Was ist Asset-Inventory-Management? (Plus Vorteile und Hauptfunktionen)

16. September 2021

Für Unternehmen ist es oft wichtig, eine Bestandsaufnahme ihrer Ressourcen durchzuführen und den Überblick über wichtige Finanzinformationen zu behalten. Die Verwaltung der Vermögenswerte eines Unternehmens mithilfe einer Methode namens Asset Inventory Management hilft bei Investitionen, Projektplanung und Risikomanagement. Das Erlernen der wichtigsten Funktionen der Bestandsverwaltung und Software kann Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei helfen, Prozesse zu verbessern und effektive Investitionsentscheidungen zu treffen. In diesem Artikel definieren wir die Asset-Inventarverwaltung, diskutieren, wie sie sich von der Bestandsverwaltung unterscheidet, und stellen eine Liste der Funktionen bereit, die Software enthalten kann, um die Verwaltung der Assets eines Unternehmens zu unterstützen.

Was ist Asset-Inventory-Management?

Das Asset-Inventory-Management ist eine Methode, mit der Unternehmen jedes Tool verfolgen und aktualisieren, das das Team verwendet, um seine Ziele zu erreichen und Projekte abzuschließen. Dieses Inventar umfasst häufig alle physischen und immateriellen Vermögenswerte des Unternehmens. Hier sind Beispiele für Vermögenswerte, deren Analyse auf die Bestandsverwaltung von Vermögenswerten abzielen kann:

• Softwareanwendungen

• Softwarelizenzen

• Geistiges Eigentum

• Ausrüstung

• Projektprozesse

Diese Form der Governance ist auch bei der Durchführung von Risikomanagementprozessen nützlich, da sie die von der Organisation verwendeten Tools und Prozesse beschreibt und es den Mitarbeitern ermöglicht, diese Bewertungen vorzunehmen. Mithilfe der Anlagenbestandsverwaltung können Sie ein Profil aller Vermögenswerte erstellen, die ein Unternehmen besitzt, einschließlich der potenziellen Risiken für jedes Werkzeug oder jeden Prozess.

Warum implementieren Unternehmen ein Asset-Inventory-Management?

Die Bestandsverwaltung von Vermögenswerten ist eine effektive Möglichkeit, das Eigentum und die Projekte eines Unternehmens zu schützen und zu verfolgen. Organisationen nutzen diesen Prozess, weil sie folgende Vorteile erzielen können:

Verbesserte Organisation

Eine Priorität der Anlagenbestandsverwaltung besteht darin, den Standort der Anlagen und die eventuell erforderliche Wartung zu verfolgen. Dies trägt zur Verbesserung der Unternehmensorganisation bei, indem es den Mitarbeitern ermöglicht, die benötigten Assets schnell zu finden. Die Verwaltung des Anlagenbestands ist auch für Buchhaltungszwecke nützlich, da sie die Informationen organisiert, die Mitarbeiter der Finanzabteilung zum Erstellen von Berichten über die Finanzen eines Unternehmens verwenden. Eine effektive Vermögensinventur erfasst die Kosten jedes Artikels und misst die Wertminderung des Artikels über einen bestimmten Zeitraum.

Gesicherte Vermögenswerte

Mithilfe des Asset Managements können Unternehmen zudem sicherstellen, dass sie jeden Vermögenswert – ob materiell oder immateriell – vor Diebstahl oder Beschädigung schützen können. Die Bestandsverwaltung stellt außerdem sicher, dass das Unternehmen die Gesetze und Vorschriften für jeden Artikel einhält. Beispielsweise kann der Besitz bestimmter Software oder Hardware erfordern, dass ein Unternehmen eine Lizenz erhält, die diese Art der Kontrolle offenbaren kann.

Möglichkeit, den Wert von Vermögenswerten zu schätzen

Das Asset Inventory Management hilft Unternehmen dabei, den Wert ihrer Vermögenswerte zu berechnen, indem es den Lebenszyklus eines Vermögenswerts verfolgt und aktualisierte Aufzeichnungen über seine frühere Nutzung führt. Da die Nutzung eines Vermögenswerts dessen Wert mindert, ist es sinnvoll zu verfolgen, wann Mitarbeiter einen Artikel nutzen. Die Vermögensbewertung ist eine wichtige Aufgabe, die auch den Wert Ihres Unternehmens und seine Finanzlage für die Aktionäre genau bestimmen kann.

Richtige Beratung für zukünftige Investitionen

Das Verständnis des Werts und der Menge der Vermögenswerte hilft der Unternehmensleitung, die richtigen Investitionsentscheidungen zu treffen, beispielsweise die Entscheidung, ob neue Ausrüstung gekauft oder Geld für Innovationen ausgegeben werden soll. Beispielsweise kann die Bestandsverwaltung von Vermögenswerten quantifizieren, wie oft Mitarbeiter einen Artikel verwenden oder wie selten Fachleute einen bestimmten Vermögenswert verwenden. Wenn jede Abteilung eines Unternehmens einen Vermögenswert wie einen Drucker nutzt, können sich die Führungskräfte gleichermaßen darauf verlassen, dass sich die Investition in zusätzliche Drucker positiv auf die Leistung ihres Unternehmens auswirkt.

Unterschiede zwischen Asset Inventory Management und Inventory Management

Asset Inventory Management und Inventory Management unterscheiden sich in folgenden wesentlichen Punkten:

Besitz

Beim Asset Inventory Management wird bewertet, was ein Unternehmen besitzt, beispielsweise seine Ausrüstung und sein Eigentum. Die Vermögenswerte verbleiben in der Regel im Eigentum des Unternehmens und werden nur selten verkauft. Umgekehrt verfolgt die Bestandsverwaltung die Produkte, die Unternehmen an Verbraucher verkaufen oder selbst für die Produktion kaufen.

Dauer des Besitzes

Da ein Unternehmen Eigentümer seiner Vermögenswerte ist, behält es diese Artikel in der Regel über einen längeren Zeitraum als die Artikel, die durch Bestandsverwaltungsstrategien analysiert werden. Bestandsverwaltungsprozesse analysieren Artikel, die Unternehmen nur für kurze Zeit halten, weil sie diese schnell kaufen oder verkaufen möchten. Wenn ein Unternehmen plant, einen Gegenstand ein Jahr oder länger aufzubewahren, gilt er im Allgemeinen als Vermögenswert und die Mitarbeiter der Bestandsverwaltung haben die Kontrolle darüber.

Ziel

Während sich sowohl Asset Inventory Management als auch Inventory Management auf die Verfolgung des Standorts, der Menge und der Kosten von Artikeln konzentrieren, analysiert nur Asset Inventory Management die Leistung und Wertminderung eines Artikels. Die Anschaffungskosten von Vermögenswerten, einschließlich der Abschreibung, haben einen größeren Einfluss auf die Finanzlage eines Unternehmens als die Kosten für Lagerbestände, da die Vermögenswerte über einen längeren Zeitraum vom Unternehmen gehalten werden.

Welche Funktionen umfasst eine Asset-Inventory-Management-Software?

Die Investition in ein Softwaresystem, das Ihrem Unternehmen hilft, den Anlagenbestand zu verfolgen, ist für die Führungskräfte von Vorteil und kann ihre Produktivität steigern. Oftmals ist es wichtig, die Funktionen zu berücksichtigen, die die Mitarbeiter des Asset-Inventory-Managements Ihres Unternehmens möglicherweise benötigen, darunter:

Wartungsplan

Mit der Wartungsplanungsfunktion können Sie die geplante Wartung von Anlagen wie Anlagen und Geräten planen. Durch die Erstellung eines Wartungsplans können Sie die Produktivität Ihres Unternehmens verbessern, indem Sie sicherstellen, dass die Anlagen einsatzbereit sind oder gewartet werden, wenn sie nicht verfügbar sind. Eine Funktion, mit der Sie die Wartung von Anlagen planen und verfolgen können, kann auch in Notsituationen hilfreich sein, wenn eine Anlage während des Betriebs repariert werden muss. Wartungspersonal kann an der Anlage arbeiten, während Mitarbeiter, die die Anlage genutzt haben, vorübergehend eine andere Aufgabe übernehmen können.

Objektberichte

Auch die Berichtsfunktion ist wichtig, da sie den Hauptzweck der Anlagenbestandsverwaltung darstellt. Am nützlichsten ist es, wenn Sie mit der Software die Daten auswählen können, über die Sie berichten möchten, z. B. Leistung und Vermögenswerte. Die Berichtsfunktion kann auch automatische Aktualisierungen Ihrer Vermögenswerte bereitstellen und so die Belastung Ihres Vermögensverwaltungsteams verringern.

Cloud-Speicher

Wenn die Asset-Inventory-Management-Software ein Cloud-Computing-System enthält, kann sie möglicherweise Daten online auf einem Remote-Server betreiben und speichern. Dadurch kann Ihre Software besser mit den Prozessen Ihres Unternehmens kompatibel sein, da Mitarbeiter keine neue Hardware für cloudbasierte Systeme benötigen. Software, die ein Cloud-Computing-System umfasst, ist außerdem leichter zugänglich und ermöglicht es Mitarbeitern, von jedem Ort aus, an dem sie über eine Internetverbindung verfügen, auf das Asset-Inventory-Management-System zuzugreifen.

Systemkonfiguration

Es kann auch hilfreich sein, wenn Ihre Asset-Inventory-Management-Software über eine Anpassungsfunktion verfügt. Dadurch können unternehmensspezifische Prozesse in das Betriebssystem der Software geladen werden. Durch die Anpassung kann auch sichergestellt werden, dass die Software mit den Systemen und Geräten kompatibel ist, die ein Unternehmen bereits verwendet.