Was ist die Budgetabweichung im Vergleich zur tatsächlichen Abweichungsanalyse?

16. September 2021

Unternehmen bewerten regelmäßig ihre finanzielle Leistung, um festzustellen, was sie gut machen und was sie verbessern müssen. Wenn Sie eine Karriere in der Finanzplanung oder -analyse anstreben, ist die Budget- und Ist-Abweichungsanalyse eine wichtige Methode zur Leistungsbewertung. Wenn Sie lernen, erwartete und tatsächliche Geschäftsergebnisse zu vergleichen, können Sie das Geschäft besser verstehen und genauere Finanzpläne und -ziele entwickeln. In diesem Artikel besprechen wir die Budget- und Ist-Abweichungsanalyse, einschließlich der Arten von Abweichungen, der Schritte zur Durchführung des Prozesses und der Faktoren, die ihn beeinflussen können.

Was ist eine Budgetabweichungsanalyse im Vergleich zur tatsächlichen Abweichungsanalyse?

Die Budget-Ist-Abweichungsanalyse ist ein Verfahren, mit dem Unternehmen ihre geplanten oder erwarteten Finanztransaktionen mit ihren tatsächlichen Ergebnissen vergleichen. Eine Budgetabweichung ist jede Differenz zwischen dem budgetierten Betrag und dem tatsächlichen Ergebnis. Unternehmen verwenden diese Analyse häufig, um ihre Ausgaben oder Einnahmen zu schätzen, und sie können Abweichungen anhand von Prozentsätzen oder Dollars untersuchen. Dieses Konzept wird manchmal als Budgetabweichungsanalyse bezeichnet und wird von Fachleuten für Finanzplanung und -analyse (FP&A) in der Regel als Teil ihrer Hauptaufgaben durchgeführt.

Die Durchführung von Budget- und Ist-Analysen ist für Unternehmen wichtig, da sie ihnen hilft, ihre finanzielle Leistung zu bewerten und Verbesserungsstrategien zu entwickeln. Varianz kann ihnen dabei helfen, Probleme in den Budgetierungs- oder Prognoseprozessen oder anderen Bereichen des Unternehmens zu erkennen. Wenn beispielsweise die Budgets eines Unternehmens ständig hinter den tatsächlichen Ausgaben zurückbleiben, können Manager neue Verfahren oder Software implementieren, um das Planungs- und Analyseteam bei der Erfassung genauerer Daten zu unterstützen. Oder sie können Möglichkeiten zur Reduzierung spezifischer Kosten identifizieren, um dem geplanten Budget näher zu kommen.

Arten von Budget- und Ist-Abweichungen

Bei der Durchführung einer Budget- und Ist-Abweichungsanalyse können Sie auf zwei Arten von Abweichungsergebnissen stoßen:

Günstige Varianz

Eine günstige Abweichung liegt vor, wenn die tatsächlichen Ergebnisse besser sind als der budgetierte oder erwartete Betrag. Für ein Unternehmen kann es zu einer günstigen Abweichung kommen, wenn es höhere Umsätze erzielt als prognostiziert oder geringere Ausgaben verursacht als geplant.

Beispielsweise könnte eine örtliche Bäckerei für dieses Jahr einen Umsatz von 175.000 US-Dollar prognostizieren. Im Laufe des Sommers wurde die Bäckerei weithin bekannt für den einzigartigen Kuchen, den sie zu verkaufen begann und der mehr Kunden anzog als im Vorjahr. Aufgrund der gestiegenen Nachfrage beendet die Bäckerei das Jahr mit einem tatsächlichen Umsatz von 250.000 US-Dollar. Dieses Ergebnis stellt eine positive Abweichung von 75.000 $ dar, da das tatsächliche Einkommen der Bäckerei höher ist als geplant.

Ungünstige Varianz

Eine ungünstige Abweichung liegt vor, wenn die tatsächlichen Ergebnisse schlechter sind als der budgetierte oder erwartete Betrag. Für ein Unternehmen kann es zu einer ungünstigen Abweichung kommen, wenn sein Umsatz geringer ist als erwartet oder seine Kosten höher sind als geplant.

Ein Einzelhandelsgeschäft hat beispielsweise 35.000 US-Dollar pro Jahr für die Gemeinkosten veranschlagt, die mit dem Betrieb seines Ladengeschäfts verbunden sind. Er erlebte einen kälteren Winter als normal, wodurch eines seiner Rohre einfror und platzte. Aufgrund dieses unerwarteten Problems und der anschließenden Reparaturen stellte das Geschäft fest, dass sich die endgültigen Gemeinkosten für das Jahr auf 45.000 US-Dollar beliefen. Dieses Ergebnis stellt eine negative Abweichung von 10.000 US-Dollar dar, da die tatsächlichen Ausgaben des Geschäfts höher waren als das Budget für das Jahr.

So erstellen Sie ein Budget für die Ist-Varianzanalyse

Mit den folgenden Schritten können Sie eine Budgetabweichungsanalyse durchführen, einschließlich zweier Methoden zur Berechnung von Abweichungen:

1. Bestimmen Sie den geplanten bzw. prognostizierten Betrag

Bei einer Plan-Ist-Abweichungsanalyse können Sie zunächst den prognostizierten bzw. budgetierten Betrag ermitteln. Wie bereits erwähnt, betrachten Unternehmen häufig Einnahmen oder Einnahmen und Ausgaben. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Ihr Unternehmen für dieses Jahr einen Umsatz von 450.000 US-Dollar prognostiziert.

Unternehmen können diese Analyse mithilfe von Tabellenkalkulationen und Vorlagen durchführen, die sie je nach Bedarf anpassen. Mit dem Tool können sie auch Formeln eingeben, die die Varianz automatisch berechnen. Sie können Abweichungsanalysen für ihre Bilanzen und Kapitalflussrechnungen durchführen. Zusätzlich zu Einnahmen und Ausgaben können Unternehmen Faktoren berücksichtigen wie:

• Kosten der verkauften Waren

• Bruttogewinn

• Nettoergebnis

• Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen (EBITDA)

2. Bestimmen Sie den tatsächlichen Betrag

Anschließend können Sie die tatsächlichen Ergebnisse des von Ihnen analysierten Faktors ermitteln. Je nach Ihren Vorlieben oder Bedürfnissen können Sie einen bestimmten Zeitraum zum Lernen nutzen. Unternehmen entscheiden sich häufig dafür, Budget- und Ist-Abweichungsanalysen monatlich, vierteljährlich oder jährlich durchzuführen. Im vorherigen Beispiel wurde für Ihr Unternehmen ein Jahresumsatz von 450.000 US-Dollar prognostiziert. Am Ende des Jahres stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihr tatsächliches Einkommen in diesem Jahr 485.510 US-Dollar betrug.

3. Berechnen Sie die prozentuale Varianz

Eine Methode zur Berechnung der Varianz ist die Betrachtung des Prozentsatzes. Sie können die prozentuale Varianz mit der folgenden Formel berechnen:

Prozentuale Abweichung = ((tatsächlicher Betrag / prognostizierter Betrag) – 1) x 100

In unserem Beispiel hat Ihr Unternehmen einen prognostizierten Umsatz von 450.000 US-Dollar und einen tatsächlichen Umsatz von 485.510 US-Dollar ermittelt. Mit der Formel für die prozentuale Varianz können Sie die folgende Berechnung durchführen:

Prozentuale Abweichung = ((485.510 $ / 450.000 $) – 1) x 100

Prozentuale Varianz = (1,079 – 1) x 100

Prozentuale Varianz = 0,079 x 100 = 7,9 %

4. Berechnen Sie die Dollarvarianz

Eine andere Methode zur Berechnung der Varianz besteht darin, den Dollarbetrag zu betrachten. Sie können die Dollarvarianz mit der folgenden Formel berechnen:

Dollar-Varianz = tatsächlicher Betrag – prognostizierter Betrag

Auch hier hat Ihr Unternehmen den prognostizierten Umsatz auf 450.000 US-Dollar und den tatsächlichen Umsatz auf 485.510 US-Dollar festgelegt. Mit der Dollar-Varianzformel können Sie die folgende Berechnung durchführen:

Dollarvarianz = 485.510 $ – 450.000 $.

Dollar-Varianz = 35.510 $.

5. Interpretieren Sie die Ergebnisse

Wenn Sie sich die Ergebnisse ansehen, können Sie sehen, dass das Unternehmen eine positive Varianz von 7,9 % oder 35.510 $ aufweist. Dieses Ergebnis zeigt, dass das Unternehmen seine Gewinnerwartungen übertroffen hat. Sie können sich diese Ergebnisse genauer ansehen, um festzustellen, welche Faktoren diese Varianz verursacht und zu diesem Ergebnis geführt haben. In diesem Beispiel stellen Sie möglicherweise fest, dass eine neue Marketingstrategie dazu beigetragen hat, neue Kunden zu gewinnen und den Umsatz eines bestimmten Produkts zu steigern.

Daher entscheiden Sie sich möglicherweise dafür, ähnliche Strategien auch bei anderen Angeboten in Ihrem Unternehmen auszuprobieren, um zu sehen, ob Sie weitere Verbesserungen erzielen können. Wenn in Ihrem Unternehmen eine negative Varianz aufgetreten ist, können Sie versuchen, die Probleme zu identifizieren, die zu diesen Ergebnissen geführt haben, und Strategien zu entwickeln, um deren Auswirkungen in Zukunft zu verhindern oder abzuschwächen.

Wie helfen Budgetabweichungen bei der Prognose?

Unternehmen können Budget- und Ist-Abweichungsanalysen nutzen, um genauere Prognosen zu erstellen. Wie bereits erwähnt, ist Prognose der Prozess, bei dem historische Daten verwendet werden, um die finanzielle Leistung vorherzusagen. In der Regel überprüfen Unternehmen den bisherigen Jahresverlauf (YTD), der den Zeitraum vom Beginn des tatsächlichen oder Geschäftsjahres bis zum Jahresende abdeckt. Während dieses Vorgangs können sie auch die Ergebnisse zum Jahresende (EOY) einsehen.

FP&A-Experten können die tatsächlichen EOY-Ergebnisse mit früheren Perioden vergleichen, um Muster zu erkennen, die sich auf Budget oder Umsatz auswirken. Beispielsweise stellen sie möglicherweise fest, dass das Einkommen während einer bestimmten Saison häufig sinkt. Sie können diese Informationen nutzen, um genauere Prognosen für die Zukunft zu entwickeln. Unternehmen können YTD auch nutzen, um die finanzielle Leistung zu verfolgen und zu bewerten. Sie können ihr Budget oder ihre Erwartungen für das laufende Jahr mit den tatsächlichen Ergebnissen für das laufende Jahr vergleichen, um festzustellen, ob das Unternehmen die prognostizierten Erwartungen erfüllt. Wenn nicht, entscheiden sie sich möglicherweise für die Umsetzung oder Anpassung ihrer Strategien, um diese Ziele zu erreichen.

Warum kommt es zu Budgetabweichungen?

Eine Budgetabweichung ist die Differenz zwischen dem von einem Unternehmen oder einer Einzelperson budgetierten Betrag und dem tatsächlich ausgegebenen oder verdienten Betrag. Wenn Sie die Gründe für Ihre Budgetabweichungen verstehen, können Sie die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens erkennen und bei Bedarf Lösungen entwickeln. Abhängig von der Situation können viele Faktoren zu diesem Unterschied beitragen, darunter:

Budgetungenauigkeiten

Eine häufige Ursache für Abweichungen sind Fehler während des Budgetierungsprozesses. Diese Fehler können versehentlich auftreten, beispielsweise durch Tippfehler oder die Verwendung ungenauer Daten. Einige Unternehmen verwenden Prognosen zur Entwicklung von Budgets. Dabei werden historische Finanzdaten zur Festlegung finanzieller Ziele verwendet. Auch falsche Prognosen können zu Abweichungen führen. Beispielsweise verfügt ein Unternehmen möglicherweise nicht über ein umfassendes Verständnis seiner typischen Ausgaben, was sich auf seine prognostizierten Ausgaben auswirken kann. Unternehmen können Richtlinien und Überwachungsverfahren festlegen, um die Genauigkeit ihrer Daten und Prognosen sicherzustellen und so diesen Problemen vorzubeugen.

Prognoseannahmen

Ähnlich wie bei einer schlechten Budgetierung können auch ungenaue Annahmen im Prognoseprozess zu Abweichungen führen. Obwohl dieser Prozess die Verwendung historischer Daten zur Bewertung der finanziellen Leistung erfordert, setzen sich Manager, CFOs und andere für diese Aufgabe verantwortliche Fachleute manchmal unrealistische Ziele. Auch hier kann es vorkommen, dass sie versehentlich ungenaue Daten verwenden oder potenzielle Risiken nicht berücksichtigen, die sich auf Einnahmen oder Ausgaben auswirken könnten. Unternehmen können versuchen, ihre Prognosen zu verbessern, indem sie Prozesse implementieren, die umfassende, qualitativ hochwertige und transparente Daten einbeziehen, die es Führungskräften ermöglichen, ihr Geschäft und ihre Umgebung genau einzuschätzen und realistische Finanzziele zu entwickeln.

Marktfaktoren

Auch Veränderungen in der Wirtschaft und am Markt können zu Abweichungen führen. Diese Faktoren stellen typischerweise Situationen dar, die das Unternehmen nicht kontrollieren kann. Obwohl sie möglicherweise Budgets entwickeln und versuchen, potenzielle Probleme oder Risiken zu antizipieren, können sie dennoch auf unvorhergesehene Situationen stoßen, die sich negativ auf den Markt auswirken. Beispielsweise können sich Änderungen in einem internationalen Handelsabkommen auf die Importpreise und die Kosten eines Unternehmens für den Kauf bestimmter Produkte oder Materialien auswirken. Unternehmen können Kontinuitätspläne entwickeln, um sich auf herausfordernde Situationen vorzubereiten, diese abzumildern und zu bewältigen.

Kundenverhalten

Kunden und Klienten können Einfluss auf ein Unternehmen und seine Veränderungen nehmen, weil sie zu dessen tatsächlichen Ergebnissen beitragen können. Bei der Entwicklung von Budgets oder Umsatzprognosen kann ein Unternehmen die Anzahl der Kunden, die es bedienen wird, sowie die potenziellen Umsätze abschätzen. Dieser Faktor kann mit Marktfaktoren und -bedingungen zusammenhängen. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das nicht mit den technologischen Veränderungen oder Trends Schritt hält, seinen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt verlieren. Wenn Kunden lieber online einkaufen, könnte ein Einzelhändler, der nur über ein physisches Geschäft verfügt, einen Umsatzrückgang verzeichnen, weil diese Kunden zu einem Konkurrenten mit Online-Präsenz gewechselt sind.