Was ist Kreditorenbuchhaltung? (mit Strategien) • BUOM

18. November 2021

Die ordnungsgemäße Verwaltung des Budgets und der Ausgaben eines Unternehmens kann dazu beitragen, den Umsatz zu steigern und die Ausgaben zu senken. Unternehmen nutzen Kreditorenbuchhaltungssysteme, um ihre Ausgaben zu verfolgen. Die Kreditorenbuchhaltung verfolgt die Ausgaben, die ein Unternehmen seinen Lieferanten und Lieferanten schuldet. In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, was Kreditorenbuchhaltung ist, warum sie wichtig ist und welche Strategien und Tipps es gibt.

Was ist Kreditorenbuchhaltung?

Bei der Kreditorenbuchhaltung handelt es sich um ein System, das sich mit Schulden eines Unternehmens gegenüber Drittanbietern oder Lieferanten befasst, die es auf Kredit aufgenommen und noch nicht beglichen hat. Zu diesen Schulden können kumulierte Ausgaben, Einkäufe von Lagerbeständen oder Betriebsmitteln sowie kurzfristige Betriebskosten gehören. Das Kreditorenmanagement umfasst die Verwaltung von Einkäufen, die Suche nach Handelskreditlinien und die Vereinbarung günstiger Einkaufskonditionen. Alle Ausgaben, die ein Unternehmen schuldet, erscheinen in seiner Bilanz als „Verbindlichkeitssaldo“.

Es gibt Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, weil Unternehmen manchmal gerne auf Kredit kaufen, damit sie über alles verfügen, was sie für den Betrieb ihres Unternehmens benötigen, und gleichzeitig einen höheren Cashflow zur Verfügung haben und ihr Vermögen schützen. Die Kreditorenbuchhaltung kann einem Unternehmen dabei helfen, sein Betriebskapital zu kontrollieren.

Warum ist es wichtig, die Kreditorenbuchhaltung zu verwalten?

Die Verwaltung Ihrer Konten und die Information über Zahlungen und ausstehende Schulden können einem Unternehmen dabei helfen, seinen Cashflow zu kontrollieren und seine Finanzen zu verwalten. Hier sind einige weitere Gründe, warum die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung wichtig ist:

Helfen Sie mir, pünktlich zu bezahlen

Manchmal verzögert ein Unternehmen die Bezahlung seiner Lieferanten, bis deren Rechnungen fällig sind, damit es länger über mehr verfügbaren Cashflow verfügen kann. Die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung hilft Kunden, ihre Lieferanten innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens zu bezahlen, um ihr Vertrauen zu wahren. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Lieferanten Produkte pünktlich liefern, Verzögerungen mitteilen, stabile Zahlungspläne anbieten und weiterhin mit der Organisation zusammenarbeiten. Einige Lieferanten bieten Rabatte für vorzeitige Zahlungen an, und ein Unternehmen, das seine Schulden pünktlich begleicht, kann davon profitieren.

Stellt den strategischen Einsatz des Budgets sicher

Wenn ein Unternehmen einen gestaffelten Zahlungsplan entwickelt, kann dies dazu beitragen, sein Budget einzuhalten. Unternehmen haben andere Ausgaben, die sie budgetieren, deshalb verhandeln sie einen Zahlungsplan, der es ihnen ermöglicht, andere Ausgaben zu priorisieren. Dies hilft ihnen, gesunde Beziehungen zu jedem Lieferanten aufrechtzuerhalten. Dies kann auch zu verbesserten Ausgabepraktiken führen, was zu höheren Gewinnen führen kann.

Strategien zur Kreditorenbuchhaltung

Wenn Unternehmen ihre Verbindlichkeiten verwalten, versuchen sie, ihren Cashflow und ihr Kapital zu kontrollieren. Deshalb ist es für sie wichtig, über gute Managementstrategien zu verfügen. Hier sind einige Beispiele für Strategien zur Kreditorenbuchhaltung:

Zentralisieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung

Erwägen Sie die Zentralisierung des Kreditorenbuchhaltungssystems Ihres Unternehmens über einen gemeinsamen Dienst oder ein Netzwerk zur Verarbeitung oder Berichterstattung. Auf diese Weise können alle Mitarbeiter die gleichen Standards und Praktiken befolgen, was die Bewertung ihrer Leistung erleichtert, da alle die gleichen Kriterien befolgen. Durch die Optimierung dieser Prozesse können Mitarbeiter in kürzerer Zeit mehr erreichen und so die Kosten ihres Unternehmens senken.

Automatisieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung

Durch die elektronische Verwaltung Ihrer Kreditorenbuchhaltung können Sie Zahlungen für die automatische Zahlung planen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Unternehmen Lieferanten und Lieferanten pünktlich bezahlt und Sie sich an Zahlungen genau erinnern. Möglicherweise erhält er sogar Rabatte für vorzeitige oder pünktliche Zahlungen, die viele Lieferanten anbieten. Mit der elektronischen Kreditorenbuchhaltung können Sie außerdem automatisch Bestellungen erstellen, Rechnungen empfangen und prüfen, Zahlungen verfolgen, Rechnungen scannen und Streitigkeiten lösen. Dies kann den Zeit- und Arbeitsaufwand sparen, der normalerweise für die manuelle Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung erforderlich ist.

Erstellen Sie ein Lieferantenportal

Eine weitere Strategie zur Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung ist die Einrichtung eines Lieferantenportals. Dadurch können Ihre Lieferanten und Lieferanten die Bedürfnisse oder Aktivitäten Ihres Unternehmens verfolgen. Einige Informationen, die ein Unternehmen in sein Lieferantenportal aufnehmen kann, sind Bestellstatus, Lieferpläne, Produktengpässe und Zahlungsstatus. Dies ist für Händler eine bequemere und genauere Möglichkeit, Transaktionen zu verfolgen und sie auf dem Laufenden zu halten.

Treffen Sie Lieferanten im Voraus

Für ein Unternehmen ist es sinnvoll, seine Lieferanten vorab kennenzulernen. Erwägen Sie, zu Beginn Ihrer Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten Zahlungsbedingungen zu besprechen und zu vereinbaren. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung im Hinblick auf Transparenz, damit jeder die Erwartungen des anderen hinsichtlich mündlicher Vereinbarungen oder Verträge versteht.

Bezahlen Sie Rechnungen in großen Mengen

Eine Strategie für die Kreditorenbuchhaltung besteht darin, dass ein Unternehmen viele Rechnungen sammelt und diese dann in großen Mengen bezahlt. Behalten Sie zunächst den Überblick über alle Rechnungen von Lieferanten. Geben Sie Rechnungen manuell oder mithilfe eines automatisierten Systems in Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihre Buchhaltungsunterlagen ein. Dies wird Ihnen helfen, genaue Aufzeichnungen zu führen und sich Ihre Zahlungsinformationen zu merken.

Dann können Sie Rechnungen gruppieren und gleichzeitig bezahlen, anstatt einzelne Zahlungen nacheinander oder nur einige auf einmal zu tätigen. Dies trägt dazu bei, die Kosten oder Gebühren zu reduzieren, die manche Anbieter für Schecks oder automatische Zahlungen erheben, und ist effizienter und zeitsparender. Es ist wichtig, Unternehmen über diese Strategie zu informieren, damit sie wissen, dass Ihre Zahlungen legitim sind, da viele große Lieferungen als Betrug kennzeichnen.

Tipps zur Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung

Es gibt viele Dinge, die ein Unternehmen im Rahmen seiner Kreditorenbuchhaltung tun kann, um sicherzustellen, dass es budgetär und verwaltungstechnisch erfolgreich ist. Hier einige Tipps zur Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung:

• Versuchen Sie, sich bei der Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung nicht zu sehr auf manuelle Prozesse zu verlassen.

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Lieferungen den Vereinbarungen mit dem Lieferanten in Ihren Verträgen entsprechen.

• Geben Sie für jede Bestellung, die Sie aufgeben, eine Bestellung auf, um genaue Aufzeichnungen zu führen.

• Profitieren Sie von Mengenrabatten und Trade-Spending-Initiativen, um Geld zu sparen.

• Überprüfen Sie die aktuellen Kosten, bevor Sie Rabatte von Lieferanten akzeptieren.

• Überprüfen Sie regelmäßig, ob Duplikate, Ungenauigkeiten, Verzögerungen oder versäumte Zahlungen vorliegen.

• Verwenden Sie Buchhaltungssoftware, um Ihr Kreditorenbuchhaltungssystem genauer zu gestalten.

• Überprüfen Sie die Lieferanten- und Vertragsinformationen auf Dateneingabefehler.