Was ist ein Hilfsbrief? Definition und Beispiele • BUOM

13. September 2021

Eine effektive Dokumentation der Mitarbeiteraktivitäten innerhalb eines Unternehmens kann Ihnen dabei helfen, auf wichtige Termine zu verweisen, die Annahme oder Ablehnung von Mitarbeiteranfragen zu formalisieren und sich durch eine Sicherungsdokumentation von Ereignissen zu schützen.

Wenn ein Mitarbeiter kündigt, kann das Senden eines Entlastungsschreibens an den Mitarbeiter und das Aufbewahren einer Kopie für die Unternehmensunterlagen dazu beitragen, die Akzeptanz des Rücktritts durch die Organisation zu dokumentieren. Wenn Sie wissen, was Sie in Ihren Brief aufnehmen müssen und wie Sie ihn formatieren, können Sie einen effektiven Brief verfassen.

In diesem Artikel definieren wir, was ein Hilfsbrief ist, erklären, warum er wichtig ist, listen Schritte auf, die Sie befolgen können, um Ihren eigenen Brief zu schreiben, und stellen eine Vorlage und ein Beispiel als Referenz bereit.

Was ist ein Trostbrief?

Ein Entlastungsschreiben ist eine schriftliche Antwort auf die formelle Mitteilung eines Mitarbeiters. Er nimmt ihre Kündigungsabsicht zur Kenntnis, akzeptiert die Kündigung und bestätigt den letzten Arbeitstag. Entlastungsschreiben kommen in der Regel von der Personalabteilung des Unternehmens, können aber auch von einem Manager oder Vorgesetzten stammen.

Im Gegensatz zu einem Erfahrungsschreiben, in dem die Dauer der Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters im Unternehmen und seine Erfahrung aufgeführt sind, liefert ein Entlassungsschreiben den Nachweis, dass der Mitarbeiter seinen Pflichten gegenüber dem Unternehmen nachgekommen ist. Die meisten Unternehmen stellen am letzten Tag ihrer Anstellung bei der Organisation ein Kündigungsschreiben aus.

Warum ist Hilfsschreiben wichtig?

Ein Entlastungsschreiben ist wichtig, da es den Mitarbeiter von seiner Verantwortung gegenüber dem Unternehmen entbindet und seine Absicht zum Ausscheiden bestätigt. Eine schriftliche Dokumentation der Zustimmung des Unternehmens zur Kündigung des Arbeitnehmers kann wichtig sein, wenn eine der Parteien später auf die Dokumente zurückgreifen muss. Es stellt sicher, dass das Dienstverhältnis des Mitarbeiters im Unternehmen offiziell beendet wird, und bietet den Nachweis, dass das Unternehmen die Kündigung des Mitarbeiters akzeptiert hat.

Wenn ein Arbeitnehmer eine neue Stelle annimmt, kann sein neuer Arbeitgeber eine schriftliche Bestätigung seines Rücktritts von seiner vorherigen Stelle verlangen. Das Schreiben kann dem neuen Arbeitgeber zeigen, dass es kein Problem mit dem Ausscheiden des Arbeitnehmers gab und dass der Arbeitnehmer keine Verpflichtungen gegenüber seinem früheren Arbeitgeber hat.

So schreiben Sie einen beruhigenden Brief

Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um einen effektiven, beruhigenden Brief zu schreiben:

1. Adressieren Sie Ihren Brief

Die Adressierung Ihres Briefes kann dazu beitragen, seine Authentizität und Formalität sicherzustellen. Wählen Sie Papier aus, auf dem der Briefkopf des Unternehmens und Geschäftsinformationen angezeigt werden. Geben Sie den vollständigen Namen des Mitarbeiters und alle erforderlichen identifizierenden Informationen an, z. B. den vollständigen Namen, die Mitarbeiter-ID-Nummer und die Adresse. Geben Sie unbedingt auch das Datum und die Betreffzeile an, die den Inhalt des Briefes beschreiben.

2. Bestätigen Sie die Termine

Versuchen Sie, alle wichtigen Daten, die Sie benötigen, in Ihren Brief aufzunehmen. Dazu gehören der Tag, an dem der Arbeitnehmer sein Kündigungsschreiben einreicht, und sein letzter Arbeitstag. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Sie über jedes Datum im Zusammenhang mit ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen eine schriftliche Dokumentation haben.

3. Danken Sie dem Mitarbeiter für seinen Service

Manche Arbeitnehmer müssen künftigen Arbeitgebern ihr Kündigungsschreiben vorlegen, um zu beweisen, dass sie ihre bisherige Stelle ohne Probleme verlassen haben. Indem Sie einem Mitarbeiter für seine Dienste für das Unternehmen danken, zeigen Sie Ihre Wertschätzung für die von ihm geleistete Arbeit und bestätigen, dass er den Kündigungsprozess erfolgreich abgeschlossen hat. Wenn es bei der Abreise des Mitarbeiters zu Problemen kam, wie z. B. Verzögerungen beim Erhalt der Ausrüstung, dokumentieren Sie diese unbedingt an anderer Stelle.

4. Formulieren Sie die letzten Details

Ihr Brief kann endgültige Angaben zum letzten Gehalt, zur letzten Zahlung oder zur letzten Abrechnung des Mitarbeiters enthalten. Erklären Sie, in welchem ​​Zeitraum sie mit dem Erhalt des Geldes rechnen können und wie sie damit rechnen können. Dies hilft dem Mitarbeiter bei der Planung seiner Genesung und bestätigt Ihre Absicht, die Bedingungen seiner Abfindung einzuhalten.

5. Holen Sie sich eine autorisierte Unterschrift

In der Regel stellt die Personalabteilung des Unternehmens dem Mitarbeiter ein Entlastungsschreiben aus. Lassen Sie in diesen Fällen den Brief vom Personalleiter unterschreiben und bewahren Sie eine Kopie des Briefes in der Personalakte des Mitarbeiters auf. Wenn keine Unterschrift der Personalabteilung verfügbar ist, lassen Sie den Brief von einer autorisierten Person im Unternehmen unterzeichnen, beispielsweise einem leitenden Manager oder einem Mitglied des Führungsteams.

6. Liefern Sie den Brief

Übergeben Sie den Brief dem Mitarbeiter am letzten Arbeitstag. Stellen Sie sicher, dass Sie zwei Kopien des Briefes anfertigen: Geben Sie eine dem Mitarbeiter und hinterlassen Sie die andere in der Personalakte des Mitarbeiters. Sie können den Brief auch digital sichern.

Muster-Entlastungsbrief

Hier ist eine Vorlage, die Ihnen beim Verfassen eines Entlastungsschreibens an einen Mitarbeiter helfen kann:

(Datum)

К: (Name)
(Berufsbezeichnung)
(Angestellten ID)
(Adresse)

Betreff: Hilfeschreiben

Lieber (Name),

Mit diesem Schreiben bestätigen wir den Erhalt und die Annahme Ihres Kündigungsschreibens vom (Datum). Wir haben unsere Aufzeichnungen aktualisiert, um zu zeigen, dass Ihr letzter Arbeitstag am Ende des Geschäftstages (Datum) liegt. Wir danken Ihnen aufrichtig für die Arbeit, die Sie als „Was ist ein Entlastungsbrief?“ geleistet haben. Definition und Beispiele.

Wir werden Ihre vollständige und endgültige Zahlung über (Zahlungsmethode) innerhalb von (Anzahl) Tagen nach dem letzten Werktag abwickeln. Wir bedanken uns noch einmal für Ihre Dienste für (Firmenname) und wünschen Ihnen viel Glück bei all Ihren zukünftigen Unternehmungen.

Mit freundlichen Grüßen,

(Personalleiter oder autorisierte Unterschrift)

Beispiel für einen Hilfsbrief

Hier ist ein Beispiel für einen Hilfsbrief, den Sie zum Verfassen Ihres eigenen Schreibens verwenden können:

19.07.21

An: Sarah Kilgore
Stellvertretender Direktor für Lizenzierung
U6022052
Denver, Colorado

Betreff: Hilfeschreiben

Liebe Sarah,

Mit diesem Schreiben bestätigen wir den Erhalt und die Annahme Ihres Kündigungsschreibens vom 05.07.21. Wir haben unsere Aufzeichnungen aktualisiert, um zu zeigen, dass Ihr letzter Arbeitstag heute, am 19.07.21, am Ende des Geschäftstages liegt. Wir danken Ihnen aufrichtig für die Arbeit, die Sie als Associate Director of Licensing geleistet haben.

Wir leisten die vollständige und endgültige Zahlung per Direktüberweisung innerhalb von 30 Tagen nach Ihrem letzten Beschäftigungstag. Wir danken Ihnen noch einmal für Ihren Dienst für die Bisbee Valley Athletic Association und wünschen Ihnen alles Gute für alle Ihre zukünftigen Unternehmungen.

Mit freundlichen Grüßen,

Tina Campbell, Personalmanagerin