Was ist ein Projekt-Notfallplan? • BUOM
Notfallpläne für Projekte können Ihnen dabei helfen, Unsicherheiten einzuschätzen, Risiken zu managen und Situationen erfolgreich zu meistern, in denen die Dinge nicht wie geplant verlaufen. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie einen Projekt-Notfallplan erstellen.
Was sind Projektvoraussetzungen?
Ein Projekt-Notfallplan ist ein Backup-Plan für Situationen, in denen die Dinge nicht wie ursprünglich erwartet verlaufen. Diese Pläne sind so konzipiert, dass sie umsetzbare Lösungen enthalten und allen zugute kommen, wenn ein zuvor identifiziertes Risiko Realität wird. Allerdings berücksichtigen Notfallpläne nicht identifizierte oder unbekannte Risiken nicht, da diese nicht quantifiziert werden können.
Notfallpläne tragen nicht dazu bei, die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos zu verringern oder dessen Ausmaß zu verringern. Ihre Hauptaufgabe besteht vielmehr darin, möglichst viele potenzielle Risiken zu identifizieren und Lösungen für Probleme zu finden, mit dem Ziel, deren Auswirkungen auf das Projekt oder die Organisation zu reduzieren.
Arten von Projektkontingenten
Typischerweise gibt es drei Arten von Projektunfällen, die von Projektmanagern überwacht werden:
Eventualverbindlichkeiten des Eigentümers: Hierbei handelt es sich um Eventualverbindlichkeiten für Situationen, in denen der Projekteigentümer nach Projektbeginn möglicherweise Änderungen am ursprünglichen Plan benötigt. Abhängig von der Art des Projekts kann dies eine Anfrage nach besseren Materialien, einem anderen Design, Verzögerungen bei der Erlangung einer Genehmigung oder Lizenz, Probleme mit Lieferanten und Versorgungsunternehmen, unvorhergesehene Umwelt- oder Klimaprobleme und anderes bedeuten.
Design-Unvorhergesehenes: Hiermit sollen potenzielle Probleme berücksichtigt werden, die während der Designphase auftreten können. Es deckt Änderungen ab, die nach der anfänglichen Budgetierung des Projekts auftreten, wie z. B. neue Projektanforderungen, Änderungen der Rohstoffpreise, die neu entdeckte Verfügbarkeit hochwertigerer Materialien sowie andere Designprobleme und potenzielle neue Möglichkeiten.
Baunotfall: Der Notfallplan für Bauprojekte sollte Pläne zur Abmilderung von Problemen enthalten, die außerhalb der Kontrolle des Generalunternehmers liegen.
Warum ist es wichtig, die Eventualitäten eines Projekts zu verstehen?
Die meisten Projekte stoßen bei der Umsetzung auf Probleme, da manche Misserfolge, Fehlkalkulationen, Fehlentscheidungen, versteckte Kosten, Probleme bei der Zusammenarbeit und andere Arten unvorhergesehener Ereignisse nicht im Voraus genau eingeschätzt werden können. Obwohl aufgrund der zusätzlichen Kosten nicht jeder gerne Notfallpläne für ein Projekt erstellt, ist es wahrscheinlich von Vorteil, wenn die Dinge nicht wie geplant verlaufen. Hier sind einige der Hauptgründe, warum es wichtig ist, die Eventualitäten von Projekten zu verstehen:
Dadurch können monetäre Verluste reduziert werden. Verschiedene Probleme, die während eines Projekts auftreten können, erfordern in der Regel viel mehr Geld, um sie ohne einen Notfallplan zu lösen.
Dies verhindert, dass das Projekt ins Stocken gerät. Anstatt dass alle Beteiligten von einem unerwarteten Problem überrascht werden und das Projekt verlangsamen, weil sie keinen Plan haben, mit dem Problem umzugehen, kann ein Notfallplan das Problem schnell entschärfen und die Arbeit vorantreiben.
Dadurch kann der Projektmanager kalkulierte Risiken eingehen. Das Wissen, dass es einen Plan für den Fall gibt, dass etwas schiefgeht, ermöglicht es denjenigen, die mit der Ausführung eines Projekts beauftragt sind, ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen, ohne befürchten zu müssen, dass ein Scheitern das gesamte Projekt stoppen könnte.
Das Projekt ändert sich nicht mit Marktveränderungen. Die meisten Projekte erfordern externe Ressourcen wie Treibstoff und Transport. Sie sind zunächst im Projektbudget enthalten, ihr Preis kann sich jedoch im Laufe des Projekts ändern. Ein Notfallplan sorgt für einen gesunden Cashflow, auch wenn die Kosten unerwartet schwanken.
So erstellen Sie einen Notfallplan
Berücksichtigen Sie bei der Erstellung eines Notfallplans die folgenden Schritte:
Seien Sie so konkret wie möglich. Beim Erstellen eines Notfallplans müssen Sie die Ereignisse identifizieren und beschreiben, die eintreten müssen, damit der Plan wirksam wird. Da Notfallpläne nur dann sinnvoll sind, wenn das Risiko im Voraus erkannt wurde, ist es wichtig, möglichst viele potenzielle Probleme zu identifizieren. Auch wenn dies einige Zeit in Anspruch nehmen kann, müssen Sie sich jeden Aspekt des Projekts ansehen und alles, was schiefgehen könnte, identifizieren und sorgfältig definieren, bevor Sie Möglichkeiten zu deren Behebung finden.
Bestimmen Sie die notwendigen Maßnahmen. Nachdem die Situationen identifiziert wurden, die den Plan auslösen, besteht der zweite Schritt darin, festzustellen, was passiert und wer es ausführt. Der Plan sollte festlegen, wer ihn umgesetzt hat, was genau alle Beteiligten tun sollten, in welcher zeitlichen Reihenfolge alle handeln sollten, wo und wie die Aktivitäten stattfinden.
Haben Sie klare Kommunikationsregeln. Notfallverfahren sollten außerdem klare Kommunikationsanweisungen enthalten und schriftlich festgehalten werden. Es sollte erläutert werden, ob und wann Projektbeteiligte über das Problem informiert werden, wer sie informiert und wie oft sie Updates über das Problem und seine Eventualitäten erhalten.
Behalten Sie den Plan im Auge. Auch wenn alle Notfallmaßnahmen klar definiert sind, müssen Sie dennoch alle Beteiligten ständig überwachen, um sicherzustellen, dass der Plan wie erwartet umgesetzt wird.
Kommunizieren Sie seine Bedeutung den Stakeholdern. Es ist wahrscheinlich, dass der Notfallplan von den Beteiligten als Aktivität mit geringer Priorität angesehen wird, was dazu führen kann, dass er nicht rechtzeitig erstellt wird. Als Projektmanager müssen Sie erklären, warum ein gut geschriebener Notfallplan dazu beitragen kann, größere Ausfälle zu vermeiden.
Holen Sie sich die Unterstützung aller am Notfallplan Beteiligten. Nachdem Sie die Beteiligten davon überzeugt haben, dass ein Notfallplan das Projekt potenziell retten kann, müssen Sie bei Bedarf auch die Verantwortlichen für die Umsetzung überzeugen. Sie konzentrieren sich wahrscheinlich auf den Hauptprojektplan und müssen möglicherweise von der Notwendigkeit eines Alternativszenarios überzeugt werden.