Was ist eine Prozesslandkarte?

6. Mai 2021

Durch die Erstellung von Planungsdokumenten kann ein Unternehmen effizienter arbeiten, und das Verständnis der verschiedenen Arten von Prozesskarten verbessert die Fähigkeit eines Unternehmens, effektive Pläne zu erstellen. Prozesslandkarten folgen einer vordefinierten Struktur, die es dem Benutzer ermöglicht, diese Karten nach festgelegten Regeln zu erstellen, und jeder, der das Dokument untersucht, kann die Absicht des Erstellers verstehen. Wenn Sie Geschäftsprozesse effizienter gestalten möchten, kann der Einsatz von Prozesslandkarten hilfreich sein, die für Klarheit bei Unternehmensprojekten sorgen. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Prozesslandkarte ist, welche verschiedenen Arten von Prozesslandkarten es gibt, welche Vorteile ihre Verwendung bietet und wie Sie Ihre eigenen Landkarten erstellen.

Eine Prozesslandkarte ist eine visuelle Darstellung des Entscheidungsplans oder der Entscheidungsstruktur, die von einem Unternehmen oder einer Fachkraft verwendet wird. Prozesskarten verwenden universelle Symbole, damit diejenigen, die mit dem gewählten Format vertraut sind, dessen Struktur verstehen und bei Bedarf nachvollziehen können. Prozesslandkarten umfassen unterschiedliche Strukturen mit unterschiedlichen Formaten, die sich besser für unterschiedliche Funktionen eignen.

Arten von Prozesslandkarten

Prozesslandkarten sind ein vielseitiges Werkzeug, das in den unterschiedlichsten beruflichen Situationen nützlich ist. Es stehen viele Arten von Prozesslandkarten zur Verfügung, sodass Sie das Format auswählen können, das Ihren spezifischen Anforderungen am besten entspricht. Zu den gängigen Arten von Prozesslandkarten gehören:

Datenflussdiagramme

Ein Datenflussdiagramm bietet eine visuelle Darstellung, wie sich Informationen durch einen Prozess bewegen. Es handelt sich um ein vielseitiges Format, das sowohl zur Darstellung eines grundlegenden Prozesses verwendet werden kann, beispielsweise wenn Projektspezifikationen von einem Kunden an einen Auftragnehmer und seine Subunternehmer übertragen werden, als auch für komplexe Informationsnetzwerke, in denen Informationen in verschiedene Richtungen an mehrere Parteien weitergeleitet werden.

Blockdiagramme

Flussdiagramme sind eines der grundlegendsten und beliebtesten Formate zur Darstellung von Prozessen, da sie eine effektive Möglichkeit bieten, Prozesse in einer linearen Abfolge zu beschreiben. Ein Flussdiagramm kann einfach sein und nur aus wenigen Überschriften bestehen oder Details enthalten, um jeden Schritt des Flussdiagramms zu verdeutlichen.

Prozesskarten auf hoher Ebene

Eine Prozesslandkarte auf hoher Ebene ist eine hervorragende Möglichkeit, schnell und effizient einen Überblick über ein Projekt zu geben. In einer übergeordneten Karte stellen Knoten die Hauptschritte eines Prozesses dar, ohne dass die komplexen Details der Ausführung jedes Schritts erläutert werden. Prozesskarten auf hoher Ebene eignen sich ideal zum Zusammenfassen eines Projekts oder als Orientierungshilfe für Personen, die den gesamten Projektfortschritt verfolgen möchten, aber nicht für die Projektausführung verantwortlich sind.

Beziehungskarten

Eine Beziehungskarte zeigt, wie verschiedene Aspekte eines Prozesses interagieren. Anstatt Knoten zur Darstellung von Schritten in einem Prozess zu verwenden, stellt jeder Knoten eine am Prozess beteiligte Person, Abteilung oder Firma dar, wobei Pfeile beschriftet sind, um die Beziehung der einzelnen Parteien zueinander hervorzuheben.

Karte SIPOC/SIPOC-R

Ein SIPOC-Diagramm ist eine spaltenbasierte Prozesskarte, in der die Spalten mit Lieferanten, Inputs, Prozessen, Outputs und Kunden gekennzeichnet sind. Das SIPOC-R-Format fügt außerdem eine sechste Spalte für Anforderungen hinzu. Jede Spalte enthält entweder eine Liste von Elementen, die zu einer bestimmten Kategorie passen, oder ein grundlegendes Flussdiagramm der Schritte innerhalb dieses Elements.

Track-Diagramme

Ein Spurdiagramm ist eine Methode zur Abbildung von Personen, die für bestimmte Elemente eines Prozesses verantwortlich sind, indem separate Spuren bereitgestellt werden, die die verschiedenen Personen oder Gruppen darstellen, die für die Fertigstellung eines Teils verantwortlich sind. Ein Swimlane-Diagramm kann die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters in einen Prozess erleichtern, da dieser Mitarbeiter so schnell erkennen kann, für welche Prozessschritte er oder sie verantwortlich ist.

Wertstromkarten

Eine Wertstromkarte ist eine detaillierte Prozessabbildung, die den Material- und Informationsfluss während eines Prozesses verfolgt. Wertstromkarten sind oft sehr detailliert und helfen bei der Bewertung der Prozessplanung, um Bereiche zu identifizieren, in denen ein Unternehmen seine Prozesse verbessern und effizienter gestalten kann.

Vorteile der Verwendung von Prozesskarten

Prozesslandkarten sind nützliche Werkzeuge, die Ihr Unternehmen effizienter und profitabler machen können. Zu den wichtigsten Vorteilen der Verwendung von Prozesslandkarten gehören:

Klarheit: Eine Prozesslandkarte definiert die Elemente oder Schritte eines Prozesses so, dass der erwartete Ablauf des Projekts klar dargelegt wird. Dies trägt dazu bei, einen komplexen Prozess verständlicher zu machen und sicherzustellen, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben erfolgreich erfüllen und der Prozess wie geplant abläuft.
Erhöhte Produktivität: Mithilfe von Prozesskarten kann ein Unternehmen die Produktivität steigern. Wenn Sie sicherstellen, dass sich alle Mitarbeiter ihrer Verantwortung bewusst sind, wird Verschwendung reduziert und Ihre Produktivität gesteigert.
Mitarbeiterzufriedenheit: Die Bereitstellung klarer Prozesskarten für Ihre Mitarbeiter kann die Mitarbeitermoral verbessern. Wenn Mitarbeiter ihre Rollen klar verstehen, erleichtert das nicht nur ihre Arbeit, sondern hebt auch die Ergebnisse ihrer Arbeit hervor. Dadurch wissen die Mitarbeiter, dass ihre Arbeit wichtig ist.
Effektive Problemlösung und Tests. Die Erstellung einer Prozesslandkarte ist eine hervorragende Möglichkeit, die Prozesse Ihres Unternehmens auf Verbesserungsmöglichkeiten zu untersuchen. Durch die Erstellung alternativer Karten können Sie auch hypothetische Prozesse testen, um die Route zu ermitteln, die Ihrer Meinung nach am effizientesten ist.
Bietet visuelle Referenz: Eine Prozesslandkarte kann es einfacher machen, den Prozess zu erklären, beispielsweise wenn Sie den Prozess Ihren Mitarbeitern präsentieren oder erklären. Die Anzeige einer visuellen Karte hilft den beteiligten Personen, Ihren Diskussionsprozess zu verfolgen.
Reduziert Kosten: Die Prozessabbildung trägt dazu bei, Ihre Effizienz zu verbessern, indem sie den Materialaufwand und die für ein Projekt aufgewendeten Personalstunden reduziert. Dies reduziert die Gesamtkosten des Prozesses und macht ihn für Ihr Unternehmen profitabler.
Bessere Schulung: Prozesslandkarten sind auch ein nützliches Tool für das Onboarding neuer Mitarbeiter. Das Einbinden einer Karte in Ihr Schulungspaket für neue Mitarbeiter oder während der Einarbeitung kann Ihrem neuen Mitarbeiter helfen, sich an sein neues Unternehmen und seine neuen Verantwortlichkeiten zu gewöhnen.

So erstellen Sie eine Prozesslandkarte

Hier sind einige, mit denen Sie eine effektive Prozesslandkarte erstellen können:

1. Bestimmen Sie den Umfang Ihres Projekts

Um Ihre Prozesslandkarte zu optimieren, ist es hilfreich, die Grenzen des Projekts klar zu verstehen, indem Sie seine Ziele untersuchen. Dies kann ein konkretes Element wie eine Prozesslandkarte umfassen, die definiert, wie ein Produkt erstellt wird, oder ein Konzept wie eine Prozesslandkarte, das den Mitarbeitern zeigt, wie sie Analysen an einem abgeschlossenen Projekt durchführen. Wenn Sie den Umfang Ihrer Prozesslandkarte klar definieren, können Sie sich auf die Entwurfsphasen konzentrieren.

2. Definieren Sie die Elemente Ihres Prozesses

Im nächsten Schritt werden alle Komponenten aufgelistet, die Ihren Prozess beeinflussen. Dazu können das am Prozess beteiligte Personal oder die beteiligten Abteilungen, die benötigten Ressourcen und die Variablen gehören, die Entscheidungen beeinflussen. Durch die Zusammenstellung einer vollständigen Darstellung der Elemente, aus denen Ihr Prozess besteht, wird sichergestellt, dass die von Ihnen erstellte Prozesslandkarte alle wichtigen Teile des Prozesses abdeckt.

3. Listen Sie die Schritte in Ihrem Prozess auf

Bevor Sie das beste Prozesskartenformat ermitteln, ist es oft hilfreich, einen kurzen Überblick über die wichtigen Schritte und Knoten im Prozess zu erstellen, den Sie abbilden. Dies wird Ihnen helfen, wichtige Informationen zu identifizieren und Ihre Prozesslandkarte so effizient und nützlich wie möglich zu gestalten.

4. Wählen Sie ein Format und zeichnen Sie eine Prozesslandkarte

Nachdem Sie die Elemente und Schritte des angezeigten Prozesses berücksichtigt haben, versuchen Sie, ein Format auszuwählen, das die wichtigen Informationen, die Sie in der Prozesslandkarte anzeigen möchten, am besten vermittelt. Erstellen Sie Ihre Karte, indem Sie Knoten für einzelne Prozessschritte oder -phasen zeichnen und jeden Knoten mithilfe von Linien und Pfeilen verbinden, um den Prozessablauf des Projekts zu skizzieren.

5. Überprüfen Sie die Karte auf Richtigkeit

Da Sie und Ihre Mitarbeiter im Verlauf eines Projekts möglicherweise häufig auf die Prozesslandkarte zurückgreifen, ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Karte korrekt ist. Sobald Sie Ihre erste Zeichnung fertiggestellt haben, sollten Sie erwägen, jedes Element der Prozesslandkarte auf Richtigkeit zu überprüfen.

Es kann hilfreich sein, Ihre Arbeit von zusätzlichem Personal überprüfen zu lassen, da jemand, der nicht an dem Dokument gearbeitet hat, dabei helfen kann, eventuell übersehene Fehler oder Bereiche zu erkennen, in denen die Karte klarer sein könnte. Nachdem Sie die Prozesslandkarte auf Fehler überprüft haben, können Sie diese an die entsprechenden Mitarbeiter verteilen oder in Ihren Mitarbeiterdokumenten speichern, damit die Mitarbeiter später darauf zurückgreifen können.

6. Analysieren Sie die Ergebnisse

Sobald Ihr Prozess abgeschlossen ist, sollten Sie erwägen, die Ergebnisse der Befolgung Ihrer Prozesslandkarte zu markieren. Überlegen Sie, ob es verbesserungswürdige Bereiche gibt, die möglicherweise geändert werden müssen. Wenn Sie eine potenzielle Methode zur Verbesserung des Produktivitätsniveaus identifizieren, aktualisieren Sie die Prozesslandkarte, um die Verfahrensänderungen widerzuspiegeln, sodass jeder, der auf die Karte verweist, die neuen Verfahren versteht.

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