Was ist das und wie schreibt man es (mit Beispiel) • BUOM

22. April 2021

Ein wichtiger Teil der Führung eines erfolgreichen Teams besteht darin, sicherzustellen, dass jedes Teammitglied seine beste Leistung erbringt. Mitarbeiter, die regelmäßig der Arbeit fernbleiben oder zu spät erscheinen, erfüllen oft nicht ihre beruflichen Erwartungen und andere Teammitglieder müssen zusätzliche Verantwortung übernehmen. Ihre Aufgabe als Führungskraft besteht darin, das Problem schlechter Anwesenheit direkt und effektiv anzugehen, um das Problem zu lösen und negative Folgen für Ihr Team zu vermeiden. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Anwesenheitseintrag ist und wie man ihn schreibt, und geben ein Beispiel für einen schlechten Anwesenheitseintrag.

Was ist eine Anwesenheitsliste?

Der Abzug der Anwesenheitspflicht ist eine Disziplinarmaßnahme, die gegen Mitarbeiter angewendet wird, die systematisch zu spät zur Arbeit kommen oder abwesend sind. Es dokumentiert die Schritte, die zur Lösung von Anwesenheitsproblemen unternommen werden, und die nächsten Disziplinarmaßnahmen, wenn der Mitarbeiter das Problem nicht löst. Typischerweise folgt der Anwesenheitsbericht auf andere Maßnahmen im Zusammenhang mit der Anwesenheit des Mitarbeiters, beispielsweise ein Treffen mit dem Vorgesetzten oder der Personalabteilung. Die Aufzeichnung dient der Eskalation disziplinarischer Maßnahmen.

Es ist wichtig, einen Anwesenheitsbericht zu erstellen, damit Sie Ihre Erwartungen an die Mitarbeiter klar kommunizieren können. Es bietet außerdem eine formelle Dokumentation des Problems und zeigt, was das Unternehmen zur Lösung des Problems unternommen hat und dass der Mitarbeiter sich der Unternehmensrichtlinien und möglichen Konsequenzen bewusst ist.

So erstellen Sie einen Anwesenheitsbericht

Hier sind die Schritte, um einen Mitarbeiter zum Erscheinen zu verpflichten:

1. Daten sammeln

Ihre Akte muss die Anwesenheitsliste des Mitarbeiters enthalten. Darin sollten alle Daten enthalten sein, an denen der Mitarbeiter zu spät kam, abwesend war oder vorzeitig abgereist ist. Wenn ein Mitarbeiter mehr Urlaub genommen hat, als in seinem Leistungspaket vorgesehen ist, geben Sie dies in der Beschreibung an. Diese Informationen können Sie in der Regel beim Personalleiter Ihres Unternehmens anfordern.

Sie können die Anwesenheitsrichtlinie des Unternehmens auch nachbilden, indem Sie sie Ihrem Bericht hinzufügen. Dies kann ein klares Bild davon liefern, inwieweit das Verhalten des Mitarbeiters einen direkten Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien darstellt.

2. Besprechen Sie frühere Maßnahmen

Fügen Sie Ihrem Bericht einen Abschnitt hinzu, der frühere Schritte beschreibt, die das Unternehmen unternommen hat, um Anwesenheitsprobleme zu beheben. Dies zeigt, dass das Problem weiterhin besteht und dass Sie die Situation vor diesem Fall gelöst haben. Wenn Sie frühere Aktionen detailliert beschreiben, sollten Sie Folgendes hinzufügen:

• Aktionsdatum

• Beteiligten

• Art der Aktion, z. B. E-Mail, Besprechung oder Telefonanruf.

• Kurzer Inhalt der Aktion

3. Erklären Sie die Auswirkungen

Wenn Mitarbeiter ihre Arbeit verpassen, wird ihre Produktivität beeinträchtigt, was die Produktivität ihrer Abteilung und des gesamten Unternehmens beeinträchtigen kann. Wenn sie im Team arbeiten, können übermäßige Verspätungen und Fehlzeiten dazu führen, dass ihre Kollegen zusätzliche Arbeit haben. Erklären Sie, wie sich die Anwesenheitsprobleme des Mitarbeiters auf seine Leistung ausgewirkt haben, und nennen Sie dabei konkrete Projekte oder Aufgaben. Sie können angeben, ob ein Mitarbeiter Besprechungen verpasst hat, mit der Arbeit in Rückstand geraten ist oder Projekte nicht rechtzeitig geliefert hat.

4. Skizzieren Sie die nächsten Schritte

In dem Schreiben sollte angegeben werden, welche Maßnahmen der Mitarbeiter ergreifen muss, um die Situation zu korrigieren. Geben Sie einen Termin an, um den Fortschritt des Mitarbeiters zu überprüfen. Sie sollten auch darlegen, welche Maßnahmen das Unternehmen ergreifen wird, wenn der Mitarbeiter die Anwesenheitsregeln nicht einhält. Dazu kann eine Kürzung des Lohns für versäumte Stunden oder eine Kündigung gehören.

5. Bitten Sie um Feedback

Sie können den Personalleiter und die Rechtsabteilung Ihres Unternehmens bitten, Ihren Text zu überprüfen, um sicherzustellen, dass er alle erforderlichen Bestandteile enthält. Sie können überprüfen, ob die Sprache angemessen und die Aufzeichnung korrekt ist.

6. Liefern Sie die Aufnahme

Vereinbaren Sie ein Treffen mit dem Mitarbeiter, um die Aufzeichnung zu übermitteln und mit ihm oder ihr zu besprechen. Dies kann für den Mitarbeiter ein schwieriges Gespräch sein. Seien Sie also geduldig und verständnisvoll. Identifizieren Sie die Elemente im Eintrag, während sie geschrieben werden. Verwenden Sie eine klare, direkte Sprache und vermeiden Sie das Hinzufügen von Emotionen oder Meinungen, da Sie professionell bleiben möchten. Lassen Sie den Mitarbeiter die Notiz unterschreiben und datieren, um zu beweisen, dass er sie erhalten hat und deren Inhalt verstanden hat.

7. Bewerben

Als amtliche Aufzeichnung des Vorfalls müssen Sie in der ständigen Personalakte des Arbeitnehmers eine Anwesenheitsliste mit Ihrer Unterschrift und der des Arbeitnehmers führen.

Beispiel einer Anwesenheitsliste

Hier ist ein Beispielbericht über eine schlechte Anwesenheit, den Sie als Leitfaden für die Erstellung Ihres eigenen Berichts verwenden können:

Schriftliche Verwarnung zur Anwesenheit

An: Frank Hollis

Von: Gary Marshall, CEO

Datum: 15. April 2009

Dies ist eine offizielle Warnung, dass Sie gegen die Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter von Grove Industries verstoßen haben. In der Richtlinie heißt es:

Von allen Mitarbeitern wird erwartet, dass sie zum geplanten Zeitpunkt ihrer Schicht eintreffen. Den Mitarbeitern stehen zwei persönliche Urlaubstage pro Jahr zur Verfügung.

Seit dem 1. Januar sind Sie an den folgenden Terminen zu spät zur Arbeit gekommen oder haben die Arbeit versäumt, was die Anzahl der angemessenen Verspätungen und zulässigen persönlichen Abwesenheiten übersteigt:

• 4. Januar – 10 Minuten zu spät

• 10. Januar – abwesend

• 31. Januar – 20 Minuten zu spät

• 7. Februar – 15 Minuten zu spät

• 11. Februar – abwesend

• 9. März – 10 Minuten zu spät

• 11. März – 15 Minuten zu spät

• 28. März – 15 Minuten zu spät

• 31. März – abwesend

• 1. April – 10 Minuten zu spät

Wir haben dieses Thema bereits zweimal besprochen. Am 12. Februar erhielten Sie zum ersten Mal eine E-Mail, in der wir unsere Anwesenheitsrichtlinien darlegten und noch einmal betonten, wie wichtig es ist, pünktlich zur Arbeit zu sein. Darüber hinaus hatten wir am 12. März ein Treffen, um Anwesenheitsfragen zu besprechen. Am 12. März erhielten Sie eine mündliche Warnung, dass bei einem erneuten Auftreten des Problems konsequente Maßnahmen ergriffen würden.

Leider konnten wir seit dem 12. Februar keine Verbesserung Ihrer Besucherzahlen feststellen. Sie haben für Johnson zwei wichtige Besprechungen verpasst und Ihre Kollegen mussten Sie über die Änderungen informieren. Dies beeinträchtigt die Produktivität des gesamten Teams und stellt eine übermäßige Belastung für diejenigen dar, die unsere Anwesenheitsrichtlinien einhalten.

Wir stellen Sie für die nächsten 30 Tage auf Bewährung. Während dieser Zeit sind Sie verpflichtet, an jeder geplanten Schicht teilzunehmen und pünktlich zur Arbeit zu erscheinen. Nach 30 Tagen werden wir die Situation überprüfen. Wenn Sie diese Anforderungen nicht erfüllen, sind wir gezwungen, Ihr Arbeitsverhältnis bei Grove Industries zu beenden.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit für dieses Problem.

Mit freundlichen Grüßen,

Gary Marshall

Ich habe den Inhalt dieser Mitteilung erhalten und verstanden.

Mitarbeitername

Angestelltenunterschrift

Datum