Was ist Projektplanung? (mit Beispielen) • BUOM

26. August 2021

Die Projektplanung ist eine der wichtigsten Phasen im Projektmanagement-Lebenszyklus. Hier erstellt der Projektmanager ein Dokument mit allen wichtigen Informationen zum Projekt, einschließlich der erforderlichen Aufgaben, der Zuweisung der einzelnen Aufgaben und der Umsetzung des Projektplans.

In diesem Artikel erklären wir die grundlegenden Schritte zum Erstellen eines Projektplans sowie einige schnelle Tipps für eine effektive Projektplanung, unabhängig davon, ob Sie ein neuer oder erfahrener Projektmanager sind.

Was ist Projektplanung?

Die Projektplanung ist die zweite der vier Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus: Initiierung, Planung, Ausführung und Abschluss. In dieser Phase entwickelt der Projektmanager einen Projektplan, der Informationen zu allen Aspekten des Projekts, wie Ressourcen, Finanzierung, Risiken, Qualitätskontrolle und Beschaffung, enthält. Die Erstellung dieses detaillierten Dokuments ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements, da es als Karte für das Projekt dient und allen Parteien wichtige Informationen über Faktoren wie Meilensteine, Zeitpläne, Ressourcen, Ergebnisse und Umfang liefert.

Was Sie in Ihren Projektplan aufnehmen sollten

Ein Projektplan ist ein umfassendes Dokument, das das Projektteam durch die Ausführungsphase des Projekts führt. Aus diesem Grund muss der Projektleiter detaillierte Informationen in dieses Dokument aufnehmen, damit die Projektabwicklung reibungslos ablaufen kann. Der Projektplan sollte Folgendes enthalten:

• Umfangsplanung: Dies ist einer der wichtigsten Schritte in der Projektplanung, da er genau definiert, was das Team tun muss, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

• Organisatorische Planung: Dieser Aspekt des Projektplans umfasst einen Projektstrukturplan, in dem der Projektmanager die Projektergebnisse in detaillierte Aktivitäten und Aufgaben unterteilt. Dazu gehört auch die Rekrutierung von Personal und die Zuordnung von Ressourcen zu Projektaufgaben.

• Zeitplanentwicklung. Dieser Teil des Projektplans umfasst das Erstellen einer Liste von Meilensteinen, das Festlegen der Reihenfolge der Projektaktivitäten, das Dokumentieren interaktiver Abhängigkeiten und das Definieren eines Zeitrahmens.

• Ressourcenplanung. Bei der Ressourcenplanung geht es darum, zu ermitteln, welche Ressourcen wie Personal, Materialien und Ausrüstung Sie für die Fertigstellung des Projekts benötigen, und deren Kosten abzuschätzen.

• Risikoplanung: Dabei geht es darum, mögliche Risiken zu identifizieren und im Falle ihres Eintretens mit ihnen umzugehen. Zu den Risiken können Materialengpässe oder andere potenziell negative Folgen gehören.

• Qualitätsplanung: Die Qualität der vom Team geleisteten Arbeit muss bestimmte Standards erfüllen. In diesem Teil des Projektplans werden diese Standards definiert und dargelegt, wie die Qualitätskontrolle durchgeführt wird.

• Budgetplanung: Das Projekt wird nicht erfolgreich sein, wenn Sie sich nicht an das Budget halten. Während der Budgetplanung verknüpft der Projektmanager alle Projektkosten mit wichtigen Aufgaben und Leistungen, wie z. B. Ausrüstung, Materialien, Löhnen, Reisen, Unterkünften, Beratungsgebühren und Lieferungen.

• Kommunikationsplanung: Die Kommunikation zwischen den Beteiligten ist der Schlüssel zum Projekterfolg. Der Projektmanager muss formal festlegen, wie effektiv die Kommunikation erfolgen soll, was Methoden, Kanäle und Häufigkeit umfassen kann.

So planen Sie ein Projekt

Auch wenn verschiedene Projektmanager unterschiedliche Herangehensweisen an die Projektplanung verfolgen, gibt es wichtige Überlegungen, die alle Projektmanager berücksichtigen müssen. Das beinhaltet:

1. Projektziele festlegen

Der erste Schritt, den Sie bei der Erstellung eines Projektplans unternehmen sollten, besteht darin, die Projektsponsoren und Stakeholder, wie den Kunden und die Endbenutzer, zu identifizieren und sich dann mit ihnen zu treffen, um herauszufinden, welche Erwartungen und Bedürfnisse sie haben. Sobald Sie die Bedürfnisse aller relevanten Parteien dokumentiert und priorisiert haben, müssen Sie spezifische Projektziele definieren, die diese Bedürfnisse berücksichtigen, und die Projektziele skizzieren.

2. Bestimmen Sie den Umfang des Projekts

Der nächste wichtige Schritt besteht darin, den Umfang des Projekts festzulegen, d. h. genau, welche Arbeit das Team leisten muss, um die Projektziele zu erreichen. Der Projektumfang definiert den Umfang und die Grenzen des Projekts und dient dazu, ein „Scope Creep“ zu verhindern, das sich auf Aufgaben oder Produkte bezieht, die außerhalb des vereinbarten Umfangs liegen.

3. Entscheiden Sie sich für die wichtigsten Ergebnisse

Sobald sich alle Parteien auf den Umfang des Projekts geeinigt haben, besteht Ihr nächster Schritt darin, die Projektergebnisse zu definieren. Während sich der Projektumfang auf den gesamten Arbeitsaufwand bezieht, der zum Abschluss des Projekts erforderlich ist, umfassen die Ergebnisse alle spezifischen Produkte oder Dienstleistungen, die das Projektteam im Laufe des Projekts produzieren oder bereitstellen wird.

4. Erstellen Sie einen Bereichsoperator

Anschließend sollten Sie ein Umfangsdokument erstellen, das wichtige Informationen wie die Geschäftsanforderungen, die das Projekt erfüllen soll, Ziele, Umfang, Ergebnisse, Annahmen, Ausnahmen und wichtige Meilensteine ​​enthält. Sobald Sie dieses Dokument erstellt haben, müssen der Sponsor und alle Beteiligten den Projektdetails zustimmen, die Sie im Dokument niedergeschrieben haben, um Missverständnissen vorzubeugen. Da es sich im Grunde genommen um einen Vertrag zwischen dem Projektmanager und dem Sponsor handelt, muss Letzterer alle von Ihnen in der Endphase des Projekts gewünschten Änderungen kennen und genehmigen.

5. Erstellen Sie einen Projektstrukturplan, einen Zeitplan und Kostenbasispläne.

Obwohl Sie zu diesem Zeitpunkt wissen, was die wichtigsten Ergebnisse des Projekts sind, müssen Sie festlegen, wie diese Ergebnisse geliefert werden sollen. Dazu müssen Sie einen Arbeitsstrukturplan entwickeln, in dem Sie große Arbeitsergebnisse in kleinere, überschaubare Aufgaben aufteilen.

Sobald Sie alle verschiedenen Aktivitäten festgelegt haben, die Ihr Team ausführen muss, um Ergebnisse zu erzielen, bringen Sie sie in eine logische Reihenfolge. Entscheiden Sie dann, wie lange es dauern wird, jede Aufgabe zu erledigen, und welche Kosten damit verbunden sind.

Es wird empfohlen, zunächst eine Liste mit Meilensteinen zu erstellen, die die Hauptphasen des Projekts darstellen, und diese als Ausgangspunkt für die Festlegung des Zeitplans für einzelne Aufgaben zu verwenden. Nachdem Sie alle Zeitrahmen festgelegt haben, erstellen Sie einen Projektplan, in dem klar angegeben ist, wann jede Aufgabe beginnt und endet.

6. Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zu

Der nächste Schritt besteht darin, den Teammitgliedern bestimmte Aufgaben zuzuweisen, damit jeder seine Verantwortlichkeiten versteht. Möglicherweise müssen Sie auch externe Ressourcen und Spezialisten einsetzen, um komplexe Aufgaben auszuführen, die Spezialwissen erfordern oder über die Fähigkeiten Ihres Projektteams hinausgehen. Um Klarheit zu schaffen, entwickeln Sie einen Personalplan, der klar umreißt, wie lange jede Ressource dem Projekt zugewiesen wird.

7. Führen Sie eine Risikobewertung durch

Der Risikomanagementplan ist ein sehr wichtiger Aspekt der Projektplanung, da er Aspekte des Projekts anspricht, die sich negativ auf dessen erfolgreichen Abschluss auswirken können. Dieser Prozess umfasst die Identifizierung möglicher Risiken, der Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens und der Folgen, wenn sie eintreten. Sobald Sie die Risiken und deren Schwere ermittelt haben, entwickeln Sie einen Risikoreaktionsplan, der die Reaktions- und Notfallpläne für den Fall, dass das Risiko eintritt, darlegt. Dadurch werden die Auswirkungen größerer Bedrohungen auf das Projekt minimiert.

In Verbindung gebracht: So verwenden Sie die Risikobewertungsmatrix

Tipps zur Planung eines Projekts

Eine effektive Projektplanung erfordert ausgezeichnete Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten, die Fähigkeit, jederzeit eine Vielzahl von Faktoren zu berücksichtigen, und Liebe zum Detail. Um Ihnen bei diesem schwierigen Prozess zu helfen, finden Sie hier einige Tipps:

• Sobald Ihr Projektplan fertig ist, stellen Sie sicher, dass alle Sponsoren und Großaktionäre ihm zustimmen. Auf diese Weise schließen Sie Missverständnisse und Missverständnisse aus und sichern sich Ihre Zustimmung und Unterstützung.

• Selbst der beste Projektplan wird sich unweigerlich ändern. Wenn der Plan geändert werden muss, sollten Sie einen formellen Änderungskontrollprozess nutzen, der es Ihnen ermöglicht, die Änderungen ordnungsgemäß zu überprüfen, bevor sie umgesetzt werden, und diese Änderungen auch im Plan zu dokumentieren.

• Planen Sie die riskantesten Aufgaben nach Möglichkeit für die frühen Phasen des Projekts ein. Wenn etwas schief geht, haben Sie mehr Zeit und möglicherweise auch Geld, um die Situation zu beheben.

• Beziehen Sie die Teammitglieder in die Erstellung des Projektplans ein. Ihre Erfahrung in verschiedenen Bereichen und ihr objektiver Input helfen Ihnen, effektiver zu planen und geben ihnen Einblick in das Projekt.

• Berücksichtigen Sie bei der Erstellung eines Projektzeitplans Eventualitäten, da einige Aufgaben unweigerlich länger dauern als geplant und sich dann negativ auf den Projektzeitplan auswirken.