Was ist der Unterschied? • BUOM

18. Oktober 2021

Datenmanagement ist ein wichtiger Prozess, der es Unternehmen ermöglicht, ihre Daten zur Kundenbetreuung und zum Erreichen von Zielen zu nutzen. Datenpflege und Datenbereinigung sind zwei unterschiedliche Elemente der Datenverwaltung, sie haben jedoch viele miteinander verbundene Funktionen. Das Erlernen dieser beiden Aspekte kann Ihnen dabei helfen, Zeitpläne und Routinen für die regelmäßige Durchführung zu entwickeln. In diesem Artikel erklären wir, was Datenpflege und Datenbereinigung ist, vergleichen sie und geben Tipps für effektive Prozesse.

Was ist Datenpflege?

Bei der Datenpflege handelt es sich um den Prozess der Prüfung, Organisation und Korrektur von Daten in Managementsystemen und Datenbanken, um Genauigkeit und Verfügbarkeit sicherzustellen. Dieser Prozess ist wichtig, da er es Organisationen ermöglicht, Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor sie zu einem größeren Problem werden, und es ihnen ermöglicht, das Auftreten einiger Probleme zu verhindern. Datenpflege ist ein Überbegriff, der viele Datenelemente umfasst. Sie sind:

• Bereinigung: Bei der Datenbereinigung geht es darum, ungenaue Daten zu finden und zu korrigieren.

• Qualität. Die Verwaltung der Datenqualität bedeutet sicherzustellen, dass sie relevant, nützlich und genau sind.

• Operationen. Datenoperationen sind die Prozesse, mit denen Sie alltägliche datenbezogene Aufgaben ausführen.

• Deduplizierung. Bei der Deduplizierung werden doppelte Daten aus Ihrem System entfernt.

• Reinigung. Bei der Datenbereinigung geht es darum, unbrauchbare oder minderwertige Daten aus Ihrem System zu entfernen.

• Überwachung. Bei der Datenüberwachung geht es darum, wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) zu verfolgen, um Datenproblemen vorzubeugen.

Was ist Datenbereinigung?

Die Datenbereinigung, auch Datenbereinigung genannt, ist ein Element der Datenpflege, bei dem ungenaue Daten identifiziert und korrigiert werden, um korrekte Formate und Informationen sicherzustellen. Die Datenbereinigung umfasst Prozesse wie das Entfernen von Datenfeldern mit fehlenden Werten, das Hinzufügen fehlender Werte zu leeren Feldern, das Anpassen der Formatierung für Konsistenz und das Entfernen von Sonderzeichen. Sie können die Datenbereinigung manuell oder mit spezieller Software durchführen.

Datenpflege vs. Datenbereinigung

Datenpflege und Datenbereinigung hängen zusammen und weisen viele Gemeinsamkeiten auf, weisen jedoch auch wichtige Unterschiede auf. Hier ist ein Vergleich zwischen Datenpflege und Datenbereinigung:

Hauptverwendung

Die Datenpflege umfasst viele Aspekte der Verwaltung Ihrer Daten, einschließlich der Bereinigung. Während das Hauptziel der Datenbereinigung darin besteht, Probleme zu beheben, besteht das Hauptziel der Datenpflege darin, sie zu verhindern. Unternehmen implementieren Datenpflegerichtlinien, um Datenbanken zu überwachen, den Zugriff auf Informationen zu kontrollieren und Prozesse für deren Verwaltung zu definieren. Sie erstellen Datenbereinigungsstrategien, um ungenaue Informationen in der Datenbank eines Unternehmens zu korrigieren.

Frequenz

Der gesamte Datenpflegeprozess ist ein kontinuierlicher Vorgang. Organisationen können jeden Schritt zu unterschiedlichen Zeiten und in unterschiedlichen Abständen durchführen, der Prozess selbst ist jedoch kontinuierlich. Im Rahmen der Datenpflege erfolgt in der Regel regelmäßig eine Datenbereinigung. Abhängig von der Größe des Unternehmens und der Menge der verwalteten Daten kann die Datenbereinigung einmal im Quartal oder weniger als zweimal im Jahr erfolgen.

Verfahren

Die Datenpflege umfasst mehrere Prozesse, da jedes Element seinen eigenen Zweck hat. Während es bei der Datenüberwachung beispielsweise um die Verfolgung von KPIs geht, die einem Unternehmen Aufschluss über den Zustand seiner Daten geben, geht es bei der Datenbereinigung um die Analyse und Entfernung aller unnötigen Daten aus dem System. Der Datenbereinigungsprozess variiert je nach Ansatz der Organisation, umfasst jedoch in der Regel die Erstellung eines Plans, die Bewertung der Daten, die Durchführung notwendiger Korrekturen und die Überprüfung der Datengenauigkeit.

Software

Unternehmen verwalten ihre Datendienstprozesse in der Regel mithilfe von CRM-Software (Customer Relationship Management). Diese Programme, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Kundendaten zu organisieren und Beziehungen zu pflegen, enthalten häufig Datenverwaltungsfunktionen, die den Datenpflegeprozess vereinfachen. Unternehmen können CRM-Software nutzen, um alle Aspekte der Datenpflege, einschließlich der Datenbereinigung, abzuwickeln, oder sie können separate Tools für bestimmte Aufgaben verwenden. Zu den weiteren Optionen gehören Datenbereinigungssoftware und manuelle Tabellenkalkulationsanalyse.

Vorteile

Sowohl die Datenpflege als auch die Datenbereinigung gewährleisten die Sicherheit und Genauigkeit Ihrer Daten. Durch die Datenpflege bleiben Ihre Datenverwaltungsprozesse organisiert, während die Datenbereinigung sicherstellt, dass Sie über aktuelle und fehlerfreie Informationen verfügen. Durch die Pflege der richtigen Daten und die Überwachung von Datenverwaltungsprozessen können Unternehmen ihre Geschäftsabläufe verbessern.

Tipps zur Pflege und Bereinigung Ihrer Daten

Jede Organisation hat ihre eigene Methode zur Datenverwaltung und Ihr Ansatz kann von Faktoren wie Ihrer Branche und Unternehmensgröße abhängen. Hier sind einige allgemeine Tipps, mit denen Sie Wartungs- und Reinigungsstrategien für Ihre Daten erstellen können:

Mach einen Plan

Die Datenpflege ist ein maßgeschneiderter Prozess, der auf den Zielen der Organisation basiert. Das Festlegen klarer Datenverwaltungsziele kann Ihnen bei der Entwicklung eines Datenwartungs- und -bereinigungsplans helfen. Anhand Ihrer Ziele können Sie einen Rahmen erstellen, der es Ihnen ermöglicht, zu bestimmen, welche KPIs verfolgt werden sollen, wie Sie eine fehlerfreie Datenbank identifizieren und wann die einzelnen Schritte des Datenpflegeprozesses durchgeführt werden müssen.

Standardisieren Sie Ihre Daten

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Datenfehler zu vermeiden, ist die Standardisierung Ihrer Daten. Wählen Sie Formate für numerische Daten und Textdaten aus und legen Sie Optionen fest, damit nur diese Formate in Datenbanktabellen eingegeben werden können. Wenn Sie Datenverwaltungssoftware verwenden, sollten Sie darüber nachdenken, bestimmte Eingabefelder hinzuzufügen, zu entfernen oder deren Einbindung zu fordern, um die Datenkonsistenz sicherzustellen. Mit mancher Software können Sie außerdem verhindern, dass Benutzer doppelte Informationen eingeben.

Führen Sie Mitarbeiterschulungen durch

Die Schulung von Mitarbeitern, die Zugriff auf Daten haben, über die Datenverwaltungspraktiken des Unternehmens kann Ihnen dabei helfen, Datenpflege- und -bereinigungsverfahren zu optimieren. Erwägen Sie die Erstellung einer Standardarbeitsanweisung (SOP) und schreiben Sie diese an einem zugänglichen Ort auf, damit Mitarbeiter beim Verwalten, Eingeben oder Abrufen von Daten darauf zurückgreifen können. Wenn Sie Mitarbeiterfeedback zulassen, können Sie Probleme mit Ihrem aktuellen Datenverwaltungssystem leichter erkennen und beheben, um die Effizienz zu steigern.

Legen Sie Berechtigungen für Benutzer fest

Die meisten Unternehmen speichern sensible Daten über ihre Mitarbeiter, Kunden oder Betriebsabläufe. Wenn Sie Ihren Datenpflegeprozess entwerfen, können Sie durch die Integration einer Berechtigungsfunktion in das von Ihnen verwendete System unbefugten Zugriff verhindern, der zu Datendiebstahl oder -beschädigung führen könnte. Erwägen Sie, für den Zugriff auf Datenverwaltungs- oder CRM-Software ein Passwort zu verlangen oder den Zugriff auf Tabellenkalkulationen einzuschränken. Auch die Begrenzung der Anzahl der Mitarbeiter, die Zugriff auf Unternehmensdaten haben, kann Ihnen dabei helfen, Fehler zu minimieren.