Was ist der Unterschied? • BUOM

5. August 2021

Rechnungen und Bestellungen sind wichtige Instrumente, mit denen Unternehmen Waren und Dienstleistungen verkaufen und kaufen. Wenn Ihre Rolle in einer Organisation darin besteht, Transaktionen zu verfolgen, kann die Kenntnis von Rechnungen und Bestellungen wertvolles Wissen sein. Die grundlegenden Unterschiede zwischen einer Rechnung und einer Bestellung zu kennen, kann eine wertvolle Fähigkeit sein, die Sie durch Recherche erlernen können. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Rechnung und eine Bestellung ist, wie sie sich voneinander unterscheiden und warum Unternehmen beides benötigen.

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung ist ein Dokument, das alle notwendigen Details zu den Waren oder Dienstleistungen enthält, die ein Unternehmen kaufen möchte. Der Käufer füllt es aus und sendet es dann an den Verkäufer, wobei er alle Elemente hinzufügt, die beide Parteien zum Abschluss des Verkaufs benötigen. Zu den häufigsten Bestellelementen gehören:

• Datum des Schreibens und eindeutige Registrierungsnummer, die von der Buchhaltungsabteilung benötigt werden

• Alle Zahlungsdetails, einschließlich der Kontaktinformationen des Verkäufers.

• Eine Liste aller Artikel, die der Käufer kaufen möchte, sowie Details wie Preis pro Einheit, Gesamtanzahl der Einheiten und Berechnung des Gesamtbetrags, einschließlich Kosten wie Versandkosten.

• Unterschriften der jeweiligen Unternehmensvertreter auf beiden Seiten

• Alle Bedingungen der Transaktion, einschließlich Liefer- und Zahlungsbedingungen

Hier sind einige Gründe, warum Unternehmen Bestellungen verwenden müssen:

• Sie helfen Organisationen bei der Verwaltung ihrer Ausgaben. Wenn Unternehmen alle Ausgaben anhand von Bestellungen verfolgen, wird es für das Management einfacher, ihr Budget zu kontrollieren. Sobald ein Mitarbeiter der Organisation feststellt, dass ein Kauf notwendig ist, füllt er einen Kaufauftrag aus, genehmigt ihn mit dem Manager, sendet ihn an den Verkäufer und registriert ihn in der Buchhaltung des Unternehmens, um vollständige Transparenz zu gewährleisten.

• Sie helfen Organisationen bei der Planung zukünftiger Ausgaben. Die Buchhaltung kann anhand aller gesammelten Bestellungen ermitteln, wie viel vom Budget des Unternehmens noch für Neuanschaffungen übrig bleibt. Dadurch werden Situationen vermieden, in denen Ausgaben vor Eintritt von Eventualverbindlichkeiten genehmigt werden.

• Sie helfen, Unklarheiten auszuräumen. Bestellungen vereinfachen den gesamten Beschaffungsprozess für alle Beteiligten. Sowohl der Verkäufer als auch der Käufer kennen alle Einzelheiten des Verkaufs und können bei Meinungsverschiedenheiten die Bestellung als Referenz verwenden.

• Sie binden beide Parteien rechtlich. Kaufaufträge bieten Rechtsschutz für beide am Verkauf beteiligten Parteien im Streitfall. Sie helfen Organisationen auch dabei, ihre Finanztransaktionen für Prüfer im Falle einer Finanzprüfung detailliert darzustellen.

In Verbindung gebracht: Bestellleitfaden (mit häufig gestellten Fragen)

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein von einem Lieferanten an einen Käufer gesendetes Dokument mit der Bitte um Zahlung für ein Produkt oder eine Dienstleistung. Ihr Hauptzweck besteht darin, als Beweis dafür zu dienen, dass der Verkäufer durch den Verkauf bestimmter Waren oder Dienstleistungen an den Käufer voraussichtlich einen bestimmten Geldbetrag erhalten wird. Zu den häufigsten Rechnungselementen gehören:

• Namen und Preise aller an den Käufer gelieferten Waren oder Dienstleistungen

• Die Anzahl der zu leistenden Zahlungen und der Zeitpunkt ihrer Rückzahlung

• Vom Käufer geschuldeter Gesamtbetrag

• Eventuell vom Verkäufer angebotene Rabatte

• Kontaktinformationen des Verkäufers

Hier sind einige Gründe, warum Unternehmen Rechnungen verwenden müssen:

• Sie helfen Verkäufern, fällige Zahlungen einzutreiben. Eine Rechnung gibt dem Käufer klare Hinweise darüber, wie die Zahlungen für die gekauften Waren oder Dienstleistungen zu erfolgen haben. Dies beseitigt jegliche Verwirrung und vereinfacht den Zahlungsvorgang.

• Sie bieten beiden Parteien Rechtsschutz. Obwohl eine Rechnung nicht automatisch eine rechtliche Verpflichtung darstellt, kann sie als Beweis für die ursprüngliche Transaktion zwischen zwei Parteien dienen. Dadurch erhalten beide Parteien rechtlichen Schutz, indem die Pflichten jeder Partei klar definiert werden.

• Sie helfen Organisationen bei der Verwaltung ihrer Ausgaben. Unternehmen können ihre Konten analysieren, um zu verfolgen, wie viel sie über einen bestimmten Zeitraum ausgeben und wofür sie es ausgeben. Mithilfe dieser Daten können sie dann ihren Cashflow optimieren.

• Sie sind Beweismittel im Falle einer Prüfung. Die Rechnungen eines Unternehmens sollten alle Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens widerspiegeln, was im Falle einer Finanzprüfung wertvolle Informationen sein kann. Damit kann ein Unternehmen nachweisen, dass alle Einkünfte korrekt deklariert und versteuert werden.

Rechnung gegen Bestellung

Die Hauptunterschiede zwischen einer Rechnung und einer Bestellung sind:

• Der Verkäufer stellt eine Rechnung aus und sendet sie an den Käufer, und der Käufer erteilt eine Bestellung und sendet sie an den Verkäufer.

• Der Verkäufer sendet eine Rechnung, wenn die Waren oder Dienstleistungen zu einem bestimmten Zeitpunkt geliefert wurden, während eine Bestellung gesendet wird, wenn der Käufer eine Bestellung für die gewünschten Waren oder Dienstleistungen aufgibt.

• Rechnungen enthalten lediglich Informationen über die Zahlungsvereinbarungen zwischen Verkäufer und Käufer, während eine Bestellung vollständige Informationen über die betreffenden Waren oder Dienstleistungen enthält.

• Die Bestellung fungiert als Vertrag, der die Einzelheiten des Verkaufs festlegt, und die Rechnung dient als Beweis dafür, dass der Verkauf abgeschlossen wurde.

• Verkäufer verwenden Rechnungen, um Forderungen zu verfolgen, und Käufer verwenden Bestellungen, um Verbindlichkeiten zu verfolgen.

• Bestellungen gehören in der Regel zu den ersten Dokumenten, die im Kaufprozess erstellt und versandt werden, bevor die Zahlung erfolgt, während Rechnungen typischerweise am Ende der Transaktion versendet werden.

Warum benötigen Unternehmen sowohl eine Rechnung als auch eine Bestellung?

Die meisten Unternehmen beschäftigen sich täglich mit Bestellungen und Rechnungen, da sie beim Einkauf und der Transaktionsverwaltung helfen. Rechnungen sind aus rechtlicher Sicht wichtig, da sie als Beweis dafür dienen können, dass die Finanztransaktionen einer Organisation in Ordnung sind, und Bestellungen helfen dabei, etwaige Transaktionsprobleme und mögliche Missverständnisse zwischen Verkäufer und Käufer zu beseitigen. Die Verwendung von beidem ist in der Regel eine wirksame Möglichkeit, die meisten Kommunikationsfehler zu beseitigen und hilft beiden Parteien der Transaktion zu verstehen, was sie geben müssen und was sie erhalten werden.