Warum dies wichtig ist und wie man es verbessern kann • BUOM

Wenn Sie eine Führungsposition innehaben, ist Kommunikation eine entscheidende Fähigkeit, die Ihnen hilft, das Beste aus Ihren Teammitgliedern herauszuholen. Effektive Führung umfasst eine breite Palette von Techniken, die Ihren Mitarbeitern helfen sollen, Höchstleistungen zu erbringen. Wenn Sie lernen, effektiv zu kommunizieren, können Sie Produktivität, Professionalität und Moral verbessern. In diesem Artikel besprechen wir, warum Kommunikation für eine Führungskraft wichtig ist, welche Vorteile sie bietet, Strategien zu deren Erreichung und Beispiele für effektive Führungskommunikation.

Warum ist Kommunikation für Führungskräfte wichtig?

Kommunikation ist eine der wichtigsten Fähigkeiten einer Führungskraft, da sie es ihr ermöglicht, den Mitarbeitern Informationen und Aufgaben zu vermitteln. Eine klare Kommunikation mit Ihrem Team kann die folgenden Bereiche Ihres Arbeitsplatzes verbessern:

• Struktur: Als Leiter eines Teams oder Projekts sind Sie dafür verantwortlich, den Ton der Belegschaft festzulegen. Wenn Sie Ihre Erwartungen klar kommunizieren, können Ihre Mitarbeiter besser verstehen, was Sie von ihnen erwarten, und sich entsprechend Ihren Präferenzen verhalten.

• Emotionale Sicherheit: Klare Kommunikation schafft ein Umfeld, in dem Mitarbeiter verstehen und sich verstanden fühlen. Dies kann dazu beitragen, dass Ihre Teammitglieder einander vertrauen und sich wohl fühlen, wenn sie ihre Ideen einbringen.

• Projekteinheit: Bei der Leitung einer Belegschaft, die aus mehreren Mitarbeitern oder Teams besteht, die an separaten, aber zusammenhängenden Projekten arbeiten, ermöglicht eine klare Kommunikation allen Abteilungen, auf das gleiche gemeinsame Ziel hinzuarbeiten, um die Integration zu erleichtern.

Vorteile einer effektiven Kommunikation mit dem Management

Die Verwendung einer klaren Kommunikation in einem professionellen Umfeld kann Ihnen und Ihren Mitarbeitern viele Vorteile bringen, darunter:

• Aufrechterhaltung der Mitarbeitermoral. Die positive Stimmung der Mitarbeiter kann viele unternehmensweite Vorteile haben, von der Steigerung der Mitarbeiterproduktivität bis hin zur Steigerung der Mitarbeiterbindung. Eine klare Kommunikation als Führungskraft lässt Ihre Mitarbeiter wissen, was Sie von ihnen erwarten, was ihre Arbeit angenehmer machen und die Arbeitsmoral verbessern kann.

• Produktivität verbessern: Eine der Hauptaufgaben einer Führungskraft besteht darin, zu lernen, wie sie ihre Mitarbeiter motivieren und ihre Produktivität steigern kann. Die Fähigkeit zur klaren Kommunikation ist bei der Anwendung Ihrer Führungstechniken wichtig, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter verstehen, was Sie von ihnen verlangen, und gut auf motivierende Gespräche reagieren.

• Erhöhte Effizienz. Wenn Sie die Zeit Ihrer Mitarbeiter optimal nutzen, können Sie die Produktivität Ihres Teams erheblich steigern. Durch die klare Kommunikation der Erwartungen können die Mitarbeiter auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten und verschwenderische Arbeit wird reduziert, sodass Ihre Mitarbeiter mehr Arbeit leisten können.

• Aufbau der Kommunikation innerhalb von Teams: Indem Sie in einer Führungsposition eine starke Kommunikation an den Tag legen, zeigen Sie den Mitarbeitern auch, wie sie miteinander kommunizieren können. Die Verbesserung der internen Kommunikation innerhalb eines Teams steigert die Fähigkeit der Mitarbeiter, erfolgreich zusammenzuarbeiten.

• Gewährleistung interner Transparenz. Eine starke Kommunikation ist eine Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern Transparenz zu bieten, indem Informationen, Chancen und andere wichtige interne Informationen klar kommuniziert werden. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, fundiertere Entscheidungen zu treffen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie Optionen wählen, die dem Projekt oder den Unternehmenszielen zugute kommen.

Strategien für eine effektive Kommunikation mit dem Management

Die Implementierung effektiver Managementkommunikationstechniken kann Ihnen dabei helfen, Ihre Effektivität als Führungskraft und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Zu den gängigsten Managementkommunikationsstrategien gehören:

Authentizität

Ein offener Umgang mit Ihren Mitarbeitern kann die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens oder Ihrer Abteilung sehr effektiv verbessern. Indem Sie als Ihr wahres Selbst agieren, können Sie persönliche Verbindungen aufbauen, die auf Ihrer Persönlichkeit basieren, was zu stärkeren Verbindungen führen kann. Mitarbeiter können sich oft freier äußern, wenn sie diese Verbindung haben.

Kontinuierliche Kommunikation

Professionelle Kommunikation findet in verschiedenen Formen statt, von informellen Gesprächen bis hin zu formellen Mitteln wie Mitarbeiter-E-Mails, Memos und Besprechungen. Eine wirksame Strategie für eine Führungskraft kann darin bestehen, eine konsistente Kommunikation aufrechtzuerhalten. Indem Sie sich mit informellen E-Mails an die Mitarbeiter wenden oder zwischen formellen Nachrichten an ihren Schreibtischen vorbeischauen, geben Sie ihnen die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Ihnen Empfehlungen zu geben oder ihre Fortschritte zu bewerten.

Unparteiische Haltung

Bei der Führung von Menschen ist es wichtig, dass sich alle Teammitglieder von ihren Vorgesetzten fair behandelt fühlen. Die klare Kommunikation von Erwartungen, Belohnungen und Konsequenzen für die Leistung ist ein nützliches Instrument zur Schaffung einer gleichberechtigten Belegschaft. Da jeder Mitarbeiter versteht, was Sie von ihm erwarten, weiß er, dass er fair behandelt wird, basierend auf seiner Fähigkeit, Ihre Ziele zu erreichen, und nicht auf der Grundlage persönlicher Beziehungen.

Sichtweite

Die Anwesenheit am Arbeitsplatz ist eine gute Möglichkeit, die weitere Kommunikation zu fördern. Zeit außerhalb Ihres Büros und in Bereichen zu verbringen, in denen sich Ihre Mitarbeiter aufhalten, auch wenn Sie nicht gezielt mit einem bestimmten Mitarbeiter oder Team sprechen möchten, bietet den Mitarbeitern mehr Möglichkeiten, mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Rückkopplung

Wenn Sie offen für die Vorschläge oder Kritik Ihrer Mitarbeiter sind, können Sie Ihre Chancen auf bessere Lösungen erhöhen. Durch eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitern können sie leichter Vorschläge machen und zur Verbesserung der Unternehmensleistung beitragen.

Beispiele

Bei der Delegation von Aufgaben oder der Aktualisierung von Plänen kann die Verwendung von Beispielen eine wirksame Methode sein, um die Zustimmung der Mitarbeiter zu alternativen Plänen zu erhöhen. Indem Sie beispielhaft zeigen, was Sie erwarten, und zum Beispiel eine frühere erfolgreiche Umsetzung zitieren, zeigen Sie den Wert der Aufgabe. Beispiele sind auch eine gute Möglichkeit, Verwirrung bei der Präsentation einer komplexen Idee entgegenzuwirken, da die Mitarbeiter erfahren können, wie Ihr Beispiel mit dem Plan zusammenhängt, und es zur Beantwortung ihrer Fragen verwenden können.

Leistung

Wie die meisten Praktiken am Arbeitsplatz ist Kommunikation eine Fähigkeit, die ein Manager seinen Mitarbeitern durch effektive und offene Kommunikation demonstrieren kann. Wenn Mitarbeiter sehen, wie Sie sich in einer Führungsposition verhalten, verstehen sie, dass es sich um Verhaltensweisen handelt, die sie vorleben können, um ihre Leistung zu verbessern und sie in das Team zu integrieren.

Adaptive Kommunikation

Jeder Ihrer Mitarbeiter ist ein einzigartiges Individuum, das möglicherweise sehr unterschiedliche Vorlieben in der Art und Weise hat, wie er kommuniziert und wie andere Menschen mit ihm kommunizieren. Je mehr Zeit Sie mit Ihren Mitarbeitern verbringen, desto effektiver kann Ihre Kommunikation insgesamt werden, wenn Sie lernen, wie Sie am besten mit jedem von ihnen kommunizieren. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass ein Mitarbeiter besser auf kurze Skizzen oder ausführliche Erklärungen reagiert, können Sie Ihren Ansatz ändern und ihm Informationen in einem Format bereitstellen, das seinen Bedürfnissen am besten entspricht.

Priorisierung

Als Manager haben Sie Zugriff auf mehr Informationen über das Projekt als einzelne Mitglieder Ihres Teams. Durch die Priorisierung können Sie die wichtigsten Informationen ermitteln, die den Mitarbeitern übermittelt werden müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter die Informationen erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen, und nicht mit Informationen versorgt werden, die zu Verwirrung führen könnten. Anschließend können Sie im Verlauf des Projekts bei Bedarf zusätzliche Informationen kommunizieren.

Sympathie

Als Führungskraft kann die Fähigkeit, sich in Ihre Mitarbeiter hineinzuversetzen, eine wertvolle Fähigkeit sein, die Ihre Kommunikation effektiver macht. Empathie funktioniert gut, wenn man sie mit der persönlichen Kenntnis der eigenen Mitarbeiter kombiniert, man kann sie aber auch auf einen fremden oder neuen Mitarbeiter anwenden. Empathie ermöglicht es Ihnen, die Gefühle der Person, mit der Sie kommunizieren, genauer einzuschätzen, sodass Sie Ihre Kommunikation so anpassen können, dass sie auf ihre Gefühle eingeht.

Zuverlässigkeit

Die Bereitstellung einer vertrauenswürdigen Ressource für Ihre Mitarbeiter ist eine wirksame Strategie zur Verbesserung der Kommunikation mit Ihrem Team. Wenn Ihre Mitarbeiter zuverlässig vorhersagen können, wie Sie in einer bestimmten Umgebung reagieren werden, können sie sicherer auf Sie zugehen und mit Ihnen kommunizieren, da sie angemessene Erwartungen an das Ergebnis haben. Die Beseitigung der Unentschlossenheit in Ihrem Büro kann die Produktivität der Mitarbeiter verbessern und das Produktionsniveau steigern.

Beispiele für effektive Kommunikation mit dem Management

Diese Beispiele zeigen, wie eine Führungskraft eine effektive Kommunikation mit ihren Mitarbeitern nutzen kann, um die Produktivität zu steigern:

Kommunikation beim Start eines Projekts

Ein Softwareunternehmen wird beauftragt, ein Kundenmanagementprogramm für eine örtliche Kampfsportschule zu entwickeln. Der Projektmanager trifft sich mit dem Schulvertreter, um seine Erwartungen an Funktionen und Lieferzeiten zu besprechen. Um den Mitarbeitern Pläne zu vermitteln, organisiert der Projektmanager eine Mitarbeiterbesprechung mit allen am Projekt beteiligten Abteilungen. Während des Meetings fasst der Projektmanager zunächst das Projekt zusammen und fügt Diagramme zur Veranschaulichung der Pläne hinzu.

Der Manager gibt dann eine Aufschlüsselung der Verantwortlichkeiten jedes Teams. Nach der Besprechung spricht der Manager mit jedem Team, um deren Verantwortlichkeiten zu besprechen, zusätzliche Unterlagen bereitzustellen und Fragen zu beantworten. Durch die Kommunikation sowohl der Gesamtziele des Projekts als auch der individuellen Rollen jedes Teams und seiner Mitglieder stellt der Manager sicher, dass die Mitarbeiter über die Informationen verfügen, die sie benötigen, um ihre Elemente pünktlich und in einer Form bereitzustellen, die für die endgültige Integration geeignet ist.

Kommunikation als Reaktion auf Personalprobleme

Nach einer Woche Projektarbeit ist das Team im Rückstand und kann den Auftrag nicht mehr fristgerecht abschließen. Der Manager hat ein kommunikationsfreundliches Büro eingerichtet, sodass sich die Mitarbeiter wohl fühlen, wenn sie beim täglichen Check-in des Managers bemerken, dass sie im Rückstand sind.

Ein Manager trifft sich mit den Leitern anderer Teams, die an dem Projekt arbeiten, und stellt fest, dass ein Team dem Zeitplan voraus ist. Der Teamleiter bewertet den Fortschritt und entscheidet, dass er einem Programmierer erlauben kann, dem anderen Team zwei Tage lang zu helfen und gleichzeitig die Erwartungen aller zu erfüllen. Der Manager versetzt den Programmierer und die zusätzliche Arbeitszeit ermöglicht es dem ersten Team, verlorene Arbeit nachzuholen.

Kommunikation am Ende der Initiative

Nachdem das Endprodukt an den Kunden geliefert wurde, beruft der Projektmanager eine Mitarbeiterbesprechung für das gesamte am Projekt arbeitende Team ein. Während des Meetings besprechen die Mitarbeiter, was im Projekt gut gelaufen ist und was zu Verzögerungen geführt hat. Die Teammitglieder stellen fest, dass sie die Komplexität des Moduls unterschätzt haben, was zu Schwierigkeiten geführt hat.

Für zukünftige Aufgaben vereinbaren sie, zusätzliche Zeit für ähnliche Module einzuplanen. Darüber hinaus halten die Mitarbeiter kurze Präsentationen zu Bereichen, in denen sie auf Schwierigkeiten gestoßen sind, und erläutern, wie sie das Problem gelöst haben, sodass sie wissen, wie sie diese lösen können, wenn andere Teammitglieder in zukünftigen Projekten auf ähnliche Probleme stoßen.