Warum sind Besprechungsprotokolle wichtig? (Plus Schreibtipps) • BUOM

5. August 2021

Organisationen haben in der Regel Anforderungen an die Aufzeichnung von Besprechungen und die Bereitstellung von Notizen für Mitarbeiter, Vorstandsmitglieder und möglicherweise Aktionäre. Oft beginnen diese Aufzeichnungen mit Besprechungsprotokollen. Das Wissen über Besprechungsprotokolle und deren Bedeutung kann Ihrem Team dabei helfen, Verfahren für deren Aufzeichnung festzulegen. In diesem Artikel besprechen wir die Definition von Besprechungsprotokollen, beschreiben die Personen, die sie aufzeichnen, nennen die Gründe, warum sie wichtig sind, und geben einige Tipps, die Ihnen bei der Erstellung dieser Protokolle helfen.

Was sind Sitzungsprotokolle?

Bei Besprechungsprotokollen handelt es sich um Notizen, die Mitglieder einer Organisation bei wichtigen Besprechungen, beispielsweise einer Vorstandssitzung, aufschreiben. Für die Protokollierung von Besprechungen gibt es keine spezielle Methode, es gibt jedoch gängige Formate. Protokolle können Diskussionsthemen zusammenfassen, Abstimmungen zu bestimmten Vorschlägen festhalten und Maßnahmen beschreiben. Sitzungsprotokolle können auch administrative Informationen wie das Datum der Sitzung und die Namen aller Teilnehmer enthalten.

Wer führt das Sitzungsprotokoll?

Mitglieder von Organisationen beauftragen häufig einen Schreiber oder Sekretär mit der Aufzeichnung von Besprechungsprotokollen, die Verantwortung für das Verfassen und Führen von Besprechungsprotokollen liegt jedoch bei allen Mitgliedern. Schreiber können in einer Organisation neben der Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen noch verschiedene andere Aufgaben übernehmen, beispielsweise die Mitgliedschaft im Vorstand. Sekretärinnen haben oft viele weitere administrative Aufgaben, die über das Verfassen von Besprechungsprotokollen hinausgehen, beispielsweise die Planung von Besprechungen und die Beantwortung von Telefonanrufen. In Organisationen gibt es möglicherweise mehrere Personen, die Besprechungsprotokolle erstellen, um sicherzustellen, dass alle Besprechungen ordnungsgemäß dokumentiert werden.

Warum sind Besprechungsprotokolle wichtig?

Hier ist eine Liste einiger Gründe, warum Besprechungsprotokolle wichtig sind:

Bereitstellung offizieller Aufzeichnungen

Durch eine detaillierte Aufzeichnung der Vorstandsabstimmungen, Diskussionsthemen und Sitzungsbeschlüsse wird ein Sitzungsprotokoll erstellt. Das Unternehmen kann die Aufzeichnung für außerhalb der Sitzung stehendes Personal, Mitarbeiter des Unternehmens, interessierte Parteien oder die allgemeine Öffentlichkeit zugänglich machen. Mitglieder von Organisationen können die Informationen, die sie in Sitzungsprotokollen aufzeichnen, bei Gerichtsverfahren, Prüfungen und zukünftigen Vorstandssitzungen verwenden. Mitglieder von Organisationen können beispielsweise Sitzungsprotokolle verwenden, um das genaue Datum festzuhalten, an dem der Vorstand eine wichtige finanzielle Entscheidung getroffen hat.

Geben Sie eine Chronologie der Ereignisse an

Besprechungsprotokolle ermöglichen es den Organisationsmitgliedern, eine chronologische Reihenfolge der Ereignisse bei Unternehmensbesprechungen festzulegen. Diese Informationen können dazu beitragen, Einblicke in den Entscheidungsprozess in Organisationen zu gewinnen. Beispielsweise können Sitzungsprotokolle die Reihenfolge von Ereignissen wie Recherchen, Diskussionen und Abstimmungen dokumentieren, die zu einer bestimmten Investition geführt haben.

Organisatorisches Handeln motivieren

Mitglieder von Organisationen können auf Besprechungsprotokolle zurückgreifen, um die beste Vorgehensweise für ihre Teams auszuwählen. Besprechungsprotokolle können Zusammenfassungen der Ziele der Organisation liefern, die Manager nutzen können, um die Aktionen ihrer Teams zu motivieren. Beispielsweise können in Besprechungsprotokollen konkrete Umsatzziele für das kommende Quartal dargelegt werden, die Vertriebsleiter dazu motivieren können, eine bestimmte Umsatzmenge zu generieren.

Verantwortlichkeit fördern

Besprechungsprotokolle können Notizen zu delegierten Verantwortlichkeiten und vorgeschlagenen Zielen enthalten, die Teammitglieder als Erinnerungen verwenden können. Diese Verantwortung kann dazu beitragen, die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern innerhalb der Organisation zu verbessern. Wenn der CFO beispielsweise eine Gehaltserhöhung für alle Berufseinsteiger in den nächsten zwei Jahren vorschlägt, kann das Sitzungsprotokoll dazu beitragen, dass die Organisation die Verantwortung für die Erreichung dieses Ziels behält.

Welche Tipps gibt es für die Erstellung von Besprechungsprotokollen?

Hier sind einige Tipps für die effektive Erstellung von Besprechungsprotokollen:

Benutze Template

Es gibt viele Online-Vorlagen, die das Aufzeichnen von Besprechungsprotokollen erleichtern. Diese Vorlagen enthalten möglicherweise Bereiche, in denen Mitglieder bestimmte Arten von Informationen ausfüllen oder Stimmen zählen können. Beispielsweise könnte eine Vorlage ein Leerfeld für Datum und Uhrzeit der Besprechung, einen Abschnitt für eine Liste der anwesenden Teilnehmer und einen Bereich für eine Liste der Besprechungsziele enthalten.

Beginnen Sie mit wichtigen Informationen

Da Besprechungen eine Vielzahl von Themen abdecken können, sollten die Teilnehmer zunächst sicherstellen, dass in ihren Notizen wichtige Details festgehalten werden. Diese Elemente wie Datum, Uhrzeit sowie spezifische Abstimmungen und Vorschläge in Sitzungen dokumentieren die Struktur der Sitzung. Sobald diese Daten gesammelt wurden, ist es hilfreich, detailliertere Informationen über die Aktivitäten in der Besprechung bereitzustellen, z. B. Namen der Diskussionsleiter, gestellte Fragen oder Kommentare, an Aktivitäten beteiligte Personen, nächste Schritte oder Standpunkte.

Schreiben Sie sie während Besprechungen

Durch das Aufzeichnen von Minuten in Echtzeit können Sie sich Informationen genauer merken und eine chronologische Zeitleiste erstellen. Aus diesem Grund können Schriftgelehrte und Sekretäre die Mitglieder während der Sitzungen bitten, kurz innezuhalten, damit sie alle wichtigen Informationen aufschreiben können. Nach einer wichtigen Abstimmung kann es beispielsweise sein, dass ein Schreiber einen Moment braucht, um die Stimmen aller Mitglieder aufzuzeichnen.

Beziehen Sie nur Fakten ein

Effektive Sitzungsprotokolle enthalten in der Regel nur die sachlichen Informationen, die während der Sitzungen gewonnen wurden. Sekretäre oder Schreiber dürfen Meinungsäußerungen und andere irrelevante Informationen wie Begrüßungen und zwanglose Gespräche nicht aufzeichnen. Wenn ein Manager beispielsweise angibt, dass ein anderer Teilnehmer während seiner Einzelgespräche lustige Witze macht, wird diese Information im Besprechungsprotokoll wahrscheinlich nicht benötigt.

Versuchen Sie, Bilder anzuhängen

Das Hinzufügen von Bildern kann zusätzliche Einblicke in das Thema ermöglichen und überprüfen, ob die Informationen korrekt erfasst wurden. Teilnehmer können Bilder an elektronische Besprechungsprotokolle anhängen oder Fotos oder Videos physisch zu Besprechungsprotokolldateien hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise ein Bild einer neuen Produktionsanlage beifügen, können Sie einen Kontext für die Erörterung anstehender Ausgaben schaffen.

Überprüfen Sie Ihr Dokument

Das Korrekturlesen von Besprechungsprotokollen kann Ihnen dabei helfen, den Inhalt der Besprechung genau und umfassend aufzuzeichnen. Dies kann die Neuauszählung der Stimmen und die Protokollierung des genauen Wortlauts von Vorschlägen umfassen. Sie können jeden Abschnitt überprüfen, bevor die Gruppe zum nächsten Diskussionsthema übergeht.

Organisieren Sie sich vor dem Treffen

Wenn Sie Besprechungsprotokolle aufschreiben, hilft es, den Inhalt der Besprechung sowie Informationen zu verstehen, die Teilnehmer während der Besprechung erwähnen könnten. Wenn das Meeting beispielsweise Informationen über neue Software beinhaltet, die Ihr Unternehmen entwickelt, versuchen Sie, sich vor der Teilnahme an dem Meeting über die neue Software zu informieren. Dies trägt dazu bei, dass Sie im Besprechungsprotokoll genaue und gut erläuterte Informationen festhalten können.