Was ist das Hauptbuch? Definition, Funktionen und Schlüsselelemente • BUOM

30. August 2021

Die Führung eines Hauptbuchs ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensbuchhaltung. Das Hauptbuch, auch Endbuch genannt, ist eine Aufzeichnung der Finanztransaktionen eines Unternehmens. Diese werden entweder als Soll- oder als Habenbetrag angegeben, das sogenannte Double-Entry-System, und durch einen Probesaldo gestützt.

Buchhalter, Unternehmensmanager, Analysten, Investoren und andere Interessengruppen nutzen Hauptbücher, um die finanzielle Leistung eines Unternehmens zu bewerten. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Hauptbuch ist, welche Komponenten und Seitenstruktur es hat und wie relevante Daten auf der Grundlage von Finanzkonten eingegeben werden.

Wichtigste Schlussfolgerungen:

• Das Hauptbuch ist die Grundlage des Systems der doppelten Buchführung.

• Transaktionen im Hauptbuch werden sowohl als Belastungen als auch als Gutschriften erfasst.

• Das Hauptbuch liefert Informationen für die Erstellung anderer Abschlüsse.

• In den Hauptbüchern werden Transaktionen in sieben Kategorien aufgeführt: Gewinn, Verlust, Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Anteile, Einnahmen und Ausgaben.

Zweck des Hauptbuchs

Das Hauptbuch dient als Grundlage für die Finanzbuchhaltung eines Unternehmens Buchhaltungszyklus. Es handelt sich um eine Aufzeichnung aller Konten eines Unternehmens, die mehrere Hundert betragen können, und der darin enthaltenen Transaktionen. Transaktionen, sogenannte „Journalbuchungen“, werden entweder als Belastungen oder Gutschriften gebucht und müssen ihre Gesamtsummen ausgleichen. Um das Budget auszugleichen, muss der gesamte Sollbetrag vom gesamten Habenbetrag abgezogen werden.

Hauptbücher sind Teil des Systems der doppelten Buchführung. Sie folgen der Gleichung: Verbindlichkeiten + Eigenkapital = Vermögenswerte.

Tätigt ein Unternehmen beispielsweise einen Verkauf, erhöhen sich sein Umsatz und sein Kassenbestand um den gleichen Betrag. Wenn er sich Geld leiht, erhöht sich der Saldo aus Bargeld und Verbindlichkeiten gleichermaßen.

Der Buchhalter, in der Regel ein Buchhalter, vergleicht die Soll- und Habenwerte des Unternehmens mit dem Probesaldo. Der Probesaldo listet alle Hauptbuchkonten zusammen mit ihren Salden auf. Dies erleichtert es dem Buchhalter, etwaige Fehler zu erkennen und Korrekturen vorzunehmen. Das Ziel ist ein ausgeglichener Haushalt mit gleichen Guthaben und Lasten.

Von gemeinsamen Hauptbüchern können Unternehmen profitieren:

• Bereitstellung genauer Aufzeichnungen aller Transaktionen

• Einnahmen- und Ausgabenberichte in Echtzeit, um den Überblick über Ihre Ausgaben zu behalten

• Organisieren Sie Ihre Ausgaben und Einnahmen an einem Ort, um die Steuererklärung einfacher zu machen

• Sammeln wichtiger Informationen für die Finanzdokumentation

Mehr lesen: Was ist ein Hauptbuch?

Wie funktioniert das Hauptbuch?

Am Ende eines bestimmten Zeitraums (z. B. eines Monats, eines Quartals oder eines Jahres) trennt der Buchhalter die Transaktionsdaten nach Typ. Diese Daten stammen aus Journalen, die tägliche Transaktionen aufzeichnen. Der Buchhalter schließt diese Konten ab und summiert sie im Hauptbuch.

In manchen Fällen gibt es auf einem Konto zu viele Transaktionen, um sie im Hauptbuch aufzulisten, sodass diese Transaktionen möglicherweise in einem Nebenbuch geführt werden. Diese Konten werden summiert und als Kontrollkonten im Hauptbuch erfasst. Zu den Konten, die zu Kontrollkonten werden können, gehören Debitoren-, Inventar-, Ausrüstungs- und Kreditorenkonten.

Abschließend erstellt der Buchhalter eine Probebilanz und prüft diese auf Fehler. Stimmen Soll- und Habensaldo nicht überein, muss der Buchhalter feststellen, was fehlt oder falsch berechnet wurde. Der Saldo wird angepasst, wenn Fehler entdeckt und Einträge hinzugefügt werden. Der angepasste Probesaldo wird dann zur Erstellung des Jahresabschlusses verwendet.

In Verbindung gebracht: Hauptbuch und Hauptbuch: Was ist der Unterschied?

Hauptbuchkomponenten

Das Hauptbuch besteht aus vier Hauptkomponenten:

1. Journaleintrag: Informationen zu jedem auf dem Konto gebuchten Journaleintrag und das Datum des Eintrags.

2. Beschreibung: Eine kurze Beschreibung der Transaktion.

3. Soll- und Habenspalten. Jeder Journaleintrag wird als Belastung oder Gutschrift gebucht.

4. Kontostand: Für jedes Konto wird der aktuelle Kontostand beibehalten. Am Ende des Berichtszeitraums wird der Endsaldo berechnet.

Hauptbuchkontokategorien

Das Hauptbuch verwendet fünf Arten von Konten oder Kategorien, in die ein Unternehmen seine Transaktionen einordnet. Jede Kategorie kann unterteilt werden HilfsbücherDazu gehören Details wie Barbetrag, Forderungen und Verbindlichkeiten.

1. Vermögenswerte

Vermögenswerte sind Ressourcen, mit denen ein Unternehmen Einnahmen erzielen kann.
Zu den Vermögenskonten können gehören:

• Geldmittel

• Urheberrechte ©

• Ausrüstung

• Inventar

• Investitionen

• Patente

• Eigentum

• Warenzeichen

Unternehmen können Vermögenswerte nach ihrer kurzfristigen oder langfristigen Nutzung klassifizieren. Zu den kurzfristigen Vermögenswerten zählen Barmittel, Forderungen und Rechnungsabgrenzungsposten, da das Unternehmen davon ausgeht, diese Vermögenswerte innerhalb eines Jahres zu nutzen. Zu den langfristigen Vermögenswerten gehören Grundstücke, Gebäude, Computer und Software, da Unternehmen davon ausgehen, dass diese Vermögenswerte viele Jahre lang genutzt werden.

Unternehmen werden auch zwischen materiellen und immateriellen Vermögenswerten unterscheiden. Sachanlagen wie Grundstücke und Ausrüstung haben einen Wert, sofern sie für das Unternehmen erworben wurden. Immaterielle Vermögenswerte wie Lizenzen, Urheberrechte und Patente können nur dann einen Wert haben, wenn sie für das Unternehmen erworben wurden oder vom Unternehmensinhaber erworben wurden.

2. Verantwortung

Verbindlichkeiten sind rechtsverbindliche finanzielle Verpflichtungen, die ein Unternehmen einem anderen Unternehmen oder einer anderen Person schuldet. Unternehmen verstärken ihr Engagement für die Finanzierung des Tagesgeschäfts. Um Verbindlichkeiten zu begleichen, müssen Unternehmen Bargeld zahlen oder Vermögenswerte an ein anderes Unternehmen oder eine andere Person übertragen.

Zu den Passivkonten gehören:

• Bankdarlehen

• Mieten

• Hypothek

• Zahlungsbeleg

• Steuern

3. Gerechtigkeit

Im Hauptbuchkontext ist das Eigenkapital die Differenz zwischen den Gesamtaktiva und den Gesamtverbindlichkeiten. Dies ist der Nettobetrag, der sich ergibt, wenn man den Geldbetrag, den der Geschäftsinhaber in das Unternehmen investiert hat, von seinem Gesamtgewinn abzieht. Wenn ein Unternehmen beispielsweise alle seine Vermögenswerte gegen Bargeld verkauft, um Verbindlichkeiten zu begleichen, stellen alle verbleibenden Barmittel Eigenkapital dar.

Zu den Aktionärskonten gehören:

• Stammaktien

• Eigenkapital

• Gewinnrücklagen

• Eigene Aktien

4. Einkommen

Die Einnahmen stammen aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen des Unternehmens. Dies kann eine Erhöhung seiner Vermögenswerte oder eine Verringerung seiner Verbindlichkeiten bedeuten.

Zu den Einkommenskonten gehören:

• Zinsertrag

• Königtum

• Verkäufe

• Bezahlen Sie für den Service

5. Ausgaben

Ausgaben tragen dazu bei, Einnahmen zu generieren. Zum Beispiel die monatliche Miete für ein Gebäude oder die Kosten für Nebenkosten. Ausgaben beziehen sich auch auf Vermögenswerte. Insbesondere können Aufwendungen auch in Form von Vermögensabschreibungen auftreten, die das Unternehmen über die Zeit berechnet.

Zu den Spesenkonten gehören:

Hauptbucheinträge

Hauptbuchkonten sind veröffentlicht in die Bilanz bzw. Gewinn- und Verlustrechnung übernommen. Bilanzkonten sind dauerhaft und werden von einer Periode auf eine andere übertragen. Diese beinhalten:

Gewinn- und Verlustrechnungen sind vorübergehend und werden am Ende jedes Monats geschlossen. Diese beinhalten:

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Hauptbuch-Seitenformat

Jede Seite des Hauptbuchs sollte separate Spalten für Belastungen und Haben haben. Belastungen befinden sich normalerweise auf der linken Seite und Gutschriften auf der rechten Seite.

• Eine Belastung stellt eine Erhöhung der Vermögenswerte oder Ausgaben eines Unternehmens oder eine Verringerung der Verbindlichkeiten oder des Eigenkapitals dieses Unternehmens dar.

• Kredite bedeuten eine Erhöhung der Verbindlichkeiten oder des Eigenkapitals eines Unternehmens oder eine Verringerung der Vermögenswerte oder Ausgaben dieses Unternehmens.

Damit das Hauptbuch ausgeglichen wird, müssen die in der Soll-Spalte aufgeführten Posten auch in der Haben-Spalte erscheinen.

Buchhalter können Kontotransaktionen am besten verfolgen, indem sie auf jeder Seite des Hauptbuchs auch das Datum, die Beschreibung und den Gesamtsaldo der Transaktionen auflisten. Eine so gestaltete Seite sieht aus wie ein Scheckbuch. Darüber hinaus können Hauptbuchkonten eindeutige Kontoidentifikationsnummern haben, bei denen es sich um dreistellige oder komplexe Codes handeln kann, die Abteilungen und Tochtergesellschaften identifizieren.

Das Format der Hauptbuchseite sieht normalerweise so aus:

Konto: Kontoname Kontonummer ### Datum Erläuterung Ref. Ohne Soll Guthaben Kontostand: Geldkonto Nr. RTO34374355 Datum Erläuterung Ref. Keine Belastung Guthabensaldo 01.03.2019 Anfangssaldo 102.000 $ 03.04.2019 TY1 2.000 $ 104.000 $ 09.03.2021 TY2 500 $ 103.500 $ 03.10.2021 TY3 250 $ 3.000 $ 106.250 $ 14.03.2020 GH1 73/6.0101 $1,0 2021 GH2 7000 Dollar 113.500 Dollar