Was ist das und wie nutzt man es für das Projektmanagement? • BUOM

18. November 2021

Die Trennung von Projektaufgaben kann dazu beitragen, dass die beteiligten Personen ihre Verantwortlichkeiten genau kennen und effizienter arbeiten können. Um sicherzustellen, dass das Team das Projekt abschließt, ist es wichtig, den Überblick über die Rollen aller zu behalten und darüber, wem welche Aufgabe zugewiesen ist. Mit der RASCI-Matrix haben Projektmitarbeiter eine klare und effektive Möglichkeit, den Überblick über alle Projektaufgaben und Verantwortlichkeiten zu behalten, damit sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren können. In diesem Artikel schauen wir uns an, was RASCI ist und einige seiner Vorteile, wie es sich von RACI unterscheidet und wie Sie es für Ihre Geschäftsprojekte verwenden können.

Was ist RASKI?

Die RASCI-Matrix, auch bekannt als RASCI-Verantwortungsmatrix, ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem Unternehmen sehen können, welche unterschiedlichen Rollen oder Aufgaben Menschen oder Organisationen während eines Projekts, einer Aufgabe oder eines Prozesses haben. Unternehmen können mithilfe einer Matrix Verwirrung darüber vermeiden, welcher Mitarbeiter welche Aufgabe ausführt, und sicherstellen, dass sie jeder Aufgabe bei Bedarf eine bestimmte Person zuweisen. RASCI steht für Responsible, Accountable, Supportive, Consulted and Informed. Die fünf Kategorien, die RASCI verwendet, helfen dabei, die unterschiedlichen Rollen jeder Person in einem Projekt zu beschreiben. Fünf Kategorien und ihre Bedeutung:

• Verantwortlicher: Dies ist die Person, die für die Erledigung der zugewiesenen Aufgabe verantwortlich ist.

• Verantwortlich: Diese Person ist für die Prüfung und Freigabe der Ergebnisse der abgeschlossenen Aufgabe verantwortlich.

• Unterstützung: Diese Person unterstützt die verantwortliche Person, indem sie Input und Unterstützung bei der Erledigung der Arbeit gibt.

• Beratung: Projektkollegen können diese Person je nach Bedarf um Feedback und andere nützliche Informationen bitten.

• Informiert: Jeder hält diese Person über den Fortschritt und die Entwicklung des Projekts und alles, was mit dem Projekt zusammenhängt, auf dem Laufenden.

Es ist wichtig zu bedenken, dass eine Person mehr als ein Teil der RASCI-Matrix sein kann, wenn sie verschiedene Aufgaben innerhalb desselben Projekts ausführt. Beispielsweise könnte eine Person für dasselbe Projekt ein R in E-Mail-Produktion und ein A in Networking erhalten. Ebenso ist es bei größeren Projekten mit einer großen Anzahl von Aufgaben oder bei besonders arbeitsintensiven Aufgaben üblich, derselben Aufgabe mehr als eine Person aus demselben Zweig der RASCI-Matrix zuzuweisen. Beispielsweise können zwei Ss einen R unterstützen, abhängig von der Aufgabe, die sie erledigen müssen.

Was ist der Unterschied zwischen RASCI und RACI?

RASCI und RACI sind sehr ähnliche Tools, die im Projektmanagement verwendet werden. Der Unterschied besteht jedoch in der Hinzufügung des Buchstabens S für RASCI. S, unterstützende Rolle, führt Recherchen durch, findet benötigte Informationen oder unterstützt bei Bedarf oder Wunsch bei verschiedenen anderen Teilen des Projekts. Viele Unternehmen verwenden RACI austauschbar mit RASCI, verfügen jedoch über eine Supportperson oder ein Supportteam, das bei Projekten helfen kann.

Manchmal ist die Person, die die Nebenrolle spielt, auch für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich, sodass R und S in RASCI möglicherweise dieselbe Person sind. In anderen Fällen hat diese Person nur eine unterstützende Aufgabe und kann stattdessen Person R helfen.

Was sind die Vorteile von RASCI?

Der Einsatz von RASCI kann einem Geschäftsprojekt helfen, indem es einen reibungsloseren Arbeitsablauf und eine viel klarere Arbeitsteilung ermöglicht. Hier sind einige der vielen Vorteile der Verwendung von RASCI:

• Entscheidungsprozesse können schneller ablaufen

• Ermöglicht dem Team, mehr Arbeit effizienter zu erledigen

• Kann dem Team helfen, Verwirrung über die Verantwortlichkeiten aller zu vermeiden

• Jedes Teammitglied kennt seine Aufgaben

• Teammitglieder wissen, was alle anderen tun

• Es ist einfacher, die Arbeit zu verwalten, die alle erledigen

• Es kann eine klare Aufteilung der Projektaufgaben geben

• Informieren Sie alle Projektverantwortlichen

• Teammitglieder können Konflikte oder unrealistische Erwartungen vermeiden

• Hilft, die Arbeit gleichmäßig auf die Teammitglieder zu verteilen

• Verhindert, dass mehrere Personen dieselbe Aufgabe ausführen

• Hilft dabei, die Kommunikationswege für das Team offen zu halten

• Ermöglicht Ihnen, alle notwendigen Personaländerungen vorzunehmen

So verwenden Sie RASKI

Die Verwendung der RASCI-Matrix erfordert mehrere Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen kann. Diese Stufen:

1. Finden Sie heraus, welche Mitarbeiter für das Projekt verantwortlich sind (Ihre R’s), und wer für die Ergebnisse verantwortlich sein wird (Ihre A’s).

2. Erstellen Sie eine Tabelle, die alle mit dem Projekt verbundenen Aufgaben enthält.

3. Weisen Sie Ihren Rs und As Projektaufgaben zu und bestätigen Sie mit ihnen, dass sie ihre Aufgaben im Voraus kennen.

4. Verteilen Sie Aufgaben zwischen Ihrem S, C und I – Ihrer Unterstützung, Ihrem Rat und Ihrer Information.

5. Überprüfen Sie die ausgefüllte RASCI-Matrix mit allen Teammitgliedern und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.

6. Stellen Sie sicher, dass RASCI für alle Mitglieder des Projektteams zugänglich bleibt. Dazu können Sie ein freigegebenes Dokument oder einen freigegebenen Datenträger verwenden.

7. Sehen Sie sich während eines Projekts das RASCI-Dokument an, um sicherzustellen, dass Ihr Team die richtigen Schritte befolgt und seine Aufgaben erledigt.

Tipps zur Verwendung von RASCI

Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Verwendung der RASCI-Matrix verwenden können:

• Weisen Sie die Rollen entsprechend Ihren Fähigkeiten zu. Erwägen Sie, Rollen an Teammitglieder zu vergeben, die über die Fähigkeiten verfügen, darin gute Leistungen zu erbringen. Beispielsweise könnten Sie jemandem mit hohen Standards und Führungsqualitäten eine Berichtsrolle zuweisen.

• Weisen Sie Aufgaben nur dann zu, wenn es nötig ist. Möglicherweise benötigen Sie nicht für jede Aufgabe innerhalb eines Projekts einen S-, C- oder I-Mitarbeiter. Erwägen Sie, kleine Aufgaben an ein anderes Teammitglied zu delegieren, das seine Zeit gut einteilt.

• Besprechen Sie zunächst die Verteilung der R- und A-Rollen. Manche Menschen gedeihen in Rollen mit erheblicher Verantwortung, während andere es vielleicht vorziehen, diese Rollen nicht auszuüben. Es ist wichtig, dass Sie zunächst mit Ihrem Team sprechen, um herauszufinden, wer auf welchen Positionen erfolgreich sein könnte.

• Erwägen Sie bei Bedarf eine Aufgabentrennung. Manchmal kann es zu viel Arbeit für eine einzelne Person sein, weshalb Sie vielleicht darüber nachdenken sollten, einige ihrer Aufgaben aufzuteilen, um sicherzustellen, dass das Team sein Ziel weiterhin erreicht.