfen, dabei hilft, jedes Teammitglied zu identifizieren. Einige Vorlagen bieten außerdem in jedem Feld zusätzlichen Platz für eine Stellenbeschreibung oder andere Informationen.

3. Formatieren Sie Ihr Organigramm

Indem Sie alle notwendigen Informationen in ein Organigramm einfügen und es in der hierarchischen Struktur Ihrer Wahl platzieren, können Sie den Stil und das Erscheinungsbild des Diagramms formatieren. Dazu können Sie auf die Registerkarten Design und Format zugreifen. Zu den verfügbaren Optionen gehörten das Ändern des Farbschemas, das Erstellen von 3D-Blöcken, das Ändern des Schriftstils und der Buchstabengröße sowie das Hinzufügen farbiger Umrisse, um einige Blöcke von anderen zu unterscheiden.

4. Veröffentlichen und teilen Sie Ihr Organigramm

Sobald das Organigramm fertig ist, können Sie es mit jedem teilen, der Zugriff benötigt. Wenn Sie wissen, dass jeder, der es erhält, über Microsoft PowerPoint verfügt, können Sie es im PowerPoint-Format speichern. Wenn Sie die Datei wahrscheinlich an Personen senden, die die App möglicherweise nicht haben, möchten Sie sie möglicherweise als PDF speichern, um sicherzustellen, dass sie auf jedem Gerät korrekt angezeigt wird.

Tipps zum Erstellen eines Organigramms in PowerPoint

Beachten Sie die folgenden Tipps, wenn Sie mit PowerPoint ein Organigramm für Ihre Abteilung oder Organisation erstellen:

• Verwenden Sie gepunktete Linien, um alle hierarchischen Beziehungen anzuzeigen. Einige Organisationen haben eine komplexere Struktur, wobei bestimmte Mitarbeiter mehreren Personen unterstellt sind. Sie können dies in Ihrem Organigramm veranschaulichen, indem Sie über die Schaltfläche „Einfügen“ weitere gepunktete Linien einfügen und die Felder entsprechend verknüpfen.

• Beauftragen Sie jemanden innerhalb der Organisation, das Organigramm auf dem neuesten Stand zu halten. Die Verwendung einer Softwareanwendung zum Erstellen eines Organigramms und zum Teilen über das Intranet einer Organisation kann es für alle einfacher machen, regelmäßige Updates über verschiedene organisatorische Änderungen zu erhalten. Um sicherzustellen, dass jeder so schnell wie möglich von den Änderungen erfährt, können Sie erwägen, sie selbst vorzunehmen und alle relevanten Parteien zu benachrichtigen oder die Änderungen von jemand anderem vornehmen zu lassen.

• Nutzen Sie Organigramme, um Mitarbeiterrollen darzustellen. Neben der Verwendung von Organigrammen zur Darstellung der hierarchischen Struktur einer Organisation oder Abteilung können Sie damit auch die genauen Funktionen jedes wichtigen Mitarbeiters darstellen. Dies kann einem Außenstehenden helfen zu verstehen, wie jede Rolle in die Gesamtstruktur der Organisation passt.

• Formatieren Sie das Organigramm so, dass es auf eine Seite passt. Das Anzeigen des Organigramms auf einzelnen Seiten kann schwierig zu lesen und zu verstehen sein. Nutzen Sie die Design- und Formatoptionen voll aus, um die Größe und Anordnung jedes Felds so anzupassen, dass die gesamte Struktur auf eine Seite passt.

• Wenn Sie die Hierarchie einer Organisation anzeigen, platzieren Sie die Berufsbezeichnung vor dem Namen der Person. Wenn Sie eine hierarchische Struktur erstellen, können Sie diese leichter verständlich machen, indem Sie die Position jedes Mitarbeiters in der Organisation über seinem Namen platzieren. Dies kann es auch einfacher machen, Mitarbeiter im Diagramm neu anzuordnen, ohne die hierarchische Struktur zu ändern.

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