Was ist eine E-Mail-Ablehnung? Wie man einen schreibt und Beispiele • BUOM

31. März 2021

Als Personalmanager oder in einer anderen Führungsposition haben Sie die Verantwortung, mit Bewerbern zu interagieren und die richtigen Einstellungsentscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen. Während Ihrer Suche und Kommunikation mit Kandidaten werden Sie höchstwahrscheinlich Ablehnungsschreiben per E-Mail versenden. Indem Sie lernen, in verschiedenen Situationen ein Ablehnungsschreiben zu verfassen, können Sie Ihr Unternehmen professionell repräsentieren und einen positiven Umgang mit Bewerbern pflegen.

In diesem Artikel definieren wir, was ein E-Mail-Ablehnungsschreiben für einen Job ist, beleuchten, warum es wichtig ist, eines zu schreiben, stellen eine Schritt-für-Schritt-Liste mit Schritten zum Verfassen eines E-Mail-Ablehnungsschreibens bereit und sehen uns Beispielvorlagen und Muster-Ablehnungsschreiben dafür an Jobkandidaten.

Was ist eine E-Mail-Ablehnung?

Eine E-Mail zur Ablehnung einer Stelle ist ein professioneller Brief, den Personalmanager und andere Führungsexperten an Kandidaten senden, nachdem sie sich entschieden haben, ihre Bewerbung für eine bestimmte offene Stelle in ihrem Unternehmen abzuschließen. Einstellungsmanager senden in der Regel Stellenabsagen per E-Mail, nachdem sie ein oder mehrere Vorstellungsgespräche mit einem Kandidaten geführt haben, um dessen Qualifikationen zu bewerten. Sie können diese Briefe auch an Bewerber senden, nachdem sie ihre erste Bewerbung erhalten haben.

Warum ist es wichtig, eine E-Mail mit einer Arbeitsverweigerung zu schreiben?

Es ist wichtig, ein Ablehnungsschreiben per E-Mail zu verfassen, da es Ihre Werte als Unternehmen unterstreicht und viele weitere Vorteile sowohl für Sie als auch für den Empfänger bietet. Hier sind einige Beispiele dafür, warum es wichtig ist, eine E-Mail mit der Ablehnung einer Stelle an einen Kandidaten zu schreiben, den Sie nicht verfolgen möchten:

Zeigt Ihren Respekt gegenüber dem Kandidaten und seiner Zeit

Nicht alle Arbeitgeber und Personalmanager benachrichtigen Kandidaten, wenn eine Entscheidung zur Beendigung ihrer Bewerbung getroffen wurde. Aus diesem Grund ist es wichtig, jedem Kandidaten, der Ihre Kriterien nicht erfüllt, eine Absage-E-Mail zu schreiben. Ihre Fähigkeit, mit abgelehnten Kandidaten zu kommunizieren, trägt dazu bei, Ihr Unternehmen in einem positiven Licht darzustellen. Es ermöglicht den Kandidaten auch, andere Chancen oder Stellenangebote wahrzunehmen, ohne sich um ihre Kandidatur sorgen zu müssen.

Hilft Kandidaten zu verstehen, warum Sie andere Kandidaten bewerben

Ablehnungsschreiben per E-Mail sind der perfekte Ort, um einen oder mehrere Gründe hervorzuheben, warum Sie sich entschieden haben, die Bewerbung zurückzuziehen. Dadurch erhalten Kandidaten nützliche Informationen zur Verbesserung ihrer Interviewfähigkeiten, beruflichen Qualifikationen oder anderer Kriterien, wenn sie planen, in Zukunft für weitere Positionen in Ihrem Unternehmen zu interviewen.

Ermöglicht Ihnen, Kontakte zu qualifizierten Kandidaten für zukünftige Stellenangebote aufrechtzuerhalten

Als Personalmanager müssen Sie möglicherweise aufgrund der Menge an Bewerbungen, die Sie erhalten, qualifizierte Kandidaten ablehnen. Daher sind Ablehnungsschreiben per E-Mail eine großartige Möglichkeit, einem Kandidaten zu zeigen, wie beeindruckt Sie von ihm sind und dass Sie ihn gerne in Zukunft bezüglich anderer Stellen kontaktieren würden.

So schreiben Sie eine Job-Ablehnung per E-Mail

So verfassen Sie eine E-Mail zur Ablehnung einer Stelle, um zu zeigen, dass Sie die Zeit des Bewerbers wertschätzen und ihm gleichzeitig nützliche Informationen über seine Fähigkeiten im Vorstellungsgespräch zu geben:

1. Markieren Sie in der Betreffzeile die Berufsbezeichnung und den Firmennamen

Dies ist nützlich für Kandidaten, die sich für mehrere Stellen bei verschiedenen Unternehmen beworben und Vorstellungsgespräche geführt haben. Eine Beispiel-Betreffzeile wäre „Corporate Recruiter – XYZ Company“. Sie können auch „Bewerberstatus“ oder „Bewerbungsstatus“ angeben, um ihnen mehr Klarheit darüber zu geben, was die E-Mail enthält.

2. Beginnen Sie mit einer formellen Begrüßung und sprechen Sie den Kandidaten mit seinem Namen an.

Wie bei jeder E-Mail oder jedem schriftlichen Dokument sollten Sie zunächst den Empfänger begrüßen. Es ist wichtig, dass Sie den Vor- und Nachnamen des Kandidaten anstelle des Wortes „Kandidat“ verwenden. Dies trägt dazu bei, dem Kandidaten Ihren Respekt zu vermitteln und ihm zu bestätigen, dass er der beabsichtigte Empfänger ist. Hier einige Beispiele: „Lieber Casey Berwick“, „Hallo Casey Berwick“ oder „Hallo Casey Berwick“.

3. Präsentieren Sie ein Thema, in dem Sie sich für Ihr Interesse am Unternehmen bedanken

Sie können den Text des Briefes mit einem Ausdruck der Dankbarkeit beginnen, Sie können ihn aber auch mit einer Erklärung beginnen, in der Sie die Beendigung ihrer Kandidatur zum Ausdruck bringen und anschließend Ihre Wertschätzung für ihre Bemühungen zum Ausdruck bringen. Hier ist ein Beispiel für einen Dankesbrief, der in einer Ablehnungs-E-Mail enthalten sein könnte: „Vielen Dank für Ihre Geduld, während wir unseren Bewertungsprozess abgeschlossen haben.“ Ein weiteres Beispiel: „Ich möchte Ihnen für Ihre Zeit und Ihr Interesse an unserem Unternehmen danken.“

4. Teilen Sie Ihre Entscheidung mit, andere Kandidaten zu bewerben.

Sie können diese Aussage direkt unter der Begrüßung als einleitenden Absatz platzieren, Sie können sie aber auch nach dem Dankeschön einfügen, je nachdem, wo Sie das Hauptthema besprechen möchten.

Einige Beispiele für diese Aussage sind: „Wir haben uns entschieden, zum jetzigen Zeitpunkt nach anderen Kandidaten zu suchen.“ „Wir haben entschieden, dass die beste Lösung für die Zukunft darin besteht, intern einzustellen.“ oder „Nachdem wir die Kandidaten bewertet hatten, trafen wir die schwierige Entscheidung, einen anderen Kandidaten einzustellen.“

5. Bestätigen Sie ihre Qualifikationen und Ihren Eindruck von ihnen als Kandidaten.

Sie müssen diesen Schritt nur dann einbeziehen, wenn Sie der Meinung sind, dass der Kandidat hochqualifiziert ist, oder wenn Sie möglicherweise erneut mit ihm über andere offene Stellen in Kontakt treten möchten.

In jedem Fall hilft die Nennung einer oder mehrerer Eigenschaften, die Ihnen an einem Kandidaten gefallen haben, ihn bei künftigen Aktivitäten zu ermutigen und würdigt seine Professionalität. Zum Beispiel: „Ich möchte noch einmal betonen, wie beeindruckt wir von Ihrer Bewerbung und Ihrer Leidenschaft für Marketing sind.“

6. Geben Sie bei Bedarf Feedback zu den Interviewergebnissen

Wenn während Ihres Vorstellungsgesprächs mit einem Kandidaten ein oder mehrere Ereignisse eingetreten sind, die letztendlich zu Ihrer Entscheidung geführt haben, die Kandidatur zurückzuziehen, können Sie eine kurze Erklärung beifügen, in der Sie diese Gründe darlegen. Achten Sie darauf, einen positiven und professionellen Ton beizubehalten, um Ihren Respekt für die Person zu zeigen.

Ein Beispiel hierfür könnte sein: „Wenn Sie sich auf zukünftige Vorstellungsgespräche mit Arbeitgebern vorbereiten, empfehlen wir dringend, etwa 10 bis 15 Minuten vor Ihrem geplanten Termin am Ort des Vorstellungsgesprächs einzutreffen. Wenn Sie dies tun, wissen wir, dass Sie Ihre Leistung nur noch weiter verbessern werden. „

7. Bringen Sie Ihre Hoffnung zum Ausdruck, mit ihnen in Kontakt zu bleiben (nur wenn Sie sie für andere Jobs bewerben möchten)

Wenn Sie von einem Kandidaten beeindruckt waren, sich aber für eine andere Einstellung entscheiden mussten, ist eine E-Mail mit der Ablehnung einer Stelle das ideale Format, um Ihr Interesse an ihm als potenziellem Mitarbeiter und an der Fortsetzung Ihrer beruflichen Beziehung in der Zukunft zu bekräftigen.

Zum Beispiel: „Trotz unserer Kandidatenauswahl sind wir immer noch davon überzeugt, dass Sie ein wertvolles Mitglied unseres Teams sind und würden gerne mit Ihnen über zukünftige offene Stellen in unserem Büro in Kontakt bleiben.“

8. Wünschen Sie dem Kandidaten in einer Schlusserklärung viel Glück bei der Suche.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Ablehnungs-E-Mail positiv zu beenden, indem Sie eine zukunftsgerichtete Aussage hinzufügen. Einige Beispiele sind: „Ich wünsche Ihnen viel Glück bei Ihren zukünftigen Unternehmungen“, „Ich hoffe, Sie haben viel Glück bei Ihrer Jobsuche“ oder „Viel Glück bei Ihrer Suche nach Arbeit und Zukunftsmöglichkeiten.“

9. Schließen Sie mit einer abschließenden Anrede ab, die Ihren Namen und Ihre Berufsbezeichnung enthält.

Zu den abschließenden Grüßen gehören Wörter und Sätze wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Beste Wünsche“ oder „Alles Gute“. Bitte geben Sie direkt unter der Schlussanrede Ihren Vor- und Nachnamen an. Wenn Sie über eine E-Mail-Signatur verfügen, können Sie diese hier eingeben und anschließend Ihren Namen eingeben. Ein Beispiel hierfür könnte sein:

Aufrichtig,

Jordan Baylor

Personalchef

Vorlage und Beispiele für die Arbeitsverweigerung per E-Mail

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, ein Ablehnungsschreiben per E-Mail zu verfassen. Sehen Sie sich diese E-Mail-Vorlage und Beispiele an, um eine professionelle E-Mail zu erstellen, die Kandidaten die Informationen liefert, die sie benötigen, um zu verstehen, warum ihre Kandidatur beendet wurde:

E-Mail-Vorlage

дорогая (vollständiger Name des Kandidaten hier),

(Dankeschön für die Bewerbung oder das Vorstellungsgespräch).

(Entscheidung, andere Kandidaten zu verfolgen).

(Abschlusserklärung).

(Abschlussgruß),

(Ihr vollständiger Name hier)
(Ihre Berufsbezeichnung hier)

Beispiel eins: Bewerbungsablehnungsschreiben

Lieber Kennedy Mayer,

Vielen Dank für Ihre Bewerbung und dafür, dass Sie uns bei Ihrer Jobsuche berücksichtigt haben.

Leider deckte Ihre Berufserfahrung nicht den von uns angestrebten Zeitraum ab, da wir von allen Kandidaten eine mindestens fünfjährige Berufserfahrung verlangen. Deshalb müssen wir andere Kandidaten verfolgen.

Ich wünsche Ihnen alles Gute für Ihre berufliche Tätigkeit.

Aufrichtig,

Sam Markoff
Personalchef

Beispiel zwei: Ablehnungs-E-Mail (wenn Sie eine berufliche Beziehung fortsetzen möchten)

Lieber Alex Wayner,

Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir Ihre Nominierung derzeit nicht durchführen können und haben eine Auswahl aus unserer bestehenden Kandidatenliste getroffen.

Wir möchten Ihnen für Ihre Begeisterung für diese Position danken und möchten Sie gerne über weitere offene Stellen in der Zukunft informieren.

Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg bei Ihrer Jobsuche.

Alles Gute,

Bailey Corinth
Personalchef

Beispiel drei: Ablehnungsschreiben per E-Mail (wenn Sie Feedback hinterlassen möchten)

Lieber Blake Colton,

Ich freue mich, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich bei uns für die Stelle als Mid-Level-Programmierer zu bewerben und ein Vorstellungsgespräch zu führen.

Wir haben uns entschieden, einen anderen Kandidaten in Betracht zu ziehen, waren aber von Ihren bisherigen Projekten sehr beeindruckt. Ich schlage vor, dass Sie Ihre Programmierkenntnisse durch Zertifizierungen erweitern, da dies wirklich dazu beitragen kann, Ihre Beschäftigungsfähigkeit in IT-Unternehmen in der Zukunft zu verbessern.

Ich wünsche Ihnen alles Gute für Ihre Karriere.

Danke,

Peyton Harter
Personalchef