Was ist ein Briefformular? Vorteile, Best Practices und Beispiele • BUOM

3. Januar 2022

Ein Briefformular ist ein Dokument, das Ihnen hilft, mit einem großen Publikum zu kommunizieren, den Schreibprozess zu vereinfachen und Ihnen Zeit zu sparen. Sie können formelle Briefe für verschiedene Zwecke verwenden, beispielsweise für Einladungsschreiben, Spenden oder medizinische Sammlungen. Wenn Sie mit dieser Art von Dokument vertraut sind, können Sie ein Dokument für persönliche und geschäftliche Zwecke erstellen. In diesem Artikel schauen wir uns an, was formelle Briefe sind und warum sie nützlich sind, einschließlich Richtlinien zum Erstellen eines oder mehrerer Beispiele, auf die Sie als Inspiration zurückgreifen können.

Was ist ein Briefformular?

Ein Briefformular ist eine Art Vorlage, die den Prozess des Schreibens eines Briefes standardisiert. Dadurch ist es nicht erforderlich, für jeden einzelnen Empfänger ein neues Dokument zu erstellen. Sie können das Briefformular einfach beliebig oft wiederverwenden. Die einzige Voraussetzung besteht darin, dass Sie bestimmte Angaben ändern, um klarzustellen, für wen der Brief bestimmt ist, wie zum Beispiel den Namen des Empfängers, das Datum, die Adresse und andere grundlegende Informationen. Menschen, die große Mengen an Geschäftskorrespondenz empfangen oder versenden, wie etwa Politiker, Führungskräfte aus der Wirtschaft, Autoren und Medienschaffende, verwenden häufig Serienbriefe, um zeitnah kommunizieren zu können.

Die meisten Briefe im gebräuchlichen Format enthalten Standardtexte oder Phrasen, die für zukünftige Zwecke des Briefes Standard sind. Vorlagentext ist nützlich, da Sie ihn in neuen Dokumenten und Kontexten wiederverwenden können, ohne wesentliche Änderungen an der ersten Version vorzunehmen. Obwohl formelle Briefe je nach Zweck sehr unterschiedlich sein können, enthalten viele die folgenden Abschnitte und Textbausteine:

• Vollständige Geschäftsadresse des Absenders

• Datum

• Grundlegende Informationen zum Empfänger

• Empfängername

• Einleitender Absatz

• Körper Absätze)

• Letzter Absatz

• Kostenloser Abschluss

• Grundlegende Informationen zum Absender

Vorteile eines Briefkopfes

Die Verwendung eines Briefkopfes bietet mehrere Vorteile, wie zum Beispiel:

• Sparmöglichkeiten: Einer der Hauptgründe, warum formelle Briefe so vorteilhaft sind, ist ihre Kosteneffizienz. Die Möglichkeit, dieselben Buchstaben immer wieder neu einzugeben oder zu duplizieren, kann die Produktions- und Arbeitskosten senken.

• Zeitsparende Strategien. Durch die Implementierung von Standard-E-Mails in Ihren Arbeitsablauf und Ihre Korrespondenz können Sie viel Zeit sparen, da Sie nicht mehr manuell individuelle E-Mails für jeden Empfänger schreiben müssen. Die eingesparte Zeit können Sie nutzen, um an anderen wichtigen persönlichen oder geschäftlichen Themen zu arbeiten.

• Wiederverwendbar: Abgesehen von geringfügigen Änderungen an jedem Brief sind keine größeren Änderungen am Dokument erforderlich, sodass Briefe langlebig sind und Ihren Arbeitsablauf erheblich verbessern.

• Automatisierte Optionen: Abhängig von Ihrer Branche und Ihrem Zweck können Sie Standard-E-Mails automatisieren, sodass sie mit grundlegenden Informationen und Details zu jedem Empfänger gefüllt werden. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Standardbriefe per E-Mail oder über ein Online-Dokumentenportal versenden.

• Einfache Lesbarkeit: Da der Großteil des Texts in Standardmails für jedes Dokument gespeichert wird, ist er im Allgemeinen für jeden Empfänger einfacher zu lesen. Ein leicht lesbares Dokument trägt dazu bei, Verwirrung und Missverständnisse bezüglich des enthaltenen Materials zu vermeiden.

• Universelle Anwendung. Der Hauptvorteil von Standardbriefen besteht darin, dass sie universell einsetzbar sind, sodass jeder sie für verschiedene Zwecke verwenden kann. Formelle Briefe können Sie beispielsweise für Einladungen zu Veranstaltungen, Vorschläge zum Immobilienkauf und Spendenanfragen für gemeinnützige Organisationen verwenden.

• Einfach zu ändern: Sie können Standard-E-Mails ganz einfach ändern, um sie an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe und Empfänger anzupassen. In der Regel müssen Sie nur an einigen Stellen des Briefkopfes geringfügige Anpassungen vornehmen, z. B. am Namen, der Adresse und dem aktuellen Datum des Empfängers.

• Verbesserte Qualität. Durch die Verwendung von Standardbriefen können Sie für jedes Dokument, das Sie an Empfänger senden, die gleiche Qualität erwarten. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Ihre Briefe keine Unstimmigkeiten oder erhebliche Fehler enthalten.

• Standardisierter Markenstil: Da formelle Briefe einem sehr einheitlichen Stil folgen, können Sie sicherstellen, dass alle Ihre Dokumente den Stil und die Stimme Ihrer spezifischen Marke verkörpern. Diese Standardisierung erleichtert es Ihnen, einen guten Ruf für die Bereitstellung erkennbarer und konsistenter Korrespondenz an Ihre Empfänger aufzubauen.

Best Practices zum Erstellen eines Serienbriefs

Hier sind fünf Best Practices, die Sie beim Erstellen eines Serienbriefs befolgen sollten:

1. Bestimmen Sie den Zweck des Briefes

Es gibt viele Gründe, warum Sie möglicherweise einen Briefkopf erstellen möchten, z. B. die Aufnahme neuer Studenten an einer Universität oder der Vorschlag eines neuen städtischen Infrastrukturprojekts für die Anwohner einer kleinen Gemeinde. Der Gesamtzweck Ihres Briefes kann bestimmen, wie Sie ihn gestalten. Da alle Dokumente, die das Formular verwenden, weitgehend den gleichen Inhalt haben, ist es wichtig, dieses Element im Voraus zu klären, damit Sie keine größeren Überarbeitungen vornehmen müssen, wenn Sie in Zukunft wieder mit der Serienbriefvorlage arbeiten.

2. Verwenden Sie eine universelle Sprache

Achten Sie beim Schreiben eines Original-Serienbriefs darauf, dass Sie eine universelle Sprache verwenden. Das bedeutet Wörter, Phrasen und Sprache, die für den Großteil Ihrer Zielgruppe leicht verständlich sind. Vermeiden Sie die Verwendung von Slang oder regionalem Jargon, es sei denn, dies entspricht dem spezifischen Zweck Ihres Dokuments. Wenn Sie auf dieses Detail achten, können Sie Verwirrung bei Ihren Empfängern vermeiden. Wenn Sie weitere Hilfe bei der Anpassung der Sprache an Ihre Zielgruppe benötigen, können Sie einen professionellen Autor engagieren, der Sie bei der Erstellung Ihres Briefformulars unterstützt.

3. Aktivieren Sie den Boilerplate-Text

Eines der Hauptelemente des Standardschreibens ist die Verwendung von Standardtext. Eine gängige Praxis besteht darin, Textbausteine ​​am Anfang und am Ende des Briefes einzufügen und ihn dann bei Bedarf im gesamten Dokument einzufügen. Sätze wie „Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, unsere Website zu besuchen“ oder „Unsere Gedanken und besten Wünsche an die betroffenen Familien“ sind Beispiele dafür, wie einige Unternehmen Standardtexte einbinden, wenn sie ein breites Publikum erreichen möchten. Aber es gibt sie Keine Zeit, für jeden von ihnen eine einzigartige Nachricht zu schreiben.

4. Definieren Sie ein einheitliches Format und einen einheitlichen Stil

Welchen Stil Sie für Ihren Briefkopf wählen, hängt letztendlich von der Art des Dokuments ab, das Sie erstellen. Der Dokumenttyp kann die Platzierung von Standardtext und anderen Textplatzhaltern ändern. Wenn Sie beispielsweise einen Standardbrief als Urlaubsgutschein verfassen, ist das von Ihnen verwendete Format möglicherweise etwas informeller und prägnanter. Im Gegensatz dazu ist der Stil des Geschäftsbriefkopfes formeller und detaillierter.

5. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor

Nachdem Sie den ersten Entwurf Ihres Briefkopfes fertiggestellt haben, überprüfen Sie ihn und prüfen Sie, ob es Bereiche gibt, die Sie verbessern können. Suchen Sie nach Fehlern in Stil, Grammatik, Rechtschreibung und Inhalt und stellen Sie sicher, dass alle Aspekte des Dokuments korrekt und von hoher Qualität sind, bevor Sie es an die Empfänger übermitteln. Sie können die Hilfe eines Redakteurs in Anspruch nehmen oder eine Bearbeitungssoftware verwenden, um die Qualität Ihres Dokuments weiter zu überprüfen.

Sie können Ihr Dokument auch durch ein automatisches Bearbeitungsprogramm laufen lassen, damit es Fehler für Sie erkennen und korrigieren kann. Es wird empfohlen, dass Sie das Dokument nach diesem Vorgang noch einmal überprüfen, da einige Programme möglicherweise unerwünschte Änderungen vornehmen.

Beispiele für Briefformen

Hier finden Sie einige Beispiele für Briefformen für verschiedene Anlässe. In diesen Beispielen stellt der Text in eckigen Klammern Informationen dar, die der Autor oder die beauftragte Software für jeden Empfänger anpassen kann:

Beispiel 1

Hier ist die Form eines Briefes, der Gäste zu einer offiziellen Firmenveranstaltung einlädt:

Lisanna Siegel
Büro des Präsidenten
535 Old Oak Road
West Covina, CA 91723

10. Dezember 2021

(Empfängername)
(Empfängeradresse)

Lieber (Name des Empfängers),

Ich schreibe diesen Brief, um Sie einzuladen, das zwanzigjährige Dienstjubiläum von Präsident Clark für die Universität zu feiern. Präsident Clark möchte diesen Erfolg mit der gesamten Campusgemeinschaft feiern, da jede Abteilung, einschließlich der Abteilung des Empfängers, dazu beigetragen hat, die West Covina University zu der herausragenden Institution zu machen, die sie heute ist.

Die Feier findet am (Datum und Uhrzeit der Veranstaltung) am (Ort der Veranstaltung) statt. Einzelheiten finden Sie im beigefügten Campusplan. Die Gastronomie der West Covina University bietet Mittagessen und Erfrischungen.

Wenn Sie weitere Fragen haben oder einfach Ihre Teilnahme bestätigen möchten, können Sie mich gerne unter 909-888-6267 kontaktieren oder mir eine E-Mail senden (email protected). Wir hoffen, dich dort zu sehen.

Herzliche Grüße,

Lisanna Siegel
Büroverwalter

Beispiel 2

Hier ist ein Beispiel für ein Formular für einen Spendenanfragebrief:

Peter Grün
Glückliche Herzen von Lawrence County
7634 Flora Drive
Ogdensburg, New York 45090

2. November 2021

(Name des Empfängers)
(Empfängeradresse)

Lieber (Name des Empfängers),

Es ist diese Jahreszeit, in der Happy Hearts of Lawrence County seine jährliche Feiertags-Spendenaktion startet. Aufgrund der zunehmenden Herausforderungen, mit denen Familien in der heutigen Gesellschaft konfrontiert sind, können Ihre Spenden uns helfen, bedürftigen Kindern und Familien Weihnachtsgeschenke und Geschenke zukommen zu lassen. Wir hoffen, die Spendensumme des letzten Jahres zu übertreffen, daher freuen wir uns über jeden Betrag, den Sie spenden möchten.

Darüber hinaus können Sie ein Spielzeug oder Geschenk auch direkt an unser Spendenzentrum unter (Standortadresse einfügen) spenden. Für weitere Unterstützung können Sie unsere FAQ-Seite unter (Webadresse einfügen) besuchen oder mich per E-Mail kontaktieren (email protected).

Wir danken Ihnen im Voraus für Ihre anhaltende Unterstützung dabei, allen in unserer Gemeinde Feiertagsfreude zu bereiten.

Mit besten Grüßen,

Peter Grün
Hauptspendenkoordinator