Was ist Garantieabrechnung? (mit Schritten zur Berechnung) • BUOM

14. April 2022

Viele Unternehmen, die Produkte verkaufen, verfügen über Garantierichtlinien, die Kunden dabei helfen, beschädigte oder defekte Produkte auszutauschen, zu reparieren oder eine Rückerstattung zu erhalten. Bei der Umsatz- und Kostenabrechnung müssen Unternehmen diese Gewährleistungskosten im Jahresabschluss berücksichtigen. Die Berücksichtigung dieser Kosten ist für die Erstellung genauer Umsatzprognosen von entscheidender Bedeutung. In diesem Artikel besprechen wir anhand eines Beispiels zum besseren Verständnis, was ein Garantiekostenkonto ist, was ein Garantieaufwand ist und wie man ein Garantiekostenkonto berechnet.

Was ist Garantieabrechnung?

Bei der Garantieabrechnung handelt es sich um eine Buchhaltungsart, mit der Unternehmen die Kosten für den Austausch oder die Reparatur beschädigter Produkte den Kunden zuordnen. Unternehmen, die Produkte herstellen und verkaufen, verfügen häufig über Garantierichtlinien, die es Kunden ermöglichen, beschädigte Produkte innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen nach dem Kaufdatum ersetzen oder reparieren zu lassen. Wenn ein Unternehmen eine Garantierichtlinie erstellt, kann es die Höhe der Produktgarantieansprüche abschätzen, die im Rahmen dieser Richtlinie erwartet werden. Im Berichtszeitraum fallen dem Unternehmen Aufwendungen an, die die Kosten für die Erfüllung von Gewährleistungsansprüchen für Produkte widerspiegeln.

Bei der Abrechnung der Garantiekosten schätzen Unternehmen den Betrag zum Zeitpunkt des Produktverkaufs, um eine möglichst genaue Schätzung der Kosten für die Reparatur oder den Ersatz defekter Produkte zu erhalten. In einigen Fällen kann die Garantiezeit je nach Produkttyp ein Jahr überschreiten. In diesem Fall können Unternehmen die Garantiekosten in kurzfristige und langfristige Haftungskonten aufteilen.

Was sind Garantiekosten?

Unter Garantiekosten versteht man die Kosten, die einem Unternehmen voraussichtlich entstehen, um von Kunden gekaufte Produkte zu ersetzen oder zu reparieren. Unternehmen rechnen die Garantiekosten nur während der angegebenen Garantiezeit ab. Nach Ablauf der Garantiezeit tragen Unternehmen keine Garantiekosten mehr. Ein Unternehmen erfasst Gewährleistungsaufwendungen im Allgemeinen im gleichen Zeitraum, in dem es Produkte verkauft, wenn das Unternehmen damit rechnet, dass die Aufwendungen anfallen, und eine angemessene Schätzung der Höhe der Aufwendungen hat.

In der Regel können die einem Unternehmen tatsächlich entstandenen Garantiekosten vom historischen Garantieprozentsatz abweichen. Dies kann dazu führen, dass das Garantieaufwandskonto an die tatsächlichen Kosten angepasst wird, die dem Unternehmen während des Zeitraums entstehen. Darüber hinaus erfassen Unternehmen Garantieaufwendungen als Belastung des Garantieaufwandskontos und als Gutschrift auf dem Haftungskonto. Beim Austausch eines Produkts nimmt das Unternehmen sowohl vom Lagerbestand als auch von der Haftungsrechnung Abzüge vor, da der Austausch aus dem Produktbestand des Unternehmens erfolgt. Anschließend zieht das Unternehmen die entstandenen Kosten von seinem Passivkonto ab.

So berechnen Sie die Garantiekosten

Nutzen Sie die folgenden Schritte als Leitfaden für die Abrechnung der Garantiekosten:

1. Ermitteln Sie die Gesamtzahl der verkauften Artikel

Um angemessene Garantiekosten abzuschätzen, ermitteln Sie die Gesamtzahl der Produkte, die Ihr Unternehmen während eines bestimmten Garantiezeitraums verkauft hat. Beispielsweise könnte ein kleines Unternehmen, das Diffusoren für ätherische Öle verkauft, feststellen, dass es über einen Zeitraum von 60 Tagen insgesamt 650 Diffusoren verkauft. Der Garantiezeitraum beträgt 60 Tage, sodass Diffusoren, die nach diesem Zeitraum verkauft werden, keinen Anspruch auf Garantiedeckung haben.

2. Bestimmen Sie den Prozentsatz fehlerhafter Produkte

Anhand historischer Buchhaltungsdaten können Sie den Prozentsatz fehlerhafter Produkte ermitteln, die Ihr Unternehmen während der Garantiezeit durchschnittlich ausgibt. Am Beispiel eines Kleinunternehmens: Wenn frühere Buchhaltungsunterlagen durchschnittlich 16 fehlerhafte Artikel ausweisen, kann das Unternehmen den Prozentsatz fehlerhafter Artikel für den aktuellen Garantiezeitraum ermitteln. Wenn man den Durchschnitt der 16 defekten Diffusoren für ätherische Öle durch die Gesamtzahl der 650 vom Unternehmen verkauften Diffusoren dividiert, ergibt sich ein Verhältnis von 0,02 oder 2 %. Das bedeutet, dass Unternehmen damit rechnen, dass 2 % der Diffusoren ausgetauscht oder repariert werden müssen.

3. Zählen Sie die Anzahl der Produkte, die ausgetauscht werden müssen

Bestimmen Sie anhand des Prozentsatzes der Produkte, die ausgetauscht werden müssen, die Gesamtzahl der Produkte, die Sie voraussichtlich reparieren oder ersetzen müssen. Multiplizieren Sie den Prozentsatz mit der Gesamtzahl der Produkte, die Ihr Unternehmen während der aktuellen Garantiezeit verkauft hat. Beispielsweise könnte ein kleines Unternehmen, das Diffusoren verkauft, die Fehlerquote von 2 % mit 650 während der Garantiezeit verkauften Diffusoren multiplizieren. Daher rechnet das Unternehmen damit, während der Garantiezeit 13 Diffusoren auszutauschen.

4. Schätzen Sie die Kosten für den Austausch des Produkts

Bestimmen Sie die Kosten für den Austausch defekter Produkte und multiplizieren Sie diesen Betrag mit der Anzahl der Produkte, die Ihr Unternehmen während der Garantiezeit ersetzen wird. Sie können historische Buchhaltungsunterlagen analysieren, um Wiederbeschaffungskosten für dieselben oder ähnliche Produkte in früheren Perioden zu ermitteln. Wenn beispielsweise ein Unternehmen, das Diffusoren verkauft, für den Austausch eines Produkts 25 US-Dollar kostet, kann das Unternehmen die gesamten Garantiekosten für den Zeitraum schätzen, indem es diesen Betrag mit der Anzahl der voraussichtlich auszutauschenden Produkte multipliziert.

5. Schätzen Sie die gesamten Garantiekosten

Ermitteln Sie anhand der Kosten des ersetzten Artikels die gesamten Garantiekosten, die Ihnen in diesem Zeitraum voraussichtlich entstehen werden. Am Beispiel eines Kleinunternehmens, das 25 US-Dollar pro ersetztem Teil kostet, können Sie die gesamten Garantiekosten schätzen, indem Sie 25 US-Dollar mit der Anzahl der Diffusoren multiplizieren, die das Unternehmen ersetzen möchte. Zur Bewertung von 13 Diffusoren ermittelt das Unternehmen für diesen Zeitraum erwartete Garantiekosten in Höhe von 325 US-Dollar.

Beispiel

DeMac Industries produziert und vermarktet Computerhardware und -zubehör. Der Buchhalter eines Unternehmens verwendet die Garantiebuchhaltung, um die Kosten im Zusammenhang mit der Erstattung, Reparatur und dem Austausch defekter Teile und Komponenten zu erfassen, die unter die Garantierichtlinie des Unternehmens fallen. Anhand früherer Buchhaltungsunterlagen ermittelt der Buchhalter die Gesamtzahl der während der Garantiezeit verkauften Produkte, den Prozentsatz fehlerhafter Produkte und die voraussichtlichen Ersatz- oder Reparaturkosten.

Der Buchhalter verwendet diese Werte, um die Garantiekosten zu decken, die DeMac Industries für den Zeitraum anfallen. Wenn die Gesamtzahl der während eines Zeitraums verkauften Artikel 110.000 beträgt und die durchschnittliche Fehlerquote für jeden Zeitraum 2,5 % beträgt, schätzt der Buchhalter die Gesamtzahl der fehlerhaften Artikel während des Garantiezeitraums auf 2.750 Einheiten.

Wenn die Wiederbeschaffungskosten pro Produkt 10,50 US-Dollar betragen, bedeutet dies, dass DeMac Industries über den gesamten Zeitraum mit Garantiekosten in Höhe von 28.875 US-Dollar rechnen kann. Der Buchhalter kann diesen Wert dann verwenden, um den Gesamtumsatz und -gewinn des Unternehmens genauer vorherzusagen.