Was ist das Änderungskontrollverfahren? (Plus 5 Implementierungsschritte) • BUOM

30. März 2022

Change Management ist ein wesentlicher Geschäftsprozess, der Änderungen an Projekten verwaltet, genehmigt und implementiert. Änderungskontrollen stellen sicher, dass Projekte pünktlich geliefert, Fristen eingehalten und Geschäftsziele erreicht werden. Das Verständnis der Rolle von Change-Management-Tools und die Entwicklung eines Systems dafür können einem Unternehmen helfen, effizienter zu arbeiten und weniger Überraschungen zu erleben. In diesem Artikel erklären wir Change-Management-Tools und warum sie im Projektmanagement wichtig sind.

Was ist Änderungskontrolle?

Change Management ist der Prozess, der verwaltet, wie Änderungen von Anfang bis Ende durchgeführt werden. Change Management kann im Laufe eines Projekts erfolgen, wenn Änderungen an einem Produkt oder System vorgenommen werden. Zu den Verfahren gehören die Dokumentation der vorgeschlagenen Änderung, Genehmigungsschritte und die Bewertung der Änderung.

Change-Management-Verfahren bewerten Änderungen und stellen detaillierte Informationen zu ihren Aspekten bereit, um sicherzustellen, dass sie den Geschäftsanforderungen entsprechen. Mehrere Branchen nutzen Verfahren zur Änderungskontrolle, insbesondere bei Projekten, die von Änderungen der Bedingungen, Anforderungen oder Vorschriften betroffen sind.

Einige Branchen, die Verfahren zur Änderungskontrolle implementiert haben, sind:

• DAS

• Software-Entwicklung

• Pharmazeutisch

• Medizinisches Gerät

• Technik/Fertigung

Warum sind Änderungskontrollverfahren wichtig?

Das Änderungsmanagement erfüllt viele Funktionen und stellt eine Dokumentation für historische und zukünftige Änderungen an einem Projekt bereit. Diese Verfahren verringern die Implementierung unnötiger Änderungen und verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Änderungen rückgängig gemacht werden. Change Management setzt Änderungen an einem Projekt kontrolliert um und bewertet deren Risiken und Nutzen. Im Idealfall verursachen Änderungen minimale Unterbrechungen und stellen eine kosteneffiziente Nutzung von Ressourcen dar.

Normalerweise erfordern Änderungskontrollverfahren zwei Dokumente:

• Änderungsprotokoll. Das Änderungsprotokoll bietet eine historische Aufzeichnung vergangener Änderungen sowie eine Aufzeichnung von Anfragen und Entscheidungen.

• Änderungsanforderung: Das Änderungsanforderungsdokument enthält Details zur Änderung und leitet Änderungskontrollverfahren ein.

Schritte zur Implementierung von Änderungskontrollverfahren

Um eine vorgeschlagene Änderung sorgfältig zu analysieren, befolgen Sie diese Schritte, um deren Notwendigkeit und Wirksamkeit zu ermitteln:

1. Planen Sie die vorgeschlagene Änderung

Das Änderungskontrollverfahren beginnt mit einem Vorschlag unter Verwendung der erforderlichen Dokumentation, beispielsweise eines Änderungsantragsformulars. Der ursprüngliche Vorschlag beschreibt die Änderungen im Detail und geht auf Aspekte wie Budget, Zeitplan oder Hindernisse ein. Ideale Möglichkeiten, die Änderung den Mitarbeitern oder dem Management mitzuteilen, werden im Vorschlag ebenfalls detailliert beschrieben. Einzelpersonen oder Gruppen initiieren Vorschläge, und die Teilnehmer geben Feedback und Vorschläge.

Vorschläge bewerten auch die Bedeutung oder den Wert der Änderung für das Unternehmen sowie Schritte zur Bewertung ihres Erfolgs oder zur Identifizierung ihrer Schwächen. Der Plan kann Zieldaten festlegen und festlegen, wer Änderungen genehmigen muss. Dokumentieren Sie sowohl genehmigte als auch nicht genehmigte Änderungen in einem Änderungsprotokoll als historische Referenz.

Beispiel: Sandy arbeitet mit ihren Teammitgliedern unter Verwendung veralteter Software zusammen und glaubt, dass das neue System die Kommunikation verbessern und die Reaktionszeiten verbessern wird. Sandy recherchiert ein neues System und nutzt dann das Änderungsantragsformular, um dem Projektmanager eine Idee vorzuschlagen. Sandys Formular erklärt, welchen Nutzen die Software für das Projekt hat, schätzt die Zeit ein, die zum Erlernen des Systems erforderlich ist, und bietet eine Schätzung der Kosten der Änderung.

2. Bewerten Sie die Änderung und analysieren Sie das Risiko

Der nächste Schritt besteht darin, zu bestimmen, wie sich die vorgeschlagene Änderung auf das Projekt auswirken wird, und Lösungen oder Maßnahmen bereitzustellen, falls etwas schief geht. In der Analysephase werden Kosteneinsparungen oder Geschäftsvorteile bewertet und die erforderlichen Ressourcen detailliert beschrieben. Sofern rechtliche oder regulatorische Gründe für eine Änderung vorliegen, werden diese ebenfalls berücksichtigt. Dieses Verfahren bestimmt den Zeitplan der Änderung und ihre Auswirkungen auf andere Projekte. Auch neue Risiken für das Projekt werden identifiziert und beseitigt.

Änderungsrisiken sind gering, mittel oder hoch und werden entsprechend berücksichtigt. Eine Änderung mit geringem Risiko erfordert in der Regel weniger Dokumentation und wird früher genehmigt, während eine Änderung mit hohem Risiko möglicherweise zusätzliche Schritte zur Genehmigung erfordert, wie z. B. die Benachrichtigung der Geschäftsleitung oder der Stakeholder. In diesem Schritt werden auch Ausstiegsstrategien für risikoreiche Veränderungen oder zur Vorbereitung auf Worst-Case-Szenarien identifiziert.

Beispiel. Sandys vorgeschlagene Änderung der Collaboration-Software stellt ein moderates Risiko dar, da die Mitarbeiter sich zunächst mit dem System vertraut machen müssen, bevor sie es regelmäßig nutzen können. Das neue System wird dem Unternehmen jährliche Abonnementkosten ersparen, obwohl es zunächst finanzielle Auswirkungen auf das Projekt haben wird. Anschließend legen sie einen Zeitplan fest, um zu bewerten, ob das neue System die von Sandy versprochenen Auswirkungen haben wird, und erläutern, wie bei Bedarf zum vorherigen System zurückgekehrt werden kann.

3. Überprüfen Sie die Änderung und treffen Sie eine Entscheidung

Anschließend wird die Änderung überprüft, um sicherzustellen, dass sie den Geschäftszielen entspricht, die Anforderungen an die Ressourcennutzung erfüllt und ihre Priorität festgelegt wird. Die Genehmigungsbehörde prüft Dokumente, Beweisprüfungen oder andere Daten, um festzustellen, ob die Änderung vorangetrieben werden soll.

Nach Abschluss der Überprüfung wird eine Entscheidung getroffen. Die Prüfung genehmigt entweder die Änderung, erstellt zusätzliche Bestimmungen, lehnt die Änderung ab oder verschiebt die Entscheidung auf einen späteren Zeitpunkt. Dann werden die Befehle zugewiesen, um die Implementierungsphase zu beginnen.

Beispiel: Sandys Vorschlag wird zusammen mit zwei weiteren Änderungswünschen geprüft. Da Sandys Änderungsvorschlag im Vergleich zu anderen ein moderates Risiko darstellt, erhält ihre Änderung Priorität. Sandys Vorschlag sah einen attraktiven Zeitrahmen für den Abschluss der Änderung vor und wurde angenommen. Das Implementierungsteam plant nun, das neue System zu evaluieren, um Probleme zu identifizieren.

4. Veränderungen umsetzen und Schulungen anbieten.

In dieser Phase testet die Entwicklung im kleinen Maßstab die Änderungen und dokumentiert die Ergebnisse. Das Implementierungsteam führt die Tests durch und ermöglicht die Durchführung zusätzlicher Änderungen während der Entwicklung. Abhängig von der Höhe des Risikos können Tests von Anfang an umfangreich oder optional sein.

Sobald die Tests abgeschlossen sind und die Genehmigung vorliegt, beginnt der Implementierungsprozess. Dazu kann die Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit neuer Hardware oder Software oder die Einhaltung neuer Standards oder Vorschriften gehören.

Beispiel: Ein zugewiesenes Team testete einen Monat lang ein neues Kollaborationssystem, um die Wirksamkeit der Kommunikation zu überwachen. Sie schulten Kollegen im Umgang mit dem System und berichteten dem Projektleiter. Nach der Dokumentation des Erfolgs legen sie einen Termin fest, an dem das gesamte Team mit der Nutzung des Systems beginnen soll.

5. Schließen Sie die Änderung ab

Das Abschließen einer Änderung bedeutet, festzustellen, ob die Änderung abgeschlossen ist, die Erwartungen erfüllt hat, und den Nachweis ihres Erfolgs zu erbringen. Beim Abschluss wird der Plan im Verhältnis zum gesamten Projekt bewertet. Dokumentierte Erfolgsnachweise können eine gesteigerte Effizienz, geringere Kosten oder das Erreichen eines Geschäftsziels sein. Der Abschluss identifiziert Fehler oder Ineffizienzen und dokumentiert sie zur Anwendung auf zukünftige Änderungsvorschläge. Aktualisieren Sie abschließend das Änderungsprotokoll, um alle Dokumente als Referenz und Aufzeichnung aufzunehmen.