Warum es wichtig ist und Tipps, die Ihrem Unternehmen dabei helfen, es zu nutzen • BUOM

15. April 2021

Interne Kommunikation ist eine entscheidende Funktion jedes erfolgreichen Unternehmens. So wie ein Unternehmen Kunden und potenzielle Kunden durch externe Kommunikation erreicht, kommuniziert die interne Kommunikation mit denen innerhalb des Unternehmens und dient vielen wichtigen Zwecken. Durch die Optimierung der internen Kommunikation können Sie Ihrem Unternehmen helfen, die Gesamtproduktivität zu verbessern. In diesem Artikel besprechen wir, was interne Kommunikation ist, warum sie wichtig ist und welche verschiedenen Stile und Tipps für eine effektive interne Kommunikation es gibt.

Was ist interne Kommunikation?

Interne Kommunikation ist die Methode oder die Methoden, die eine Organisation zur Kommunikation zwischen Mitarbeitern verwendet. Die interne Kommunikation umfasst ein breites Spektrum an Kommunikationsstilen, etwa schriftlich und mündlich, auf unterschiedlichen Organisationsebenen und Formalitätsebenen. Effektive interne Kommunikation nutzt eine Kombination von Kommunikationsstilen in verschiedenen Situationen, damit jeder in der Organisation effektiver kommunizieren kann.

Warum ist interne Kommunikation wichtig?

Die Schaffung effektiver interner Kommunikation ist eine Schlüsselkomponente eines erfolgreichen Unternehmens. Kommunikation ist für viele Funktionen innerhalb eines Unternehmens unerlässlich und die interne Kommunikation bietet viele Vorteile, darunter:

Eine Unternehmenskultur schaffen

Für ein Unternehmen ist es wichtig, Individualität zu haben. Eine definierte Kultur erleichtert die Eingewöhnung neuer Mitarbeiter nach Arbeitsbeginn und macht Ihr Unternehmen für Erfolgswillige attraktiver, da Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit Bewerbungen von Personen erhalten, die glauben, dass sie zu den Werten Ihres Unternehmens passen. .

Interne Kommunikation ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Gestaltung der Unternehmenskultur. Die Art und Weise, wie Mitarbeiter miteinander interagieren, sowohl zwischen Kollegen als auch zwischen Mitarbeitern auf verschiedenen Organisationsebenen, gibt den Ton für Ihr Unternehmen vor. Eine effektive interne Kommunikation trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmensumfeld für alle inspirierend und sicher ist, damit Ihre Mitarbeiter Höchstleistungen erbringen können.

Personalinformationen

Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter klar verstehen, was Sie von ihnen erwarten und welche Verantwortlichkeiten sie haben. Klare interne Kommunikationswege stellen sicher, dass sich jeder Mitarbeiter seiner Verantwortlichkeiten und Fristen bewusst ist. Wenn sich Mitarbeiter über ihre Erwartungen nicht im Klaren sind, können sie durch die interne Kommunikation nach weiteren Informationen fragen, damit sie ihre Ziele erreichen und ein hohes Leistungsniveau des Unternehmens aufrechterhalten können.

Den Mitarbeitern Stimmrechte einräumen

Es ist wichtig, dass jeder Mitarbeiter im Unternehmen das Gefühl hat, dass seine Stimme bei der Arbeit gehört wird. Eine offene Kommunikation für die Mitarbeiter ist auch deshalb wichtig, weil sie sicherstellt, dass Mitarbeiter, die gute Ideen für das Unternehmen haben, sich wohl fühlen und die Möglichkeit dazu haben, diese Ideen zu teilen. Wenn es im gesamten Unternehmen Strukturen gibt, die es ihnen ermöglichen, Vorschläge zu machen, können Mitarbeiter auf mittlerer und höherer Ebene Ideen bewerten und wirksame Vorschläge identifizieren, die die Leistung verbessern können.

Unternehmen bieten häufig formelle Methoden zum Einreichen von Anfragen und Vorschlägen an, die einen natürlichen Informationsfluss in der Hierarchie ermöglichen. Ein Vertriebsprofi, der eine Idee für eine neue Art der Verpackung der von ihm verkauften Produkte hat, könnte die Idee beispielsweise an seinen Vorgesetzten weitergeben. Wenn der Vorgesetzte der Meinung ist, dass die Idee sinnvoll ist, kann er sich an die leitende Person wenden, die für Entscheidungen über Verkaufspakete verantwortlich ist. Im Falle einer Genehmigung könnten sie die neue Option allen Vertriebsmitarbeitern zur Verfügung stellen.

Mitarbeiter glücklich machen

Die Aufrechterhaltung einer hohen Mitarbeitermoral ist eine der wichtigsten Komponenten für die Führung eines erfolgreichen Unternehmens. Für Mitarbeiter ist es einfacher, bessere Leistungen zu erbringen, wenn sie zufriedener sind. Zufriedene Mitarbeiter bleiben auch eher bei ihrem aktuellen Arbeitgeber, was es einfacher macht, wichtige Mitarbeiter zu halten und die Zahl der zu besetzenden offenen Stellen zu reduzieren, was insgesamt weniger Ressourcen für Personalentscheidungen aufwendet.

Wenn es darum geht, die Unternehmensmoral zu verbessern, ist es wichtig, den Mitarbeitern einfach zu bedienende interne Kommunikationsmethoden zur Verfügung zu stellen. Eine offene Kommunikation gibt den Mitarbeitern das Gefühl, gehört zu werden, und vermeidet die Frustration, die dadurch entstehen kann, dass sie Ideen oder Bedenken bezüglich des Unternehmens haben und das Gefühl haben, dass leitende Mitarbeiter nicht gut darauf reagieren.

Krisenmanagement

Wenn ein Unternehmen mit einer Krise konfrontiert ist, sei es extern gesteuert oder gänzlich im Zusammenhang mit dem Geschäftsbetrieb, ist es wichtig, während des gesamten Prozesses klar mit den Mitarbeitern zu kommunizieren. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, ständig über eine Situation informiert zu sein, verschwenden sie weniger Zeit mit Vermutungen oder dem Austausch von Theorien mit anderen Mitarbeitern.

Zusätzlich zur Reduzierung des Zeitaufwands für solche Aktivitäten ermöglicht die interne Kommunikation während einer Krise dem Unternehmen, die an die Mitarbeiter gesendeten Nachrichten zu kontrollieren. Über formelle Kanäle gesendete Nachrichten können auf der Grundlage von Informationen angepasst werden, die durch lockerere Gespräche mit den Mitarbeitern gesammelt wurden, um etwaige Fragen oder Bedenken der Mitarbeiter zur Situation zu beantworten und eine positive Einstellung der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.

Arbeitsplatzentwicklung

Die meisten erfolgreichen Unternehmen müssen einen Zustand des ständigen Wandels aufrechterhalten. Während sich die Welt weiterentwickelt und wir mit ihr interagieren, müssen sich Unternehmen anpassen, um immer einen Schritt voraus zu sein und einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz zu behalten. Immer wenn ein Unternehmen betriebliche Änderungen vornehmen muss, ist eine interne Kommunikation erforderlich, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Eine effektive Kommunikation mit den Mitarbeitern spielt bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung eines Unternehmens zwei Rollen. Erstens hilft die Fähigkeit der Mitarbeiter, Informationen und Ideen effektiv an andere im Unternehmen weiterzugeben, dabei, potenzielle Änderungen zu identifizieren, die in Betracht gezogen werden sollten. Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, übermittelt das Kommunikationsnetzwerk diese Informationen so effizient wie möglich an das zuständige Personal.

Kontrolle der Informationsverbreitung

Obwohl freie Kommunikation oft das Ziel eines internen Kommunikationsnetzwerks ist, gibt es Zeiten, in denen es wichtig ist, den Informationsfluss zu kontrollieren. Durch die Einrichtung von Kommunikationsprotokollen für vertrauliche Informationen vermeidet ein Unternehmen die Verbreitung von Informationen, die negative Folgen haben könnten. Wichtige Überwachungsinformationen können negative Ereignisse sein, die noch untersucht werden; ein neuer Produkt- oder Projektansatz, dessen Implementierung leitende Mitarbeiter erwägen; oder persönliche Informationen wie Leistungsbeurteilungen.

Steigerung der Effizienz des Unternehmens bei dem Projekt

Eine effektive Planung ist für jedes Projekt wichtig, bei einigen Projekten kann es jedoch zu unvorhergesehenen Komplikationen kommen. Wenn solche Situationen auftreten, ist die interne Kommunikation ein wertvolles Instrument, um Probleme schnell und effektiv zu lösen und eine Lösung zu finden.

Unabhängig davon, ob es sich bei der Behebung um die Meldung von Problemen an einen Manager und die Entscheidungsfindung über das weitere Vorgehen oder um das Gespräch mit einem Kollegen handelt, der über Fachwissen oder Zeit zur Unterstützung verfügt, kann ein Mitarbeiter die interne Kommunikation nutzen, um eine Lösung zu finden und die Projektschritte zu speichern seinem Ziel entgegen.

Arten der internen Kommunikation

Um die interne Kommunikation effektiv zu nutzen, ist es hilfreich, die verschiedenen Arten der Kommunikation zu verstehen. Kategorien für die interne Kommunikation:

Vertikale Verbindung

Wenn Mitarbeiter auf zwei verschiedenen Ebenen in einer Organisation kommunizieren, betreiben sie eine vertikale interne Kommunikation. Dies kann in strukturierten Situationen wie internen Memos oder organisierten Mitarbeiterbesprechungen geschehen, oder, etwas lockerer, in einem Gespräch zwischen einem Manager und einem Mitarbeiter seiner Abteilung.

Als erfahrener Mitarbeiter bietet die vertikale Kommunikation die Möglichkeit, den Mitarbeitern Anweisungen zu geben und ihnen zu helfen, besser zu verstehen, was das Unternehmen von ihnen erwartet. Es wird auch beim Erstellen neuer Richtlinien innerhalb eines Unternehmens oder bei der Ankündigung von Unternehmensnachrichten verwendet.

Durch die vertikale Kommunikation haben Mitarbeiter außerdem die Möglichkeit, ihre Wünsche und Bedürfnisse mit den Führungskräften zu besprechen. Dies trägt zur Aufrechterhaltung der Unternehmensmoral bei, indem es den Mitarbeitern zeigt, dass ihnen zugehört wird, und sorgt außerdem für eine offene Kommunikation, sodass leitende Mitarbeiter verstehen, wie sie die Mitarbeiter in ihrer Abteilung am besten einsetzen können. Dies ermöglicht einen effizienteren Personaleinsatz und steigert die Gesamtproduktivität.

Horizontale Verbindung

Die in den meisten Büros am weitesten verbreitete Form der Kommunikation ist horizontal und findet zwischen zwei Mitarbeitern auf derselben Ebene der Organisationsstruktur statt. Wenn beispielsweise zwei Mitarbeiter, die demselben Projekt zugeordnet sind, darüber diskutieren, wie sie die Arbeitslast aufteilen können, führen sie eine horizontale Kommunikation durch. Eine effektive horizontale Kommunikation innerhalb eines Unternehmens ist unerlässlich. Dadurch können die Mitarbeiter nicht nur bessere Leistungen erbringen, sondern es ist auch ein wichtiges Element bei der Teambildung und der Schaffung einer starken sozialen Dynamik.

Offizielle Mitteilung

Neben der Klassifizierung der internen Kommunikation nach der Ebene des Personals, mit dem Mitarbeiter kommunizieren, ist es auch üblich, den Kommunikationsstil zu berücksichtigen. Bei der formellen Kommunikation übermittelt ein Mitarbeiter eines Unternehmens Informationen über offizielle Strukturen an andere Mitarbeiter. Zu den gängigen Formen der formellen Kommunikation gehören Mitarbeiterbesprechungen, Unternehmens-E-Mails und Mitarbeiterbewertungen.

Formelle Kommunikation ist wichtig, um Unternehmensrichtlinien festzulegen und Struktur und Erwartungen für Projekte zu definieren. Formelle Kommunikation schafft nicht nur ein gemeinsames Verständnis der Erwartungen, sondern auch eine formelle Aufzeichnung von Nachrichten.

Informelle Kommunikation

Von informeller Kommunikation spricht man, wenn zwei oder mehr Mitarbeiter eines Unternehmens außerhalb formeller Kanäle miteinander reden oder schreiben. Bei einem lockeren Gespräch zwischen zwei Mitarbeitern handelt es sich um eine informelle Kommunikation, beispielsweise eine Textnachricht oder eine E-Mail, die nicht gemäß offiziellen Unternehmensregeln gesendet wird.

Auch wenn diese Art der Kommunikation informell ist, ist sie dennoch ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens. Sie sorgen dafür, dass die Mitarbeiter zufrieden sind, und bieten ihnen eine schnellere und effizientere Möglichkeit, ein Projekt zu kommunizieren und zu besprechen, ohne dass die zusätzliche Zeit, die durch das Befolgen formeller Verfahren entstehen kann, anfällt. Die meisten Gespräche im Büro sind in der Regel informelle Gespräche.

Tipps für die interne Kommunikation

Nutzen Sie diese Tipps, um Ihrem Unternehmen dabei zu helfen, die interne Kommunikation zu verbessern und die Gesamtproduktivität zu steigern:

• Erstellen Sie formelle Richtlinien. Klar definierte Kommunikationsstrukturen für gemeinsame Aktivitäten am Arbeitsplatz sind eine wirksame Möglichkeit, Ihr Unternehmen effizienter zu machen. Wenn die Strukturen vorhanden sind, wissen die Mitarbeiter, wie sie auf Situationen reagieren müssen, die interne Kommunikation erfordern.

• Passen Sie die Kommunikation an Ihre Mitarbeiter an: Keine zwei Menschen sind genau gleich, daher kann die beste Herangehensweise an ähnliche Situationen je nach beteiligtem Personal unterschiedlich sein. Indem Sie Ihre Kommunikation auf den Empfänger zuschneiden, gestalten Sie die interne Kommunikation effektiver.

• Nutzen Sie vielfältige Kommunikationsstile: So wie jeder Mitarbeiter unterschiedliche Bedürfnisse hat, so sind auch unterschiedliche Situationen unterschiedlich. Es ist wichtig zu verstehen, wann ein formeller Ansatz, beispielsweise eine formelle Notiz, ideal ist und wann es besser ist, beispielsweise eine informelle E-Mail zu senden oder direkt mit einem Mitarbeiter zu sprechen.

• Fördern Sie die Meinung Ihrer Mitarbeiter. Eine der effektivsten Möglichkeiten, das interne Kommunikationssystem Ihres Unternehmens zu optimieren, besteht darin, mit den Mitarbeitern zu sprechen und sie zu fragen, ob sie Vorschläge haben. Auf diese Weise können Sie feststellen, welche Kommunikationsrichtlinien funktionieren und welche weniger effektiv sind.