Was ist ein Compliance-Audit? (mit 10 Typen) • BUOM

2. April 2022

Durch die Durchführung regelmäßiger Compliance-Audits wird sichergestellt, dass Unternehmen die erforderlichen behördlichen Vorschriften einhalten. Unternehmen können sich Compliance-Audits unterziehen, bei denen ihre Finanz-, Sicherheits-, Technologie- und Umweltpraktiken bewertet werden. Wenn Sie daran interessiert sind, ein unabhängiger Prüfer zu werden oder Ihr Unternehmen auf ein bevorstehendes Audit vorzubereiten, kann es hilfreich sein, mehr über Compliance-Audits zu erfahren. In diesem Artikel erklären wir, was ein Compliance-Audit ist, sehen uns an, wie es sich von einem internen Audit unterscheidet, listen 10 Arten von Compliance-Audits auf, denen Sie begegnen können, und geben Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die erfolgreiche Vorbereitung auf ein Compliance-Audit.

Was ist ein Compliance-Audit?

Ein Compliance-Audit ist eine von Fachleuten durchgeführte Überprüfung, um zu beurteilen, ob eine Organisation alle notwendigen regulatorischen Anforderungen für ihre Branche und geografische Region erfüllt. Die Regierung nutzt diese Prüfungen, um die Einhaltung der Vorschriften sowohl auf lokaler als auch auf Bundesebene sicherzustellen. Typischerweise führt ein externer unabhängiger Prüfer ein Compliance-Audit durch, um die Richtigkeit und Objektivität der Ergebnisse sicherzustellen.

Die Bereiche, auf die sich ein Compliance-Prüfer konzentriert, können je nach Organisation unterschiedlich sein, je nachdem, welche Arten von Regeln er befolgen muss. Sie können Akten, interne Vorgänge und wichtige Dokumente einsehen. Beispielsweise können Fachleute Compliance-Audits verwenden, um die Managementpraktiken, Cybersicherheitsmaßnahmen, Umweltauswirkungen oder Sicherheitsniveaus am Arbeitsplatz einer Organisation zu bewerten.

Warum ist ein Compliance-Audit wichtig?

Compliance-Audits sind wichtig, da sie sicherstellen, dass Unternehmen die Richtlinien und Vorschriften der Regierung einhalten. Der Hauptzweck der Durchführung eines Compliance-Audits besteht darin, festzustellen, ob ein Unternehmen seine Geschäfte ordnungsgemäß führt. Wenn der Prüfer ineffektive Richtlinien oder Prozesse feststellt, kann er seine Feststellungen der Unternehmensleitung melden oder die zuständige Regierungsbehörde benachrichtigen. Der Abschluss eines Compliance-Audits kann Organisationen und ihren Mitarbeitern auch Vorteile bringen, indem sie:

• Identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten: Compliance-Audits können veraltete Systeme oder Prozesse identifizieren. In diesem Fall können Prüfer Vorschläge unterbreiten, die der Organisation bei der Umsetzung effektiverer Praktiken helfen.

• Erhöhte Sicherheitsmaßnahmen: Es gibt zahlreiche Vorschriften zum Schutz von Mitarbeitern, Verbrauchern und der Umwelt. Compliance-Audits sind ein hervorragendes Instrument, um zu beurteilen, ob Unternehmen diese Anforderungen erfüllen, und um ihnen Empfehlungen zur Schaffung einer sichereren Arbeitsumgebung zu geben.

• Reduzierung rechtlicher Risiken. Durch die Teilnahme an regelmäßigen Compliance-Audits können Unternehmen sicherstellen, dass sie alle erforderlichen staatlichen Vorschriften einhalten. Dies kann ihnen helfen, das Risiko einer Geldstrafe oder Bestrafung zu verringern und sicherzustellen, dass sie auch in Zukunft mitschuldig bleiben.

Wie unterscheidet sich ein Compliance-Audit von einem internen Audit?

Internes Audit ist ein Überprüfungsprozess, den eine Organisation selbst durchführt. Organisationen entscheiden sich häufig für die interne Revision, um sich auf ein Compliance-Audit vorzubereiten. Während Unternehmen Compliance-Audits und interne Audits nutzen können, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, gibt es einige wichtige Unterschiede zwischen diesen beiden Arten von Überprüfungsprozessen. Zu den wichtigsten Unterschieden gehören:

• Ein externer Dritter führt das Compliance-Audit durch, während ein Mitarbeiter der Organisation das interne Audit durchführt.

• Compliance-Audits stellen sicher, dass Organisationen die gesetzlichen Vorschriften einhalten, während interne Audits sicherstellen, dass die Mitarbeiter einer Organisation die Unternehmensrichtlinien befolgen.

• Regierungsbeamte, Aufsichtsbehörden und Vorstandsmitglieder können die Ergebnisse von Compliance-Audits einsehen, während nur Führungskräfte des Unternehmens die Ergebnisse interner Audits überprüfen.

Wie läuft ein Compliance-Audit ab?

Hier sind einige der grundlegenden Schritte, die ein Compliance-Prüfer normalerweise unternimmt, nachdem eine Organisation eine Prüfung beantragt hat:

1. Überprüfen Sie die Dokumente

Der Compliance-Auditor beginnt seine Arbeit mit der Durchsicht wichtiger Aufzeichnungen und Dokumente. Sie verwenden in der Regel eine Checkliste für Compliance-Audits, um sicherzustellen, dass sie alle erforderlichen Materialien prüfen. Zu diesem Zeitpunkt können Compliance-Prüfer Papierdokumente oder elektronische Dateien prüfen.

2. Führen Sie ein Interview durch

Anschließend führt der Compliance-Prüfer formelle Interviews, um mehr über die Geschäftsabläufe der Organisation zu erfahren. In dieser Phase der Prüfung können sie Manager, Vorstandsmitglieder, Führungskräfte des Unternehmens und Mitarbeiter befragen, um Beweise zu sammeln. Abhängig von der Größe der Organisation, die sie prüfen, können sie alleine oder mit einem Team anderer Compliance-Prüfer arbeiten.

3. Bewerten Sie Ihre Prozesse

Zusätzlich zur Durchführung von Interviews kann der Compliance-Prüfer jeden physischen Standort der Organisation besuchen. Dies ermöglicht ihnen die Inspektion von Infrastruktur und Arbeitsplätzen, was wichtig ist, wenn der Prüfer Sicherheitsverfahren überprüft und Umweltauswirkungen bewertet. Während dieser Phase des Compliance-Audits überwacht der Prüfer möglicherweise mehrere Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie bei ihrer täglichen Arbeit alle ordnungsgemäßen Prozesse und Protokolle befolgen.

4. Erstellen Sie einen Compliance-Bericht

Abschließend verwendet der Compliance-Prüfer alle gesammelten Informationen, um einen Compliance-Bericht zu erstellen. Sie nutzen diesen Bericht, um ihre Erkenntnisse zu teilen und Empfehlungen auszusprechen, die der Organisation in Zukunft helfen werden, sich zu verbessern. Dies kann einer Organisation helfen, Risiken zu minimieren und effizientere Prozesse zu entwickeln. Der Prüfer kann seinen Compliance-Bericht auch an die zuständigen Regierungsbehörden weitergeben, wenn die Organisation erhebliche Korrekturmaßnahmen ergreifen muss.

10 Arten von Compliance-Audits

Es gibt viele Arten von bundesstaatlichen und lokalen Compliance-Inspektionen, die je nach Branche unterschiedlich sind. Diese Prüfungen können technische, betriebliche, finanzielle Prozesse oder Sicherheitsprotokolle betreffen. Hier sind 10 Arten von Compliance-Audits, denen Sie begegnen können:

1. Sarbanes-Oxley Act (SOX)-Audit: Ein SOX-Compliance-Audit konzentriert sich auf Finanzberichte und betriebliche Kontrollen. Gehaltsabrechnungs-, Finanz- und IT-Abteilungen können sich dieser Art von Prüfung unterziehen, um sicherzustellen, dass sie über die richtigen Systeme zur Datenwiederherstellung verfügen, wenn es zu einem Cyberangriff oder technischen Problemen kommt.

2. Audits des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA): Gesundheitsorganisationen werden regelmäßig HIPPA-Compliance-Audits unterzogen, um sicherzustellen, dass sie die Privatsphäre der Menschen, denen sie dienen, schützen. Dazu gehört die Beurteilung der Sicherheit ihrer elektronischen Aufzeichnungen, physischen Dokumente und Verfahren.

3. Soziale Compliance-Audits. Es gibt mehrere Social-Compliance- und Nachhaltigkeitsaudits, die beurteilen, ob eine Organisation die Vorschriften in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit, Arbeitnehmerrechte und Umweltauswirkungen einhält. Bei dieser Art von Audits werden häufig die Lieferkette und die Einrichtungen einer Organisation untersucht.

4. Prüfung des Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): Diese Art der Konformitätsprüfung stellt die Einhaltung einer Reihe von Standards für Unternehmen sicher, die elektronische Zahlungen verarbeiten, speichern oder übertragen. Unternehmen, die jährlich mehr als 6 Millionen Kreditkartentransaktionen durchführen, müssen sich möglicherweise einem jährlichen PCI-DSS-Compliance-Audit unterziehen, um die Sicherheit ihrer Prozesse, Systeme und Netzwerke zu bewerten.

5. Prüfungen des Internal Revenue Service (IRS): Das IRS führt routinemäßige Prüfungen durch, um sicherzustellen, dass Organisationen den angemessenen Steuerbetrag pünktlich zahlen. Sie können auch Einzelpersonen prüfen, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Steuervorschriften und -prozesse einhalten.

6. HR-Audit: Es gibt verschiedene Arten von HR-Compliance-Audits, mit denen bewertet wird, ob eine Organisation wichtige Arbeitsgesetze und -vorschriften auf lokaler, Landes- und Bundesebene einhält. Diese Compliance-Prüfungen können sich auf Personalakten und Gehaltsabrechnungen konzentrieren.

7. Prüfungen durch die Financial Industry Regulatory Authority (FINRA): FINRA arbeitet mit der Securities and Exchange Commission (SEC) zusammen, um Finanzdienstleistungs-, Wertpapier-, Makler- und Investmentunternehmen jährlich zu prüfen. Sie bewerten Werbung, Lizenzen und den täglichen Betrieb, um sicherzustellen, dass diese Organisationen die relevanten Handelsvorschriften einhalten.

8. Audits gemäß dem Occupational Health and Safety Act (OSHA): OSHA-Audits bewerten, ob eine Organisation die erforderlichen Gesundheits- und Sicherheitsstandards für ihre Mitarbeiter einhält. Auditoren können OSHA-Richtlinien nutzen, um sicherzustellen, dass Arbeitsplätze hygienisch und sicher sind.

9. Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS)-Audits: CMS führt Compliance-Audits in Zusammenarbeit mit dem Ministerium für Gesundheit und menschliche Dienste durch. Gemeinsam prüfen sie die Medicare-Finanzierung, um eine gerechte Verteilung sicherzustellen.

10. Audits der Environmental Protection Agency (EPA): Die EPA ist für die Durchführung von Audits verantwortlich, um sicherzustellen, dass Organisationen die von Stammes-, Landes- und Bundesbehörden festgelegten Umweltgesetze einhalten. Sie prüfen Geschäftsprozesse wie Abfallmanagement, Produktion und Vertrieb.

Bitte beachten Sie, dass keines der in diesem Artikel genannten Produkte oder Organisationen mit Indeed verbunden ist.

So bereiten Sie sich auf ein Compliance-Audit vor

Wenn in Ihrer Organisation ein Compliance-Audit ansteht, fragen Sie sich möglicherweise, was Sie tun können, um sicherzustellen, dass Ihr Team vorbereitet ist. Während Compliance-Audits je nach Branche und geografischer Region variieren, können Sie einige grundlegende Schritte unternehmen, um Ihre Audit-Ergebnisse zu verbessern. Hier sind einige Anweisungen, die Sie befolgen können, um loszulegen:

1. Organisieren Sie die erforderlichen Dokumente

Beginnen Sie mit der Dokumentation der Prozesse Ihrer Organisation. Heben Sie hervor, welche Praktiken Ihre Mitarbeiter befolgen, um behördliche Vorschriften einzuhalten. Sie können sich auch an einen externen Prüfer wenden, um zu erfahren, ob bestimmte Dokumente überprüft werden müssen, z. B. Finanzberichte oder Personalakten. Dies kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Sie über die erforderlichen Dokumente verfügen. Sobald Sie festgelegt haben, welche Dokumente Sie Ihrem Prüfer zur Verfügung stellen müssen, organisieren Sie diese so, dass Sie auf den Tag des Compliance-Audits Ihrer Organisation vorbereitet sind.

2. Führen Sie eine interne Überprüfung durch

Die Durchführung einer internen Überprüfung der Prozesse und Systeme Ihres Unternehmens kann Ihnen dabei helfen, Verbesserungsmöglichkeiten vor einem formellen Compliance-Audit zu identifizieren. Bevor Sie beginnen, sollten Sie herausfinden, auf welche Schlüsselbereiche sich Compliance-Prüfer in Ihrer Branche normalerweise konzentrieren. Wenn Sie beispielsweise im Bereich Cybersicherheit tätig sind, überprüft möglicherweise ein Prüfer Ihre IT-Systeme, um sicherzustellen, dass sie den wichtigsten Industriestandards entsprechen. Wenn Sie verstehen, worauf Compliance-Prüfer bei der Durchführung von Audits achten, können Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Bereiche Ihres Unternehmens richten.

3. Erstellen Sie einen Prüfpfad

Durch die Erstellung eines klaren Prüfpfads können Sie wichtige Dokumente verwalten, die beweisen, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften einhält. Führen Sie organisierte manuelle oder elektronische Aufzeichnungen der Schlüsselprozesse Ihres Unternehmens. Dazu kann gehören, dass Sie Ihre Sicherheitsrichtlinien, Einstellungsprotokolle und Steuerinformationen im Auge behalten.

4. Schulung der Teammitglieder

Nehmen Sie sich vor dem bevorstehenden Compliance-Audit Ihrer Organisation die Zeit, wichtige Verfahren und Richtlinien mit Ihren Teammitgliedern zu besprechen. Dies kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Ihr Team versteht, welche Schritte es unternehmen muss, um wichtige behördliche Vorschriften einzuhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Mitarbeitern nicht nur einen Wiederholungskurs zur Stärkung wichtiger Prozesse und Protokolle anbieten, sondern auch Ihre Onboarding-Materialien aktualisieren, um Änderungen in den lokalen und bundesstaatlichen Vorschriften widerzuspiegeln.

5. Lesen Sie die aktualisierten Regeln

Bleiben Sie über neue und aktualisierte Vorschriften auf dem Laufenden, indem Sie Branchen-Newsletter abonnieren. Sie können auch an Networking-Veranstaltungen und Konferenzen teilnehmen, um sich über Veränderungen zu informieren, die sich auf Ihre Branche auswirken können. Dies kann Ihnen dabei helfen, die Richtlinien und Prozesse Ihres Unternehmens regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie auch in Zukunft konform bleiben.