Was ist ein Arbeitsablauf? (Definition und Beispiele) • BUOM
Das Erstellen von Arbeitsabläufen für gängige Geschäftsprozesse und -aktivitäten ist eine großartige Idee, die für nahezu jede Rolle in jeder Branche nützlich sein kann. Workflows können Geschäftsabläufe verbessern und Geschäftsprozesse beschleunigen, indem sie eine organisierte Methode zur Gewährleistung von Konsistenz, Effizienz und Produktivität bieten. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Workflow ist, und stellen Workflow-Beispiele bereit.
Was ist ein Arbeitsablauf?
Ein Workflow ist eine Methode zum Auflisten wiederholbarer Schritte für einen Geschäftsprozess oder eine Geschäftsaktivität. Schritte in einem Workflow folgen normalerweise einer bestimmten Reihenfolge oder gehen von einem Schritt zum nächsten über, bis der Prozess oder die Aktivität abgeschlossen ist. Der Hauptvorteil der Verwendung eines Workflows besteht darin, dass jeder, der ihn verwendet, den Geschäftsprozess oder Vorgang jedes Mal auf die gleiche Weise ausführt. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit einer sehr großen Belegschaft arbeiten, um Aufgaben, an denen mehrere Personen beteiligt sind, zu optimieren, anzuzeigen, welche Aufgaben erledigt werden müssen, aufzulisten, wer die Aufgaben erledigen soll, und anzugeben, wie lange sie dauern sollen.
Warum einen Workflow verwenden?
Workflow-Management-Software erstellt im Wesentlichen eine kategorisierte To-Do-Liste oder Checkliste, die bei der Organisation von Schritt-für-Schritt-Prozessen helfen kann. Nahezu jeder Prozess eignet sich ideal für die Umwandlung in ein Arbeitsablaufdiagramm oder eine Checkliste. Ein Blick auf Beispiele für die Verwendung von Workflows kann Ihnen dabei helfen:
Verbessern Sie den Geschäftsbetrieb
Eliminieren Sie unnötige Schritte
Reduzieren Sie Kosten und Ausgaben
Erstellen Sie automatisierte Prozesse
Trainieren Sie Teammitglieder oder das Management
Unternehmensziele fördern
Workflow-Beispiele
Hier sind einige Beispiele dafür, wann Sie einen Workflow implementieren könnten:
Mitarbeiter-Onboarding-Workflow
Durch die Einrichtung eines Mitarbeiter-Onboarding-Workflows wird sichergestellt, dass neuen Mitarbeitern während des Einstellungsprozesses keine wichtigen Details entgehen. Ein effektiver Arbeitsablauf für Neueinstellungen kann Einstellungsfehler verhindern und ermöglicht es dem Unternehmen, zu verfolgen, wo sich ein Kandidat im Einstellungsprozess befindet. Außerdem hilft es neuen Mitarbeitern, eine Checkliste mit Onboarding-Aufgaben zu haben und die Schritte des Einstellungsprozesses zu verstehen. Es gibt Workflow-Management-Tools, mit denen Unternehmen praktische und effiziente Onboarding-Workflows erstellen können.
Workflow für Stand-up-Meetings
Geschäftstreffen dauern naturgemäß länger, wenn alle sitzen. Allerdings enden Stand-up-Meetings viel schneller, was erklären könnte, warum so viele Unternehmen stattdessen damit beginnen, Stand-up-Meetings durchzuführen. Arbeitsabläufe für Stand-up-Meetings tragen dazu bei, dass alle Teilnehmer den Meetingplan einhalten, die gleiche Mission verstehen und weiterhin Aufgaben erledigen, um ihre Ziele zu erreichen. Einige Beispiele dafür, was Sie in Ihren Workflow für Dauerbesprechungen integrieren können:
Einführung
Zeichnen Sie eine Besprechung auf
Achten Sie auf die Arbeit von gestern
Geben Sie die heutige Arbeit an
Alle Probleme lösen
Erhalten Sie 100 % Beteiligung
Priorität beachten
Quellenverzeichnis
Überprüfung der Checklisten
Kundensupport-Workflow
Kundensupport-Workflows sind nützlich, um sicherzustellen, dass Supportmitarbeiter schnelle und konsistente Antworten auf häufige Kundendienstfragen geben können. Kunden, die eine positive Erfahrung machen und einen hervorragenden Kundenservice erhalten, geben eher mehr Geld aus und werden zu Stammkunden.
Wenn Supportmitarbeiter einen Kundensupport-Workflow verwenden, können sie qualitativ hochwertige und schnelle Antworten auf häufige Kundenfragen geben. Wenn eine ungewöhnliche Frage einen Helpdesk-Agenten ausbremst, kann der Agent die Frage zum Workflow hinzufügen, sodass beim nächsten Auftreten einer solchen Frage eine schnelle und genaue Antwort bereitsteht.
Kunden-Onboarding-Workflow
Ein wiederholbares Kunden-Onboarding-System ist notwendig, um die Abwanderung von Kunden oder Kunden, die ein Produkt oder eine Dienstleistung nicht mehr nutzen, zu reduzieren und zu beeinflussen. Sobald sich Kunden für die Dienstleistung oder das Produkt eines Unternehmens anmelden, können sie zu Stammkunden werden, wenn sie den Wert dieses Produkts oder der Dienstleistung erkennen. Der Kunden-Onboarding-Workflow ermöglicht es den Teammitgliedern, zu sehen, wo sich der Kunde im Onboarding-Prozess befindet, und stellt sicher, dass der Kunde eine positive Erfahrung macht, was den Unternehmenserfolg und den Gewinn steigern kann. Mit einigen Workflow-Tools für das Kunden-Onboarding können Sie auch den benutzerdefinierten Workflow eines Kunden bearbeiten.
Genehmigungsworkflow
Viele Unternehmen verfügen über Genehmigungsprozesse für Urlaubsanträge, Rechnungen oder Arbeitsaufträge, die vor der Freigabe möglicherweise die Genehmigung mehrerer Manager oder Vorgesetzter erfordern. Beispielsweise müssen möglicherweise die Marketing-, Finanz- und Geschäftsentwicklungsleiter sowie der CEO eine Projektanfrage genehmigen.
Ein strukturierter Genehmigungsworkflow kann dazu beitragen, den Prozess zu beschleunigen, da alle Unterzeichner Anfragen und den Stand der Genehmigungen sehen können. Ein Genehmigungsworkflow kann einen effizienteren Entscheidungsprozess ermöglichen.
Workflow zur Content-Promotion
Der Content-Promotion-Workflow beschreibt alle Phasen der Content-Promotion, damit Sie Ihre Promotion-Strategien erfolgreich umsetzen können. Der Workflow hilft Ihnen, einem bewährten Prozess zu folgen, um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte die nötige Aufmerksamkeit erhalten. Sie wissen, dass Ihr Content-Promotion-Workflow funktioniert, wenn Ihre erste Promotion Ihre Reichweite erhöht, andere Personen Ihre Inhalte teilen und Sie eine große und wachsende Anzahl von Shares sehen. Zu den ersten Werbeaktionen können das Versenden von E-Mails an Abonnenten, das Posten in sozialen Medien oder die Zusammenarbeit mit Bloggern gehören.
Reise-Workflow
In einigen großen Unternehmen reisen Mitarbeiter möglicherweise gleichzeitig aus unterschiedlichen Gründen, beispielsweise zu Kundentreffen, Investorentreffen oder Schulungen. Für viele Unternehmen sind Geschäftsreisen mit mehreren Prozessen verbunden, sodass ein Workflow dem Reisenden dabei helfen kann, organisiert zu bleiben und keine wichtigen Schritte zu verpassen. Reise-Workflows können eine Liste von Aufgaben und Teilaufgaben enthalten und dem Reisenden so eine praktische Checkliste der zu erledigenden Punkte geben. Einige Beispiele für Reise-Workflow-Elemente sind Unterkunft, Nebenkosten, Verpflegung, Rechnungen, Kleidung, Verpackung und Tickets.
Podcast-Veröffentlichungs-Workflow
Richten Sie Ihre Podcasts auf Erfolg ein und ermutigen Sie Ihr Publikum, sich jede Episode vollständig anzuhören, indem Sie einen Podcast-Veröffentlichungsworkflow einrichten. Wenn ein Teammitglied Elemente in einem Workflow abhakt, können andere Teammitglieder jeden Schritt und Fortschritt des Podcasts sehen. Ein Podcast-Veröffentlichungs-Workflow kann dazu führen, dass Hörer durchweg großartige Podcasts für jede Episode erhalten.
Content-Marketing-Workflow
Damit Inhalte in den Suchergebnissen einen hohen Rang einnehmen, müssen sie bestimmte Anforderungen erfüllen. Da so viele Bedingungen und Anforderungen erfüllt werden müssen, stellt ein gut aufgebauter Content-Marketing-Workflow sicher, dass der Inhalt alle SEO-Bedingungen erfüllt und die wichtigsten Anforderungen des Content-Marketings und der Copywriting-Techniken erfüllt.
Es bietet einen Ansatz, um Kunden mit Ihren Inhalten zu begeistern und messbare Ergebnisse zu liefern. Zu den häufigsten Checklistenelementen, die Sie in einem Content-Marketing-Workflow sehen könnten, gehören:
Verwenden Sie einen Titel mit einem Keyword mit hohem Volumen
Der Inhalt umfasst über 2000 Wörter
Stellen Sie sicher, dass sich die Unterüberschriften auf Schlüsselwörter konzentrieren
Stellen Sie sicher, dass jeder Abschnitt ein Bild hat
Verwenden Sie Alternativtext für Bilder
Überprüfen Sie Ihre Grammatik und Rechtschreibung
Inhalte veröffentlichen
Erstellen Sie mindestens fünf Backlinks
Werbung für Inhalte in sozialen Netzwerken
Bitten Sie Mitarbeiter, Inhalte zu teilen
Starten Sie Inhalte mit bezahlter Werbung
Workflow für Kundenaufträge
Physische Unterschriften und manueller Papierkram können den Verkaufszyklus möglicherweise verlangsamen, sodass digitale Bestellprozesse den Kundenservice verbessern, Verzögerungen reduzieren und die Rentabilität des Geschäfts steigern können.
Beispielsweise können Unternehmen mithilfe automatisierter Vertriebsauftragssysteme digitale Bestellprozesse erstellen. Ein vollständig digitaler Arbeitsablauf für Kundenaufträge kann die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, Auslassungen und Missverständnissen verringern und den Verkaufszyklus mit mobilfreundlichen Formularen und elektronischen Signaturen beschleunigen. Hier ist ein Beispiel für einen automatisierten Kundenauftrags-Workflow:
Der Verkäufer erstellt einen Kundenauftrag.
Der Manager genehmigt den Kundenauftrag.
Der Vizepräsident genehmigt den Kundenauftrag, wenn dieser rabattiert ist.
Ein externer Kunde unterzeichnet einen Kundenauftrag.
Zur Zahlung erhält der Kunde eine Rechnung.
Der Kunde bezahlt die Rechnung.
Die Fulfillment-Abteilung liefert die Ware.
Die Aktenabteilung organisiert Akten und speichert digitale Dokumente.
Vorfall-Workflow
Häufig müssen mehrere Teams Vorfallberichte auswerten und diese so schnell wie möglich bearbeiten, um Probleme zu lösen. Aus diesem Grund werden Vorfallmeldeprozesse zu automatisierten Arbeitsabläufen, um elektronische Berichte automatisch an die entsprechenden Parteien weiterzuleiten und Informationen schneller mit den Teams zu teilen. Hier sind einige Beispiele dafür, was Sie in einem Vorfall-Workflow finden können:
Ein Mitarbeiter meldet den Vorfall.
Das erste Team beurteilt den Vorfall.
Das erste Team übermittelt die Informationen an den Abteilungsleiter.
Der Abteilungsleiter schlägt eine Lösung vor.
Der Abteilungsleiter erstellt und ernennt ein Reaktionsteam.
Das Reaktionsteam implementiert die Lösung.
Das Reaktionsteam führt Risikobewertungen durch, um zukünftige Vorfälle zu vermeiden.