Was ist Online-Zusammenarbeit? Vorteile, Funktionen und Tools • BUOM

21. Oktober 2021

Da immer mehr Menschen aus der Ferne arbeiten, können Unternehmen aller Art vom Einsatz von Tools für die Online-Zusammenarbeit profitieren. Diese Tools können die Kommunikation und Produktion für Teams effizienter machen, die im ganzen Land und sogar auf der ganzen Welt zusammenarbeiten oder Ideen austauschen. Welche Online-Collaboration-Tools Ihr Büro nutzt, hängt davon ab, wofür Sie sie benötigen. In diesem Artikel besprechen wir, was Online-Zusammenarbeit ist, einschließlich der verschiedenen Arten und Funktionen, und stellen eine Liste einiger Tools für die Zusammenarbeit bereit, die Sie erkunden können.

Was ist Online-Zusammenarbeit?

Bei der Online-Zusammenarbeit wird ein digitaler Online-Treffpunkt genutzt, an dem Menschen von verschiedenen Standorten aus gemeinsam an bestimmten Aufgaben arbeiten können. Teammitglieder können von überall aus zusammenarbeiten, um ein Dokument oder eine Präsentation zu erstellen. Online-Zusammenarbeit ist eine Möglichkeit für Teams und Organisationen, zu wachsen und die Projekteffizienz zu verbessern, indem verschiedene Hindernisse wie Entfernung und Zeit beseitigt und Kommunikation und Kommunikation erleichtert werden.

Arten der Online-Zusammenarbeit

Hier sind einige Möglichkeiten, die Online-Zusammenarbeit zu nutzen:

Synchron

Synchrone Kollaborationssysteme ermöglichen es einem Team, gleichzeitig von verschiedenen Standorten aus an einem Projekt zu arbeiten. Auf diese Weise können zwei oder mehrere beliebige Teammitglieder die Aufgabe gemeinsam mithilfe von Programmen anzeigen und bearbeiten. Diese Software bietet eine Plattform für Gruppenbearbeitung, Datenaustausch, Chat und Videointeraktion. Einige Online-Plattformen verfügen über eine integrierte analytische Unterstützung, die Teammitglieder nutzen können, um produktive Entscheidungen zu treffen.

Asynchron

Diese Art der Online-Zusammenarbeit funktioniert nicht in Echtzeit und Teammitglieder können nicht gleichzeitig an einem Projekt arbeiten. Stattdessen arbeiten die Teammitglieder nach bestimmten Zeitplänen und schließen ihren Teil des Projekts nacheinander ab. E-Mail-Kommunikation, Gruppenkalender und Gruppenbeiträge sind Beispiele für asynchrone Online-Zusammenarbeit.

Merkmale der Online-Zusammenarbeit

Es gibt mehrere Funktionen für die Online-Zusammenarbeit, die den spezifischen Anforderungen Ihres Teams gerecht werden können, wie zum Beispiel:

Sicherheitssysteme

Sicherheit ist bei der Online-Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung, da Teams und Kunden möglicherweise vertrauliche Informationen austauschen. Auch Geräte benötigen Sicherheit, und Unternehmen arbeiten häufig daran, Kundeninformationen zu schützen. Die Verschlüsselung kann Online-Collaboration-Tools dabei helfen, die Sicherheit aufrechtzuerhalten, da sie Dateien für nicht lizenzierte Parteien unlesbar macht. Für die private Zusammenarbeit ist es sinnvoll, aus Sicherheitsgründen über Benutzernamen und Passwörter hinauszugehen und eine zweistufige Verifizierung und biometrische Authentifizierung zu verwenden.

Datenaustausch

Abteilungen in Organisationen können auch Dateien wie Textdokumente, Bilder und Videos miteinander teilen. Online-Tools für die Zusammenarbeit sorgen für ein nahtloses Erlebnis. Diese Dateien enthalten oft große Mengen an Informationen, die möglicherweise die Größenbeschränkungen überschreiten. Es besteht keine Notwendigkeit, die Menge der Informationen, die zwischen den Abteilungen ausgetauscht werden können, einzuschränken. Der Absender kann den Download-Verlauf verfolgen, um die Sicherheit der Datei zu überwachen.

Diskussionsforen

Interaktionen sind für eine effektive Online-Zusammenarbeit sehr nützlich, insbesondere wenn Teammitglieder Ideen auf der Plattform austauschen möchten. Eine der wichtigen Funktionen der Online-Zusammenarbeit ist die Möglichkeit, Nachrichten an einzelne Teammitglieder oder Gruppen auf der Plattform zu senden. Da diese Nachrichten sofort zugestellt werden, wird die Erledigung und Erledigung der Aufgabe viel schneller.

Kalenderansichten

Kalender werden häufig zur Verfolgung von Unternehmensprojekten verwendet. Es gibt Meilensteine, die erreicht werden müssen, und Fristen, die zu bestimmten Zeiten eingehalten werden müssen, und die Verwendung eines Kalenders kann es jedem Mitglied Ihres Teams ermöglichen, den Überblick über seine Aufgabenfristen zu behalten. Die Kalenderfunktion ermöglicht es Teammitgliedern, mit den allgemeinen Unternehmensplänen Schritt zu halten und die Ziele ihrer Abteilung zu erreichen.

Benachrichtigungssysteme

Teammitglieder können effizienter arbeiten, wenn sie über die neuesten Entwicklungen im Zusammenhang mit einem Projekt oder einer Aufgabe informiert werden. Dazu können Erinnerungen an geplante Ereignisse, interne Kommunikation und alle wichtigen Beiträge von Teammitgliedern gehören. Benachrichtigungen und Erinnerungen zu Fristen und Aktualisierungen helfen Ihrem Team, Aufgaben effizient zu erledigen.

Cloud-Dateispeicherung

Sobald Ihr Team ein Projekt abgeschlossen hat, kann es die Cloud-Dateispeicherfunktion nutzen, um diese Dateien sicher und zugänglich aufzubewahren. Teammitglieder und andere Stakeholder möchten möglicherweise Zugriff auf die fertige Arbeit haben, sodass Cloud-Speicher sie für jeden zugänglich macht, egal wo sie sich befinden. Dies ermöglicht eine reibungslosere Remote-Zusammenarbeit zwischen Team und Kunde.

Online-Umfragen

Zur Teamarbeit gehört die regelmäßige Kommunikation, um Entscheidungen und Maßnahmen zu treffen. Die Online-Umfragefunktion ist hilfreich, um Zeit zu sparen. Auf diese Weise kann jedes Ihrer Teams seine Gedanken äußern und rechtzeitig Entscheidungen treffen, da die Mitglieder sofort sehen können, was das Team denkt, und langwierige Diskussionen vermieden werden.

Vorteile der Online-Zusammenarbeit

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Unternehmen von der Online-Zusammenarbeit profitieren, darunter:

Dies kann die Produktivität der Mitarbeiter verbessern

Die Online-Zusammenarbeit stellt sicher, dass Sie zwischen dem Zeitpunkt, an dem Sie ein Meeting benötigen, und dem Zeitpunkt, an dem es stattfindet, keine Zeit verschwenden. Online-Kollaborationsplattformen schaffen eine Atmosphäre, die den Teammitgliedern hilft, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren. Dies liegt daran, dass die persönliche Interaktion zwischen Teammitgliedern reduziert und unnötige Diskussionen begrenzt werden.

Dies kann Ihnen helfen, Geld für Büromaterial zu sparen.

Durch die Online-Zusammenarbeit können Unternehmen weniger für Büroflächen, Ausrüstung und andere typische Büroartikel ausgeben. Es bietet ein nahtloses Büroerlebnis, das es Teammitgliedern ermöglicht, aus der ganzen Welt zusammenzuarbeiten. Auf diese Weise müssen Sie nicht im Büro sein, um Aufgaben zu erledigen, sondern können Fortschritte machen, als ob Sie dort wären.

Es bietet eine geringere Abhängigkeit von E-Mails

Manchmal müssen Sie Unmengen von E-Mails durchforsten, um diejenigen zu finden, die für Ihr Projekt relevant sind. Mit Tools für die Online-Zusammenarbeit können Sie eine Messaging-Plattform nutzen, um den Zeit- und Arbeitsaufwand für das Durchsuchen mehrerer E-Mails zu reduzieren. Dadurch verringert sich auch die Notwendigkeit, mehrere Dateien von einem Büro zum anderen zu senden.

Online-Tools für die Zusammenarbeit

Es gibt viele Tools für die Online-Zusammenarbeit für den individuellen und geschäftlichen Gebrauch. Sie können anhand Ihres Budgets und Ihrer bevorzugten Funktionen entscheiden, welche Sie verwenden möchten. Hier sind einige Tools für die Online-Zusammenarbeit:

• Nifty: Nifty fördert die einfache und direkte Interaktion zwischen Teammitgliedern und bietet mehrere Ansichtstypen, die den Teammitgliedern die Kontrolle darüber geben, wie ihre Arbeit auf dem Bildschirm angezeigt wird.

• Allerdings ermöglicht das Tool die Zusammenführung von bis zu 50 Teammitgliedern, bietet zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten, von Konferenzraumhintergründen bis hin zu Arbeitspräsentationsvorlagen, verschlüsselt Videoanrufe und läuft ohne Installation.

• Kahootz: Zu den beliebtesten und am häufigsten verwendeten Funktionen dieses Tools gehören interaktive Drag-and-Drop-Symbolleisten, Dateisperre, Berechtigungen auf Dateiebene und anpassbare Online-Datenerfassungsformulare.

• Bonusly: Bonusly bietet superintelligente Analysetools und stellt Unternehmen eine anpassbare Plattform zur Belohnung herausragender Teammitglieder zur Verfügung.

• Skype: Dieses Tool ist auf Videokonferenzen und Sprachanrufe spezialisiert und bietet die Möglichkeit, Teammitgliedern sofort Nachrichten zu senden, Dateien zu übertragen und herkömmliche Anrufe ins Festnetz oder auf Mobiltelefone zu tätigen.

• Microsoft Teams: Teams bietet die gleichen Funktionen wie andere Kollaborationstools wie Chat und Videokonferenzen, beinhaltet aber auch Dateispeicherung und die Möglichkeit, andere Anwendungen zu integrieren.

• GoToMeeting: Dieses Kollaborationstool bietet Desktop-Sharing und Videokonferenzen und ermöglicht Benutzern die Kommunikation über mehrere Geräte hinweg.

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