Was ist ein Nebenbuch? Definition, Vorteile und Beispiele • BUOM

16. März 2021

Eine große Organisation benötigt mehr als eine Datei, um Finanzinformationen aufzuzeichnen. Wenn Buchhalter eine große Anzahl von Transaktionen für einen einzelnen Kunden oder eine einzelne Geschäftsfunktion verarbeiten, erstellen sie Nebenbücher, um die Daten zu verwalten. Wenn Sie für die Anzeige, Aufzeichnung oder Berichterstattung der Finanzinformationen eines Unternehmens verantwortlich sind, ist es wichtig zu verstehen, wie Nebenbücher zur Organisation der Hauptkonten eines Unternehmens verwendet werden.

In diesem Artikel erklären wir den Zweck eines Nebenbuchs, sprechen über die Vorteile und Verwendungsmöglichkeiten eines Nebenbuchs und erläutern detailliert, wie sich ein Nebenbuch von einem Hauptbuch unterscheidet.

Was ist ein Nebenbuch?

Ein Nebenbuch ist die Abkürzung für „Tochterbuch“ und ein Teil des Hauptbuchs, das alle Finanzbuchhaltungsinformationen eines Unternehmens enthält. Ein Nebenbuch enthält Informationen, die sich auf die gesamten Finanztransaktionen innerhalb eines Unternehmens auswirken. Ein Nebenbuch hilft bei der Organisation des Hauptbuchs eines großen Unternehmens, das mehrere Einkommens- und Schuldenströme verwaltet. Der Betrag im Nebenbuch wird im Hauptbuch des Unternehmens widergespiegelt.

Einer der Hauptzwecke eines Nebenbuchs besteht darin, Debitorentransaktionen für bestimmte Kunden aufzuzeichnen. Für jeden einzelnen Kunden, mit dem ein Unternehmen Geschäfte tätigt, können Unterbücher erstellt werden. Diese separaten Datenbanken können die Transaktionen eines bestimmten Unternehmens und den von jedem Kunden erwarteten Zahlungsbetrag verfolgen. Separate Hauptbücher werden oft als Kontrollkonten bezeichnet.

Was steht im Nebenbuch?

Ein Nebenbuch besteht aus Konten mit gemeinsamen Merkmalen, die in einem Hauptbuch in Kategorien unterteilt sind.

Nebenbücher werden häufig erstellt, um die folgenden Finanzinformationen aufzuzeichnen und zu organisieren:

• Schulden auf Konten

• Abbrechnungsverbindlichkeiten

• Anlagevermögen

• Bankkonten

• Kundenkonten

• Lieferantenkonten

• Inventar

• Eigentum

• Ausrüstung

• Daten zum Produktionsprozess

In jedem Nebenbuch können Buchhaltungsfachleute die folgenden Informationen erfassen:

• Ausstehende Beträge des Kunden

• Rabatte, die der Kunde erhält

• Zurückgegebener Artikel

• Zahlungshistorie

• Verkäufe auf Kredit

• Gemeinkosten aus Firmeneigentum

• Lohn-und Gehaltsabrechnung

• Informationen zu den Arbeitsauftragskosten

Vorteile eines Nebenbuchs

Nebenbücher helfen dabei, die Finanzbuchhaltungsinformationen eines Unternehmens zu organisieren, sodass Buchhaltungsfachleute die für den Geschäftsbetrieb verwendeten Geldbeträge leicht verfolgen und melden können.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Nebenbücher einem Unternehmen zugute kommen:

• Unterstützende Bücher erleichtern das Auditieren. Sekundärbücher kategorisieren Finanzinformationen, sodass bei der Durchführung einer Prüfung alle Einkommensströme und Schuldenformen transparent sind und leicht nachvollzogen werden können.

• Unterbücher können Kundeninformationen verfolgen. Wenn ein Kunde ein offenes Guthaben hat oder Geld zurückzahlen muss, kann das Nebenbuch zur schnellen Überprüfung der Informationen genutzt werden.

• Durch verschachtelte Arbeitsmappen werden separate Datenbanken erstellt. Große Unternehmen müssen riesige Mengen an Finanzdaten verarbeiten, die oft zu groß für eine einzige Datenbank sind. Die Programme organisieren diese Daten in isolierten Dateien, die hinzugefügt werden können, um Finanzinformationen im Hauptbuch eines Unternehmens zu berechnen.

• Verschachtelte Bücher schützen Finanzinformationen. Ein Nebenbuch ermöglicht es Finanzaufsichtsbehörden, bestimmte Datensätze zu isolieren, sodass bestimmte Mitarbeiter nur Teile der Finanzinformationen eines Unternehmens einsehen können. Dieses zusätzliche Maß an Sicherheit ist für große Unternehmen wichtig.

• Verschachtelte Bücher ermöglichen eine detaillierte Analyse. Durch die Verwendung von Nebenbüchern zur Organisation von Kontrollkonten können Sie eine Fülle von Informationen zentralisieren, die für Finanzanalysen verwendet werden können. Unternehmen können wichtige Finanzinformationen erhalten, indem sie die in den einzelnen Nebenbüchern enthaltenen Daten analysieren.

Hauptbuch vs. Nebenbuch

Hier sind die Hauptunterschiede zwischen einem Hauptbuch und einem Nebenbuch:

Hauptbücher

Hier sind die Funktionen des Hauptbuchs, das zur Erstellung des Jahresabschlusses eines Unternehmens verwendet wird:

• Das Hauptbuch ist der Hauptkontensatz.

• Das Hauptbuch erfasst alle Transaktionen (einschließlich Gutschrifts- und Belastungsbuchungen) für einen Kunden.

• Das Hauptbuch ist in fünf Arten von Konten unterteilt: Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben.

• Das Hauptbuch dient zur Erstellung eines Probesaldos für interne Konten.

• Das Hauptbuch enthält die allgemeinen Finanzinformationen einer Organisation.

Hilfsbücher

Hier sind die Funktionen von Nebenbüchern, die zur Erstellung von Jahresabschlüssen eines Unternehmens verwendet werden:

• Der Gesamtbetrag des Nebenbuchs geht in das Hauptbuch ein.

• Das Nebenbuch meldet zusammenfassende Beträge für das Hauptbuch.

• Ein Nebenbuch repräsentiert kleinere Kategorien in den Finanzinformationen eines Unternehmens.

• Das Nebenbuch verfügt nicht über einen eigenen Saldobericht.

• Ein Nebenbuch ist der Teil des Hauptbuchs, der Konten mit einer großen Anzahl einzelner Transaktionen organisiert.

Wie werden Arbeitsauftragskosteninformationen als Nebenbuch verwendet?

Einige Unternehmen arbeiten mit unterschiedlichen Produktionskosten. Die Erstellung von Waren und Materialien erfordert einen speziellen Dokumentationsprozess, der das Nebenbuch im Jahresabschluss eines Unternehmens ersetzen kann, um den Bestand an unfertigen Erzeugnissen anzuzeigen.

Diese Art von System, auch Auftragskalkulation genannt, dient der Berechnung der Produktionskosten innerhalb einer Einheit. Ein Auftragskalkulationssystem wird verwendet, wenn für verschiedene von einem Unternehmen hergestellte Artikel separate Produktionskosten anfallen. Aus Produktionsinformationen erstellte Berichte werden als Auftragskostenaufzeichnungen bezeichnet.

Beispiele für Nebenbucheinträge

Hier sind einige Beispiele dafür, wie ein Nebenbuch mit dem Hauptbuch eines Unternehmens verwendet wird:

Beispiel 1

Ein Unternehmen verfügt über Konten bei Kunde A und Kunde B. Jedes Unternehmenskonto wird als separates Debitoren-Nebenbuch erfasst. Bei der Berechnung des Hauptbuchs werden die gesamten Guthaben aus dem Nebenbuch von Kunde A mit dem Nebenbuch von Kunde B zusammengerechnet. Dies ergibt die Gesamtforderungen im Hauptbuch.

Beispiel 2

Ein kleines Unternehmen, das seine Geschäftstätigkeit ausweitet, hat einen Buchhalter mit der Erfassung und Präsentation von Finanzinformationen beauftragt. Bis ein Buchhalter an Bord kam, nutzte das Unternehmen nur das Hauptbuch, um die Transaktionen eines Kunden und die Gemeinkosten des Unternehmens zu erfassen. Der Buchhalter organisiert das Hauptbuch neu, um Nebenbücher für drei neue Debitorenkunden aufzunehmen, und erstellt ein Kreditoren-Nebenbuch für Schulden gegenüber Lieferanten und Unternehmensgemeinkosten aus dem neuen Gebäude und den Lagerflächen.