Was ist ein Projektablauf? (mit Vorteilen und Tipps) • BUOM

Als Projektmanager sortieren Sie möglicherweise den Aufgabenfluss für ein neues Projekt. Eine Projektsequenz erfordert ein bestimmtes Format für Teammitglieder, um Aktivitäten zu initiieren und abzuschließen. Die Koordinierung der Reihenfolge Ihrer Bemühungen kann Ihnen dabei helfen, das Endprodukt zu verbessern und die Produktivität bei der Durchführung Ihrer Schritte aufrechtzuerhalten. In diesem Artikel behandeln wir verschiedene Themen im Zusammenhang mit der Projektsequenzierung, einschließlich ihrer Definition, Vorteile und Schritte zur Implementierung in Ihren Arbeitsaufträgen.

Was ist ein Projektablauf?

Bei der Projektsequenzierung handelt es sich um einen Prozess, bei dem Mitarbeiter Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge erledigen müssen. Das Projekt hat eine klare Chronologie, die es uns ermöglicht, ein qualitativ hochwertiges Endprodukt zu erhalten. Um eine Aufgabe zu erledigen, stellen Fachleute sicher, dass der erste Schritt effektiv ist, bevor sie mit dem zweiten fortfahren. Wenn Sie beispielsweise ein Parfüm entwickeln, müssen Sie zunächst die Basisnoten des Duftes sammeln, dann die Herznoten und schließlich die Kopfnoten. Durch die Bestellung riecht das Parfüm genau so, wie Sie es beabsichtigt haben. Projektmanager nutzen häufig die Reihenfolge, um eine klarere Richtung hinsichtlich der Ziele ihrer Unternehmungen vorzugeben.

Was ist eine Handlungsfolge?

Bei der Sequenzierung handelt es sich um einen Prozess, der erkennt, wie Aufgaben in einem Job zueinander in Beziehung stehen. Projektmanager definieren, was sie mit ihren Bemühungen erreichen wollen, und bauen eine logische Kette von Ereignissen auf, mit denen dieses Ziel erreicht werden kann. Sie vergeben Nummern, die den Punkt während der Produktion kennzeichnen, an dem Mitarbeiter mit der Ausführung einer Aufgabe beginnen. Beispielsweise geht die Verantwortung mit der Etikettennummer „2“ über, nachdem das Element mit der Nummer „1“ abgeschlossen ist. Manager können außerdem ein Diagramm erstellen, das den Projektablauf veranschaulicht. In einem Diagramm sind Stufen in Formen eingeschlossen und Pfeile zwischen ihnen stellen Beziehungen dar.

Wie sieht ein Sequenzdiagramm aus?

Sequenzierungsdiagramme verwenden normalerweise die Priority Diagramming Method (PDM), eine Technik, die Regeln für die Bewegung durch ein Projekt beschreibt. Es gibt an, welche Aufgaben Vorgänger sind, also Elemente, die vor späteren Schritten ausgeführt werden, und welche Aufgaben Nachfolger sind, also Elemente, die früheren Elementen folgen. Es gibt vier Arten von Beziehungen zwischen Start- und Endverantwortung. Diese beinhalten:

• Von Ende zu Anfang: Die nächste Aktivität kann erst beginnen, wenn die aktuelle Aktivität abgeschlossen ist. Sobald Teammitglieder beispielsweise den HTML-Code für eine Website codiert haben, können sie einzelne Webseiten erstellen.

• Finish-to-Finish: Mitarbeiter können die Folgeaufgabe erst abschließen, nachdem sie die erste Aufgabe erledigt haben. Beispielsweise ist die Erstellung einer Webseite erst abgeschlossen, wenn das Team die Codierung der Website abgeschlossen hat.

• Von Anfang an: Ein Nachfolger kann erst beginnen, nachdem sein Vorgänger begonnen hat. Profis können beispielsweise sofort nach Beginn des Codierungsprozesses mit der Anpassung von Webseiten beginnen.

• Von Anfang bis Ende: Bis die vorherige Aktivität beginnt, kann die nächste Aufgabe nicht abgeschlossen werden. Wenn das Team beispielsweise mit der HTML-Codierung beginnt, kann es das Layout der Website vervollständigen.

Vorteile der Projektsequenz

Sequenzierungsprojekte können Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile bieten, darunter:

Verbesserung der Qualität Ihrer Arbeit

Durch die Sequenzierung von Projekten können Sie die Ergebnisse Ihrer Aufgaben verbessern. Wenn Sie die Leistung jeder Aufgabe testen, können Sie sicherstellen, dass sie wie beabsichtigt funktioniert. Dann können Sie sicher sein, dass die bereits geleistete Arbeit effektiv genug ist, um mit dem Bau fortzufahren. Das Ergebnis kann ein wirksames Produkt sein, das die Erwartungen der Kunden erfüllt. Konsistenz betont die Qualität nicht nur am Ende der Produktion, sondern auch am Anfang und in der Mitte.

Probleme erkennen und lösen

Die Organisation einer Abfolge von Projekten kann es Managern erleichtern, ihren Fortschritt zu bewerten, was bei langfristigen Aufgaben wichtig sein kann. Sie können anhand des Zeitplans ermitteln, welche Teile der Produktion stark sind und welche verbessert werden können. Beispielsweise haben die Tasten auf der Fernbedienung keinen Einfluss auf den Ton des Fernsehers. Ingenieure wissen, dass sie in der Mitte der Sequenz volumetrische Funktionen installiert haben, was bedeutet, dass sie die Qualität der Schritte an diesem Punkt und bei nachfolgenden Aufgaben überprüfen können. Sie können das Problem diagnostizieren und eine Lösung entwickeln, die die Ordnung aufrechterhält.

So ordnen Sie Projekte an

Befolgen Sie diese Schritte, um die Reihenfolge der Schritte für Ihr nächstes Projekt zu vereinbaren:

1. Erstellen Sie einen Projektplan

Der erste Schritt besteht darin, über den Umfang Ihrer Aufgabe nachzudenken. Stellen Sie sich vor, wie umfangreich es ist und wie lange es dauern könnte, es fertigzustellen. Der Umfang des Projekts kann Ihnen dabei helfen, zu bestimmen, wie die Sequenz beginnen und enden soll. Wenn Sie beispielsweise eine Kochgeschirrserie entwerfen, wissen Sie, dass die Abfolge der Aktivitäten mit der Zusammenstellung der Materialien beginnt. Sie endet, nachdem Sie die Haltbarkeit und Leistung des Produkts bei der Lebensmittelzubereitung getestet haben. Sie können auch Schritte berücksichtigen, die in der Mitte der Sequenz auftreten. Denken Sie darüber nach, was Sie und Ihr Team tun können, um dem Kunden ein qualitativ hochwertiges Endprodukt zu liefern.

2. Ordnen Sie die Schritte in chronologischer Reihenfolge

Sobald Sie einen Plan für Ihre Schritte haben, besteht der zweite Teil des Prozesses darin, ihren Platz in der Chronologie zu bestimmen. Vergeben Sie Identifikationsnummern, damit Ihre Mitarbeiter wissen, welche Aufgaben Vorgänger oder Nachfolger sind. Sie können eine organisierte Struktur verwenden, die es Ihnen ermöglicht, Aufgaben hinzuzufügen, wenn Sie mit der Ausführung Ihrer Schritte beginnen. Wenn ein Kunde beispielsweise vor der Veröffentlichung eine weitere Runde zur Fehlerbehebung anfordert, kann Ihnen die von Ihnen bereits festgelegte Reihenfolge leicht dabei helfen, wo Sie die zweiten Testverfahren hinzufügen können.

Es kann hilfreich sein, darüber nachzudenken, wie Sie Schritte an die Fachleute in Ihrem Team delegieren möchten. Wenn beispielsweise an jeder Aufgabe eine andere Person arbeitet, können Sie die Schritte spezifisch festlegen, damit diese Person bestimmen kann, welchen Teil sie erledigen muss. Wenn das Projekt kleiner ist oder Sie planen, dem Team mehr Freiheit bei der Wahl seines eigenen Inputs zu geben, möchten Sie die Schritte möglicherweise allgemeiner gestalten.

3. Legen Sie Regeln für jeden Schritt fest

Im dritten Schritt geht es darum, Standards für die Arbeit an Vorgängern und Nachfolgern zu schaffen. Die Beziehung zwischen den einzelnen Aufgaben kann vom Umfang Ihres Projekts abhängen. Um beispielsweise den Termin eines Kunden einzuhalten, beschließen Sie, an mehreren Aktivitäten gleichzeitig zu arbeiten. Anhand der Reihenfolge können Sie dann die Reihenfolge der Qualitätsprüfungen festlegen, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Wenn Ihr Projekt einfach ist, müssen Sie möglicherweise jeweils nur eine Aktivität starten und beenden. Wählen Sie eine Virtualisierungsverbindung, die es Ihrem Team ermöglicht, die Produktivität aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Ihre Arbeit ordnungsgemäß erledigt wird.

4. Tragen Sie den Umriss in das Diagramm ein

Nachdem Sie die Beziehungen zwischen Ihren Aufgaben ermittelt haben, besteht der vierte Schritt darin, ein Diagramm zu erstellen. Geben Sie Aufgaben-ID-Nummern an und ordnen Sie die Aktivitäten in der richtigen chronologischen Reihenfolge an. Wählen Sie Formen und Vorlagen aus, damit Ihr Team bestimmen kann, wann jede Aufgabe begonnen und beendet werden soll. Befindet sich beispielsweise nur ein Pfeil zwischen zwei Formen, wissen sie, dass es sich um eine End-Anfang-Verbindung handelt. Wenn die Pfeile kreisförmig angeordnet sind, können Mitarbeiter mit den Folgeaufgaben fortfahren, müssen aber zunächst noch die vorherigen Aktionen abschließen. Legen Sie Fristen fest, um die Mitarbeiter über die Fristen für jede Aufgabe zu informieren.

5. Teilen Sie das Diagramm mit dem Team

Der letzte Schritt besteht darin, die Projektziele mit Ihrem Team voranzutreiben. Bitten Sie sie, anhand des Diagramms zu verstehen, für welche Teile der Abfolge sie verantwortlich sind, nachdem Sie Aufgaben delegiert haben. Wenn Sie ihnen beispielsweise erklären, dass sie die Schritte zwei und drei abgeschlossen haben, wissen sie, dass ihre Arbeit die erste Hälfte der Aufgabe umfasst. Es kann auch hilfreich sein, eine Liste der zugewiesenen Aufgaben mit Ihrem Team zu teilen. Wenn ein Mitarbeiter seine Verantwortlichkeiten definiert, kann er auch die Person sehen, die an der vorherigen oder nachfolgenden Aufgabe arbeitet. Das Diagramm kann ihnen helfen, mit der richtigen Person in Kontakt zu treten, wenn sie ihre jeweiligen Aufgaben erledigt haben.

Tipps zur Sequenzierung von Projekten

Nutzen Sie diese Tipps, um mehr über die Verwendung von Chronologie in Ihrer Arbeit zu erfahren:

Erstellen Sie einen umfassenden Plan

Es ist möglicherweise nicht möglich, alle Aufgaben vorherzusagen, die Ihr Projekt erfordert, aber es kann dennoch hilfreich sein, sicherzustellen, dass Ihr anfänglicher Plan gründlich ist. Nutzen Sie alle verfügbaren Ressourcen, um spezifische und messbare Ziele zu schaffen und fundierte Entscheidungen über die effektivste Reihenfolge zur Erledigung einer Aufgabe zu treffen. Sie können ähnliche Projekte studieren, um sich ein Bild von den Industriestandards zu machen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Erfolge oder Misserfolge Ihrer Konkurrenten zu untersuchen, was Ihnen dabei helfen kann, Strategien zu entwickeln, wie Sie sie schlagen können. Entwickeln Sie vor Beginn eines Projekts einen umfassenden Plan, um die Anpassung im weiteren Verlauf zu erleichtern.

Beachten Sie den Arbeitsplan Ihres Teams

Ein Aspekt des Projekterfolgs ist die Zeit, die Mitarbeiter für die Gesamtleistung aufwenden. Die aktuellen Arbeitspläne Ihrer Teammitglieder können sich darauf auswirken, wie bereit sie sind, sich an der Aufgabe zu beteiligen. Wenn sie bereits an einem anderen großen Projekt beteiligt sind, ist ihre Fähigkeit, einen Beitrag zu Ihrem Vorhaben zu leisten, möglicherweise eingeschränkt. Entwickeln Sie Ziele, die mit den Arbeitsabläufen der Mitarbeiter Ihres Teams erreichbar sind.

Das Setzen realistischer Ziele kann Druck abbauen, Stress abbauen und Mitarbeiter zu guten Leistungen und zur Bewältigung von Herausforderungen motivieren. Möglicherweise hat Ihr Team auch das Gefühl, dass Ihnen sein geistiges Wohlbefinden am Herzen liegt, was die Zustimmung zu Ihnen als Projektmanager erhöhen kann.

Erklären Sie den Ablauf des Projekts

Da sich der Projektzeitplan auf Ihren Erfolg auswirken kann, kann es für Ihr Team wichtig sein, die Bedeutung der Konsistenz zu verstehen. Erwägen Sie die Organisation einer Besprechung, um die Beziehungen zwischen den Aufgaben zu besprechen und zu besprechen, wie Ordnung zu einem positiven Ergebnis führt. Sie können in einer Aufgabe den Schwerpunkt auf ein formelles Qualitätssicherungsverfahren legen, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Auch Ihre Mitarbeiter werden die visuelle Darstellung des Ablaufs zu schätzen wissen. Sie können erfahren, wie ihre einzelnen Aufgaben zum Gesamtziel beitragen und herausfinden, an wen sie sich bezüglich Aufgaben wenden können, um die Kommunikation und Teamarbeit zu optimieren.

Investieren Sie in Projektmanagement-Tools

Projektmanagement-Software kann es Ihnen erleichtern, Sequenzaktivitäten zu entwickeln und mit dem Rest Ihres Teams zu teilen. Anwendungen verfügen möglicherweise über Funktionen, mit denen Sie Ihre Brainstorming-Notizen und Recherchen, die Sie zu einem Thema gesammelt haben, eingeben können. Sie können Ihren Projektzeitplan auch zu Ihrem Kalender hinzufügen, wo Sie Benachrichtigungen über bevorstehende Fristen erhalten.

Verwenden Sie Software, um Ihr Sequenzdiagramm leichter lesbar zu machen. Dazu können benutzerdefinierte Farben und Formen gehören, die Ihre Mitarbeiter erkennen können. Die Tools können das Diagramm auch in kleinere Schrittsequenzen umwandeln, sodass sich die Mitarbeiter jeweils auf eine Aufgabe konzentrieren können.