Was ist Bürgerhaushalt? (mit Tipps, Vor- und Nachteilen) • BUOM

21. Oktober 2021

Bürgerhaushalt ist eine effektive Haushaltsmethode, die es Organisationen ermöglicht, ihren Mitarbeitern ein Gefühl von Verantwortung und Kontrolle zu vermitteln. Durch die Implementierung dieses Prozesses können Unternehmen Verschwendung minimieren, indem sie die wirtschaftlichen Bedürfnisse ihrer Abteilungen besser verstehen. Wenn Sie wissen, wie Sie diese Art der Budgetierung für Ihren Arbeitgeber einrichten, können Sie Ihre Mitarbeiter motivieren, Ihre Karriere vorantreiben und sich gleichzeitig als einfallsreicher Mitarbeiter positionieren. In diesem Artikel erklären wir, was ein Bürgerhaushalt ist, wie man ihn einrichtet und listen einige Vor- und Nachteile dieser Haushaltsmethode auf.

Was ist Bürgerhaushalt?

Bürgerhaushalt (PB) ist eine Budgetierungsmethode, die es Personen auf niedrigeren Führungsebenen ermöglicht, am Budgeterstellungsprozess teilzunehmen. Dies gibt den Mitarbeitern ein größeres Gefühl der Eigenverantwortung und Kontrolle über das endgültige Budget. Mit dieser Methode können Unternehmen realistischere Budgets erstellen, da Manager die finanziellen Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter besser verstehen können. Dadurch kann die Organisation ihre Mittel besser einsetzen und mögliche Verluste minimieren.

Der Zwangshaushalt ist das Gegenteil des Bürgerhaushalts. Bei der Ausführungsbudgetierung handelt es sich um einen Prozess, bei dem das Top-Management eines Unternehmens für die Mittelzuweisung verantwortlich ist. Anschließend führen sie das Budget aus, ohne das untere Management oder die Mitarbeiter zu konsultieren.

Wie funktioniert Bürgerhaushalt?

Beim Bürgerhaushalt sind alle Abteilungen innerhalb einer Organisation dafür verantwortlich, für sich selbst Budgets zu erstellen, die sie dem mittleren und dann dem oberen Management vorlegen. Auf diese Weise können Mitarbeiter aller Führungsebenen ihre Projekte prüfen, konkrete Änderungen vornehmen und genehmigen. Die Beteiligung von Personen auf niedrigeren Führungsebenen an diesem Prozess erhöht die Chancen der Organisation, ein erreichbares Budget zu erstellen. Dies liegt daran, dass sich die Personen, die es erstellen, in der Regel besser über die tatsächlichen Kosten der Prozesse der Organisation im Klaren sind. Diese Budgetierungsmethode funktioniert am besten, wenn:

• Die Mitarbeiter sind älter, erfahren und in ihren Aufgaben hochqualifiziert

• Jede Abteilung einer Organisation hat unterschiedliche Anforderungen.

• Das Top-Management möchte Zeit sparen und sich auf andere Dinge konzentrieren

• Neuer Vorgesetzter möchte Vorschläge von untergeordneten Mitarbeitern annehmen

Da diese Art der Budgetierung Mitarbeitern auf niedrigeren Ebenen eine größere organisatorische Kontrolle gibt, ist es auch wichtig, Prozesse zu implementieren, die verhindern, dass diese Mitarbeiter ihre Macht missbrauchen. Beispielsweise könnte es sich um ein System von Checks and Balances handeln, das dazu beiträgt, Betrug zu minimieren und die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Personen die Finanzen des Unternehmens manipulieren. Ein wirksames System von Checks and Balances kann die Schaffung klarer Verantwortungsgrenzen zwischen Einzelpersonen oder Abteilungen umfassen.

So richten Sie einen Bürgerhaushalt ein

Hier sind einige wichtige Schritte zur Einrichtung eines Bürgerhaushalts für eine Organisation:

1. Ziele setzen

Der erste Schritt zur erfolgreichen Organisation von Bürgerhaushaltsprozessen besteht darin, die wichtigsten Ziele zu identifizieren. Typischerweise liegt dies in der Verantwortung der Geschäftsleitung. An diesem Punkt legen sie fest, was das gewünschte Ziel dieses Budgetierungsprozesses ist und wie sie die Menschen in die Erstellung eines genauen Budgets einbeziehen wollen. Es ist auch wichtig zu entscheiden, welche Art von PB für die Organisation am besten geeignet ist.

2. Informieren der Teilnehmer

In dieser Phase kommunizieren die Organisationsleiter Ziele und Zeitpläne an diejenigen, die möglicherweise am Prozess beteiligt sind. Die klare Darstellung und Erklärung von Regeln schafft Vertrauen und gibt den Menschen das Gefühl, für ihre Ideen verantwortlicher zu sein. Es verhindert außerdem Missverständnisse und schafft eine gesunde Umgebung für Brainstorming.

3. Ideen sammeln

Sobald die oberste Führungsebene alle über ihre Aufgaben informiert, besteht die Aufgabe der mittleren Führungsebene darin, Ideen aus ihren Abteilungen einzuholen. In dieser Phase können alle Teilnehmer Vorschläge entwickeln. Es ist wichtig, ihnen Ressourcen wie historische Daten und Budgetinformationen zur Verfügung zu stellen, die sie zur Kommunikation und Verfeinerung ihres aktuellen Budgetbedarfs nutzen können.

4. Auswahl der besten Ideen

Nachdem alle ihre Budgetvorschläge eingereicht haben, sammeln die Koordinatoren diese und wählen Ideen aus, die genaue und realistische Budgets erstellen. Der Auswahlprozess kann mehrere Schritte umfassen, einschließlich Abstimmungen oder Änderungen an Haushaltsvorschlägen. Es ist auch wichtig festzustellen, ob alle mit den Endergebnissen einverstanden sind.

5. Präsentation und Überprüfung durch das Management

In dieser Phase erreicht das Budget die Geschäftsleitung. Sie beginnen, über das Angebot nachzudenken. Im Allgemeinen können folgende Dinge passieren:

• Genehmigung: Wenn die Geschäftsleitung den Vorschlag genehmigt, wird er in das Gesamtbudget integriert.

• Änderungsvorschläge: Wenn die Geschäftsleitung der Meinung ist, dass das vorgelegte Budget nicht mit den Zielen der Organisation übereinstimmt, kann sie es zurücksenden und Änderungen anfordern. Typischerweise sind mittlere Führungskräfte für die Umsetzung dieser Veränderungen verantwortlich.

• Ablehnung: Wenn das Budget unrealistisch erscheint oder nicht zur Situation der Organisation passt, lehnen sie es möglicherweise ab und äußern ihre Gedanken. Anschließend können sie die Teilnehmer bitten, einen weiteren Haushaltsvorschlag zu entwickeln und vorzustellen.

Vorteile des Bürgerhaushalts

Hier sind einige Vorteile, die Unternehmen durch die Einladung von Mitarbeitern zur Teilnahme am Budgetierungsprozess erzielen können:

Mitarbeitermotivation

Die Mitwirkung am Budgetierungsprozess erhöht die Motivation der Mitarbeiter. Das Gefühl, eine wichtige Aufgabe erledigt zu haben, vermittelt ihnen das Gefühl der Wertschätzung und steigert oft auch ihre Arbeitszufriedenheit. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie für den Erfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind, neigen sie dazu, produktiver und kreativer zu sein, weil sie mehr Anstrengungen unternehmen, um die Standards zu erreichen, die sie sich selbst gesetzt haben.

Verbesserte Budgetgenauigkeit

Wenn man das untere Management bittet, sich an der Erstellung von Budgets zu beteiligen, verbessert sich oft die Genauigkeit dieser Budgets. Wenn man den Menschen ein stärkeres Gefühl der Eigenverantwortung vermittelt, werden sie verantwortungsbewusster. Daher sind sie entschlossen, gute Leistungen zu erbringen und genauere Budgetprognosen zu erstellen, weil sie verstehen, dass auch sie für ihre Ideen und Handlungen verantwortlich sind.

Informationsfluss

Die Weitergabe von Vorschlägen von der unteren Führungsebene an die obere Ebene ist eine der effektivsten Möglichkeiten, einen erfolgreichen Informationskanal innerhalb der Organisation zu schaffen. Es schafft ein Netzwerk von Verbindungen und ermöglicht es Organisationsleitern, die Bedürfnisse und Probleme ihrer Mitarbeiter besser zu verstehen. Es ist auch für Mitarbeiter auf niedrigeren Ebenen von Vorteil, da es ihnen die Möglichkeit gibt, ihre Ideen und Meinungen auszutauschen, und einen echten Einfluss auf ihr Arbeitsumfeld hat.

Vergleichsziele

Wenn jeder auf verschiedenen Ebenen an der Entwicklung, dem Austausch und der Umsetzung von Ideen beteiligt ist, führt dies normalerweise dazu, dass jeder in der Organisation das gleiche Ziel hat. Durch die Zielausrichtung können verschiedene Teams effektiv zusammenarbeiten, um eine Strategie umzusetzen. Dies bringt Menschen zusammen und gibt jedem das Gefühl, für den Gesamterfolg des Unternehmens verantwortlich zu sein.

Zeitersparnis für strategische Manager

Indem strategische Manager das untere Management zur Beteiligung an der Budgetierung einladen, können sie wertvolle Zeit sparen. Anstatt ein Budget zu erarbeiten, können sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Sie genehmigen zwar immer noch Haushaltsentwürfe und schlagen häufig Änderungen vor, nehmen dafür aber deutlich weniger Zeit in Anspruch als bei anderen Haushaltsarten.

Nachteile des Bürgerhaushalts

Bevor Sie das untere Management bitten, Budgets für ihre Teams und Abteilungen zu entwerfen, ist es wichtig, einige häufige Nachteile dieser Budgetierungsmethode zu verstehen, darunter:

Budgetlücke

Eine Unterbudgetierung liegt vor, wenn eine Organisation ihre Umsatzerwartungen unterschätzt oder ihre Ausgaben überschätzt. Dadurch können Führungskräfte und Mitarbeiter ihre Ziele problemlos erreichen. Haushaltsreserven können das Wachstum eines Unternehmens einschränken, da sie häufig dazu führen, dass die Mitarbeiter weniger produktiv sind. Wenn sie Ziele problemlos erreichen und die Erwartungen des Unternehmens erfüllen können, sinkt ihr potenzielles Leistungsniveau. Es ist wichtig, dass die Organisation historische Daten verwendet, um die Genauigkeit der vorgeschlagenen Budgets zu bestimmen.

Meinungsverschiedenheiten

Wenn das mittlere oder obere Management einige Budgetideen und -projekte ablehnt, kann dies zu Meinungsverschiedenheiten unter den Mitarbeitern führen. Die Etablierung einer klaren Organisationshierarchie vor der Budgetierung kann die Gesamtkommunikation innerhalb des Unternehmens verbessern. Es ist auch wichtig, Konfliktlösungsstrategien umzusetzen, um Wege zur Erreichung eines gemeinsamen Ziels zu finden.

Kostet viel Zeit und Geld

Die gemeinsame Budgetierung nimmt dem unteren Management oft viel Zeit in Anspruch. Eine wirksame Umsetzung dieses Prozesses erfordert die Beteiligung von mehr Personen, was zu höheren Arbeitskosten führen kann. Die Einführung dieser Budgetierungsmethode kann für Unternehmen sinnvoll sein, deren Mitarbeiter über viel Erfahrung verfügen, da diese auch über hohe Kompetenzen in ihren Aufgaben verfügen und die Bedürfnisse ihrer Abteilung schnell einschätzen können.