Was ist das und wie macht man es? • BUOM

17. Juni 2021

Die Budgetierung ist einer der wichtigsten Aspekte der Führung eines Unternehmens, da es wichtig ist, Änderungen in der Planung und den Ausgaben im Auge zu behalten. Wenn Sie an einem Auftrag arbeiten, für den ein geplantes Budget verwendet wird, sollten Sie die Durchführung einer Kostenabweichungsanalyse in Betracht ziehen, wenn Sie Abweichungen feststellen. Sie können die Ursache günstiger und ungünstiger Budgetunterschiede herausfinden, indem Sie eine Kostenabweichungsanalyse durchführen. In diesem Artikel definieren wir die Kostenvarianzanalyse, erklären, wie sie durchgeführt wird, und geben ein Beispiel für eine Kostenvarianzanalyse.

Was ist eine Kostenabweichungsanalyse?

Die Kostenabweichungsanalyse ist ein Buchhaltungstool, das Unregelmäßigkeiten in der Budgetierung untersucht. Dabei geht es darum, die Differenz zwischen den zugewiesenen Mitteln und den tatsächlich ausgegebenen Mitteln zu ermitteln und anschließend den Grund für die Differenz zu untersuchen und zu melden. Die Kostenabweichungsanalyse kann von vielen Variablen beeinflusst werden, beispielsweise den Materialkosten oder der Anzahl der verkauften Produkte. Die einfachste Darstellung der Kostenabweichung ist die Differenz zwischen budgetierten und tatsächlichen Kostenbeträgen. Durch die Berechnung der Gesamtkostenabweichung können Sie feststellen, ob es sich bei der Differenz um ein einmaliges Ereignis handelte oder ob es sich um ein Anzeichen für ein größeres Problem handelte.

Budgetierungsprobleme können in vielen Branchen auftreten, daher ist eine Kostenabweichungsanalyse für viele Arten von Arbeiten nützlich, darunter:

• Kassiererin in einem Lebensmittelgeschäft

• Buchhalter bei einem Handelsunternehmen

• Catering für Großveranstaltungen

• Koordinator der jährlichen Branchenkonferenz

• Mitfahrgelegenheitsfahrer

• Inhaber einer unabhängigen Buchhandlung

Die Kostenabweichung kann durch mehrere Faktoren beeinflusst werden. Daher können Sie mehrere zusätzliche Formeln verwenden, bevor Sie die Gesamtkostenabweichung ermitteln können. Für Ihre Analyse ist es wichtig, über detaillierte Spesenabrechnungen zu verfügen, da tatsächliche und budgetierte Kosten viel einfacher zu finden sind, wenn Sie einzelne Ausgabenposten trennen können.

So führen Sie eine Kostenabweichungsanalyse durch

Bei der Kostenabweichungsanalyse wird Ihr Budget genau unter die Lupe genommen, um festzustellen, welche Faktoren möglicherweise zu einem Defizit oder Überschuss geführt haben. So geht’s:

1. Bestimmen Sie die einfache Kostenvarianz

Ermitteln Sie zunächst die einfache Kostenabweichung, indem Sie das geplante Budget vom tatsächlich ausgegebenen Betrag abziehen. Die Varianz stellt die Gesamtkostenvarianz dar, die eine oder mehrere möglicherweise vorhandene ungünstige Varianzen umfasst. Zu den üblichen Kostenfaktoren gehören Material, Arbeit und Umsatz.

2. Finden Sie die Ursache der Differenz, indem Sie die Kosten vergleichen

Vergleichen Sie die Hauptausgaben in Ihrem Budget mit Ihren tatsächlichen Ausgaben, um die Ursache der Differenz herauszufinden. Das bedeutet, dass es für jeden Artikel einen Standardpreis und einen tatsächlichen Preis gibt. Es gibt mehrere Faktoren, die diesen Unterschied verursachen können. Daher ist es wichtig, alle wichtigen Ausgaben zu analysieren.

Ermitteln Sie dann die Varianz der Gesamtkosten einzelner Ausgabenposten, indem Sie deren Komponentenvariablen differenzieren. Die Standard- und Ist-Versionen jedes Kostenelements sind das Produkt zweier Variablen, und ihre Differenz entspricht der Gesamtkostenvarianz. So würde die Formel aussehen, wenn A und B als Variablen verwendet würden:

Gesamtkostenabweichung = (Standard A x Standard B) – (tatsächlicher A x tatsächlicher B)

Normalerweise können Sie diese Variablen als Standardbetrag und -satz für jeden Ausgabenposten identifizieren. Sie können beispielsweise den Gesamtumsatz berechnen, indem Sie die Anzahl der verkauften Artikel mit dem Preis jedes Artikels multiplizieren. Formeln für die mit jeder Variablen verbundenen Varianzen:

Abweichung 1 = (Standard A – tatsächliches A) x Standard B

Abweichung 2 = (Standard B – tatsächliches B) x tatsächliches A

Die Summe dieser beiden Abweichungen ergibt die Gesamtabweichung für die Kosten der einzelnen Haushaltsausgaben.

3. Berechnen Sie die Materialkostenabweichung

Unterschiede in der geplanten Menge oder im Standardpreis von dem, was Sie tatsächlich in der Produktion verwendet haben, können sich auf die erwarteten Materialkosten auswirken. Hier ist die Formel für die Materialkostenabweichung:

Materialkostenabweichung = (Standardmenge x Standardpreis) – (tatsächliche Menge – tatsächliche Kosten)

Die folgenden Formeln stellen zwei mögliche Abweichungen dar:

Materialeinsatzabweichung = (Standardmenge – tatsächliche Menge) x Standardpreis

Materialpreisabweichung = (Standardpreis – tatsächlicher Preis) x tatsächliche Menge

4. Berechnen Sie die Arbeitskostenvarianz

Wenn Sie eine Diskrepanz zwischen der budgetierten Höhe der Arbeitskosten und dem tatsächlichen Betrag, den Sie für Löhne ausgegeben haben, feststellen, liegt die Ursache möglicherweise in einer anderen Anzahl geleisteter Arbeitsstunden oder einem anderen Stundenlohn als dem, was in Ihrem Unternehmen budgetiert wurde. Sie können die gesamte Arbeitskostenabweichung mit dieser Formel berechnen:

Abweichung der Arbeitskosten = (Standardstunden x Standardsatz) – (tatsächliche Stunden x tatsächlicher Satz)

Dabei können zwei Arten von Abweichungen auftreten:

Abweichung der Arbeitsproduktivität = (Standardstunden – tatsächliche Stunden) x Standardsatz

Abweichung des Lohnsatzes = (Standardsatz – tatsächlicher Satz) x tatsächliche Stunden

5. Berechnen Sie die Umsatzabweichung

Die Umsatzabweichung ist die Differenz zwischen den tatsächlichen und geplanten Umsätzen Ihres Unternehmens, die durch Volumen oder Preis beeinflusst werden kann. Mit dieser Formel können Sie die Umsatzabweichung ermitteln:

Umsatzabweichung = (geplante verkaufte Warenmenge x geplanter Preis) – (tatsächliche verkaufte Warenmenge x tatsächlicher Preis)

Mögliche Abweichungen können eine oder beide der folgenden sein:

Abweichung vom Verkaufsvolumen = (verkaufte Standardmenge – tatsächlich verkaufte Menge) x Standardpreis

Verkaufspreisabweichung = (Standardpreis – tatsächlicher Preis) x tatsächlich verkaufte Menge

6. Überprüfen Sie Kostenabweichungen und berichten Sie über die Ergebnisse

Sobald Sie Abweichungen bei wichtigen Elementen Ihres Budgets festgestellt haben, stellen Sie sicher, dass sich diese zur Gesamtkostenabweichung addieren. Wenn nicht, müssen Sie Ihr Budget möglicherweise noch einmal überprüfen, um festzustellen, ob es andere Ausgaben gab, die das Budget von dem tatsächlich ausgegebenen Betrag abheben, z. B. Einkäufe, die sich auf Ihre Gesamtkosten auswirkten.

Sobald Sie sicher sind, dass Ihre Ergebnisse korrekt sind, erstellen Sie einen Bericht, in dem alle festgestellten Kostenabweichungen aufgeführt sind. Untersuchen Sie mögliche Ursachen für Abweichungen und beschreiben Sie, wie und wann diese zwischen der ersten Budgetplanung und der endgültigen Rechnung aufgetreten sein können. Erwägen Sie die Verwendung eines Formats, das leicht zu verstehen und zu teilen ist, beispielsweise eine digitale Diashow oder eine Infografik.

7. Entwickeln Sie einen Plan, um die tatsächlichen Kosten mit den budgetierten Kosten in Einklang zu bringen.

Arbeiten Sie mit dem Management und anderen wichtigen Stakeholdern zusammen, um zu verstehen, wo Verbesserungen vorgenommen werden können, und planen Sie ein Budget, das den tatsächlichen Kosten möglichst nahe kommt. Am besten berücksichtigen Sie den Überschuss im Budget, damit Sie die günstige Abweichung vollständig optimieren können. Bei einer ungünstigen Abweichung können Sie ermitteln, wo Kosten eingespart werden müssen, um einen Engpass zu vermeiden. Sie können die budgetierten Kosten auch vor Ihrer ersten Kostenabweichungsanalyse untersuchen, um festzustellen, ob es sich um Teil eines Musters oder um eine isolierte Abweichung handelte.

Beispiel für eine Kostenvarianzanalyse

Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine Kostenabweichungsanalyse durchgeführt werden kann:

Der Wiederwahlkampf des Staatssenators Sam Carson veranstaltet eine Spendenparty. Sein Kampagnenteam hatte für die Veranstaltung ein Budget von 6.000 US-Dollar veranschlagt, aber es gab 964 US-Dollar zu viel aus und führt daher eine Kostenabweichungsanalyse durch.

Das Team bemerkte zunächst, dass es mit einer Teilnahme von 100 Personen gerechnet hatte, aber tatsächlich kamen 150 Personen und zahlten 15 US-Dollar für den Eintritt. Das Team berechnet die Umsatzabweichung wie folgt:

(150 x 15 $) – (100 x 15 $) = 750 $

Ursprünglich ging man davon aus, dass der Gesamteintrittspreis 1.500 US-Dollar betragen würde, in Wirklichkeit waren es jedoch 2.250 US-Dollar. **Die Differenz ist eine positive Varianz von 750 $, was bedeutet, dass sie mehr Geld haben, um das Budget von 7.500 $ auszugleichen. Allerdings stellen sie auch fest, dass die Lebensmittel- und Arbeitskosten deutlich höher sind als geplant:

*Standardtatsächliche*Lebensmittelkosten *500864Einrichtungskosten 5.0005.000Arbeitskosten 2.0002.640*Das Kampagnenteam stellte fest, dass es aufgrund der zusätzlichen Personen mehr Lebensmittel benötigte. Anstatt 20 Einheiten zu je 25 US-Dollar zu bestellen, belaufen sich die Gesamtkosten der Produkte auf 32 Einheiten zu je 27 US-Dollar. Sie berechnen Abweichungen bei Verwendung und Preis, um zu sehen, wie jeder Unterschied zur Gesamtabweichung der Lebensmittelkosten beiträgt:

(32 – 20) x 25 $ = 300 $

(27-25 $) x 32 = 64 $.

(32 x 27 $) – (20 x 25 $) = 364 $.

Dann stellen sie fest, dass sie zusätzliches Personal eingestellt haben, um die längere Dauer der Veranstaltung auszugleichen. Das ursprüngliche Budget betrug 20 $/Stunde für 100 Stunden, in Wirklichkeit sind es jedoch 22 $/Stunde für 120 Stunden. Sie berechnen die Differenz zwischen Arbeitsproduktivität und -satz, um die Arbeitskostenvarianz zu ermitteln:

(120-100) x 20 $ = 400 $.

(22 $ – 20 $) x 120 = 240 $.

(120 x 22 $) – (100 x 20 $) = 640 $.

Die Kosten für die Organisation der Veranstaltung sind die gleichen wie vorhergesagt. Ihre Gesamtkostenabweichung ist die Differenz zwischen ihrem ursprünglichen Budget und dem tatsächlich ausgegebenen Betrag:

8.504 $ – 7.500 $ = 1.004 $

Selbst wenn sie die zusätzlichen 750 US-Dollar an Eintrittsgebühren einkalkulieren, liegen sie immer noch mehr als 250 US-Dollar über dem erwarteten Budget. Für die nächste Spendenaktion könnte sich das Kampagnenteam dafür entscheiden, einen günstigeren Caterer zu finden, um mehr Teilnehmer unterzubringen, und im Voraus mehr Leute einstellen, damit die Veranstaltung früher endet, um nicht für zusätzliche Stunden bezahlen zu müssen.