Was ist der Zulassungsausschuss? Definition und wie man sie erstellt • BUOM

11. November 2021

Die Entscheidung, wen man für eine Stelle im Unternehmen einstellen soll, kann schwierig sein, insbesondere wenn das Unternehmen viele Bewerbungen von qualifizierten Kandidaten erhält. Eine Möglichkeit, den Einstellungsprozess zu verwalten, besteht darin, einen Einstellungsausschuss einzusetzen. Wenn Sie verstehen, wie diese Ausschüsse arbeiten, können Sie feststellen, ob dies der beste Einstellungsansatz für Ihr Unternehmen ist. In diesem Artikel erklären wir, was ein Einstellungsausschuss ist, welche verschiedenen Verantwortlichkeiten er hat, welche Vorteile der Einsatz eines Einstellungsausschusses bietet und wie man einen solchen einrichtet.

Was ist der Zulassungsausschuss?

Ein Einstellungsausschuss ist eine Gruppe von Personen innerhalb eines Unternehmens, die zusammenarbeiten, um zu entscheiden, wen als neuen Mitarbeiter einstellen soll. Den Vorsitz in diesen Ausschüssen übernimmt häufig der für eine bestimmte Position zuständige Personalmanager, aber jeder hilft bei jedem Schritt des Einstellungsprozesses mit. Sie alle geben Feedback und Informationen zu den in Frage kommenden Kandidaten. Während Einstellungsausschüsse Teil der Besetzung jeder Position sein können, werden sie häufiger bei der Einstellung von Führungskräften oder anderen Führungspositionen eingesetzt.

Wer ist im Zulassungsausschuss?

Mitglied des Einstellungsausschusses kann jeder sein, der sich mit der Position auskennt, die das Unternehmen besetzen möchte. Hier ist eine Liste einiger wichtiger Personen, die Sie in Ihren Einstellungsausschuss aufnehmen sollten:

Personalchef

Der Personalchef ist in der Regel die einflussreichste Person im Ausschuss. Normalerweise sind sie am meisten daran interessiert, den richtigen Kandidaten für die Stelle zu finden, weil die offene Stelle in ihrem Team ist. Der Personalmanager ist mit der zu besetzenden Position und seinen Verantwortlichkeiten am besten vertraut, sodass sein Input am wertvollsten ist. Sie verfassen häufig auch die Stellenbeschreibung für etwaige Anzeigen oder Bekanntmachungen.

HR-Spezialist

Menschen in der Personalabteilung sind ein integraler Bestandteil des Einstellungsprozesses. Wenn eine Gruppe von Bewerbungen eingeht, können sie als Erstprüfer fungieren, die geeigneten Bewerbungen auswählen und sie zur weiteren Prüfung an den Personalmanager weiterleiten. Der HR-Experte stellt außerdem sicher, dass der Einstellungsprozess allen Regeln, Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen entspricht. Sie haben während des Einstellungsprozesses oft den direktesten Kontakt mit den Kandidaten.

Abteilungsleiter

Es ist sinnvoll, die Leiter derjenigen Abteilungen einzubeziehen, die regelmäßig mit der Person für die Stelle zusammenarbeiten. Ihr Input ist wertvoll, weil sie wissen, was von diesen Mitarbeitern erwartet wird. Wenn sie viel mit dem neuen Mitarbeiter interagieren, werden sie von den Entscheidungen des Kandidaten beeinflusst und möchten möglicherweise Einfluss auf diese Entscheidungen nehmen.

Teammitglieder

Jeder im selben Team oder in der gleichen Abteilung, in der die Position besetzt wird, kann ein begründetes Interesse daran haben, wer ausgewählt wird. Sie werden wahrscheinlich auch dieselben, wenn nicht sogar genau dieselben Aufgaben wie der neue Mitarbeiter wahrnehmen. Auf diese Weise verstehen sie die Anforderungen und können alle Fragen der Kandidaten beantworten.

Andere beitragende Mitarbeiter

Unabhängig davon, wo im Unternehmen sie arbeiten, ist es hilfreich, jemanden in Ihrem Ausschuss zu haben, der objektiv sein kann. Manchmal hat eine Person außerhalb der unmittelbaren Abteilung genügend Perspektive, um sich nicht von persönlichen Gefühlen oder anderen Vorurteilen beeinflussen zu lassen. Aus diesem Grund können Sie auch die Beauftragung eines Personalvermittlers in Betracht ziehen.

Aufgaben des Zulassungsausschusses

Der Einstellungsprozess umfasst viele verschiedene Schritte, sodass Einstellungsausschüsse viele Verantwortlichkeiten haben. Hier ist eine Liste einiger grundlegender Aufgaben:

Auswahlkriterien definieren

Ein wichtiger Schritt für jeden Einstellungsausschuss besteht darin, sicherzustellen, dass jedes Ausschussmitglied bereit ist, bei der Eingrenzung des Kandidatenpools mitzuhelfen. Dazu kann es gehören, anspruchsvolle Interviewfragen zu stellen, die Qualifikationen der Kandidaten zu testen oder mehr über die beruflichen Verantwortlichkeiten zu erfahren und wie die Erfahrung der Kandidaten zu ihnen passt. Dies hilft dem Ausschuss dabei, festzulegen, wer im Einstellungsprozess weiterkommt.

Kandidaten auswählen und prüfen

Durch die Einrichtung eines Einstellungsausschusses können mehr Kandidaten berücksichtigt werden. Sie können Ihre Suche auf einen breiteren Bereich ausweiten, indem Sie beispielsweise eine Stellenanzeige auf mehreren Websites veröffentlichen. Sie können eine Stelle auch länger offen halten oder mehr Bewerbungen annehmen. Anschließend beauftragt der Ausschuss die Prüfung von Lebensläufen und Bewerbungen. Dies könnte bedeuten, dass Sie qualifiziertere Kandidaten in Betracht ziehen und Ihre Chancen erhöhen, die perfekte Person für die Stelle zu finden. Die Tatsache, dass mehrere Personen Kandidaten prüfen und mehrere Bewerbungen prüfen, sorgt außerdem für einen reibungsloseren Einstellungsprozess.

Hilfe beim Vorstellungsgespräch

Manchmal durchläuft ein Kandidat mehrere Vorstellungsgespräche, bevor er sich mit dem Personalchef trifft. Mitglieder des Einstellungsausschusses können Kandidaten treffen und prüfen, sodass der Einstellungsmanager nur mit den am besten qualifizierten Personen zusammenkommt. Auch wenn der Personalmanager am ersten Gespräch beteiligt ist, möchte das Gremium möglicherweise ein Gruppengespräch durchführen, um gleichzeitig Feedback zu den Kandidaten geben zu können.

Benachrichtigen Sie den Personalchef

Normalerweise trifft der Personalmanager die endgültige Einstellungsentscheidung, er berät sich jedoch mit den Ausschussmitgliedern und verlässt sich auf deren Input. Das Komitee kann unabhängig arbeiten und dann dem Personalmanager darüber Bericht erstatten, was es über den Kandidaten herausgefunden hat. Sie können auch direkt mit dem Personalchef zusammenarbeiten. In jedem Fall sind die Ansichten und Gedanken des Ausschusses zu den Kandidaten wertvoll und können dem Personalmanager bei der Entscheidungsfindung helfen.

Vorteile eines Einstellungsausschusses

Der Einsatz eines Einstellungsausschusses bietet viele Vorteile:

• Voreingenommenheit reduzieren: Wenn mehrere Personen an Einstellungsentscheidungen beteiligt sind, wird die Voreingenommenheit verringert. Dies führt zu einer objektiveren Beurteilung der Kandidaten, was Ihnen bei der Auswahl der besten Person für die Stelle helfen kann.

• Gründlicherer Einstellungsprozess: Durch die Berücksichtigung des Feedbacks und der Perspektiven mehrerer Personen können Sie umfassendere Entscheidungen treffen.

• Konsistenz im Einstellungsprozess: Für den Einstellungsausschuss ist es hilfreich, bei der Überprüfung von Kandidaten über einheitliche Kriterien zu verfügen. Dies trägt dazu bei, die Konsistenz der Bewertungen sicherzustellen.

• Einfaches Onboarding neuer Mitarbeiter: Die Einbindung eines Teams in den Einstellungsprozess, einschließlich Vorstellungsgesprächen, kann einem neuen Mitarbeiter helfen, sich leichter in Ihr Unternehmen einzuleben. Dies bietet ihnen eine etablierte Beziehung, auf die sie sich bei der Anpassung an ihre neue Situation verlassen können.

So erstellen Sie eine Personalkommission

Berücksichtigen Sie bei der Vorbereitung der Bildung Ihres Einstellungsausschusses die folgenden Schritte:

1. Denken Sie an Menschen, die die offene Rolle verstehen

Berücksichtigen Sie die Positionen, für die Sie Mitarbeiter einstellen, und wählen Sie Ihren Ausschuss entsprechend aus. Sie brauchen Leute, die die Position und die Verantwortlichkeiten verstehen, damit sie das Wissen und die Erfahrung der Kandidaten effektiv einschätzen können. Wenn Sie versuchen, eine spezielle Rolle zu besetzen, die spezifische Kenntnisse erfordert, stellen Sie sicher, dass die Ausschussmitglieder dies verstehen. Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Ausschussmitglieder gut zusammenarbeiten und die Meinungen der anderen respektieren.

2. Begrenzen Sie die Anzahl der Ausschussmitglieder

Wählen Sie eine kleine Gruppe von Personen für Ihr Komitee aus – vier oder fünf Personen sind normalerweise die ideale Anzahl. Wenn Sie zu viele Personen in Ihrem Einstellungsausschuss haben, kann dies zu zu vielen unterschiedlichen Meinungen führen. Dies kann zu schädlichen Reibungen, Verwirrung und Schwierigkeiten bei der Auswahl eines Kandidaten führen, was letztendlich den Einstellungsprozess verlangsamt. Sie möchten auch nicht zu viele Menschen von ihren regulären Aufgaben ablenken, da dies Auswirkungen auf die Produktivität haben könnte.

3. Wählen Sie Personen aus, die verschiedene Bereiche des Unternehmens repräsentieren

Es ist wichtig, einen vielfältigen Einstellungsausschuss zu haben. Beziehen Sie Mitarbeiter mit unterschiedlichem Hintergrund und unterschiedlichen Rollen im Unternehmen ein. Sie möchten sicherstellen, dass sie möglichst viele Interessen Ihres Unternehmens vertreten. Die Integration dieser unterschiedlichen Perspektiven kann Ihnen dabei helfen, fundiertere Einstellungsentscheidungen zu treffen.

4. Stellen Sie sicher, dass jeder seine Verantwortung kennt

Sie können Ausschussmitgliedern verschiedene Rollen zuweisen, z. B. Lebensläufe lesen, während eines Vorstellungsgesprächs Notizen machen oder Kandidaten im Auge behalten. Was auch immer ihre Verantwortlichkeiten sind, stellen Sie sicher, dass jeder seine Rollen versteht, wie er sie ausführt und wann er sie ausführen muss. Dies kann Ihnen helfen, Hürden im Einstellungsprozess zu vermeiden.

Es ist hilfreich, eine Person zu haben, die den Ausschuss leitet. Bei dieser Person handelt es sich in den meisten Fällen um den Personalchef, obwohl der Personalleiter auch als Vorsitzender des Einstellungsausschusses fungieren kann. Sie können alle Meinungen abwägen und die endgültige Entscheidung treffen, insbesondere wenn sich das Gremium nicht zwischen zwei Kandidaten entscheiden kann. Eine Führungskraft kann auch dabei helfen, die Ordnung aufrechtzuerhalten und Aufgaben zu delegieren.

5. Gehen Sie Ihre Position und Verantwortlichkeiten durch.

Bevor der Einstellungsausschuss mit der Prüfung der Kandidaten beginnen kann, erläutern Sie ihm ausführlich die genauen Verantwortlichkeiten der Stelle. Auch nach der Auswahl von Mitarbeitern, die sich mit dem Fachgebiet oder der Abteilung des Jobs auskennen, kann es sein, dass sie die spezifischen Erwartungen nicht kennen. Sie wissen beispielsweise, dass Sie eine neue Person in der IT-Abteilung einstellen, wissen aber nicht, dass die Rolle eher mit Programmierung oder technischer Fehlerbehebung zu tun hat. Die Weitergabe dieser Informationen kann Ausschussmitgliedern helfen, Kandidaten besser zu bewerten.

6. Legen Sie Teamkriterien fest

Geben Sie bei der Auswahl der Kandidaten die Schlüsselkriterien an, nach denen Sie suchen, um sicherzustellen, dass die Prüfung durch den Ausschuss konsistent ist. Es ist zwar gut, Menschen mit unterschiedlichen Vorstellungen davon zu haben, was einen idealen Kandidaten ausmacht, doch ist es schwieriger, logische und faire Vergleiche der Kandidaten anzustellen, wenn es keine kohärenten Kriterien gibt. Vergleichen Sie am besten die gleichen Fähigkeiten und Qualifikationen von Kandidat zu Kandidat. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Ausschuss diese kennt.

7. Zusammenfassung

Treffen Sie sich regelmäßig mit dem Einstellungsausschuss, insbesondere nach einem Gespräch mit dem Kandidaten oder wenn der Kandidat neue Informationen wie Empfehlungsschreiben oder Kompetenzbewertungen vorlegt. Es ist hilfreich, alle Gedanken oder Reaktionen sofort zu besprechen, und Sie möchten ein offenes Forum, damit jeder Feedback geben kann. Dies wird Ihnen helfen, eine genaue Beurteilung der Kandidaten zu gewährleisten.