Was bedeutet das und was ist zu tun? • BUOM

Vielen Menschen fällt es schwer, Wege zu finden, effizient zu arbeiten, damit ihre Arbeitszeit so produktiv wie möglich ist. Das Erlernen effektiver Arbeitsweise kann sich jedoch nicht nur positiv auf Ihren Arbeitsalltag, sondern auch auf Ihre persönliche psychische Gesundheit auswirken. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, bei der Arbeit so effektiv wie möglich zu sein, gibt es viele Methoden, um Ihre Effizienz zu verbessern, und Sie können wählen, welche für Sie am besten geeignet sind.

In diesem Artikel beschreiben wir, was es bedeutet, effektiv zu arbeiten, und bieten Vorschläge für effektives Arbeiten, einschließlich Möglichkeiten zur Selbstorganisation, Tipps zum Erstellen von To-Do-Listen, Techniken zur Reduzierung von Ablenkungen und Stress sowie zur Verbesserung der Kommunikation.

Was bedeutet es, effektiv zu arbeiten?

Effektives Arbeiten bedeutet, die Zeit, die Sie bei der Arbeit verbringen, zu maximieren, damit Sie dann produktiv sein können, wenn Sie es brauchen. Es bedeutet auch, sicherzustellen, dass Sie nicht länger oder härter arbeiten müssen, als nötig ist, um Ihre Ziele zu erreichen. Wer effektiv arbeitet, arbeitet nicht zwangsläufig mehr Stunden oder arbeitet den ganzen Tag härter als seine Kollegen, er hat lediglich ein gutes Verständnis dafür, wie er arbeitet und wie er seine Zeit effektiv einteilt.

Es ist sehr wichtig, Ihren Tag so gut wie möglich zu planen und zu planen, um die Aufgaben zu erledigen, die Sie erledigen müssen, und gleichzeitig auf sich selbst und Ihren Stresspegel zu achten, insbesondere für diejenigen, die jeden Tag viel zu tun haben. Die meisten Menschen können den ganzen Arbeitstag über nicht in hektischem Tempo und mit maximaler Anstrengung arbeiten, daher kann es sehr hilfreich sein, sich so zu organisieren, dass man effizient arbeiten kann.

So arbeiten Sie effektiv

Mit diesen Tipps können Sie lernen, wie Sie effizient arbeiten:

1. Halten Sie Ordnung

Die Verwendung organisatorischer Tools zur Verwaltung Ihres Tages ist eine der besten Möglichkeiten, effizient zu arbeiten. Dazu kann die Verwendung von Aufgabenlisten, Zeitplänen, Kalendern, Planern und Apps gehören, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Zeit helfen. Es kann einige Zeit dauern, die richtige Kombination von Organisationsmethoden zu finden, die für Ihr Denken und Ihre Arbeit am vorteilhaftesten sind, aber wenn Sie sich die Zeit für die Suche nehmen, können Sie Ihre Produktivität in Zukunft verbessern. Zu lernen, was für andere funktioniert, und verschiedene Methoden auszuprobieren, ist eine gute Möglichkeit, herauszufinden, was für Sie funktioniert.

Denken Sie auch daran, dass es in Ordnung ist, etwas anderes auszuprobieren, wenn Ihnen ein Organisationstool persönlich nicht weiterhilft, auch wenn andere das Tool nützlich finden. Der Geist der Menschen funktioniert unterschiedlich und es gibt viele verschiedene Arbeitsstile. Wenn Sie neurodivergent sind, stellen Sie möglicherweise außerdem fest, dass das, was bei den neurotypischen Menschen in Ihrer Umgebung funktioniert, bei Ihnen möglicherweise nicht funktioniert. Sich selbst gut zu kennen ist eine gute Möglichkeit zu lernen, wie man auf eine Weise organisiert bleibt, die man beibehalten und nutzen kann.

2. Verwenden Sie eine kurze To-Do-Liste

Eine zu lange To-Do-Liste kann sich überwältigend und endlos anfühlen. Verwenden Sie stattdessen eine kurze To-Do-Liste, die Ihnen hilft, organisiert zu bleiben, ohne überfordert zu werden. Wenn Sie sich auf die ersten drei bis fünf Dinge auf Ihrer Liste konzentrieren, wird Ihre Liste übersichtlicher und Sie können sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren. Sie wissen, dass es noch andere Dinge gibt, die Sie erledigen müssen, und Sie können sich entscheiden, sie aufzuschreiben, damit Sie sich daran erinnern, was sie sind. Aber die To-Do-Liste, die Sie griffbereit haben, ist in der Regel am effektivsten, wenn Sie sie kurz halten.

3. Erstellen Sie eine Routine

Unabhängig davon, ob Sie jeden Tag die gleichen Aufgaben erledigen oder mehr Abwechslung in Ihre Arbeit einbauen, kann Ihnen die Erstellung einer Routine dabei helfen, Ihre Zeit effektiv zu verwalten und zu wissen, was jeden Tag auf Sie zukommt. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Sie oft die erste Stunde eines jeden Tages damit verbringen, E-Mails zu beantworten oder andere Verwaltungsaufgaben zu erledigen, weil Ihnen das hilft, produktiver zu arbeiten, können Sie dies als bestimmte Zeit für diese Aufgaben einplanen. Dann müssen Sie sich nicht fragen, wo Sie anfangen sollen.

Möglicherweise stellen Sie auch fest, dass Sie zu bestimmten Tageszeiten produktiver sind als zu anderen, und erstellen eine Routine, bei der anspruchsvollere Aufgaben in Ihre produktiveren Stunden fallen. Eine tägliche Routine kann beruhigend sein und Ihnen helfen, Unsicherheit darüber zu vermeiden, was Sie zu jedem Zeitpunkt des Tages tun sollten.

4. Kommunizieren Sie gut

Eine der besten Möglichkeiten, effektiv mit Kollegen zusammenzuarbeiten, ist eine gute Kommunikation. Fehlkommunikation kann zu Verzögerungen und Problemen bei der Erledigung der Arbeit führen. Daher kann eine klare Kommunikation dazu beitragen, die Arbeit effizienter zu gestalten. Das bedeutet, Fragen zu stellen, sich Klarheit über die anstehenden Aufgaben zu verschaffen und klar mit denen zu kommunizieren, mit denen Sie zusammenarbeiten oder an die Sie delegieren. Eine gute Kommunikation kann auch verhindern, dass mehrere Personen an derselben Aufgabe arbeiten, ohne zu wissen, was andere tun.

5. Planen Sie Ihre Aufgaben

Wenn Sie Ihre To-Do-Liste erstellen und einen Tagesablauf festlegen, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie die beste Tageszeit kennen, um an bestimmten Aufgaben zu arbeiten. Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie morgen vier Stunden ununterbrochene Zeit haben, und drei davon zu der Tageszeit, zu der Sie am produktivsten sind. Für diese drei Stunden können Sie Ihre wichtigsten Aufgaben einplanen. Dann minimieren Sie Unterbrechungen, die die Erledigung Ihrer Arbeit erschweren können, und nutzen Ihr Wissen über sich selbst, um den richtigen Zeitpunkt für die Arbeit an wichtigen Aufgaben zu finden.

6. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Eine Sache, die hilfreich sein kann, wenn Sie eine To-Do-Liste oder andere Organisationsmethoden verwenden, um den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten, ist die Priorisierung Ihrer Aufgaben. Dazu können Sie Ihre Aufgaben anhand von Zahlen ordnen oder Aufgaben in Kategorien wie „am dringendsten“, „weniger dringend“ und „nicht dringend“ einteilen. Sie können Aufgaben auch danach organisieren, wie viel Aufwand sie erfordern, wie viel Aufmerksamkeit Sie benötigen und wie wichtig sie sind. Alles, was Ihnen dabei hilft, Ihre Aufgaben besser zu priorisieren, kann hilfreich sein.

Wenn Sie Ihre Aufgaben priorisieren, kann dies Ihnen bei der Entscheidung helfen, welche begrenzten Elemente auf Ihre To-Do-Liste gehören und wie Sie die Arbeit an diesen Aufgaben planen. Für einige bedeutet dies möglicherweise, dass Sie zuerst die dringendsten Aufgaben erledigen, für andere jedoch möglicherweise die Arbeit an den dringendsten Aufgaben, wenn Sie sich auf sie konzentrieren können.

7. Vermeiden Sie Ablenkungen

Durch die Vermeidung von Ablenkungen können Sie Ihre Arbeitszeit effizienter gestalten. Ablenkungen können Chats mit Ihren Kollegen, soziale Medien, nicht arbeitsbezogene Nachrichten und viele andere Dinge im Zusammenhang mit Ihrem Mobiltelefon und insbesondere dem Internet sein. Wenn Sie an einem komplexeren Projekt arbeiten und versuchen, sich zu konzentrieren, stellen Sie möglicherweise auch fest, dass Sie über andere Dinge nachdenken, die Sie tun müssen oder an die Sie sich erinnern möchten. Alles, was Sie von dem ablenkt, worauf Sie sich konzentrieren müssen, kann eine Ablenkung sein, und dazu gehören sowohl berufliche als auch persönliche Angelegenheiten.

Möglicherweise neigen Sie dazu, mit dem, was Sie tun, aufzuhören, um sich mit dem Neuen zu befassen, an das Sie gerade gedacht haben. Dies führt jedoch dazu, dass Ihr aktuelles Projekt länger dauert, und ist nicht die effizienteste Arbeitsweise. Sie können dabei helfen, indem Sie eine Liste mit Ablenkungen auf Papier, auf Ihrem Telefon oder auf Ihrem Computer erstellen. Wenn Ihnen etwas in den Sinn kommt, um das Sie sich kümmern, aber Ihre aktuelle Arbeit nicht unterbrechen möchten, können Sie es zur Liste hinzufügen und entscheiden, wann Sie mit der Aufgabe, auf die Sie sich konzentrieren möchten, fertig sind.

8. Nutzen Sie Ihren Kalender, um Ihre Arbeitszeit zu planen

Wenn Sie einen vollen Terminkalender mit vielen Besprechungen oder anderen Zeitanforderungen haben, kann es schwierig sein, die Zeit zu finden, um die Arbeit, die Sie erledigen müssen, tatsächlich zu erledigen. Es kann hilfreich sein, mithilfe eines Kalenders Zeit für sich selbst einzuplanen. Dies kann Sie daran erinnern, wann Sie sich auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren wollten, oder einfach Zeit blockieren, damit andere während dieser reservierten Zeit Besprechungen mit Ihnen vereinbaren können.

9. Seien Sie vorsichtig beim Multitasking

Multitasking kann in manchen Situationen nützlich sein, in anderen Situationen ist es jedoch lediglich eine Ablenkung. Seien Sie vorsichtig, wann und wie Sie Multitasking betreiben, damit Sie nicht länger brauchen, um zwei Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, als wenn Sie sie einzeln erledigen. Es gibt Zeiten, in denen Multitasking in Ordnung ist und tatsächlich produktiver sein kann. Sie müssen also herausfinden, was für Sie bei der Arbeit am besten funktioniert.

Beispielsweise stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie einer Diskussion in einer Besprechung zuhören und gleichzeitig einige Verwaltungsaufgaben erledigen können, was Ihnen Zeit spart. Möglicherweise stellen Sie aber auch fest, dass Sie nicht an einem wichtigen Projekt arbeiten und auf eingehende E-Mails nicht reagieren können. Es ist wichtig zu verstehen, was für Sie funktioniert und was für Ihre aktuellen Bedürfnisse am besten ist.

10. Planen Sie Ihren nächsten Tag

Für viele kann es einige Zeit dauern, zu entscheiden, was sie beginnen sollen, wenn sie bei der Arbeit ankommen. Möglicherweise müssen Sie sich organisieren, eine To-Do-Liste erstellen oder Aufgaben priorisieren, was oft lange dauern kann. Wenn Sie sich jedoch am Ende des Tages etwas Zeit nehmen, um sich auf den nächsten Tag vorzubereiten, können Sie gleich nach Ihrer Ankunft bei der Arbeit loslegen.

Wenn Sie beispielsweise für den Tag fertig sind, haben Sie wahrscheinlich eine gute Vorstellung davon, was Sie am nächsten Tag tun müssen. Sie können eine Liste Ihrer wichtigsten Prioritäten und Ziele für den nächsten Tag sowie der Aufgaben erstellen, die Sie erledigen möchten. Da dies alles wahrscheinlich frischer in Ihrer Erinnerung ist, wird das Aufschreiben und Vorbereiten wahrscheinlich weniger Zeit in Anspruch nehmen.

11. Feiern Sie Ihren Fortschritt

Eine der besten Möglichkeiten, sich zu effizienterer Arbeit zu ermutigen, besteht darin, Ihre Fortschritte zu feiern. Wenn Sie im Laufe des Tages Ziele erreichen und Aufgaben erledigen, können Sie diese von Ihrer To-Do-Liste streichen oder Ihren Fortschritt auf andere Weise markieren, die Ihnen nützlich erscheint. Wenn Sie erkennen, dass Sie während Ihres Arbeitstages Fortschritte gemacht haben, können Sie sich eher bereit fühlen, mehr auf sich zu nehmen, und die Erfolge, die Sie im Laufe des Tages erzielt haben, wertschätzen.

Und wenn Sie bei Gesprächen über Leistungsbeurteilungen, mögliche Beförderungen oder sogar einen neuen Job jemals Details zu Ihren Leistungen benötigen, um diese zu besprechen, können Sie auf eine Aufzeichnung zurückblicken.

12. Stress reduzieren

Eine gute Möglichkeit, effizienter zu arbeiten, ist die Reduzierung von Stress. Abhängig von Ihrem Job, Ihrem Privatleben und Ihrer Persönlichkeit kann dies schwierig sein. Wenn Sie jedoch Möglichkeiten finden, Stress abzubauen, können Sie effektiver arbeiten, sich mit Ihrem Job zufriedener fühlen und sich leichter entspannen, wenn Sie nicht bei der Arbeit sind . Arbeiten. Es gibt viele Möglichkeiten, Stress abzubauen, darunter Achtsamkeit, Bewegung, kurze Pausen und viele andere Arten der Selbstfürsorge. Finden Sie heraus, was für Sie funktioniert, und nutzen Sie es, um während Ihres Arbeitstages ruhig zu bleiben.