Was ist ein Change-Management-Plan? (mit Vorlagen) • BUOM

18. März 2021

Jedes Unternehmen muss sich früher oder später organisatorisch verändern. Während der Gesamtprozess zur Umsetzung organisatorischer Veränderungen je nach Situation unterschiedlich ist, sollte jede Veränderung auf der gleichen Grundlage beginnen – einem effektiven Plan oder Change-Management-Plan.

Die Umsetzung organisatorischer Veränderungen kann eine Herausforderung sein, aber mit dem richtigen Change-Management-Plan können Projektmanager ihren Teams helfen, organisiert und konzentriert zu bleiben. In diesem Artikel erklären wir, was Change-Management-Pläne sind, besprechen, wann sie benötigt werden, und stellen hilfreiche Vorlagen bereit, die Sie bearbeiten können, um Ihren Plan voranzutreiben.

Was ist ein Change-Management-Plan?

Ein Change-Management-Plan ist ein Dokument, das die Strategie und die Verfahren beschreibt, die für den Umgang mit einem neuen Projekt oder einer organisatorischen Änderung erforderlich sind. Es kann lediglich die Verfahren für Feedback oder Vorschläge zu einem bestimmten Projekt erläutern, z. B. wie eine Änderungsanfrage eingereicht wird oder wie diese Anfragen bewertet werden.

Wenn Ihr Team beispielsweise ein neues Marketingprojekt erstellt und ein Teammitglied mittendrin Änderungen an den Prozessen des Projekts vornehmen möchte, muss es die im Änderungsmanagementplan beschriebenen Änderungsanforderungsverfahren befolgen.

Ein Change-Management-Plan kann auch aufschlüsseln, wie eine bestimmte organisatorische Änderung gehandhabt wird. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise seine Führungsstruktur ändern möchte, können Sie einen Änderungsmanagementplan implementieren, um den Teams dabei zu helfen, den Umfang der Änderung, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten, Budgetanforderungen und andere relevante Informationen zu verstehen.

Change-Management-Pläne dienen als Anker für Teams, wenn Unternehmen Veränderungen umsetzen. Da die Umsetzung von Änderungen manchmal viel Zeit in Anspruch nehmen kann, kann ein Dokument, auf das Ihr Team zurückgreifen kann, allen dabei helfen, während des gesamten Projektlebenszyklus auf dem richtigen Weg zu bleiben. Change-Management-Pläne können Sie daran erinnern, warum Veränderungen erforderlich sind, wer für die Unterstützung der Veränderungsprozesse verantwortlich ist, wie Fortschritte verfolgt werden und welche neuen Lernstrategien eingesetzt werden, um Veränderungen zu ermöglichen.

Wann sind Change-Management-Pläne notwendig?

Die Verwendung eines Change-Management-Plans kann nur für Sie und Ihr Team von Vorteil sein. Daher wird empfohlen, ihn immer dann zu verwenden, wenn Sie ein Änderungsprojekt vorschlagen, unabhängig davon, wie groß oder klein die organisatorische Änderung ist. Wenn Änderungen auf organisierte Weise vorgenommen und umgesetzt werden, fällt es Ihnen möglicherweise leichter, mit Ihrem Projekt voranzukommen.

Wenn Änderungsprojekte nicht effektiv dokumentiert und gesteuert werden, kann es zu einem „Scope Creep“ kommen. Dieser Begriff bezieht sich auf die unkontrollierte Erweiterung des Umfangs eines Projekts, sobald es begonnen hat, was häufig zu Budgetüberschreitungen und immer längeren Projektzeitplänen führt. Mit einem umfassenden Change-Management-Plan können Sie Grenzüberschreitungen vermeiden, Zeit sparen, Stress reduzieren und Kosten senken.

Vorlagen für Änderungsmanagementpläne

Ihr Change-Management-Plan sollte alle Aspekte Ihres Projekts oder Übergangs berücksichtigen. Hier sind einige Vorlagen für Change-Management-Pläne, die Ihnen bei der Organisation Ihres Teams und der Dokumentation des Projektfortschritts helfen:

Angebotsvorlage ändern

Bevor Sie planen, organisatorische Veränderungen einzuleiten, müssen Sie prüfen, warum die Veränderung notwendig ist. Die Erstellung einer Änderungsvorschlagsvorlage hilft Ihnen zu verstehen, welche Vor- und Nachteile die Änderung mit sich bringen kann und welche geschätzten Kosten dem Unternehmen während des Projekts entstehen können. Dies kann Einfluss darauf haben, wie Sie den gesamten Projektumfang planen, und Ihnen dabei helfen, ihn gegenüber den Stakeholdern zu rechtfertigen. Verwenden Sie diese Änderungsvorschlagsvorlage, um Ihren eigenen Vorschlag zu erstellen:

(Name der Organisation)
Vorgeschlagene Änderung: (Kurze Erläuterung, was sich durch das Projekt ändern wird)
Projektvorschlag: (Ausführliche Erläuterung der Gründe für den Vorschlag des Projekts mit Begründung)
Vorgeschlagene Ergebnisse: (Liste der spezifischen Ergebnisse einer erfolgreichen Änderung, die zur Rechtfertigung der vorgeschlagenen Änderung beitragen)
Geschätzte Dauer: (Grobe Schätzung, wie lange das Projekt von der Umsetzung bis zur Konsolidierung dauern wird, einschließlich Planungszeit und Übergangsfristen)
Geschätzte Kosten: (Grobe Schätzung der Kosten für die Umsetzung von Änderungen, einschließlich Arbeits-, Personal- und Technologiebedarf)
Zusätzlich zu berücksichtigende Faktoren: (Alle anderen wichtigen zu berücksichtigenden Faktoren, die sich auf dieses Änderungsprojekt auswirken können, einschließlich der Einschränkungen des Projekts und aller damit verbundenen Risiken)

Führungsvorlage ändern

Die Identifizierung der Leiter Ihres Veränderungsprojekts ist ein wichtiger Aspekt bei der Planung eines erfolgreichen Übergangs. Um eine Änderung effektiv umzusetzen, müssen Sie Führungskräfte ernennen, die den Fortschritt der Änderung unterstützen, verwalten und überwachen. Ihr Änderungsmanagementplan sollte dies widerspiegeln. Befolgen Sie diese Vorlage, um Ihre Führungskräfte zu identifizieren:

(Name der Organisation)

Führungswechsel 1:
(Name)
(Titel und Rolle)
(Grund der Beteiligung)
(Hauptverantwortlichkeiten)
(Namen der Teammitglieder, die vom Change Leader verwaltet werden)

Führungswechsel 2:
(Name)
(Titel und Rolle)
(Grund der Beteiligung)
(Hauptverantwortlichkeiten)
(Namen der Teammitglieder, die vom Change Leader verwaltet werden)

Führungswechsel 3:
(Name)
(Titel und Rolle)
(Grund der Beteiligung)
(Hauptverantwortlichkeiten)
(Namen der Teammitglieder, die vom Change Leader verwaltet werden)

Vorlage für eine Kommunikationsstrategie

Ihr Veränderungsplan wird lediglich durch eine Kommunikationsstrategie ergänzt. Die von der Veränderung betroffenen Teammitglieder stellen den Erfolg der Veränderung sicher, daher hat die Schaffung eines optimierten Kommunikationsmodells oberste Priorität. Von allen Change-Management-Plänen durchlaufen Kommunikationsstrategien in der Regel viele Iterationen, um bei der Bewältigung von Problemen zu helfen. Hier ist eine Vorlage für eine Kommunikationsstrategie, die Sie als Leitfaden verwenden können:

(Name der Organisation)

Change-Management-Modell:
(Erklären Sie, welches Change-Management-Modell oder welche Kombination von Modellen Sie zur Umsetzung der Änderung verwenden werden. Jedes Modell wird Ihre Kommunikationsstrategie beeinflussen.)

Führungskraft wechseln:
(Name des jeweiligen Change Leaders, je nachdem, wer verantwortlich ist)
(Titel und Rolle)

Ereignis oder Aktion:
(Ankündigung der Änderung)
(Erstschulung zum Thema Veränderung)
(Ausführung der Änderung beginnen)
(Ausgeführte Prozesse)

Datum:
(Datum, an dem das Ereignis oder die Aktion stattfinden wird)

Beteiligten:
(Personen und Abteilungen, die direkt an der Kommunikation, Veranstaltung oder Aktion beteiligt sind)

Grund der Kontaktaufnahme:
(Erklärung, warum Kommunikation notwendig ist und welches Ergebnis die Kommunikation erwünscht ist)

Kommunikationsmethode:
(Erläuterung, wie die Kommunikation eingeleitet wird, einschließlich der Frage, ob die Kommunikation über mehrere Kanäle erfolgt, z. B. E-Mail, kleine Teambesprechungen und Schulungssitzungen)

Tools-Vorlage

Organisatorische Veränderungen werden oft durch den Einsatz von Change-Management-Tools oder -Modellen unterstützt. Ihr Plan sollte die zur Umsetzung von Veränderungen verwendeten Tools sowie die Gründe für die Verwendung der einzelnen Tools und deren Verwendung darlegen. Folgen Sie dieser Vorlage, um eine Liste von Änderungsmanagement-Tools zu erstellen:

(Name der Organisation)

Change-Management-Modell:
(Erklären Sie, welches Change-Management-Modell oder welche Kombination von Modellen Sie zur Umsetzung der Änderung verwenden werden. Modelle haben zwar keine grundsätzlichen Auswirkungen auf die verwendeten Tools, Sie sollten jedoch immer in der Lage sein, auf die Change-Management-Modelle in den Dokumenten zurückzugreifen, die Sie während Ihres Übergangs verwenden.)

Werkzeug 1:
(Name des Werkzeugs)
(Zweck des Tools und Erläuterung, warum es notwendig ist)
(Name des Change Leaders, der für die Nutzung des Tools verantwortlich ist)
(Tool-Benutzer)
(Kosten des Werkzeugs)

Werkzeug 2:
(Name des Werkzeugs)
(Zweck des Tools und Erläuterung, warum es notwendig ist)
(Name des Change Leaders, der für die Nutzung des Tools verantwortlich ist)
(Tool-Benutzer)
(Kosten des Werkzeugs)

Trainingsvorlage

Zu erfolgreichen Change-Management-Plänen gehört eine Schulungsinfrastruktur zur Unterstützung des Übergangs Ihrer Organisation. Sie müssen sicherstellen, dass den Teammitgliedern die Ressourcen zur Verfügung stehen, die sie benötigen, um erfolgreich auf die Umsetzung der Änderung hinzuarbeiten. Durch die Aufnahme eines Schulungsabschnitts in Ihren Change-Management-Plan können Sie die Ergebnisse und die Wirksamkeit der Schulung verfolgen. Verwenden Sie diese Vorlage, um Ihren eigenen Studienplan zu erstellen:

(Name der Organisation)
Change-Management-Modell: (Erklären Sie, welches Change-Management-Modell oder welche Kombination von Modellen Sie zur Umsetzung der Änderung verwenden werden.)
Tipp: (Kurze Erläuterung der Art der Schulung, die Sie nutzen werden, und der darin enthaltenen Inhalte)
Auditorien: (Namen der Mitarbeiter, die die Schulung erhalten)
Erwartetes Ergebnis: (Kurze Erläuterung der Trainingsziele)
Durchführungsmethode: (Kurze Erläuterung, wie die Schulung durchgeführt wird)
Erforderliche Werkzeuge und Ausrüstung: (Liste der Werkzeuge oder Technologien, die zum Abschluss der Schulung erforderlich sind)
Dauer der Ausbildung: (Grobe Schätzung der Zeit, die für die Durchführung der Ausbildung benötigt wird)
Kostenvoranschlag: (Grobe Schätzung, wie viel die Schulung kosten wird, ohne die Kosten für Werkzeuge, die anhand der Werkzeugvorlage angegeben sind.)

Vorlage für die Change-Management-Analyse

Die Umsetzung organisatorischer Veränderungen ist ein komplexer Prozess, der mehrere Schritte erfordert. Jeder dieser Schritte muss separat analysiert werden, um sicherzustellen, dass Ihr Plan so effektiv wie möglich funktioniert. Ein Change-Management-Review-Prozess kann Ihnen dabei helfen, einzelne Schritte und deren Erfolg zu verfolgen. Diese Analyse kann Ihnen dann dabei helfen, fundierte Entscheidungen für die Zukunft zu treffen oder Ihren Plan entsprechend anzupassen. Hier ist eine Vorlage, mit der Sie Ihre organisatorischen Änderungen überprüfen können:

(Name der Organisation)

Change-Management-Modell:
(Erklären Sie, welches Change-Management-Modell oder welche Kombination von Modellen Sie zur Implementierung der Änderung verwenden werden. Die verwendeten Modelle wirken sich direkt auf Ihre Analyse jedes Schritts im Implementierungsprozess aus.)

Ereignis oder Aktion:
(Erklären Sie, was Sie analysieren möchten. Oft stimmen diese Ereignisse mit Ereignissen oder Aktionen aus dem Kommunikationsplan überein.)

Datum:
(Ursprüngliches Datum des Ereignisses oder der Aktion)

Datenanalyse:
(Datum der Analyse des Ereignisses oder der Aktion)

Probleme:
(Erklären Sie, was hätte besser laufen können, welche Fehler gemacht wurden und welche Aspekte der Veranstaltung oder Aktion erfolgreicher hätten umgesetzt werden können.)

Erfolge:
(Erklären Sie, was gut gelaufen ist, und heben Sie positive Details hervor, die möglicherweise die richtige Richtung für zukünftige Ereignisse oder Maßnahmen weisen.)

Handlung erforderlich:
(Erklären Sie Ihre Schlussfolgerungen aus der Analyse und was als nächstes passieren muss.)