Warum sind Karriereziele für Verwaltungsassistenten wichtig? • BUOM

18. November 2021

Verwaltungsassistenten erledigen vielfältige Büroaufgaben für ihre Arbeitgeber und unterstützen häufig sowohl Kunden als auch Mitarbeiter der Organisation. Diese Fachkräfte profitieren oft davon, sich Karriereziele zu setzen, damit sie ihre Arbeit und Produktivität verbessern können. Wenn Sie sich für Verwaltungsarbeit interessieren, könnte es für Sie hilfreich sein, zu lernen, wie Sie effektive Karriereziele für Verwaltungsassistenten festlegen. In diesem Artikel definieren wir die Rolle des Verwaltungsassistenten, beschreiben, warum es für diese Fachkräfte wichtig ist, Karriereziele festzulegen, listen Schritte zur Festlegung effektiver Karriereziele auf und geben Tipps für deren Festlegung.

Was sind Verwaltungsassistenten?

Verwaltungsassistenten sind Fachkräfte, die für ihren Arbeitgeber Büroaufgaben erledigen. Sie vereinbaren beispielsweise Termine und Termine, beantworten Telefonanrufe und verwalten E-Mail-Dienste für das Unternehmen. Verwaltungsassistenten sorgen dafür, dass ein Büro effizient läuft, indem sie spezifische Fähigkeiten wie Organisation und Priorisierung einsetzen. Sie unterstützen Manager, Kunden und andere Mitarbeiter, indem sie Fragen beantworten und Termine im Auge behalten. Ein Verwaltungsassistent hat mehrere zusätzliche Aufgaben, darunter:

• Organisation von Bürodokumenten

• Erstellen von Berichten

• Lagerbüro

• Meetings dokumentieren

• Präsentationen erstellen

• Durchführung unternehmensbezogener Recherchen

• Begrüßung der Bürobesucher

Warum sind Karriereziele für Verwaltungsassistenten wichtig?

Die Festlegung von Karrierezielen für Verwaltungsassistenten ist aus mehreren Gründen wichtig, wie zum Beispiel:

Verbessert die Leistung

Karriereziele können die Gesamtleistung eines Verwaltungsassistenten verbessern. Mit Zielen können diese Mitarbeiter ein klareres Verständnis ihrer Verantwortlichkeiten erlangen. Diese Ziele sind in der Regel spezifisch und beziehen sich auf die persönlichen Verbesserungsbereiche des Assistenten, sodass dieser seine Leistung verbessern kann, wenn er seine Ziele erreicht. Auch Verwaltungsassistenten können ihre Fortschritte beim Erreichen ihrer Karriereziele messen. Dies ist wichtig, da sie so verfolgen können, wie gut es ihnen geht. Mithilfe von Kennzahlen können diese Fachleute ihre Ziele aktualisieren, wenn sie zu einfach oder komplex sind. Dadurch können sie erreichbare Ziele schaffen, die den Erfolg sichern können.

Verbessert die Produktivität

Karriereziele können auch die Produktivität eines Verwaltungsassistenten verbessern. Durch die Festlegung realistischer Ziele erhalten diese Fachkräfte einen klaren Leitfaden zur Selbstverbesserung und eine Liste der Verantwortlichkeiten, die sie erfüllen können. Wenn sie jeden Tag eine bestimmte Anzahl an Zielen oder Aufgaben erfüllen, kann ihre Gesamtproduktivität steigen. Dies ist auch für das Arbeitgeberunternehmen von Vorteil, da sich die Produktion verbessern kann, da mehrere Unternehmensbereiche von der effektiven Ausführung der Aufgaben des Verwaltungsassistenten abhängen.

Entwickelt Fähigkeiten zur Priorisierung.

Obwohl alle Karriereziele wichtig sind, sind einige möglicherweise dringlicher als andere. Das Festlegen von Karrierezielen ermöglicht es Verwaltungsassistenten, ihre Fähigkeiten zur Priorisierung richtig zu entwickeln. Sie können beispielsweise entscheiden, ob die Planung wöchentlicher Besprechungen dringender ist als die Beantwortung von Telefonanrufen. Priorisierung ist für diese Mitarbeiter eine wichtige Fähigkeit, da sie in der Regel an jedem Arbeitstag mehrere Aufgaben bewältigen müssen.

So legen Sie Karriereziele im Verwaltungsbereich fest

Hier sind fünf Schritte, die Sie befolgen können, um effektiv Karriereziele im Verwaltungsbereich festzulegen:

1. Erstellen Sie eine Liste der beruflichen Verantwortlichkeiten

Der erste Schritt zur Festlegung Ihrer Karriereziele besteht darin, eine umfassende Liste Ihrer beruflichen Verantwortlichkeiten zu erstellen. Dies können Aufgaben sein, die Sie täglich oder in regelmäßigen Abständen ausführen. Versuchen Sie unabhängig von der Schwierigkeit der einzelnen Aufgaben, jede einzelne Aufgabe in die Liste aufzunehmen. Eine wirksame Liste enthält die Verantwortlichkeiten, die der Arbeitgeber von Ihnen erwartet. Wenn Sie möchten, können Sie auch einige Aufgaben hinzufügen, mit denen Sie beginnen möchten. Wenn Sie beispielsweise Ihre Karriere vorantreiben möchten, denken Sie darüber nach, zusätzliche Verantwortlichkeiten hinzuzufügen. Sobald Sie Ihre Liste erstellt haben, können Sie sie danach ordnen, wie gut Sie Ihrer Meinung nach die einzelnen Aufgaben erledigen.

2. Unternehmensziele vergleichen

Nachdem Sie eine Liste mit Aufgabenbereichen erstellt haben, denken Sie über die Ziele Ihres Unternehmens nach. Wenn Ihnen das Schreiben dieser Ziele hilft, können Sie eine separate Liste erstellen. Sie können das Leitbild oder die Erklärung Ihres Unternehmens häufig auf der Website finden oder die Führungskräfte um Erläuterungen bitten. Beispielsweise kann Ihr Arbeitgeber mitteilen, dass er Kundenzufriedenheit und qualitativ hochwertige Arbeit sicherstellen möchte. Nachdem Sie Ihre Unternehmensziele aufgelistet haben, versuchen Sie, diese mit Ihren Verantwortlichkeiten zu vergleichen, indem Sie ermitteln, wie Ihre beruflichen Verantwortlichkeiten dazu beitragen, diese Ziele zu erreichen.

3. Entwickeln Sie SMART-Ziele

Der nächste Schritt besteht darin, spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene (SMART) Ziele zu entwickeln. Diese Eigenschaften können Ihnen dabei helfen, erreichbare Ziele zu setzen und geben Ihnen Selbstvertrauen, wenn Sie diese erreicht haben. Hier sind einige gemeinsame Eigenschaften von SMART-Zielen:

• Spezifisch: Dadurch wird sichergestellt, dass jedes Ziel, das Sie sich setzen, spezifisch ist und dass das gewünschte Ergebnis klar ist. Anstatt eine umfassende Erklärung zu verfassen, sollten Sie erwägen, sich ein Ziel zu setzen, das ein separates Ziel hat, z. B. jede Woche einen neuen Kalender zu erstellen, um Ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern.

• Messbar: Es ist wichtig, den Fortschritt jedes Ziels zu verfolgen, da Sie so feststellen können, ob Sie Ihre Ziele erreichen oder übertreffen. Erwägen Sie, zu jedem Ziel einen quantitativen Aspekt hinzuzufügen, beispielsweise die Reduzierung der Anrufwartezeiten für Kunden um 10 %.

• Erreichbar: Dadurch können Sie sicherstellen, dass jedes von Ihnen gesetzte Ziel realistisch bleibt, was wichtig ist, um Ziele zu setzen, die Sie erreichen können. Erwägen Sie, sich Ziele zu setzen, die Sie mit den richtigen Ressourcen bis zu einem bestimmten Datum erreichen können.

• Relevanz: Versuchen Sie, relevante Ziele im Zusammenhang mit Ihrer Rolle als Verwaltungsassistent festzulegen. Erwägen Sie beispielsweise, neben den Unternehmenszielen auch spezifische Ziele für Ihre Aufgaben festzulegen.

• Zeitlimit: Eine Frist motiviert Berufstätige in der Regel dazu, ein Ziel innerhalb einer bestimmten Zeitspanne zu erreichen. Fügen Sie dazu eine realistische Frist hinzu, die zu jedem Ziel passt, z. B. je nach Ziel sechs Wochen, drei Monate oder zwei Jahre.

4. Berücksichtigen Sie verwandte Fähigkeiten

Wenn Sie SMART-Ziele erstellt haben, denken Sie über einige Ihrer aktuellen Fähigkeiten oder Fertigkeiten nach, die Sie in Ihre Ziele einbeziehen oder die Sie weiterentwickeln möchten. Sie können beispielsweise Ihre Organisationsfähigkeiten verbessern, indem Sie Ihren Posteingang einmal täglich leeren. Eine andere Methode besteht darin, zu überlegen, welche Eigenschaften ein effektiver Verwaltungsassistent häufig mitbringt. Vergleichen Sie diese Antwort mit den Fähigkeiten, die Sie bereits nutzen. Wenn Sie feststellen, dass Ihnen einige wichtige Fähigkeiten für Ihre Rolle fehlen, sollten Sie sich das Ziel setzen, diese durch die Erledigung bestimmter Aufgaben zu erwerben.

5. Messen Sie Ihren Fortschritt

Versuchen Sie beim Erreichen Ihrer Ziele, Ihren Fortschritt zu messen. Auch wenn SMART-Ziele bereits messbare Merkmale beinhalten, ist es dennoch wichtig, Ihren Fortschritt zu verfolgen. So können Sie feststellen, ob Sie Ihre Ziele erreichen oder ob Sie weitere Hilfe benötigen, um diese zu erreichen. Wenn Sie Ihre Fortschritte messen, können Sie auch Ihre Ziele entsprechend aktualisieren und sich selbst motivieren. Eine Tabelle ist eine Möglichkeit, Ihren Fortschritt zu verfolgen, da sie Ihnen dabei helfen kann, Ihre Ziele anhand ihrer Beschreibungen, Fristen und gewünschten Ergebnisse zu organisieren.

Tipps zum Festlegen der richtigen Karriereziele für Verwaltungsassistenten

Befolgen Sie diese Tipps, um die richtigen Karriereziele für Verwaltungsassistenten zu ermitteln:

Bitten Sie Vorgesetzte um Feedback

Wenn Sie mit der Festlegung von Zielen beginnen, sollten Sie darüber nachdenken, Ihre Vorgesetzten um Feedback zu Ihrer Leistung zu bitten. Effektive Manager sind in der Regel bereit, Ihre Leistung zu bewerten und konstruktives Feedback zu geben. Sie können einige Ihrer positiven Eigenschaften bei der Arbeit und Bereiche auflisten, in denen Sie sich verbessern könnten. Versuchen Sie, ihr Feedback zu nutzen, um Karriereziele zu formulieren. Ihr Vorgesetzter könnte Ihnen beispielsweise sagen, dass Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten weiterentwickeln können, was ein Karriereziel sein könnte.

Werten Sie frühere Leistungsbeurteilungen aus

Wenn Sie Zugriff auf Ihre bisherigen Leistungsbeurteilungen haben, können Sie diese auswerten, um neue Ziele festzulegen. Typischerweise zeigen Leistungsbeurteilungen auf, wie Sie sich verbessern können. Wenn Sie diese Bewertungen lesen und feststellen, ob sie relevant sind, können Sie Karriereziele festlegen, die für Ihre aktuellen beruflichen Verantwortlichkeiten relevant sind. Beispielsweise könnten Sie sich das Ziel setzen, die Bürobedarfsinventur zweimal im Monat durchzuführen, statt einmal im Monat, wie Ihr Vorgesetzter im letzten Leistungsbericht angegeben hat.

Achten Sie auf Ihre Gewohnheiten

Um die richtigen Karriereziele festzulegen, versuchen Sie, Ihre Arbeitsgewohnheiten aufzuschreiben. Erwägen Sie, eine Liste mit Mustern zu erstellen, die Ihnen bei der Arbeit auffallen. Es könnte zum Beispiel sein, dass Sie die Beantwortung von E-Mails aufschieben. In Anlehnung an diese Gewohnheit können Sie sich zum Ziel setzen, E-Mails innerhalb eines Werktages nach Erhalt zu beantworten. Wenn Ihnen positive Gewohnheiten auffallen, denken Sie darüber nach, diese ebenfalls zur Kenntnis zu nehmen und es sich zum Ziel zu machen, sie weiter zu verbessern.