Was ist der Unterschied? • BUOM

10. September 2021

Berufstätige aus den meisten Branchen sind mit Arbeitsbesprechungen vertraut, da sie eine wertvolle Form der Kommunikation am Arbeitsplatz darstellen. Während dieser Besprechungen können Fachkräfte zwei Arten von Unterlagen anfertigen: Besprechungsnotizen oder Besprechungsprotokolle. Obwohl Fachleute diese Begriffe manchmal synonym verwenden, ist es wichtig, die wesentlichen Unterschiede zwischen ihnen zu verstehen. In diesem Artikel definieren wir Besprechungsnotizen und -protokolle und teilen ihre Gemeinsamkeiten und Unterschiede sowie Tipps, wie Sie Ihren Notizenprozess verbessern können.

Was sind Besprechungsnotizen?

Besprechungsnotizen sind Dokumentationen von Geschäftstreffen für den persönlichen Gebrauch. Mitarbeiter können während einer Besprechung Notizen machen, um wichtige Informationen hervorzuheben, oder die Verantwortlichkeiten dokumentieren, die ihnen ein Vorgesetzter während einer Besprechung zuweist. In der Regel können Fachleute wählen, ob sie während eines Arbeitstreffens Notizen machen möchten. Da diese Dokumentation für den persönlichen Gebrauch bestimmt ist, können Fachleute in der Regel bei Bedarf eigene Abkürzungen und Codes verwenden.

Manchmal werden Notizen von einer Besprechung Teil des offiziellen Protokolls. Sie können für Mitarbeiter nützlich sein, die nicht an einer Besprechung teilnehmen können, für Manager, die detaillierte Notizen machen müssen, und um umsetzbare Schritte für zukünftige Projekte und Besprechungen zu unternehmen. Wenn ein Manager beabsichtigt, Besprechungsnotizen für einen Mitarbeiter bereitzustellen, der nicht teilnehmen konnte, bittet er oft einen anderen Fachmann, Besprechungsnotizen für diesen speziellen Zweck zu erstellen.

Was sind Sitzungsprotokolle?

Besprechungsprotokolle sind die offiziellen Geschäftsaufzeichnungen von Mitarbeiterversammlungen. Das Führen eines Besprechungsprotokolls ist eine Aufgabe, die ein Manager einem an der Besprechung teilnehmenden Teammitglied zuweist. Das Protokoll enthält Höhepunkte der Besprechung, Feedback und Einzelheiten zu den Gesprächen der Mitarbeiter während der Besprechung. Diese Dokumentation enthält detaillierte Informationen zur Besprechung und ist eine wertvolle Referenz für Mitarbeiter und Führungskräfte.

Da es sich bei Besprechungsprotokollen um formelle Aufzeichnungen über Geschäftspraktiken handelt, erwarten Unternehmen in der Regel, dass der Mitarbeiter sie ausfüllt. Dazu könnte eine Unternehmensvorlage gehören, damit Fachleute Besprechungsprotokolle effizient und organisiert verfassen können.

Inwiefern ähneln sich Besprechungsprotokolle und Notizen?

Sowohl Besprechungsprotokolle als auch Notizen dokumentieren die Diskussion, die in einer bestimmten Bürobesprechung stattfindet. Obwohl Fachleute sie aus unterschiedlichen Gründen erstellen, ermöglichen beide Arten der Dokumentation den Fachleuten, sich an den Zweck der Besprechung zu erinnern, was besonders hilfreich sein kann, wenn einige Fachleute nicht an der Besprechung teilnehmen können. Besprechungsprotokolle und Notizen helfen Fachleuten auch dabei, alle während der Besprechungen getroffenen Entscheidungen aufzuzeichnen. Zusätzlich zu diesen Merkmalen enthalten Besprechungsprotokolle und Notizen in der Regel die folgenden Informationen:

• Datum des Treffens

• Name des Rekorders

• Hauptzweck des Treffens

• Einzelheiten zu allen auf der Sitzung getroffenen Entscheidungen

Besprechungsnotizen und Protokolle

Obwohl Besprechungsnotizen und -protokolle die Ereignisse einer professionellen Besprechung aufzeichnen, weisen diese Arten der Dokumentation einige wesentliche Unterschiede auf:

Handhaben

Obwohl Profis während Besprechungen sowohl Notizen als auch Besprechungsprotokolle erstellen, ist der Prozess für deren Erstellung unterschiedlich. Wenn beispielsweise ein Besprechungsprotokoll verfasst wird, weist der Besprechungsleiter die Aufgabe einer bestimmten Person zu, um eine formelle Dokumentation der Diskussion sicherzustellen. Das Verfassen von Besprechungsnotizen wird nur selten von Managern beauftragt, da Fachleute die Initiative ergreifen und diese selbst verfassen.

Darüber hinaus dokumentiert ein Fachmann beim Verfassen von Besprechungsnotizen möglicherweise nur bestimmte Aspekte der Besprechung, z. B. Projektfristen oder bestimmte Aufgaben, die erledigt werden müssen. Besprechungsprotokolle sind in der Regel detailliertere Dokumente und enthalten Informationen über die gesamte Präsentation und Diskussion. Obwohl Fachleute in der Regel Besprechungsprotokolle verfassen, können sie auch ihre eigenen persönlichen Notizen über die Besprechung schreiben oder schreiben.

Format

Da Besprechungsnotizen keine offiziellen Dokumente sind, müssen sie nicht in einem bestimmten Format vorliegen. Stattdessen können Profis ihre Notizen mit den Abkürzungen und der Organisation anpassen, die für sie am besten geeignet sind. Sitzungsprotokolle sind offizielle Dokumente und haben daher normalerweise das folgende allgemeine Format:

• Datum und Uhrzeit des Treffens

• Liste der Teilnehmer

• Namen nicht anwesender Personen

• Namen aller eingeladenen Redner

• Fortschritts- und Arbeitsberichte

• Besprechungsaktionen

• Notizen für das nächste Treffen

Obwohl Besprechungsnotizen diese Informationen enthalten können, können Fachleute beliebige Informationen weglassen, da die Notizen für den persönlichen Gebrauch bestimmt sind. Wenn ein Fachmann Notizen für einen abwesenden Kollegen macht, wählt er möglicherweise ein traditionelleres Format für Besprechungsprotokolle, um eine gründliche Dokumentation sicherzustellen.

Ziel

Der Zweck des Sitzungsprotokolls besteht darin, den Ablauf der Sitzung formell festzuhalten. Der Zweck von Besprechungsnotizen besteht darin, Einzelpersonen dabei zu helfen, sich an wichtige Details der Diskussion zu erinnern. Da diese beiden Arten der Dokumentation unterschiedlich verwendet werden, verwenden Fachleute nach ihrer Erstellung auch unterschiedliche Protokolle.

Besprechungsnotizen sind für den persönlichen Gebrauch bestimmt, sodass jeder Mitarbeiter entscheiden kann, ob er seine personalisierten Notizen mit seinen Kollegen teilen möchte, da sie möglicherweise nicht für jeden Mitarbeiter im Unternehmen nützlich sind. Nach der Erstellung des Sitzungsprotokolls archivieren Spezialisten das Dokument und übergeben es den Mitarbeitern des Unternehmens. Obwohl sie das Dokument nur mit Kollegen teilen können, deren Arbeit im Zusammenhang mit der Besprechung steht, haben die meisten Personen im Unternehmen Zugriff auf das Dokument.

So verbessern Sie Ihre Notizenfähigkeiten

Unabhängig davon, ob Sie Notizen oder Besprechungsprotokolle schreiben, ist es wichtig, dass Sie über die Fähigkeit verfügen, Notizen zu machen. Dies kann Ihnen dabei helfen, nützliche Notizen effektiv zu verfassen, was sowohl Ihnen als auch Ihrem Team zugute kommen kann. Hier sind einige Tipps, die Sie beim Schreiben von Notizen beachten sollten:

1. Wählen Sie einen Notiztyp aus

Entscheiden Sie vor Beginn der Besprechung, ob Sie Notizen oder Protokolle schreiben. Der einfachste Weg, dies herauszufinden, besteht darin, mit Ihrem Vorgesetzten zu sprechen. Sofern Sie nicht ausdrücklich gebeten wurden, Besprechungsprotokolle auszufüllen, müssen Sie diese wahrscheinlich nicht schreiben und können stattdessen Besprechungsnotizen erstellen. Es ist hilfreich, Ihren Vorgesetzten vor dem Meeting nach dieser Verantwortung zu fragen, um sicherzustellen, dass Sie verstehen, was er von Ihnen erwartet.

2. Berücksichtigen Sie das Format

Nachdem Sie festgelegt haben, welche Art von Dokumentation Sie für das Meeting erstellen möchten, überlegen Sie, in welchem ​​Format Sie schreiben. Wenn Sie Besprechungsnotizen machen, können Sie das Format an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dies kann bedeuten, dass Sie Ihre Notizen chronologisch ordnen oder die Schriftgröße und den Schriftstil ändern, je nachdem, wie wichtig das, was Sie geschrieben haben, ist.

Wenn Sie Besprechungsprotokolle verfassen, fragen Sie Ihren Vorgesetzten, ob er über eine Vorlage verfügt, der Sie folgen können. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Ihr Besprechungsprotokoll dem Format und Stil des Fachmanns entspricht, der das Protokoll der letzten Gruppendiskussion an Ihrem Arbeitsplatz verfasst hat. Eine Vorlage kann Ihnen auch dabei helfen, sich alle wichtigen Informationen zu merken, die Sie in das Besprechungsprotokoll aufnehmen müssen.

3. Bieten Sie Ihre Dienste an

Um Ihre Notizenfähigkeiten zu verbessern, melden Sie sich so oft wie möglich ehrenamtlich an. Auch wenn Sie nicht für jede Besprechung ein Protokoll schreiben müssen, können Sie Ihrem Vorgesetzten mitteilen, dass Sie in der Lage sind, diese wichtige Aufgabe zu erledigen. So zeigen Sie Ihren Wunsch, bei der Arbeit mehr Verantwortung zu übernehmen und sammeln wertvolle Erfahrungen im Notizenmachen.

4. Teilen Sie Ihre Arbeit

Teilen Sie Ihre Notizen mit anderen Kollegen, damit diese sich an wichtige Besprechungsdetails erinnern können. Es ist oft nützlich, Notizen zu vergleichen, falls Sie oder einer Ihrer Kollegen Informationen übersehen haben. Das Teilen und Vergleichen Ihrer Notizen kann Ihnen auch dabei helfen, einen effizienteren und effektiveren Notizenstil zu entwickeln, da Sie von den Ratschlägen Ihres Kollegen lernen und neue Techniken zum Notizenmachen ausprobieren können, z. B. verschiedene Formen der Stenographie oder Organisation.