Was ist Projekt-Stakeholder-Management? Definition und Tipps
Projektmanager sind dafür verantwortlich, viele Komponenten von Projekten zu unterstützen, einschließlich des Stakeholder-Managements. Projekt-Stakeholder-Management ist ein umfangreicher Prozess, der die Kommunikation mit Stakeholdern und die Verwaltung ihrer Erwartungen an das Projekt umfasst. Wenn Sie im Projektmanagement arbeiten, ist es wichtig zu verstehen, wie man Stakeholder analysiert und mit ihnen zusammenarbeitet, da deren Zufriedenheit mit dem Erfolg des Projekts korrelieren kann. In diesem Artikel erläutern wir die Definition und Bedeutung des Projekt-Stakeholder-Managements und bieten Schritte und Tipps, die Ihnen beim Abschluss des Prozesses helfen.
Was ist Projekt-Stakeholder-Management?
Projekt-Stakeholder-Management ist der Prozess der Organisation der Kommunikation mit Stakeholdern und der Verwaltung der Stakeholder-Erwartungen. Projektmanager sind für die Koordinierung vieler Aspekte von Projekten verantwortlich, einschließlich des Stakeholder-Managements. Stakeholder haben in der Regel ein gewisses Interesse oder Einfluss auf das Projekt. Dazu können gehören:
Teammitglieder. Mitglieder des Projektteams sind unmittelbare Stakeholder, da sich der Erfolg des Projekts auf ihre Arbeitsleistung auswirken kann.
Führungskräfte. Auch Organisationsleiter können an einem Projekt beteiligt sein, da Projekte den Ruf und Erfolg eines Unternehmens beeinflussen können.
Kunden. Kunden sind eine weitere wichtige Stakeholdergruppe, da sie häufig direkt in Projekte involviert sind und ein starkes Interesse daran haben.
Warum ist Projekt-Stakeholder-Management wichtig?
Projekt-Stakeholder-Management ist wichtig, da es Projektmanagern dabei helfen kann, sicherzustellen, dass ihre Projekte den Erwartungen der Stakeholder entsprechen. Wenn ein Projekt dieses Ziel erreicht, bedeutet das, dass das Projekt erfolgreich war. Da Stakeholder in der Regel auch Einfluss auf den Projektfortschritt haben, ist es wichtig, ihnen die Ergebnisse regelmäßig mitzuteilen.
Was ist eine Stakeholder-Analyse?
Bei der Stakeholder-Analyse handelt es sich um den Prozess der Klassifizierung und Profilierung von Stakeholdern. Bei der Durchführung dieser Analyse können Sie Folgendes ermitteln:
Die Prioritätsstufen Ihrer Stakeholder
Die Bedürfnisse Ihrer Stakeholder, einschließlich spezifischer Informationen
Wie wollen Sie ihre Bedürfnisse erfüllen?
Welche Kommunikationskanäle planen Sie zu nutzen?
Möglichkeiten, Stakeholder in Ihr Projekt einzubeziehen
Sie können Ihrem Gesamtprojektplan eine Stakeholder-Analyse hinzufügen, um die Kommunikation mit jedem Stakeholder zu erleichtern.
So führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch
Befolgen Sie diese Schritte, um eine Stakeholder-Analyse für Ihr Projekt durchzuführen:
1. Identifizieren Sie Ihre Stakeholder
Der erste Schritt zur Durchführung einer Stakeholder-Analyse besteht darin, Ihre Stakeholder zu identifizieren. Sie können dies tun, indem Sie eine Liste aller von Ihrem Projekt betroffenen Personen erstellen. Diese Stakeholder können Kunden, Kollegen, Investoren, Geschäftspartner und andere sein und sowohl intern als auch extern sein.
2. Listen Sie die Stakeholder in der Reihenfolge ihrer Priorität auf
Sobald Sie eine Liste der Stakeholder haben, können Sie diese nach ihrer Prioritätsstufe organisieren. Typischerweise sind vorrangige Stakeholder diejenigen, die ein besonderes Interesse an Ihrem Projekt haben oder einen größeren Einfluss als andere haben.
Sie können Ihre Stakeholder-Liste mit einer Methode wie dem Stakeholder-Interessenraster organisieren, einem vierteiligen Diagramm, das Stakeholder nach ihrem Grad an Interesse und Einfluss kategorisiert. Mit dieser Methode können Sie jeden Ihrer Stakeholder wie folgt klassifizieren:
Hohe Macht, großes Interesse: Diese Stakeholder haben in der Regel die höchste Priorität, da sie ein besonderes Interesse am Projekt und starken Einfluss haben. Ein Beispiel für einen mächtigen Stakeholder ist ein Investor.
Große Macht, geringes Interesse: Große Macht und geringe Stakeholder haben großen Einfluss auf das Projekt, aber wenig Interesse. Zu diesen Stakeholdern können Regierungsbehörden gehören, die möglicherweise Macht in Form von Regeln haben, aber wenig Interesse am eigentlichen Projekt haben.
Geringe Macht, großes Interesse: Diese Stakeholder haben ein großes Interesse am Projekt, haben aber wenig Einfluss. Ein Beispiel für einen Stakeholder mit geringer Macht und hohem Interesse wäre eine Gemeindekoalition, die Ihr Anliegen unterstützt, aber nicht viel Macht über Ihr Projekt hat.
Geringer Stromverbrauch, geringes Interesse: Geringer Stromverbrauch und geringe Stakeholder haben die niedrigste Priorität. Typischerweise handelt es sich bei diesen Stakeholdern um Mitglieder der breiten Öffentlichkeit, die kein Interesse oder Einfluss auf Ihr Projekt haben.
3. Gewinnen Sie Einblicke in Ihre Stakeholder.
Ein weiterer wichtiger Schritt im Prozess der Stakeholder-Analyse ist die Informationsbeschaffung. Sie können dies erreichen, indem Sie eine eingehende Recherche über Ihre Stakeholder durchführen. Eine Umfrage ist eine beliebte Methode zur Informationsbeschaffung. Sie können die Umfrage online, telefonisch, persönlich oder über einen anderen Kanal durchführen. Stellen Sie in der Umfrage Fragen wie:
Welche Kommunikationskanäle bevorzugen Sie?
Was ist Ihre Meinung zum Projekt?
Welches Interesse hat das Projekt für Sie?
Was können wir tun, damit Sie das Projekt unterstützen?
Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen helfen, Ihre Stakeholder besser zu verstehen und einen Plan für die Kommunikation mit jedem von ihnen während des gesamten Projekts zu erstellen.
Tipps für ein effektives Projekt-Stakeholder-Management
Hier einige zusätzliche Tipps für das Projekt-Stakeholder-Management:
Entwickeln Sie Ihre Projektmanagementfähigkeiten
Ein Tipp für ein effektiveres Stakeholder-Management ist die Entwicklung von Projektmanagementfähigkeiten. Zu den wichtigen Fähigkeiten eines Projektmanagers gehören:
Führung: Projektmanager übernehmen in einem Projekt die Rolle der Leiter und benötigen daher ausgeprägte Führungsqualitäten. Zu diesen Fähigkeiten können Selbstvertrauen, Delegationsfähigkeit und die Fähigkeit, Teammitglieder zu motivieren, gehören.
Kommunikation: Kommunikation ist auch im Projektmanagement wichtig, da Projektmanager häufig Berichte schreiben und mündliche Präsentationen halten. Sie treffen sich auch mit Stakeholdern, was zwischenmenschliche Fähigkeiten wichtig macht.
Organisation: Organisationsfähigkeiten können Projektmanagern dabei helfen, Pläne zu erstellen und Projekte effektiv zu verwalten. Sie können diese Funktionen nutzen, um den Zeitplan einzuhalten und alle Beteiligten im Auge zu behalten.
Technologie: Projektmanager können technische Fähigkeiten nutzen, um mit Projektmanagement-Softwaretools zu arbeiten, was die Projekteffizienz verbessern kann.
Probleme lösen. Problemlösungsfähigkeiten können Projektmanagern dabei helfen, mit Problemen umzugehen, die während der Projektdurchführung auftreten. Diese Fachleute entwickeln häufig ihren eigenen Problemlösungsprozess.
Anpassungsfähigkeit. Für Projektmanager ist es wichtig, anpassungsfähig zu sein, damit sie auf unvorhersehbare Veränderungen in Projekten, wie zum Beispiel neue Erwartungen der Stakeholder, reagieren können.
Effektiv kommunizieren
Kommunikation ist ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements, insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Stakeholdern. Es ist wichtig, zentrale Kommunikationskanäle einzurichten, um den Stakeholdern regelmäßige Fortschrittsberichte bereitzustellen. Regelmäßige Kommunikation kann Ihnen auch dabei helfen, die Beziehungen zu Ihren Projektbeteiligten zu stärken.
Nutzen Sie Softwarelösungen
Ein weiterer Tipp für das Stakeholder-Management ist der Einsatz von Projektmanagement-Software. Diese digitalen Tools können Ihnen dabei helfen, Ihr Projekt zu organisieren und den Überblick über verschiedene Interessengruppen zu behalten. Sie können diese Tools auch verwenden, um automatisierte Berichte an Stakeholder zu senden, die ihnen dabei helfen, während des gesamten Projekts auf dem Laufenden zu bleiben.