Definition, Erstellung und Beispiele • BUOM
Für Projektmanager kann es eine wichtige Fähigkeit sein, zu wissen, wie man große Projekte in überschaubare Aufgaben organisiert. Das Erlernen der Erstellung von Arbeitspaketen kann Projektmanagern dabei helfen, die wichtigsten Aufgaben und Aktivitäten zu identifizieren, aus denen ein größeres Projekt besteht. Wenn Projektmanager größere Projekte in umsetzbare Komponenten aufteilen, können sie fundiertere Projektentscheidungen treffen und haben mehr Kontrolle über den Fortschritt bei der Erreichung ihrer Ziele. In diesem Artikel erklären wir anhand von Beispielen, die als Leitfaden dienen, was ein Arbeitspaket ist, warum es wichtig ist und wie man eines erstellt.
Was ist ein Arbeitspaket?
Ein Arbeitspaket ist ein Planungstool, das Projektmanagern dabei hilft, ein großes Projekt in kleinere, zusammenhängende Aufgaben aufzuteilen. Es handelt sich um die kleinste Einheit des Projektstrukturplans (PSP). Ein WBS ist eine Organisationstechnik, die im Projektmanagement verwendet wird, um große Projekte in überschaubarere Komponenten zu unterteilen und Projektmanagern dabei helfen kann, die Dauer und Kosten jeder Aufgabe innerhalb des größeren Projekts abzuschätzen.
Warum ist das Arbeitspaket wichtig?
Arbeitspakete geben Projektmanagern ein hohes Maß an Kontrolle darüber, wie sie oder ihr Team ihre Projekte abschließen. Zu den weiteren Vorteilen dieser Projektplanungsmethode gehören:
Paralleles Arbeiten: Teams oder Teammitglieder können gleichzeitig an verschiedenen Teilen eines Projekts arbeiten, um Fristen effizienter einzuhalten.
Reihenfolge von Aufgaben: Projektaufgaben können voneinander abhängen, und ein Planungstool kann Projektmanagern dabei helfen, die Reihenfolge und den Zeitplan für die Erledigung dieser Aufgaben festzulegen.
Kostenmanagement: Projektmanager können die mit bestimmten Aufgaben verbundenen Kosten während der Planungsphase eines Projekts messen, verwalten und kontrollieren.
Planung von Budgets: Projektmanager können die Kosten für Materialien, Personal, Reisen, Ausrüstung und Vertragsleistungen ermitteln, um ein Budget für das gesamte Projekt zu erstellen.
Festlegung von Fristen. Projektmanager können mithilfe von Planungstools einen Zeitplan für die Erreichung der Projektziele festlegen.
Fortschritt messen. Teams können ihren Fortschritt in Richtung eines Ziels messen, was bei Abschluss jeder Aufgabe ein Erfolgserlebnis vermitteln kann.
Verantwortlichkeiten definieren: Arbeitspläne können Teammitgliedern helfen, ihre Rollen oder Verantwortlichkeiten im Projekt klar zu verstehen.
Risiko-Einschätzung. Projektplanungstechniken können es Projektmanagern ermöglichen, Risiken für einzelne Projektkomponenten zu verwalten.
Kommunikation mit Stakeholdern. Ein Arbeitsplan kann Projektmanagern dabei helfen, Projektziele und -fortschritte Stakeholdern wie der Geschäftsleitung oder Kunden mitzuteilen.
So erstellen Sie ein Arbeitspaket
Hier sind die Schritte zum Erstellen eines Arbeitspakets in WBS:
1. Bestimmen Sie das Endziel des Projekts
Der erste Schritt besteht darin, ein klar definiertes Ergebnis für das gesamte Projekt zu haben. Definieren Sie zunächst das Endergebnis des Projekts, um zu entscheiden, wie Sie die Projektziele erreichen können. Um die Struktur und Richtung festzulegen, ist es wichtig, den Umfang des Projekts und die erwarteten Ergebnisse zu verstehen.
2. Bestimmen Sie die Hauptziele des Projekts
Anschließend skizzieren Sie die Hauptaufgaben, aus denen sich das Projekt zusammensetzt. Durch die Aufteilung eines Projekts in mehrere Komponenten können Sie ermitteln, welche Maßnahmen zum Abschluss der einzelnen Aufgaben ergriffen werden müssen. Wenn Sie beispielsweise ein Haus bauen, können Sie wichtige Aufgaben wie die Erstellung des Fundaments, den Bau des Äußeren und die Einrichtung des Innenraums definieren.
3. Definieren Sie Unteraufgaben nach Bedarf
Sobald Sie die Hauptkomponenten identifiziert haben, aus denen das Projekt besteht, fügen Sie alle Unteraufgaben in diese Aufgaben ein. Unteraufgaben sind möglicherweise nur bei großen Projekten erforderlich, die mehrere Phasen oder Komponenten umfassen. Wenn Ihr Projekt beispielsweise darin besteht, ein Viertel mit 100 Häusern zu entwickeln und nicht nur ein Haus zu bauen, können Sie Teilaufgaben innerhalb der größeren Aufgaben definieren. Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein WBS für ein Nachbarschaftsentwicklungsprojekt aussehen könnte:
*Projektziel: Entwicklung einer Fläche von 100 Häusern*
*Aufgabe 1: Gehäusedesign*
*Teilaufgabe 1.1: Fundament*
*Unteraufgabe 1.2: Aussehen*
*Unteraufgabe 1.3: Innenraum*
*Aufgabe 2: Straßenführung*
*Unteraufgabe 2.1: Outputs und Inputs*
*Unteraufgabe 2.2: Gehwege*
*Aufgabe 3: Freizeiteinrichtungen*
*Unteraufgabe 3.1: Pool*
*Unteraufgabe 3.2: Rasthaus*
*Teilaufgabe 3.3: Tennisplätze*
4. Erstellen Sie Arbeitspakete für jede Aufgabe oder Teilaufgabe.
Nachdem Sie nun die Aufgaben und Teilaufgaben des Projekts skizziert haben, können Sie für jede davon Arbeitspakete erstellen. Auf dieser Ebene des WBS ist ein Arbeitspaket eine ausreichend kleine Einheit, für die ein Budget und ein Zeitplan festgelegt werden können, und der Projektmanager kann eine Einzelperson oder ein Team mit der Fertigstellung der Arbeitseinheit beauftragen.
Wenn Ihr Projekt beispielsweise darin besteht, ein Haus zu bauen, und Ihre Aufgabe darin besteht, den Innenbereich zu entwerfen, könnten die beiden Arbeitseinheiten für diese Aufgabe Klempnerarbeiten und Elektroinstallationen umfassen. Beispiele für diese Arbeitseinheiten sind Sanitär- und Elektroinstallationen, da Sie für jeden Aspekt ein Budget und einen Zeitplan festlegen und ein Team aus Klempnern und Elektrikern beauftragen können, sich um eine bestimmte Komponente des Projekts zu kümmern.
5. Legen Sie Aktionen für jede Arbeitseinheit fest
Aktivitäten bilden jede Arbeitseinheit und beziehen sich auf die spezifischen Schritte oder Aktionen, die Projektteammitglieder unternehmen, um jede Aufgabe abzuschließen. Beispielsweise kann ein Elektriker, der mit der Verkabelung eines Hauses beauftragt wurde, entscheiden, welche Werkzeuge er für die Arbeit verwendet, wo er mit der Verkabelung beginnt und in welcher Reihenfolge die einzelnen Teile des Verkabelungsprozesses abgeschlossen werden sollen. Während Arbeitspakete den Umfang einer Projektkomponente definieren, definieren Aktivitäten die Aktivitäten, die zur Fertigstellung der Komponente beitragen.
Beispiel-PSP
Hier ein Beispiel für einen fertigen WBS mit Arbeitspaketen und Aktivitäten:
*Projektziel: Küchenumbau*
*Aufgabe 1: Layout*
*Arbeitspaket 1: Innenarchitektur*
*Aufgabe a: Suche nach Innenarchitekten*
*Aufgabe B: Treffen mit Innenarchitekten*
*Aufgabe c: Beauftragen Sie den Designer und legen Sie den Designplan fest*
*Aufgabe 2: Materialien*
*Arbeitspaket 2.1: Böden*
*Aufgabe a: Bodenbelag auswählen*
*Aktion b: Entfernen des ursprünglichen Bodenbelags*
*Aktion c: Einen neuen Boden verlegen*
*Arbeitspaket 2.2: Schränke*
*Aufgabe a: Schränke auswählen*
*Aktion b: Originalschränke entfernen*
*Aktion c: Neue Schränke installieren*
*Arbeitspaket 2.3: Haushaltsgeräte*
*Aufgabe a: Wählen Sie eine neue Technik*
*Aktion b: Originalinstrumente entfernen*
*Aktion c: Neue Geräte installieren*